La tua azienda di Software as a Service (SaaS) dispone di una politica sulla privacy chiara che spiega come gestisci i dati personali?
Le aziende SaaS si affidano alla raccolta e al trattamento dei dati personali per fornire servizi senza interruzioni. Questa responsabilità comporta la necessità di essere trasparenti sulle proprie pratiche, ed è qui che entra in gioco la politica sulla privacy.
In questa guida tratto gli aspetti che rendono diverse le politiche sulla privacy SaaS, le sezioni essenziali da includere e come crearne una che rifletta le vostre pratiche in materia di dati.
- Come redigere una politica sulla privacy SaaS
- Cos'è un'informativa sulla privacy?
- Che cos'è un'azienda SaaS e perché ha bisogno di una politica sulla privacy?
- La tua attività SaaS necessita legalmente di una politica sulla privacy?
- Quali sono i vantaggi di avere una politica sulla privacy per la tua attività SaaS?
- Cosa dovresti includere nella tua informativa sulla privacy SaaS?
- Dove visualizzare la tua informativa sulla privacy SaaS
Come redigere una politica sulla privacy SaaS
Per iniziare, vediamo come redigere una politica sulla privacy per la tua attività SaaS.
Utilizzare un generatore di informativa sulla privacy
Il modo più veloce e semplice per creare un'informativa sulla privacy per il tuo sito web SaaS è utilizzare generatore di informativa sulla privacy gratuito generatore di informativa sulla privacy Termly.
Include disposizioni che ti aiutano a soddisfare i requisiti delle varie leggi sulla privacy dei dati ed è stato verificato dal nostro team legale di esperti in materia di privacy, che lo aggiorna regolarmente per tenere conto delle nuove normative.
Il generatore pone semplici domande sulla vostra azienda e sulle sue attività di trattamento dei dati, quindi elabora una politica unica basata sulle vostre risposte.
Non solo le nostre soluzioni sono supportate legalmente, ma Termly si impegna anche a proteggere la privacy dei suoi utenti.
Con Termly, avrete un partner per la privacy di cui vi potete fidare veramente.
Utilizzare un modello di informativa sulla privacy
È possibile utilizzare modello di informativa sulla privacy gratuito modello di informativa sulla privacy Termlyper creare un documento rapido e legalmente valido. Esso include clausole standard e un linguaggio conforme alle principali leggi sulla privacy dei dati.
Basta personalizzare le sezioni con i dettagli relativi alla tua attività SaaS, rimuovere quelle non pertinenti e aggiungerne di nuove, se necessario.
Scrivete la vostra informativa sulla privacy
Se preferisci redigere la tua politica da zero, dovrai comprendere le tue pratiche relative ai dati e le leggi sulla privacy che ti riguardano.
Poiché le piattaforme SaaS elaborano i dati in modo continuo, la politica deve essere particolarmente chiara e dettagliata. Se non si ha familiarità con le leggi sulla privacy, è facile trascurare clausole essenziali, il che può comportare rischi legali.
Se decidi di seguire questa strada, consulta la nostra guida su come redigere un'informativa sulla privacy.
Cos'è un'informativa sulla privacy?
Una politica sulla privacy è un documento legale che spiega come la tua azienda raccoglie, utilizza, condivide e protegge le informazioni personali.
Dice agli utenti:
- Quali dati personali raccogliete
- Come e perché utilizzi tali dati
- Se lo condividi con terzi
- Quali diritti hanno gli utenti sulle loro informazioni
- Come possono agire in base a tali diritti
- Per quanto tempo conserverete i loro dati o
- Come proteggere i loro dati
Molte leggi sulla privacy, tra cui il GDPR, il CCPA e altre, impongono alle aziende l'obbligo legale di pubblicarne una per motivi di trasparenza.
Anche quando non è obbligatorio, gli utenti si aspettano di trovare una politica sulla privacy perché è considerata un segno di trasparenza e crea fiducia.
Che cos'è un'azienda SaaS e perché ha bisogno di una politica sulla privacy?
Il SaaS (Software as a Service) è un modello in cui il software viene fornito online anziché essere installato localmente sul dispositivo dell'utente. I clienti in genere sottoscrivono un abbonamento ricorrente e il software è ospitato su server remoti sicuri.
Gli strumenti SaaS gestiscono ogni aspetto, dalla gestione dei progetti e l'assistenza clienti alla contabilità e all'automazione del marketing. Poiché queste piattaforme raccolgono ed elaborano continuamente dati personali, dai dettagli di registrazione alle informazioni di pagamento e alle integrazioni, rientrano nell'ambito di applicazione delle principali leggi sulla privacy.
Una politica sulla privacy per il SaaS è essenziale perché:
- Garantisce la conformità alle leggi sulla privacy dei dati come il GDPR, il CCPA e altre.
- Spiega le pratiche di gestione dei dati relative a account, fatturazione, integrazioni e analisi.
- Crea fiducia mostrando agli utenti come proteggi le loro informazioni.
Senza di esso, le aziende SaaS rischiano multe, danni alla reputazione e la perdita della fiducia dei clienti.
La tua attività SaaS necessita legalmente di una politica sulla privacy?
Poiché le piattaforme SaaS raccolgono ed elaborano dati personali di utenti provenienti da tutto il mondo, spesso sono soggette a più leggi sulla privacy contemporaneamente.
Le norme specifiche applicabili dipendono dalla sede degli utenti, non solo dalla sede operativa della vostra azienda.
Alcune delle leggi più comuni che riguardano le aziende SaaS includono:
- Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR): si applica a tutte le aziende che trattano dati di persone fisiche nell'UE o nel SEE. Richiede il consenso esplicito, il trattamento legittimo e la trasparenza sui diritti degli utenti e sui trasferimenti internazionali di dati.
- California Consumer Privacy Act (CCPA): Regola le modalità con cui le aziende raccolgono, utilizzano e vendono i dati personali dei residenti in California. Conferisce agli utenti il diritto di accedere, cancellare o rifiutare la vendita o la condivisione dei propri dati e richiede un'informativa sulla privacy che spieghi tali diritti e le modalità per esercitarli. Il California Privacy Rights Act (CPRA), entrato in vigore nel gennaio 2023, ha ampliato in modo significativo il CCPA introducendo nuove categorie di informazioni personali sensibili, creando la California Privacy Protection Agency, richiedendo valutazioni dei rischi e stabilendo regole più severe per gli appaltatori rispetto ai fornitori di servizi.
- Virginia, Coloradoe altre leggi statali statunitensi sulla privacy: diversi Stati hanno ora adottato normative proprie con requisiti simili in materia di divulgazione e opt-out, compresi i diritti di accesso, cancellazione, correzione o rinuncia alla pubblicità mirata o alla vendita di informazioni personali. Le aziende SaaS che servono clienti statunitensi devono tenersi al passo con questi nuovi quadri normativi al fine di soddisfare anche i loro elevati standard.
- Altre leggi globali: anche regioni come il Canada (PIPEDA), il Brasile (LGPD) e la Cina (PIPL) impongono obblighi in materia di politiche sulla privacy.
Una politica sulla privacy conforme aiuta la tua azienda SaaS ad adempiere a questi obblighi informando gli utenti sui dati che raccogli, sul motivo per cui li raccogli e su come possono esercitare i propri diritti. Se la tua piattaforma ha una base di utenti internazionale, è più sicuro seguire gli standard applicabili più rigorosi.
Quali sono i vantaggi di avere una politica sulla privacy per la tua attività SaaS?
Pubblicare una politica sulla privacy sulla tua piattaforma SaaS può portare numerosi vantaggi alla tua azienda, e la conformità legale è solo uno di questi.
Conformità legale
Una politica sulla privacy può aiutarti a garantire che la tua attività SaaS soddisfi i requisiti di tutte le leggi globali applicabili in materia di protezione dei dati.
Poiché le piattaforme SaaS elaborano dati personali su account, abbonamenti e integrazioni, la mancata inclusione delle informative adeguate potrebbe esporre la tua azienda a sanzioni, anche se le violazioni sono accidentali.
Una politica sulla privacy chiara riduce questo rischio documentando in anticipo le vostre pratiche.
Aumenta la reputazione aziendale
Avere una politica sulla privacy rende la tua azienda SaaS più professionale e affidabile.
I clienti B2B e B2C desiderano sapere come verranno utilizzati i loro dati prima di registrarsi.
Mostrare la tua politica dimostra che prendi sul serio la privacy, il che può distinguerti dai concorrenti che appaiono meno trasparenti.
Aumenta la fiducia dei clienti
La fiducia è fondamentale per le aziende SaaS che fanno affidamento su entrate ricorrenti.
Quando i clienti possono trovare facilmente la tua informativa sulla privacy, sono più propensi a condividere informazioni quali dettagli di fatturazione, credenziali dell'account o accesso all'integrazione.
Questa fiducia contribuisce a ridurre il tasso di abbandono e favorisce relazioni a lungo termine con la tua piattaforma.
Migliora la coordinazione con strumenti di terze parti
La maggior parte delle piattaforme SaaS si integra con servizi esterni, come processori di pagamento, CRM o fornitori di analisi.
Questi partner spesso richiedono che tu abbia una politica sulla privacy pubblicata prima di poter utilizzare le loro funzionalità. Mantenere una politica aggiornata garantisce un'integrazione fluida e la conformità con termini di servizio loro termini di servizio.
Supporta la crescita internazionale
Se la tua azienda SaaS serve utenti in più regioni, una politica sulla privacy facilita l'espansione globale.
Dimostra ai clienti internazionali che rispetti i loro diritti ai sensi delle leggi locali, che si trovino in Europa, California o altrove.
Affrontando in modo proattivo i trasferimenti internazionali di dati, riduci gli attriti con gli utenti e le autorità di regolamentazione man mano che cresci.
Cosa dovresti includere nella tua informativa sulla privacy SaaS?
Una politica sulla privacy SaaS dovrebbe essere trasparente e facile da consultare. Dovrebbe spiegare quali dati vengono raccolti, perché vengono raccolti e in che modo gli utenti possono controllare le proprie informazioni.
Poiché le piattaforme SaaS elaborano i dati in diversi modi, attraverso account, integrazioni e analisi, la chiarezza e la struttura sono particolarmente importanti.
Di seguito sono riportate le sezioni essenziali che ogni informativa sulla privacy SaaS dovrebbe includere.
Dati raccolti
La tua informativa sulla privacy dovrebbe spiegare chiaramente quali tipi di dati raccoglie la tua piattaforma SaaS e come vengono ottenuti.
È possibile organizzare questa sezione in categorie quali:
- Informazioni personali: nomi , indirizzi e-mail, dettagli di fatturazione, ecc.
- Dati di utilizzo: registri delle attività , interazioni, preferenze e richieste di assistenza.
- Dati tecnici: indirizzi IP , browser, ID dei dispositivi e sistemi operativi.
- Dati di tracciamento: cookie , strumenti di analisi e tecnologie simili che monitorano il comportamento degli utenti.
- Dati di terze parti: informazioni condivise tramite integrazioni con CRM, gateway di pagamento o strumenti di marketing.
Siate trasparenti riguardo al fatto che i dati siano raccolti direttamente dagli utenti, automaticamente attraverso la vostra piattaforma o ricevuti dai partner.
Come e perché utilizzi i dati
La tua informativa sulla privacy dovrebbe spiegare in che modo i dati raccolti supportano il tuo prodotto SaaS e l'esperienza utente.
Siate specifici riguardo a ciascun scopo, in modo che gli utenti comprendano perché sono necessarie le loro informazioni. Tra i motivi più comuni figurano:
- Gestione account: per creare e mantenere profili utente o abbonamenti.
- Fornitura del servizio: per fornire funzionalità di base, elaborare pagamenti o integrazioni.
- Miglioramento del prodotto: analizzare le tendenze di utilizzo e migliorare le prestazioni.
- Sicurezza/prevenzione delle frodi: per rilevare attività non autorizzate o proteggere gli account.
- Marketing e comunicazione: per inviare aggiornamenti o offerte con chiare opzioni di rinuncia.
- Conformità legale: per adempiere agli obblighi fiscali, di conservazione dei dati o contrattuali.
Ai sensi del GDPR, dovrai anche identificare le basi giuridiche per il trattamento dei dati.
dati personali. Per ulteriori informazioni su questi requisiti , consultala nostraguida alle sei basi giuridiche per il trattamento dei dati personali.
Condivisione dei dati e terze parti
Le piattaforme SaaS spesso dipendono da fornitori esterni per funzionare in modo efficace. La tua informativa sulla privacy dovrebbe indicare o descrivere le categorie di terze parti che possono accedere ai dati degli utenti.
Gli esempi includono:
- Fornitori di servizi di hosting e infrastrutture ( ad esempio, server cloud).
- Processori di pagamento che gestiscono i dettagli di fatturazione.
- Strumenti di analisi e marketing che monitorano il coinvolgimento.
- Piattaforme di assistenza clienti e comunicazione.
Chiarire che questi partner trattano i dati solo nella misura necessaria per svolgere le loro funzioni e sono vincolati da condizioni di sicurezza.
Trasferimenti internazionali di dati
Se la tua azienda SaaS serve utenti globali, devi spiegare come vengono trasferiti e archiviati i dati nelle diverse regioni.
I tuoi utenti devono sapere se le loro informazioni possono essere trattate al di fuori del loro paese di residenza, quindi includi:
- Le regioni in cui si trovano i tuoi server o terze parti.
- Le misure di sicurezza utilizzate per il trasferimento transfrontaliero dei dati, quali le clausole contrattuali standard (SCC) per i trasferimenti dall'UE o dal Regno Unito, gli accordi sul trattamento dei dati (DPA) o la partecipazione al quadro normativo UE-USA sulla protezione dei dati, in caso di trasferimento di dati tra l'UE e gli Stati Uniti.
- Come gli utenti possono contattare la tua azienda per domande sui trasferimenti internazionali.
La trasparenza sui flussi transfrontalieri di dati crea fiducia e contribuisce a soddisfare i requisiti previsti da normative quali il GDPR il GDPR britannico.
Quando il tuo SaaS funge da responsabile del trattamento dei dati per i tuoi clienti
Molte piattaforme SaaS gestiscono i dati personali in due ruoli diversi:
- In qualità di responsabile del trattamento, per dati quali le analisi del proprio sito web, gli account degli utenti e i dettagli di fatturazione.
- In qualità di responsabile del trattamento, per i dati che i vostri clienti aziendali caricano o inviano al vostro servizio riguardo ai propri utenti o dipendenti.
La vostra informativa sulla privacy pubblica descrive normalmente come utilizzate i dati quando agite in qualità di titolari del trattamento.
Quando elabori dati in qualità di responsabile del trattamento per conto dei tuoi clienti, i tuoi obblighi sono principalmente definiti nei contratti stipulati con loro (ad esempio, in un accordo sul trattamento dei dati o in un addendum sul trattamento dei dati).
Puoi spiegarlo brevemente nella tua informativa sulla privacy dicendo:
- Dichiarando che determinati dati vengono trattati esclusivamente su istruzioni dei vostri clienti, e
- Si noti che, per tali dati, si applicherà l'informativa sulla privacy del cliente e il tuo ruolo sarà limitato alla fornitura del servizio come descritto nel contratto.
Conservazione e cancellazione dei dati
Descrivi per quanto tempo conservi i dati degli utenti e perché. I periodi di conservazione possono variare a seconda del tipo di informazioni e delle tue esigenze legali o operative.
La vostra politica dovrebbe spiegare:
- Come vengono determinati i tempi di ritenzione.
- Cosa succede quando gli utenti cancellano i propri account o smettono di utilizzare il servizio.
- Circostanze che richiedono la conservazione di dati specifici per periodi più lunghi, come la prevenzione delle frodi o la conformità legale.
Includere una procedura semplice che consenta agli utenti di richiedere la cancellazione o la chiusura dei propri account.
Diritti dell'utente
Leggi sulla privacy come il GDPR conferiscono agli individui diritti specifici sui propri dati personali.
I diritti comuni includono:
- Accesso: Richiesta di una copia delle proprie informazioni personali.
- Correzione: aggiornamento o correzione di dati incompleti o inesatti.
- Cancellazione: richiesta di rimozione dei dati nei casi consentiti dalla legge.
- Restrizione o rinuncia: limitare l'utilizzo dei propri dati, ad esempio per finalità di marketing o analisi.
- Portabilità dei dati: Richiesta delle proprie informazioni in un formato strutturato e leggibile.
- Opposizione: Opposizione a determinati tipi di trattamento, compreso il marketing diretto.
- Diritto di revocare il consenso: laddove il consenso costituisca la base giuridica (ad esempio, per determinate attività di marketing o analisi), gli utenti possono revocare tale consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca.
- Diritto di presentare un reclamo: gli utenti residenti in giurisdizioni quali UE, Regno Unito, Brasile o Cina hanno il diritto di presentare un reclamo all'autorità garante della protezione dei dati o ad altre autorità di regolamentazione qualora non siano soddisfatti del trattamento dei propri dati.
Se la tua azienda SaaS "vende" o "condivide" informazioni personali ai sensi delle leggi sulla privacy della California o di altri stati degli Stati Uniti, la tua informativa sulla privacy dovrebbe indicarlo chiaramente e spiegare come gli utenti possono rinunciare a tale trattamento.
Ciò può includere la fornitura di un link "Non vendere o condividere le mie informazioni personali" e il rispetto dei segnali di opt-out basati sul browser, come Global Privacy Control, ove richiesto.
La tua informativa sulla privacy dovrebbe delineare questi diritti e spiegare come gli utenti possono esercitarli.
Includi un modo semplice per gli utenti di inviare richieste, come un indirizzo e-mail di contatto o un modulo online sicuro, e spiega come il tuo team le verificherà e risponderà.
Misure di sicurezza
Gli utenti vogliono avere la certezza che i loro dati siano protetti. Descrivi brevemente le misure tecniche e organizzative che la tua azienda SaaS adotta per salvaguardare le informazioni.
Gli esempi includono:
- Crittografia dei dati in transito e inattivi.
- Controllo degli accessi basato sui ruoli per i dipendenti.
- Controlli di sicurezza e monitoraggio regolari.
- Procedure di risposta agli incidenti in caso di violazione.
Evita le garanzie, sottolinea semplicemente il tuo impegno a mantenere protezioni adeguate.
Cookie e tecnologie di tracciamento
Se il tuo prodotto SaaS utilizza cookie o strumenti di tracciamento simili, lo dichiari chiaramente. Spiega cosa fanno queste tecnologie e come gli utenti possono gestire le loro preferenze.
Potresti includere:
- I tipi di cookie utilizzati (essenziali, funzionali, analitici, di marketing).
- Perché vengono utilizzati (ad esempio, per ricordare i dati di accesso o misurare l'utilizzo).
- Un link alla tua Informativa sui cookie autonoma per maggiori dettagli.
Tale trasparenza è richiesta da leggi quali l' Direttiva ePrivacye la e il GDPR.
Altrettanto importante, se servi utenti nell'UE o nel Regno Unito, potresti anche aver bisogno di un cookie banner separato cookie banner di una politica sui cookie che consenta agli utenti di dare o negare il consenso per i cookie non essenziali, in linea con le norme ePrivacy e il GDPR.
Aggiornamenti delle politiche
Le leggi sulla privacy e le pratiche commerciali cambiano nel tempo. La tua politica dovrebbe indicare come gli aggiornamenti saranno comunicati agli utenti.
Dichiara che pubblicherai le revisioni sul tuo sito web o avviserai gli utenti tramite e-mail o messaggio in-app quando si verificano modifiche significative.
Incoraggiare gli utenti a rivedere periodicamente la politica per rimanere informati.
Informazioni di contatto
Concludi la tua informativa sulla privacy indicando agli utenti un modo semplice per contattarti. Questo contribuisce a creare fiducia e garantisce la conformità alle leggi internazionali.
È necessario fornire:
- Il nome della tua azienda e l'indirizzo e-mail di contatto.
- Indirizzo postale fisico (se applicabile).
- Recapiti del responsabile della protezione dei dati (DPO) o del team addetto alla privacy, se presente.
Fornire opzioni di contatto trasparenti dimostra che la tua azienda prende sul serio la privacy, offrendo agli utenti una linea diretta di comunicazione nel caso in cui abbiano domande sui propri dati.
Dove visualizzare la tua informativa sulla privacy SaaS
Una volta creata la tua informativa sulla privacy, assicurati che gli utenti possano trovarla facilmente. La maggior parte delle leggi sulla privacy richiede che sia chiaramente accessibile ovunque vengano raccolti dati personali.
Per un'azienda SaaS, questo spesso significa collegare la propria politica in luoghi come:
- Nel piè di pagina del tuo sito web. In questo modo la politica sarà sempre accessibile, sia che i visitatori stiano scoprendo il tuo servizio o navigando tra i contenuti di supporto.
- Nelle pagine di registrazione o di onboarding. Poiché gli utenti forniscono dati personali durante la creazione di un account, includi un link alla tua politica in questa fase.
- Nelle pagine di checkout o di sottoscrizione. La fatturazione ricorrente richiede la gestione dei dati di pagamento, quindi dai agli utenti la possibilità di verificare le tue pratiche prima di completare un acquisto.
- All'interno della tua app o dashboard. I clienti SaaS spesso effettuano l'accesso regolarmente, quindi rendi la tua politica facile da trovare nelle impostazioni o nei menu dell'account.
- Ovunque vengano raccolti dati di marketing. Se utilizzi moduli per l'acquisizione di indirizzi e-mail o integri strumenti CRM, includi la tua politica in modo che gli utenti sappiano come verranno archiviati e utilizzati i loro dati.
Posizionare strategicamente la tua politica sulla privacy in questi punti di contatto non solo aiuta a garantire la conformità, ma rafforza anche nei clienti la convinzione che la tua azienda SaaS prenda sul serio la protezione dei dati in ogni fase.
Per saperne di più su chi scrive
Scritto da Hanna De La Garza
Hanna è Content Writer presso Termly, dove crea risorse coinvolgenti su privacy dei dati, gestione del consenso, aggiornamenti normativi e altro ancora. Si concentra sul rendere accessibili argomenti complessi per i proprietari di aziende e contribuisce sia alle nuove iniziative di contenuto sia agli aggiornamenti dei materiali esistenti per garantire accuratezza e chiarezza.
Per saperne di più su chi scrive
Recensione di Teodor Stanciu, CIPP/E, CIPM Coordinatore legale e DPO
