¿Tu empresa de software como servicio (SaaS) cuenta con una política de privacidad clara que explique cómo gestionas los datos personales?
Las empresas SaaS dependen de la recopilación y el procesamiento de información personal para prestar servicios sin interrupciones. Esa responsabilidad conlleva la necesidad de ser transparente en cuanto a sus prácticas, y ahí es donde entra en juego la política de privacidad.
En esta guía, explico qué diferencia a las políticas de privacidad de SaaS, las secciones esenciales que deben incluirse y cómo crear una que refleje sus prácticas en materia de datos.
- Cómo elaborar una política de privacidad para SaaS
- ¿Qué es una Política de Privacidad?
- ¿Qué es un negocio SaaS y por qué necesita una política de privacidad?
- ¿Tu negocio SaaS necesita legalmente una política de privacidad?
- ¿Cuáles son las ventajas de contar con una política de privacidad para tu negocio SaaS?
- ¿Qué debe incluir en su política de privacidad de SaaS?
- Dónde mostrar su política de privacidad de SaaS
Cómo elaborar una política de privacidad para SaaS
Para empezar, repasemos cómo elaborar una política de privacidad para tu negocio SaaS.
Utilice un Generador de Política de Privacidad
La forma más rápida y sencilla de crear una política de privacidad para tu sitio web SaaS es utilizar Generador de política de privacidad gratuito Termly.
Incluye disposiciones para ayudarle a cumplir los requisitos de diversas leyes de privacidad de datos, y ha sido revisado por nuestro equipo jurídico de expertos en privacidad, que lo actualiza periódicamente para tener en cuenta la nueva legislación.
El generador hace preguntas sencillas sobre su empresa y sus actividades de tratamiento de datos, y luego elabora una política única basada en sus respuestas.
Nuestras soluciones no sólo están respaldadas legalmente, sino que Termly también se compromete a proteger la privacidad de nuestros usuarios.
Con Termly, obtendrá un socio de privacidad en el que puede confiar de verdad.
Utilice un plantilla de política de privacidad
Puede utilizar plantilla de política de privacidad gratuita plantilla de política de privacidad Termlypara crear un documento rápido y legalmente válido. Incluye cláusulas y lenguaje estándar que se ajustan a varias leyes importantes sobre privacidad de datos.
Solo tienes que personalizar las secciones con detalles sobre tu negocio SaaS, eliminar las que no sean aplicables y añadir otras nuevas si es necesario.
Redacte su propia política de privacidad
Si prefiere redactar su política desde cero, deberá comprender sus prácticas en materia de datos y las leyes de privacidad que le son aplicables.
Dado que las plataformas SaaS procesan datos de forma continua, la política debe ser especialmente clara y detallada. Si no estás familiarizado con las leyes de privacidad, es fácil pasar por alto cláusulas esenciales, lo que puede generar riesgos legales.
Consulte nuestra guía sobre cómo redactar una política de privacidad si decide seguir este camino.
¿Qué es una Política de Privacidad?
Una política de privacidad es un documento legal que explica cómo su empresa recopila, utiliza, comparte y protege la información personal.
Le dice a los usuarios:
- Qué datos personales recoge
- Cómo y por qué utiliza esos datos
- Si lo comparte con terceros
- ¿Qué derechos tienen los usuarios sobre su información?
- Cómo pueden ejercer esos derechos
- ¿Durante cuánto tiempo conservará sus datos?
- Cómo proteges sus datos
Muchas leyes de privacidad, como el rgpd, la CCPA y otras, exigen legalmente a las empresas que publiquen una por motivos de transparencia.
Incluso cuando no es obligatorio, los usuarios esperan encontrar una política de privacidad, ya que se considera que demuestra transparencia y genera confianza.
¿Qué es un negocio SaaS y por qué necesita una política de privacidad?
SaaS (Software as a Service) es un modelo en el que el software se entrega en línea en lugar de instalarse localmente en el dispositivo del usuario. Los clientes suelen suscribirse de forma periódica y el software se aloja en servidores remotos seguros.
Las herramientas SaaS lo hacen todo, desde la gestión de proyectos y la atención al cliente hasta la automatización de la contabilidad y el marketing. Como estas plataformas recopilan y procesan datos personales constantemente, desde los datos de registro hasta la información de pago y las integraciones, están sujetas a las principales leyes de privacidad.
Una política de privacidad para SaaS es esencial porque:
- Garantiza el cumplimiento de las leyes de privacidad de datos, como el rgpd, la CCPA y otras.
- Explica las prácticas de manejo de datos relacionadas con cuentas, facturación, integraciones y análisis.
- Genera confianza mostrando a los usuarios cómo proteges su información.
Sin ella, las empresas SaaS se arriesgan a recibir multas, sufrir daños a su reputación y perder la confianza de sus clientes.
¿Tu negocio SaaS necesita legalmente una política de privacidad?
Dado que las plataformas SaaS recopilan y procesan datos personales de usuarios de todo el mundo, a menudo están sujetas a múltiples leyes de privacidad a la vez.
Las normas específicas que se aplican dependen de la ubicación de los usuarios, no solo del lugar donde opera la empresa.
Algunas de las leyes más comunes que afectan a las empresas SaaS son:
- Reglamento General de Protección de Datos (rgpd): Se aplica a cualquier empresa que maneje datos de personas físicas en la UE o el EEE. Exige el consentimiento explícito, el tratamiento lícito y la transparencia sobre los derechos de los usuarios y las transferencias internacionales de datos.
- Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA): Regula la forma en que las empresas recopilan, utilizan y venden los datos personales de los residentes de California. Otorga a los usuarios el derecho a acceder, eliminar o excluirse de la venta o el intercambio de sus datos y exige un aviso de privacidad que explique estos derechos y cómo ejercerlos. La Ley de Derechos de Privacidad de California (CPRA), que entró en vigor en enero de 2023, amplió significativamente la CCPA al introducir nuevas categorías de información personal sensible, crear la Agencia de Protección de la Privacidad de California, exigir evaluaciones de riesgos y establecer normas más estrictas para los contratistas frente a los proveedores de servicios.
- Virginia, Coloradoy otras leyes estatales de privacidad de EE. UU.: varios estados cuentan ahora con sus propias normativas con requisitos similares en materia de divulgación y exclusión voluntaria, incluidos los derechos de acceso, supresión, rectificación o exclusión voluntaria de la publicidad dirigida o la venta de información personal. Las empresas de SaaS que prestan servicios a clientes estadounidenses deben mantenerse al día con estos marcos emergentes para cumplir también con sus elevados estándares.
- Otras leyes globales: Regiones como Canadá (PIPEDA), Brasil (LGPD) y China (PIPL) también imponen obligaciones en materia de políticas de privacidad.
Una política de privacidad que cumpla con la normativa ayuda a tu empresa SaaS a cumplir con estas obligaciones, ya que informa a los usuarios sobre qué datos recopilas, por qué los recopilas y cómo pueden ejercer sus derechos. Si tu plataforma tiene una base de usuarios internacional, lo más seguro es seguir las normas aplicables más estrictas.
¿Cuáles son las ventajas de contar con una política de privacidad para tu negocio SaaS?
Publicar una política de privacidad en su plataforma SaaS puede beneficiar a su empresa de múltiples maneras, y el cumplimiento legal es solo un ejemplo.
Cumplimiento legal
Una política de privacidad puede ayudar a garantizar que su negocio SaaS cumpla con los requisitos de cualquier ley de privacidad de datos global aplicable.
Dado que las plataformas SaaS procesan datos personales a través de cuentas, suscripciones e integraciones, no incluir las divulgaciones adecuadas podría exponer a su empresa a sanciones, incluso si las infracciones son accidentales.
Una política de privacidad clara reduce este riesgo al documentar sus prácticas por adelantado.
Mejora la reputación de la empresa
Contar con una política de privacidad hace que tu empresa SaaS parezca más profesional y fiable.
Los clientes B2B y B2C quieren saber cómo se utilizarán sus datos antes de registrarse.
Mostrar tu política demuestra que te tomas en serio la privacidad, lo que puede diferenciarte de tus competidores que parecen menos transparentes.
Aumenta la confianza del cliente
La confianza es fundamental para las empresas SaaS que dependen de ingresos recurrentes.
Cuando los clientes pueden encontrar fácilmente tu política de privacidad, se sienten más seguros a la hora de compartir información como datos de facturación, credenciales de cuenta o acceso a integraciones.
Esa confianza ayuda a reducir la rotación y fomenta las relaciones a largo plazo con tu plataforma.
Mejora la coordinación con herramientas de terceros.
La mayoría de las plataformas SaaS se integran con servicios externos, como procesadores de pagos, CRM o proveedores de análisis.
Estos socios suelen exigir que tengas una política de privacidad publicada antes de poder utilizar sus funciones. Mantener una política actualizada garantiza una incorporación fluida y el cumplimiento de sus condiciones de servicio.
Apoya el crecimiento internacional
Si su empresa SaaS presta servicios a usuarios de múltiples regiones, una política de privacidad facilita la expansión global.
Demuestra a los clientes internacionales que respetas sus derechos según las leyes locales, ya sea en Europa, California o cualquier otro lugar.
Al abordar de forma proactiva las transferencias internacionales de datos, reduces las fricciones con los usuarios y los reguladores a medida que creces.
¿Qué debe incluir en su política de privacidad de SaaS?
Una política de privacidad de SaaS debe ser transparente y fácil de navegar. Debe explicar qué datos se recopilan, por qué se recopilan y cómo los usuarios pueden controlar su información.
Dado que las plataformas SaaS procesan datos de múltiples maneras, a través de cuentas, integraciones y análisis, la claridad y la estructura son especialmente importantes.
A continuación se indican las secciones esenciales que debe incluir toda política de privacidad de SaaS.
Datos que recopila
Tu política de privacidad debe explicar claramente qué tipos de datos recopila tu plataforma SaaS y cómo se obtienen.
Puedes organizar esta sección en categorías como:
- Información personal: nombres , correo electrónico, datos de facturación, etc.
- Datos de uso: registros de actividad , interacciones, preferencias y solicitudes de asistencia.
- Datos técnicos: direcciones IP , navegadores, identificadores de dispositivos y sistemas operativos.
- Datos de seguimiento: cookies , herramientas de análisis y tecnologías similares que supervisan el comportamiento de los usuarios.
- Datos de terceros: información compartida a través de integraciones con CRM, pasarelas de pago o herramientas de marketing.
Sea transparente sobre si los datos se recopilan directamente de los usuarios, automáticamente a través de su plataforma o se reciben de socios.
Cómo y por qué utiliza los datos
Tu política de privacidad debe explicar cómo los datos que recopilas respaldan tu producto SaaS y la experiencia del usuario.
Sea específico sobre cada finalidad, para que los usuarios comprendan por qué se necesita su información. Entre las razones habituales se incluyen:
- Gestión de cuentas: para crear y mantener perfiles de usuario o suscripciones.
- Prestación de servicios: Proporcionar funciones básicas, procesar pagos o integraciones.
- Mejora del producto: Analizar las tendencias de uso y mejorar el rendimiento.
- Seguridad/prevención del fraude: Para detectar actividades no autorizadas o proteger cuentas.
- Marketing y comunicación: Para enviar actualizaciones u ofertas con opciones claras de exclusión voluntaria.
- Cumplimiento legal: Para cumplir con las obligaciones fiscales, de mantenimiento de registros o contractuales.
En virtud del rgpd, también deberá identificar sus bases legales para el tratamiento.
datos personales. Puede obtener más información sobre estos requisitos en nuestraguía sobre las seis bases legales para el tratamiento de datos personales.
Intercambio de datos y terceros
Las plataformas SaaS suelen depender de proveedores externos para funcionar eficazmente. Su política de privacidad debe nombrar o describir las categorías de terceros que pueden acceder a los datos de los usuarios.
Algunos ejemplos son:
- Proveedores de alojamiento e infraestructura ( por ejemplo, servidores en la nube).
- Procesadores de pagos que gestionan los datos de facturación.
- Herramientas de análisis y marketing que realizan un seguimiento del compromiso.
- Plataformas de atención al cliente y comunicación.
Aclare que estos socios procesan los datos solo cuando es necesario para desempeñar sus funciones y están sujetos a condiciones de seguridad.
Transferencias internacionales de datos
Si su negocio SaaS presta servicio a usuarios de todo el mundo, debe explicar cómo se transfieren y almacenan los datos entre las distintas regiones.
Sus usuarios deben saber si su información puede ser procesada fuera de su país de origen, por lo que debe incluir:
- Las regiones donde se encuentran sus servidores o terceros.
- Las garantías que utiliza al transferir datos a través de las fronteras, como las cláusulas contractuales tipo (SCC) para las transferencias desde la UE o el Reino Unido, los acuerdos de tratamiento de datos (DPA) o la participación en el Marco de Protección de Datos UE-EE. UU., al transferir datos entre la UE y los Estados Unidos.
- Cómo pueden los usuarios ponerse en contacto con su empresa para realizar consultas sobre transferencias internacionales.
La transparencia sobre los flujos transfronterizos de datos genera confianza y ayuda a cumplir los requisitos establecidos en leyes como el rgpd el rgpd del Reino Unido.
Cuando su SaaS actúa como procesador para sus clientes
Muchas plataformas SaaS gestionan los datos personales en dos funciones diferentes:
- Como controlador, para datos como los análisis de su propio sitio web, las cuentas de usuario y los datos de facturación.
- Como procesador, para los datos que sus clientes empresariales cargan o envían a su servicio sobre sus propios usuarios o empleados.
Su política de privacidad pública normalmente describe cómo utiliza los datos cuando actúa como responsable del tratamiento.
Cuando procesas datos como procesador en nombre de tus clientes, tus obligaciones se establecen principalmente en los contratos que tienes con ellos (por ejemplo, en un Acuerdo de procesamiento de datos o en un Anexo de procesamiento de datos).
Puede explicar esto brevemente en su política de privacidad de la siguiente manera:
- Declarar que ciertos datos se procesan únicamente siguiendo las instrucciones de sus clientes, y
- Tenga en cuenta que, para esos datos, se aplicará el aviso de privacidad del cliente y su función se limitará a prestar el servicio tal y como se describe en su contrato.
Conservación y eliminación de datos
Describa cuánto tiempo conserva los datos de los usuarios y por qué. Los períodos de conservación pueden variar en función del tipo de información y de sus necesidades legales u operativas.
Su política debe explicar:
- Cómo se determinan los tiempos de retención.
- ¿Qué ocurre cuando los usuarios eliminan sus cuentas o dejan de utilizar el servicio?
- Circunstancias que requieren conservar datos específicos durante períodos más largos, como la prevención del fraude o el cumplimiento de la legislación.
Incluye un proceso sencillo para que los usuarios puedan solicitar la eliminación o el cierre de sus cuentas.
Derechos de los usuarios
Leyes de privacidad como el rgpd otorgan a las personas derechos específicos sobre sus datos personales.
Los derechos comunes incluyen:
- Acceso: Solicitar una copia de su información personal.
- Corrección: Actualización o rectificación de datos incompletos o inexactos.
- Eliminación: Solicitar la eliminación de datos cuando lo permita la ley.
- Restricción o exclusión voluntaria: limitar el uso de sus datos, por ejemplo, para fines de marketing o análisis.
- Portabilidad de datos: Solicitar su información en un formato estructurado y legible.
- Objeción: Oposición a determinados tipos de tratamiento, incluido el marketing directo.
- Derecho a retirar el consentimiento: cuando se basa en el consentimiento como fundamento jurídico (por ejemplo, para determinadas actividades de marketing o análisis), los usuarios pueden retirar dicho consentimiento en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.
- Derecho a presentar una reclamación: los usuarios de jurisdicciones como la UE, el Reino Unido, Brasil o China tienen derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de protección de datos u otro organismo regulador si no están satisfechos con el tratamiento de sus datos.
Si su empresa SaaS «vende» o «comparte» información personal en virtud de las leyes de privacidad de California u otros estados de EE. UU., su política de privacidad debe indicarlo claramente y explicar cómo los usuarios pueden optar por no participar en dicho procesamiento.
Esto puede incluir proporcionar un enlace «No vender ni compartir mi información personal» y respetar las señales de exclusión voluntaria basadas en el navegador, como Global Privacy Control, cuando sea necesario.
Tu política de privacidad debe describir estos derechos y explicar cómo los usuarios pueden ejercerlos.
Incluye una forma sencilla para que los usuarios envíen solicitudes, como un correo electrónico de contacto o un formulario online seguro, y explica cómo tu equipo las verificará y responderá.
Medidas de seguridad
Los usuarios quieren tener la seguridad de que sus datos están protegidos. Describa brevemente las medidas técnicas y organizativas que utiliza su empresa SaaS para proteger la información.
Algunos ejemplos son:
- Cifrado de datos en tránsito y en reposo.
- Control de acceso basado en roles para empleados.
- Auditorías y supervisión periódicas de seguridad.
- Procedimientos de respuesta ante incidentes en caso de violación de la seguridad.
Evita las garantías, solo enfatiza tu compromiso de mantener las protecciones adecuadas.
Cookies y tecnologías de seguimiento
Si su producto SaaS utiliza cookies o herramientas de seguimiento similares, indíquelo claramente. Explique qué hacen estas tecnologías y cómo pueden los usuarios gestionar sus preferencias.
Podría incluir:
- Los tipos de cookies que utiliza (esenciales, funcionales, analíticas, de marketing).
- Por qué se utilizan (por ejemplo, para recordar los datos de inicio de sesión o medir el uso).
- Un enlace a su política de cookies independiente política de cookies para obtener más detalles.
Esta transparencia es obligatoria en virtud de leyes como la Directiva sobre privacidad electrónicaDirectiva de privacidad y el rgpd.
Igualmente importante, si prestas servicios a usuarios en la UE o el Reino Unido, es posible que también necesites un banner de cookies política de cookies independientes política de cookies permitan a los usuarios dar o denegar su consentimiento para las cookies no esenciales, de conformidad con las normas de privacidad electrónica y el rgpd.
Actualizaciones de políticas
Las leyes de privacidad y las prácticas comerciales cambian con el tiempo. Su política debe indicar cómo se comunicarán las actualizaciones a los usuarios.
Indique que publicará las revisiones en su sitio web o que notificará a los usuarios por correo electrónico o mediante un mensaje en la aplicación cuando se produzcan cambios significativos.
Anime a los usuarios a revisar la política periódicamente para mantenerse informados.
Información de Contacto
Finaliza tu política de privacidad con una forma sencilla para que los usuarios se pongan en contacto contigo. Esto ayuda a generar confianza y garantiza el cumplimiento de las leyes internacionales.
Debe proporcionar:
- El nombre de su empresa y su correo electrónico de contacto.
- Dirección postal física (si procede).
- Datos de contacto de su delegado de protección de datos (DPO) o equipo de privacidad, si dispone de uno.
Ofrecer opciones de contacto transparentes demuestra que su empresa se toma en serio la privacidad, ya que proporciona a los usuarios una línea directa de comunicación en caso de que tengan alguna pregunta sobre sus datos.
Dónde mostrar su política de privacidad de SaaS
Una vez que haya creado su política de privacidad, asegúrese de que los usuarios puedan encontrarla fácilmente. La mayoría de las leyes de privacidad exigen que sea claramente accesible en cualquier lugar donde se recopilen datos personales.
Para una empresa SaaS, esto suele significar vincular su política en lugares como:
- En el pie de página de tu sitio web. Esto garantiza que la política esté siempre accesible, tanto si los visitantes están conociendo tu servicio como si están navegando por el contenido de asistencia.
- En las páginas de registro o incorporación. Dado que los usuarios proporcionan datos personales al crear una cuenta, incluye un enlace a tu política en esta fase.
- En las páginas de pago o suscripción. La facturación periódica requiere el tratamiento de datos de pago, por lo que es recomendable ofrecer a los usuarios la oportunidad de revisar sus prácticas antes de completar una compra.
- Dentro de su aplicación o panel de control. Los clientes de SaaS suelen iniciar sesión con regularidad, por lo que es recomendable que su política sea fácil de encontrar en los ajustes o en los menús de la cuenta.
- Dondequiera que se recopilen datos de marketing. Si utiliza formularios de captura de correo electrónico o integra herramientas CRM, incluya su política para que los usuarios sepan cómo se almacenarán y utilizarán sus datos.
Colocar estratégicamente su política de privacidad en estos puntos de contacto no solo ayuda a cumplir con la normativa, sino que también refuerza ante los clientes la idea de que su empresa SaaS se toma muy en serio la protección de datos en cada paso.
Más sobre el autor
Escrito por Hanna De La Garza
Hanna es redactora de contenidos en Termly, donde crea recursos atractivos sobre privacidad de datos, gestión del consentimiento, actualizaciones normativas y mucho más. Se centra en hacer que los temas complejos sean accesibles para los propietarios de empresas y contribuye tanto a las nuevas iniciativas de contenido como a las actualizaciones de los materiales existentes para garantizar la precisión y la claridad.
Más sobre el autor
Revisado por Teodor Stanciu, CIPP/E, CIPM Coordinador Jurídico y DPO
