Guida all'esclusione di responsabilità nelle e-mail con 12 modelli ed esempi

Se si scorre in fondo a qualsiasi e-mail inviata da un'azienda, una ONG o un ufficio governativo, è probabile che si trovino alcune righe o più di caratteri fini.

Questa stampa fine è nota come disclaimer per le e-mail.

È possibile utilizzare una clausola di esclusione della responsabilità per le e-mail per soddisfare i requisiti legali, proteggere l'azienda da cause legali e fornire istruzioni su cosa fare se l'e-mail ha raggiunto la persona sbagliata, tra le altre cose.

Continuate a leggere per saperne di più sui disclaimer delle e-mail e su quando e come utilizzarli.

Che cos'è un'esclusione di responsabilità per le e-mail?

Un disclaimer per e-mail è un breve paragrafo incluso in un'e-mail per informare il destinatario dei suoi diritti o obblighi in merito alle informazioni contenute nell'e-mail, o per esonerare il mittente da responsabilità nel caso in cui le informazioni contenute nell'e-mail vengano utilizzate in modo non corretto.

La conduzione di un'attività commerciale online aiuta l'azienda a raggiungere un numero molto maggiore di potenziali clienti. Tuttavia, comporta un paio di passaggi aggiuntivi per il proprietario o il gestore dell'azienda.

Alcune leggi regolano il modo in cui i dati personali delle persone - compresi nome e cognome, data di nascita, indirizzo, informazioni bancarie, cartelle cliniche e così via - vengono gestiti online. Le sanzioni per la violazione di queste leggi possono costare molto denaro e lunghi procedimenti in tribunale.

Ecco un rapido esempio di disclaimer per le e-mail (ve ne mostreremo altri più avanti):

Il contenuto di questa e-mail è destinato esclusivamente alla persona o all'ente a cui è indirizzata. Questa e-mail può contenere informazioni riservate. Se non siete la persona a cui è indirizzato questo messaggio, sappiate che qualsiasi uso, riproduzione o distribuzione di questo messaggio è severamente vietato. Se avete ricevuto questo messaggio per errore, siete pregati di contattare il mittente e di cancellare immediatamente questa e-mail e tutti gli allegati.

Le clausole di esclusione della responsabilità per le e-mail non esentano completamente voi e la vostra azienda da qualsiasi responsabilità; tuttavia, soddisfano alcuni requisiti legali e offrono protezione insieme ad altre misure da adottare.

Seguire le best practice per le e-mail può anche aiutarvi a mantenere un'elevata deliverability per le e-mail inviate successivamente.

I disclaimer delle e-mail offrono protezione legale?

Le clausole di esclusione della responsabilità per i messaggi di posta elettronica offrono una certa protezione legale, anche se si tratta di una questione complessa. La risposta può cambiare da Paese a Paese, a seconda del tipo di protezione legale e del soggetto cui è destinata.

Di solito, i mittenti creano disclaimer per proteggere se stessi, ma in alcuni casi possono offrire protezione anche al destinatario. Ad esempio, una clausola di esclusione della responsabilità può proteggere sia il mittente che il destinatario se un'e-mail contenente dati riservati viene inviata all'indirizzo e-mail sbagliato.

Diamo un'occhiata più da vicino ad alcune delle forme più comuni di informazioni legalmente protette e al modo in cui i disclaimer delle e-mail entrano in gioco.

I dati protetti dalla legge comprendono:

Quando utilizzare un'esclusione di responsabilità via e-mail

Ecco alcune delle situazioni più comuni in cui è necessario un disclaimer per le e-mail:

Le aziende che si rivolgono ai consumatori in Europa

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è stato concepito per proteggere i dati personali delle persone in Europa e contiene diversi requisiti specifici per le aziende che gestiscono informazioni sui consumatori.

Qualsiasi azienda che offra beni o servizi a persone residenti nell'Unione Europea, in Islanda, Svezia, Lichtenstein o Norvegia - o qualsiasi azienda che monitori il comportamento online di persone in una di queste aree - deve conformarsi al GDPR. Questo include le aziende che non hanno sede nell'Unione Europea o nello Spazio Economico Europeo.

L'inclusione di un disclaimer sulla privacy nelle e-mail può aiutare a rassicurare i consumatori che le politiche della vostra azienda sono in linea con il GDPR, in modo che si sentano più sicuri di affidare i loro dati personali ai rappresentanti della vostra azienda.

Per sicurezza, è opportuno includere una clausola di esclusione della privacy in tutte le comunicazioni e-mail provenienti dall'account di posta elettronica ufficiale dell'azienda che potrebbero essere inviate a persone residenti nelle aree protette dell'Europa.

Alcune aziende che si rivolgono ai consumatori in California, Colorado, Virginia e Utah

Attualmente sono quattro gli Stati americani che hanno leggi sulla protezione dei dati dei consumatori: California, Colorado, Virginia e Utah. Di questi quattro, la legge californiana è l'unica ad essere già entrata in vigore. Le altre tre saranno promulgate nel 2023.

Altri Stati hanno in cantiere leggi simili sulla privacy dei consumatori, il che fa pensare che sia solo questione di tempo prima che venga creata una legge federale. Pertanto, sarebbe una mossa prudente per le aziende locali anche negli Stati che non hanno una legislazione in vigore ad aderire alle migliori pratiche di privacy dei consumatori, per evitare di dover modificare all'ultimo minuto le politiche per diventare conformi.

Come linea guida, il California Consumer Privacy Act (CCPA) ha stabilito che qualsiasi azienda che generi almeno 25 milioni di dollari di fatturato lordo annuo, che gestisca 100.000 o più dati personali all'anno o che ottenga almeno il 50% del proprio fatturato dalla vendita di dati dei consumatori è soggetta alla normativa. Il luogo in cui ha sede l'azienda non ha importanza; ciò che conta è chi riceve le e-mail.

Se la vostra azienda invia e-mail a residenti in California, assicuratevi che i dati raccolti siano gestiti in conformità con le norme del CCPA.

Sebbene le leggi di ciascuno Stato siano leggermente diverse in termini di tipologie di aziende coperte dalla normativa e di modalità di protezione dei dati dei consumatori, esse hanno in comune un paio di elementi importanti.

1. Tutte richiedono che le aziende rendano i consumatori consapevoli della loro politica sulla privacy. Un modo efficace per farlo è quello di includere una clausola di esclusione della responsabilità nella firma di ogni e-mail inviata a potenziali clienti e clienti.
2. Tutte comportano sanzioni sostanziali in caso di non conformità, tra cui multe e, in alcuni casi, persino la perdita o la sospensione della licenza commerciale.

Assicuratevi di includere un link all'informativa sulla privacy nell'e-mail disclaimer per qualsiasi materiale di marketing e promozionale che possa raggiungere persone in stati protetti.

Lavoratori del settore dell'assistenza sanitaria e dell'assicurazione sanitaria

Chiunque gestisca anamnesi, cartelle cliniche o altri dati sanitari dei pazienti deve essere sicuro di essere conforme alle norme HIPAA per l'invio di informazioni sensibili sui pazienti tramite e-mail. Questo include persone in molti settori e professioni, da medici, infermieri, psichiatri e farmacisti ad agenti assicurativi, broker e assistenti amministrativi.

Per essere conformi alla normativa HIPAA, le e-mail contenenti informazioni sulla salute dei pazienti devono essere protette da misure di sicurezza come la crittografia end-to-end.

Le violazioni intenzionali dell'HIPAA possono comportare multe fino a 1,5 milioni di dollari e persino il carcere. La severità della punizione per un'infrazione HIPAA si basa sul livello di negligenza coinvolto. Pertanto, è certamente nell'interesse della vostra azienda includere una clausola di esclusione della responsabilità per le e-mail conforme allo standard HIPAA quando si ha a che fare con informazioni sulla salute dei pazienti.

Email e newsletter automatizzate in Canada, Australia, Stati Uniti ed Europa

Le leggi antispam in Canada e Australia richiedono che qualsiasi newsletter o altra corrispondenza inviata a più clienti via e-mail includa un'opzione di annullamento dell'iscrizione come parte del disclaimer della firma e-mail.

Tutte le aziende che operano in Canada o in Australia o che inviano e-mail a residenti canadesi o australiani devono attenersi a questa normativa. L'inosservanza può comportare multe fino a 10 milioni di dollari canadesi o 1,7 milioni di dollari australiani.

Poiché anche gli Stati Uniti e i Paesi membri dell'Unione Europea richiedono un'opzione di annullamento dell'iscrizione o di rinuncia, oltre alle leggi sulla protezione dei dati dei consumatori, si può affermare che qualsiasi azienda che operi a livello internazionale o che invii e-mail o newsletter di massa ha bisogno di una clausola di annullamento dell'iscrizione.

Servizi professionali che hanno accesso a informazioni riservate

Tutte le informazioni che possono essere utilizzate per identificare una persona, a parte il suo nome, possono essere considerate informazioni riservate. Tra queste rientrano i dati del conto corrente bancario, la data di nascita, l'indirizzo di casa, il numero di previdenza sociale o il codice fiscale, la storia medica e altre informazioni identificative.

Ciò significa che le aziende di quasi tutti i settori sono interessate dalle norme che regolano la gestione dei dati riservati dei clienti. Ad esempio, gli istituti finanziari come le banche e le società di carte di credito, i commercialisti, i professionisti della preparazione delle tasse e i consulenti finanziari inviano e ricevono regolarmente e-mail contenenti informazioni riservate sui conti bancari.

Ogni volta che si inviano informazioni riservate via e-mail, è necessario includere una clausola di esclusione della riservatezza per proteggere il mittente da potenziali controversie nel caso in cui l'e-mail venga erroneamente inviata all'indirizzo e-mail sbagliato.

A causa della natura in continua evoluzione delle normative sulla protezione dei dati, c'è ancora una zona d'ombra quando si tratta di stabilire quanta protezione legale, se c'è, è fornita dalle clausole di esclusione della responsabilità per le e-mail. Una clausola di esclusione della riservatezza può essere sufficiente a proteggere il mittente in un caso, a seconda delle circostanze dell'errore e della posizione geografica della persona a cui è stata inviata l'e-mail, e avere un peso minimo o nullo in un altro caso.

12 tipi di clausole di esclusione di responsabilità per le e-mail con esempi e modelli

I disclaimer per e-mail possono avere un tono che varia dalla serietà mortale al divertimento e alla leggerezza, a seconda dell'immagine che l'azienda vuole dare. Il loro scopo può variare da richiami amichevoli a divulgazioni di informazioni obbligatorie per legge.

Di seguito diamo un'occhiata agli esempi più comuni di disclaimer per le e-mail:

Esempi di clausole di esclusione della riservatezza nelle e-mail

Queste dovrebbero essere incluse quando l'e-mail contiene informazioni che potrebbero essere utilizzate per identificare una persona, come ad esempio informazioni sul conto bancario, numero di previdenza sociale, indirizzo o numero di identificazione del contribuente.

Possono essere utilizzate come avvertimento delle conseguenze legali per il destinatario se l'e-mail viene accidentalmente inviata alla persona sbagliata. Potete anche usarli per rassicurare il destinatario che i suoi dati riservati sono trattati con cura.

Esempio di dichiarazione di riservatezza per le e-mail: 

Esempio 2:

Esempio di esclusione di responsabilità per e-mail riservate e confidenziali

Nelle professioni in cui le persone hanno la ragionevole aspettativa che le informazioni che condividono siano riservate, occorre prestare maggiore attenzione per garantire il rispetto del diritto alla privacy del cliente. Ciò è doppiamente vero nel caso di informazioni che rivelano attività illegali, non etiche o immorali da parte del cliente.

In questi casi, la clausola di esclusione della responsabilità deve essere posta all'inizio dell'e-mail piuttosto che nel piè di pagina, come avviene di solito. Questi tipi di clausole di esclusione della responsabilità tendono a essere formulati in modo più incisivo.

Le professioni interessate includono avvocati, professionisti della salute psicologica come terapisti e psichiatri, life coach, autorità religiose e consulenti spirituali.

Esempio di esclusione di responsabilità per informazioni riservate e confidenziali:

Esempi di esclusione di responsabilità per e-mail esterne

I disclaimer esterni alle e-mail sono utilizzati per avvisare il destinatario che un'e-mail proviene dall'esterno del suo sistema di posta elettronica. Ad esempio, potrebbe essere incluso automaticamente nelle e-mail che hanno origine al di fuori dell'ospedale, dell'università o dell'azienda del destinatario.

Esempio di disclaimer per e-mail esterne:

Esempio 2:

Esempio di esclusione di responsabilità per la trasmissione di virus via e-mail

Lo scopo delle clausole di esclusione della trasmissione di virus è quello di proteggere il mittente dalla responsabilità nel caso in cui il malware venga in qualche modo trasmesso con l'e-mail. Sono utili per i materiali di marketing o le newsletter che contengono link a varie fonti esterne.

Esempio di disclaimer per la trasmissione di virus via e-mail:

Esempio di esclusione di responsabilità per l'invio di un'e-mail di disdetta

La legislazione anti-spam di molti Paesi, tra cui gli Stati Uniti, il Canada e i Paesi membri dell'Unione Europea, specifica che le newsletter e altri tipi di materiali di marketing inviati in massa via e-mail devono includere un'opzione di opt-out o di cancellazione come link cliccabile.

Di solito è incluso nel piè di pagina o nella firma dell'e-mail insieme ad altre informazioni obbligatorie, come l'indirizzo postale e il nome legalmente registrato dell'azienda.

Esempio di esclusione di responsabilità per l'annullamento dell'iscrizione a un'e-mail:

Esempio di esclusione di responsabilità per le e-mail di opinione

Questo tipo di esclusione di responsabilità è utile per le newsletter o per tutte le e-mail in cui i singoli dipendenti esprimono opinioni che potrebbero essere considerate offensive o controverse. Lo scopo è quello di proteggere l'azienda da eventuali cause legali o dall'attenzione negativa della stampa.

Esempio di esclusione di responsabilità per un'e-mail di opinione:

Esempi di clausola di esclusione della responsabilità legale per le e-mail

"Legal disclaimer" è un termine generico che comprende la maggior parte dei tipi di disclaimer per le e-mail progettati per aiutare il mittente a evitare controversie. Può anche essere usato per informare il destinatario che le informazioni contenute nell'e-mail non creano un contratto legalmente vincolante con l'azienda.

Ad esempio, le clausole di esclusione della responsabilità legale sono spesso utilizzate dai datori di lavoro quando discutono di una posizione lavorativa con un potenziale candidato. Esse chiariscono che, ad esempio, la descrizione degli orari e delle responsabilità del lavoro in un'e-mail non costituisce un contratto di lavoro né significa che il destinatario è stato assunto.

Esempio di disclaimer legale per le e-mail:

Esempio 2:

Esempio di clausola di esclusione di responsabilità per le e-mail attente all'ambiente

Per dimostrare che la vostra azienda ha a cuore la responsabilità ecologica, potete scegliere di includere un promemoria per risparmiare le risorse ogni volta che è possibile.

Esempio di disclaimer per e-mail a basso impatto ambientale:

Esempio di esclusione di responsabilità per le e-mail HIPAA

L'HIPAA è una serie di leggi che regolamentano la gestione digitale delle informazioni mediche delle persone. È importante ribadire che l'inclusione di una clausola di esclusione di responsabilità per le e-mail HIPAA non è di per sé sufficiente a garantire la piena conformità all'HIPAA.

I disclaimer medici HIPAA devono riguardare i seguenti punti:

1. Che nessuna e-mail è sicura al 100%;
2. Che l'email può contenere informazioni personali o riservate ed è destinata solo al destinatario indicato nell'email; e
3. Che ci sono conseguenze legali per l'uso o la distribuzione di informazioni mediche di altre persone senza il loro consenso.

Esempio di esclusione di responsabilità per le e-mail HIPPA:

Esempio di esclusione di responsabilità per le e-mail GDPR

Qualsiasi e-mail che possa raggiungere un residente dell'Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo deve contenere un disclaimer.

Un disclaimer per e-mail GDPR dovrebbe includere un link all'informativa sulla privacy dell'azienda e informare il destinatario di alcuni dei suoi diritti come consumatore.

Esempio di disclaimer per e-mail GDPR:

Vantaggi dei disclaimer per le e-mail

Come per altri tipi di clausole di esclusione della responsabilità, l'uso corretto delle clausole di esclusione della responsabilità per le e-mail può potenzialmente far risparmiare alla vostra azienda milioni di dollari in multe e spese legali che verrebbero spesi in controversie. Inoltre, aiutano i vostri clienti a sentirsi sicuri che la vostra azienda sta facendo del suo meglio per proteggere i loro dati.

I disclaimer delle e-mail possono anche essere un'opportunità per mostrare i valori della vostra azienda e dare un'immagine più affidabile e responsabile.

Rischi legati al mancato utilizzo di un'esclusione di responsabilità per le e-mail

Il mancato utilizzo dei disclaimer per le e-mail può comportare multe salate per la mancata conformità alle normative sulla protezione dei dati online. Non includere una clausola di esclusione della responsabilità nelle e-mail è un errore che potrebbe lasciare la vostra azienda e il suo management esposti a cause legali.

Ad esempio, senza una clausola di esclusione della riservatezza, chi riceve un'e-mail non destinata a lui potrebbe non sapere cosa fare e potrebbe peggiorare il problema.

Come scrivere una clausola di esclusione di responsabilità per le e-mail (con suggerimenti)

La parola d'ordine quando si scrive un disclaimer per e-mail è chiarezza. Si vuole trasmettere il messaggio senza inutili gerghi o parole.

Utilizzate un numero sufficiente di parole per far capire con precisione il vostro punto di vista, ma non così tante da far perdere il significato della clausola di esclusione della responsabilità in un blocco di parole minuscole che nessuno leggerà.

Considerate quanto sia importante formulare la clausola di esclusione della responsabilità; volete formularla come una richiesta educata o più come un ordine?

Come sempre, si raccomanda di rivolgersi a un esperto quando si tratta di questioni che potrebbero avere conseguenze legali o finanziarie per la vostra azienda e i suoi rappresentanti.

Riassunto

Sebbene lo stato attuale delle leggi che regolano la sicurezza e la privacy dei dati online sia in continuo mutamento e pieno di imprecisioni, mantenere aggiornate le politiche aziendali va a vantaggio sia dei vostri profitti che dei vostri clienti.

Le clausole di esclusione della responsabilità per le e-mail sono un elemento importante per garantire che vengano prese tutte le misure ragionevoli per proteggere le informazioni riservate e per proteggere la vostra azienda da eventuali responsabilità per errori e sviste. Per lo meno, le clausole di esclusione di responsabilità non fanno male e rendono felice il vostro team legale.

Per saperne di più su chi scrive

Scritto da Masha Komnenic CIPP/E, CIPM, CIPT, FIP

Masha è una specialista in sicurezza delle informazioni e trattamento dei dati nonché Certified Data Protection Officer. Negli ultimi sei anni ha lavorato come Data Protection Officer, aiutando piccole e medie imprese a raggiungere la conformità legale. È stata anche mentore della conformità alla privacy per molti acceleratori d'impresa internazionali. È specializzata nell'implementazione, nel monitoraggio e nella verifica della conformità aziendale alle normative sulla privacy (HIPAA, PIPEDA, Direttiva ePrivacy, GDPR, CCPA, POPIA, LGPD). Ha studiato Legge all'Università di Belgrado e superato l'esame di abilitazione alla professione forense nel 2016. Per saperne di più su chi scrive