Avis de confidentialité ou politique de confidentialité : Quelle est la différence ?

Si vous créez un nouveau site web ou si vous mettez en place un système de conformité aux règles de protection des données pour un site existant, vous avez probablement entendu parler des avis de confidentialité et des politiques de protection de la vie privée.

Ils se ressemblent beaucoup, alors quelle est la différence ?

Les politiques de confidentialité sont des documents internes qui indiquent à vos employés comment protéger les données des clients. Les avis de confidentialité sont des documents externes qui informent les visiteurs de la manière dont leurs données sont utilisées et de leurs droits en matière de protection de la vie privée. Mais aujourd'hui, les deux expressions sont utilisées de manière interchangeable.

Ci-dessous, j'explique les détails des avis de confidentialité par rapport aux politiques de confidentialité, les différences les plus importantes, les termes que vous devez utiliser et plus encore.

Qu'est-ce qu'un avis de confidentialité ?

L'avis de confidentialité est un document que vous présentez aux personnes qui visitent votre site pour leur expliquer comment vous recueillez leurs informations et comment elles peuvent s'y opposer. Ce type d'avis est exigé par de nombreuses lois, notamment :

• Loi californienne sur la protection des consommateurs (CCPA)
• Loi californienne sur la protection de la vie privée en ligne (CalOPPA)
• Règlement général sur la protection des données de l'UERGPD

Votre avis de confidentialité doit

• Informer les utilisateurs de la nature exacte des données collectées
• Identifier le responsable du traitement qui collecte ces données
• Expliquez pourquoi vous collectez des données, y compris la base juridique de cette collecte.
• Décrivez comment vous utiliserez et stockerez les données, y compris leur durée de conservation.
• Expliquer comment refuser entièrement la collecte de données et comment demander au responsable du traitement de supprimer les informations personnelles stockées.

Pour afficher un avis de confidentialité, vous devez vous assurer de ce qui suit

• Afficher clairement un avis de confidentialité dans la fenêtre, en contrastant avec l'arrière-plan pour attirer l'attention du lecteur.
• Lien vers votre page d'avis de confidentialité dans un langage direct et compréhensible

Qu'est-ce qu'un politique de confidentialité ?

Au lieu d'exister pour vos clients, les politiques de protection de la vie privée sont destinées à votre personnel.

Une politique de protection de la vie privée explique comment les membres de votre organisation sont censés recueillir, suivre, stocker et supprimer les informations relatives aux consommateurs. Une bonne politique de protection de la vie privée est exhaustive et explique pourquoi votre personnel doit effectuer chaque tâche pour s'assurer que ses exigences sont effectivement respectées.

Les politiques de confidentialité ne sont pas légalement obligatoires, mais elles sont fortement recommandées.

Votre politique de protection de la vie privée ne se contente pas de donner à votre personnel des lignes directrices en matière de traitement des données. Elle prouve également que vous travaillez activement à la protection de la vie privée de vos utilisateurs.

Si vous êtes confronté à une enquête sur la protection de la vie privée, le fait d'avoir une politique à portée de main peut vous aider à expliquer vos processus et à démontrer que les violations qui ont pu se produire étaient accidentelles. Cela peut réduire considérablement les amendes potentielles auxquelles vous vous exposez s'il s'avère que vous avez enfreint les lois sur la protection de la vie privée.

Quelle est la différence entre une politique de confidentialité et un avis de confidentialité ?

Une fois que vous aurez compris ce que comprend chacune de ces informations sur la vie privée, vous pourrez repérer les différences importantes qui existent entre elles. La comparaison entre une politique de protection de la vie privée et un avis de protection de la vie privée vous permet de constater ces différences :

Lequel dois-je mettre sur mon site web ?

Techniquement, le document le plus important en matière de protection de la vie privée à ajouter à votre site web est la note d'information sur la protection de la vie privée.

Cela dit, on peut toujours parler de politique de protection de la vie privée.

L'avis de confidentialité informe vos visiteurs de leurs droits et de la manière dont leurs informations privées seront collectées et utilisées. Les lois sur la protection de la vie privée en ligne vous obligent à publier un avis de confidentialité et à le rendre clairement visible pour les visiteurs.

Les visiteurs de votre site web n'ont pas besoin des informations contenues dans votre politique de confidentialité. Vous pouvez les afficher si vous le souhaitez, mais elles ne sont pas pertinentes pour la plupart des utilisateurs. Tant que vous avez inclus un avis de confidentialité sur votre site, il n'est pas nécessaire d'ajouter une politique de confidentialité.

Quel terme dois-je utiliser légalement et quand ?

Il est essentiel d'utiliser la bonne terminologie si l'on veut rester en conformité avec les lois sur la protection de la vie privée. Pour savoir quels termes vous devez utiliser et à quel moment, vous devez comprendre ce que les différentes lois exigent.

Aucune de ces lois ne vous oblige spécifiquement à donner un certain nom à votre document d'information sur la protection de la vie privée.

Tant que vous utilisez le mot "vie privée" dans vos liens et dans le titre de votre document, vous répondez aux exigences de chaque loi. Toutefois, si vous souhaitez couvrir l'ensemble de vos besoins, l'utilisation du terme "avis de confidentialité" inclut les termes mentionnés dans les trois lois, ce qui permet d'éviter les erreurs de communication et les malentendus.

Vous pouvez donner le nom que vous voulez à vos lignes directrices internes en matière de protection de la vie privée. Tant que vous en avez une, vous pouvez l'appeler "politique de confidentialité" ou toute autre expression faisant référence au même concept. Ce document n'est pas destiné à l'extérieur, le titre n'a donc pas d'importance tant que le document est structuré de manière à répondre aux exigences légales et que vous le suivez de manière appropriée.

Y a-t-il d'autres termes que je devrais connaître ?

Plusieurs autres termes peuvent être utilisés à la place d'avis de confidentialité et de politique de protection de la vie privée. Les noms exacts utilisés pour les documents relatifs à la protection de la vie privée varient d'un pays à l'autre. Selon l'endroit où vous vivez, vous pouvez également rencontrer des termes tels que :

• Déclaration de confidentialité
• Avis d'information
• Avis de protection des données

Chacun de ces termes peut s'appliquer aux deux types de documents relatifs à la protection de la vie privée.

Les entreprises de l'UE sont peut-être un peu plus susceptibles d'utiliser le terme "déclaration de confidentialité" au lieu d'avis de confidentialité parce qu'elles sont directement régies par le RGPD. Le groupe de travail "Article 29" ayant précisé que la "déclaration de confidentialité" correspondait à la définition du RGPD, ce terme est acceptable pour les entreprises de l'UE. Elle reste également utilisable aux États-Unis, puisqu'elle est conforme à la CalOPPA.

De même, les termes "information notice" et "data protection notice" sont susceptibles d'être utilisés pour les avis de confidentialité en dehors des États-Unis par les entreprises qui ne sont pas soumises à la CalOPPA. Comme ces termes n'incluent pas le mot "privacy", ils ne sont pas conformes aux exigences de la CalOPPA en matière d'information publique sur la protection de la vie privée.

Solutions pour la création d'une politique, d'un avis ou d'une déclaration de confidentialité

Si vous devez créer un document d'information sur la protection de la vie privée, vous avez trois options principales : choisir une solution gérée, utiliser un modèle ou en créer un à partir de zéro. Chacun de ces choix présente des avantages et des inconvénients. Voici ce que vous devez savoir sur chacune d'entre elles afin de choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise.

Utiliser une solution gérée

Les solutions gérées se char gent de créer pour vous des avis et des politiques de confidentialité juridiquement valables. La solution gérée tiendra compte des exigences de votre entreprise, puis créera et publiera une note d'information sur la protection de la vie privée conforme à toutes les lois applicables.

Notre Générateur de politique de confidentialité vous décharge de la tâche de tenir à jour vos déclarations de confidentialité. Il assure également le suivi du consentement de l'utilisateur pour vous. Il vous suffit de travailler avec Termly pour ajouter la politique à votre site.

Utiliser un modèle

Si vous souhaitez avoir un peu plus de contrôle sur votre politique, vous pouvez choisir d'utiliser un modèle. Avec modèle de politique de confidentialité, vous commencez par un format de base que vous pouvez adapter à vos besoins. Vous n'avez pas à rédiger la politique à partir de zéro, vous n'avez donc pas à vous soucier de réinventer la roue et de ne pas respecter les lois sur la protection des données.

Notre modèle de politique de confidentialité est un excellent point de départ. Grâce à ce modèle, vous pouvez créer un document personnalisé en quelques minutes tout en gardant un contrôle direct sur son contenu.

AUTO-CONCEPTION

Si vous souhaitez rédiger votre avis ou votre politique de confidentialité en partant de zéro, vous pouvez également le faire. Vous devrez vous assurer d'inclure toutes les informations légalement requises, et donc de travailler avec des ressources de qualité lors de la rédaction.

Vous pouvez consulter notre guide sur la rédaction d'une politique de protection de la vie privée pour vous assurer de ne rien oublier d'important et pour consulter de nombreux exemples excellents de protection de la vie privée.

Où puis-je publier mon avis, ma politique ou ma déclaration de confidentialité ?

Votre avis ou déclaration de confidentialité doit être publié clairement sur votre site web. Vous pouvez le faire en créant une page dédiée à l'avis, puis en.. :

• Lien vers la page dans une fenêtre contextuelle
• Ajout d'un lien important et évident à la page d'accueil
• Insérer un pied de page d'avis de confidentialité
• Placer un lien dans les menus des applications mobiles

Il n'est pas nécessaire de publier votre politique de confidentialité. Cependant, elle doit être facilement accessible à vos employés. Assurez-vous que tous les membres du personnel qui interagissent avec les données des clients peuvent facilement accéder au document grâce à des solutions telles que :

• Publier la politique sur le forum interne du personnel
• Ajout de la politique au dossier principal des lecteurs de cloud partagés
• Envoi de la politique par courrier électronique à l'ensemble du personnel

Comparer un avis de confidentialité à une politique de confidentialité revient à comparer des pommes et des oranges.

Ces deux types de documents sont utilisés à des fins totalement différentes. Le fait que certaines organisations utilisent ces termes de manière interchangeable peut rendre les choses encore plus confuses.

Pourtant, il vaut la peine d'avoir les deux. Si vous êtes prêt à mettre en œuvre une meilleure politique de confidentialité ou un meilleur avis, Termly peut vous aider.

Vous pouvez explorer nos services de politique de confidentialité et d'avis de confidentialité dès aujourd'hui pour en savoir plus sur la façon dont Termly facilite le respect des lois modernes sur la confidentialité des données.

En savoir plus sur l'auteur

Écrit par Masha Komnenic CIPP/E, CIPM, CIPT, FIP

Masha est spécialiste en sécurité de l'information et en protection des données, ainsi que déléguée à la protection des données certifiée. Depuis six ans, elle aide les petites et moyennes entreprises à se conformer aux réglementations et accompagne de nombreux accélérateurs internationaux en tant que mentor en conformité. Elle est spécialisée dans la mise en œuvre, le suivi et l’audit de la conformité des entreprises aux réglementations sur la protection des données (HIPAA, LPRDE, Directive ePrivacy, RGPD, CCPA, POPIA, LGPD). Masha a étudié le droit à l’Université de Belgrade et a obtenu son examen du barreau en 2016. En savoir plus sur l'auteur