I siti web educativi che raccolgono informazioni personali dagli utenti devono avere una politica sulla privacy che soddisfi i requisiti legali specifici.
Di seguito, vi spiego che cosa occorre per redigere un'informativa sulla privacy per i siti web educativi, le leggi che potrebbero avere un impatto su di voi, dove pubblicarla sul vostro sito e come realizzarla facilmente.
- Creazione di un'informativa sulla privacy per i siti web didattici
- I siti web educativi hanno bisogno di un'informativa sulla privacy?
- I siti web educativi utilizzano i dati personali
- Leggi che influenzano le politiche sulla privacy dei siti web educativi
- Informazioni da includere nell'informativa sulla privacy di un sito web educativo
- Dove esporre l'informativa sulla privacy del proprio sito web educativo
- Riassunto
Creazione di un'informativa sulla privacy per i siti web didattici
Quando si crea un'informativa sulla privacy per il sito web di una scuola o di un istituto scolastico, si può prendere in considerazione la possibilità di utilizzare una soluzione automatica, un modello o di scriverla personalmente.
Soluzione automatizzata
Il modo più semplice per redigere un'informativa sulla privacy è quello di utilizzare una soluzione automatizzata, come Termly generatore di informativa sulla privacy.
Il programma pone domande semplici sulla vostra azienda e sulle attività di trattamento dei dati, per poi definire una politica unica in base alle vostre risposte.
Poiché i siti web educativi sono spesso rivolti ai bambini o trattano altre categorie di informazioni sensibili, potreste essere soggetti al rispetto di leggi aggiuntive e severe.
Se necessario, consultate un avvocato specializzato in privacy o il vostro responsabile della protezione dei dati (DPO) per assicurarvi che la vostra politica soddisfi tutti gli obblighi legali che hanno un impatto sulla vostra azienda.
Modello
Considerare l'utilizzo di un modello di informativa sulla privacy per iniziare a preparare un'informativa sulla privacy per i siti web didattici.
I modelli sono già formattati correttamente per voi e includono molte delle informazioni standard presenti nella maggior parte delle informative sulla privacy. È sufficiente riempire le sezioni vuote con i dettagli della vostra attività.
Potete quindi incorporarlo nel vostro sito web e aggiornarlo manualmente ogni volta che le vostre attività di trattamento cambiano.
Come promemoria, fate attenzione a non tralasciare nulla, soprattutto se il vostro sito web è destinato ai bambini, perché potreste essere soggetti a ulteriori requisiti legali.
FAI DA TE
Potete anche scrivere la vostra informativa sulla privacy per i siti web educativi, ma questo è consigliabile solo se avete una conoscenza approfondita delle leggi sulla privacy che vi riguardano.
Le leggi sulla privacy ritengono comunque l'azienda responsabile se si tralascia qualcosa, anche per errore.
Ecco alcuni consigli da seguire se decidete di scrivere la vostra polizza da soli:
- Suggerimento 1: utilizzate un linguaggio semplice e diretto.
- Suggerimento 2: Assicuratevi di rispettare tutte le leggi sulla privacy e sul settore.
- Suggerimento 3: formattate la vostra polizza in modo che sia facile da leggere.
- Suggerimento 4: Considerate la possibilità di far esaminare la vostra politica finale da un avvocato specializzato in privacy o da un DPO.
- Suggerimento 5: Includere le informazioni di contatto dell'azienda, in modo che gli utenti possano contattarla per porre domande.
I siti web educativi hanno bisogno di un'informativa sulla privacy?
La maggior parte dei siti web educativi ha bisogno di un'informativa sulla privacy per conformarsi alle leggi sulla privacy, ma aiuta anche a creare fiducia e a mantenere le informazioni personali al sicuro.
I siti web educativi utilizzano i dati personali
Tutti i siti web che raccolgono informazioni personali dovrebbero avere un'informativa sulla privacy che illustri le loro attività di trattamento dei dati per tenere gli utenti adeguatamente informati, e i siti educativi spesso si basano sull'uso di dati personali .
Ad esempio, i corsi online raccolgono informazioni dagli studenti che frequentano il corso, mentre i siti web basati sulla conoscenza possono prevedere l'iscrizione alla newsletter o consentire la creazione di login.
Anche i siti web delle scuole utilizzano i dati di studenti, docenti e famiglie.
È una buona pratica essere trasparenti e onesti su come il vostro sito raccoglie, elabora e utilizza i dati personali, tutte informazioni che potete includere in un'informativa sulla privacy conforme.
Leggi che influenzano le politiche sulla privacy dei siti web educativi
Diverse leggi hanno un impatto sui contenuti della politica sulla privacy di un sito web educativo, ma dipende da fattori quali il pubblico di riferimento, l'ubicazione, lo status di azienda a scopo di lucro e la quantità di dati raccolti.
Le seguenti leggi a tutela dei consumatori possono essere applicate, soprattutto per le imprese a scopo di lucro:
- Regolamento generale sulla protezione dei datiGDPR)
- Legge sulla privacy dei consumatori della California (CCPA)
- Legge sulla protezione della privacy online in California (CalOPPA)
- Australia Legge sulla privacy 1988
- La legge sudafricana sulla protezione delle informazioni personali (POPIA)
Queste leggi definiscono i requisiti che gli enti devono seguire per raccogliere, elaborare e utilizzare le informazioni e hanno un impatto diretto sulle politiche sulla privacy.
Ad esempio, tutte le leggi sopra elencate obbligano le aziende a presentare agli utenti un'informativa sulla privacy che spieghi in dettaglio quali dati vengono raccolti, lo scopo della raccolta, se vengono condivisi o venduti a terzi e i diritti che gli utenti hanno su di essi.
Anche i siti web educativi che si rivolgono ai bambini possono essere tenuti a rispettare queste leggi sulla protezione dei minori:
- Legge sulla protezione della privacy online dei bambini (COPPA)
- Legge sui diritti educativi e sulla privacy delle famiglie (FERPA)
- Emendamento sulla protezione dei diritti degli alunni (PPRA)
Queste leggi riguardano direttamente le tutele e le regole di consenso per quanto riguarda la raccolta e il trattamento dei dati dei minori e possono avere un impatto sulle politiche sulla privacy.
Ad esempio, secondo il COPPA, le entità devono fornire un'informativa sulla privacy aggiornata ai tutori legali, che possono prendere decisioni per conto dei loro figli. È inoltre necessario ottenere il loro consenso prima di raccogliere o utilizzare i dati personali dei minori.
Esistono anche leggi sulla protezione dei consumatori e sull'industria che i siti web educativi devono tenere in considerazione:
- Legge sulla protezione dei bambini da Internet (CIPA)
- Legge della Commissione federale del commercio
A causa della complessità delle leggi che hanno un impatto sui siti web educativi, si consiglia vivamente di consultare un avvocato per assicurarsi di rispettare tutti gli obblighi legali applicabili.
Informazioni da includere nell'informativa sulla privacy di un sito web educativo
Sebbene le clausole specifiche richieste nell'informativa sulla privacy del vostro sito web educativo dipendano da vari fattori, di seguito ho riassunto le clausole più comuni.
Introduzione
La vostra informativa sulla privacy dovrebbe avere una chiara sezione introduttiva che spieghi chi siete e a chi si rivolge l'informativa.
In questa sezione è possibile definire i termini importanti utilizzati nella polizza.
Quali dati raccogliere
Tutte le informative sulla privacy devono includere un elenco dei dati personali raccolti e queste informazioni devono essere presentate in un formato di facile lettura.
Considerate di elencare queste informazioni in una tabella o in un elenco puntato e non tralasciate nulla, altrimenti rischiate di essere multati per violazione della legge.
Perché raccogliere i dati
Le leggi sulla privacy impongono di spiegare perché si raccolgono dati personali nella propria informativa sulla privacy.
In base a normative come il GDPR, è necessario scegliere tra una delle diverse basi giuridiche prestabilite. Al contrario, la maggior parte delle leggi statunitensi sulla privacy stabilisce che i dati devono essere ragionevoli e necessari in base agli scopi comunicati all'utente.
Come vengono raccolti i dati
Alcune leggi sulla privacy, come il POPIA, richiedono di spiegare come si raccolgono i dati degli utenti.
Ad esempio, il vostro sito web educativo potrebbe raccogliere dati personali attraverso moduli online, come l'iscrizione alla newsletter.
Potreste anche basarvi su informazioni disponibili al pubblico, su dati di terzi o su informazioni raccolte tramite cookie e tracker di Internet.
Ai fini della conformità, è necessario prestare attenzione e assicurarsi di menzionare ogni metodo utilizzato dal sito per la raccolta dei dati.
Clausola di terzi
Diverse leggi impongono di comunicare agli utenti la condivisione o la vendita dei loro dati a terzi, tra cui la CCPA e il GDPR.
Spiegate chiaramente quali dati vengono condivisi con queste terze parti e chi sono le terze parti. In questa sezione è anche possibile spiegare come gli utenti possono rinunciare alla vendita o alla condivisione delle loro informazioni.
Diritti dei consumatori sulla privacy
La maggior parte delle leggi sulla privacy richiede di comunicare agli utenti, nella vostra informativa sulla privacy, quali diritti hanno sui loro dati e come possono esercitare tali diritti.
Se siete soggetti al rispetto di più leggi, è una buona idea avere una clausola separata per ogni legge, in modo che le persone protette possano trovare facilmente le informazioni che si applicano a loro.
Cookie e altri tracciatori
I siti web utilizzano i cookie di Internet e altri tracker per molte ragioni e spesso raccolgono informazioni personali dagli utenti.
Aggiungete una clausola nella vostra informativa sulla privacy che spieghi se il vostro sito utilizza i cookie, quali raccolgono i dati e come gli utenti possono esercitare i loro diritti in merito a tali informazioni.
In questa sezione della vostra informativa sulla privacy dovreste anche aggiungere un link attivo alla vostra politica sui cookie.
Dati sui bambini
I siti educativi si rivolgono spesso ai bambini, in particolare i siti web di scuole pubbliche e private, nonché le piattaforme che offrono programmi come quelli di matematica per bambini, e i loro dati sono protetti da requisiti più severi, come il COPPA.
Aggiungete una clausola sui dati dei bambini nella vostra informativa sulla privacy con i dettagli per i tutori legali, compreso il modo in cui possono contattarvi se ritengono che abbiate accidentalmente raccolto dati sui loro figli.
A seconda della natura del vostro sito web, potreste anche prendere in considerazione la possibilità di avere una "Informativa sulla privacy dei bambini" separata.
Se il vostro sito web è destinato a minori di età inferiore ai 13 anni negli Stati Uniti o ai 18 anni in altre parti del mondo, prestate particolare attenzione per assicurarvi di rispettare tutte le leggi vigenti in materia di protezione dei minori.
Informazioni di contatto
Aggiungere le informazioni di contatto alla vostra informativa sulla privacy è essenziale perché aiuta gli utenti a sapere come contattarvi in caso di domande o dubbi.
Alcune leggi richiedono esplicitamente i dati di contatto in queste politiche, tra cui POPIA.
Potreste considerare di includere un indirizzo e-mail funzionante, un numero di telefono con orari attivi o un modulo online che conduca direttamente al vostro team per la privacy.
Dove esporre l'informativa sulla privacy del proprio sito web educativo
Mostrate l'informativa sulla privacy nei seguenti punti del vostro sito web educativo:
- Piè di pagina del sito web: Si tratta di un luogo standard in cui inserire un link all'informativa sulla privacy, perché vi si può accedere indipendentemente dal punto in cui l'utente finisce sul vostro sito web.
- Pagine di accesso o di creazione di un account: Queste pagine raccolgono tipicamente i dati degli utenti, per cui è importante pubblicare qui un'informativa sulla privacy.
- Moduli per newsletter/sito web: Le e-mail e i nomi sono forme di dati personali, quindi aggiungete un link all'informativa sulla privacy a questi moduli.
- Schermate di pagamento: Indirizzi, nomi e cognomi e informazioni sul pagamento sono dati personali, quindi aggiungete un link all'informativa sulla privacy in queste pagine.
- Ovunque si raccolgano dati: Come best practice, collegate la vostra informativa sulla privacy ovunque si raccolgano dati, in modo che gli utenti possano sempre fare scelte informate.
Riassunto
Se possedete un sito web educativo, la vostra politica sulla privacy potrebbe essere influenzata non solo dalle leggi sulla privacy, ma anche da quelle sulla protezione dei consumatori e dei bambini.
Assicuratevi che la vostra politica soddisfi tutti i requisiti di trasparenza e di notifica, che includono l'elenco di tutti i dati che raccogliete, lo scopo per cui lo fate e i dettagli su come gli utenti possono esercitare i loro diritti sulla privacy.
Volete iniziare subito a rispettare la normativa? Provate a utilizzare la suite di soluzioni di Termlyper creare la vostra informativa sulla privacy in pochi minuti.
Scritto da Natasha Piirainen
Natasha Piirainen è una scrittrice specializzata in privacy con una laurea in inglese e filosofia conseguita presso il Wheaton College e oltre 10 anni di esperienza professionale nello sviluppo di contenuti basati sulla ricerca.
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Revisionato da Masha Komnenic CIPP/E, CIPM, CIPT, FIP
Masha Komnenic è consulente legale e Direttore della Privacy Globale Termly, laureata in giurisprudenza presso l'Università di Belgrado. È specializzata nell'implementazione, nel monitoraggio e nella verifica della conformità aziendale alle normative sulla privacy (HIPAA, PIPEDA, Direttiva ePrivacy, GDPR, CCPA, POPIA, LGPD).
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