La manière dont vous collectez les adresses e-mail sur votre site web est soumise à un ensemble de réglementations de plus en plus strictes en matière de protection de la vie privée. Si vous ne vous y conformez pas, vous perdrez la confiance de vos abonnés et pourriez même vous exposer à de lourdes amendes.
Voici 8 étapes simples à suivre pour respecter la réglementation lors de la collecte d'adresses e-mail sur votre site web et optimiser l'efficacité de votre marketing par e-mail.
- Qu'est-ce que la conformité en matière de marketing par e-mail ?
- Pourquoi devriez-vous accorder la priorité à la conformité ?
- Quelles sont les principales réglementations en matière de protection de la vie privée à garder à l'esprit ?
- Mesures à prendre pour respecter la réglementation lors de la collecte d'adresses e-mail
- Que se passe-t-il si vous ne vous y conformez pas ?
- La mise en conformité est simple lorsqu'on suit les bonnes étapes
Qu'est-ce que la conformité en matière de marketing par e-mail ?
La conformité en matière de marketing par e-mail désigne les normes juridiques qui régissent la manière dont les entreprises collectent les adresses e-mail, communiquent avec leurs abonnés et gèrent les données à caractère personnel.
La conformité couvre trois domaines principaux :
- Consentement : cette personne a-t-elle réellement accepté de recevoir des e-mails de votre part ?
- Transparence : savent-ils quelles données vous collectez et pourquoi ?
- Contrôle : peuvent-ils facilement consulter, mettre à jour ou supprimer leurs données ?
Une fois que vous aurez compris ces trois points, vous serez en mesure d'envoyer des e-mails conformes en un rien de temps.
Pourquoi devriez-vous accorder la priorité à la conformité ?
Vous devriez accorder la priorité à la conformité dans le domaine du marketing par e-mail afin d'éviter les amendes pour non-conformité et d'améliorer vos efforts marketing.
Le non-respect des normes de conformité peut entraîner des amendes importantes et nuire à votre réputation, ce qui peut se traduire par une perte de confiance de la part de vos abonnés.
Les pratiques d'envoi non conformes sont également plus susceptibles d'entraîner des plaintes pour spam et un faible taux d'engagement, ce qui nuit à la délivrabilité de l'ensemble de votre liste ; en d'autres termes, vos destinataires sont moins susceptibles de voir vos e-mails.
Quelles sont les principales réglementations en matière de protection de la vie privée à garder à l'esprit ?
Il existe diverses réglementations au niveau régional et national dont vous devez prendre connaissance.
Ces dispositions peuvent s'appliquer à vous si vous avez des abonnés dans la zone concernée, même si votre entreprise n'y est pas implantée.
Règlement général sur la protection des donnéesRGPD
Le RGPD s'applique à toute entreprise qui collecte ou traite les données à caractère personnel de résidents de l'UE, quel que soit le lieu où elle est établie.
En vertu du RGPD, les données à caractère personnel comprennent les adresses e-mail, les noms, les adresses IP, les données de localisation et même les données comportementales telles que l'historique des clics.
Pratiquement tous les aspects du marketing par e-mail relèvent du champ d'application du RGPD.
RGPD principales RGPD pour les spécialistes du marketing par e-mail sont les suivantes :
- Obtenir un consentement explicite et actif avant d'envoyer des e-mails marketing
- Expliquer clairement comment les données des abonnés seront utilisées
- Donner aux abonnés le droit d'accéder à leurs données sur simple demande
- Répondre aux demandes relatives au droit à l'effacement (également appelé « droit à l'oubli ») en supprimant définitivement toutes les données
- Informer les personnes concernées d'une violation de données dans un délai de 72 heures
- Permettre aux abonnés de demander une copie de leurs données dans un format portable
Les sanctions en cas de non-respect du règlement peuvent atteindre 20 millions d'euros ou 4 % de votre chiffre d'affaires mondial annuel.
Loi CAN-SPAM (États-Unis)
La loi CAN-SPAM est la principale législation américaine régissant les courriers électroniques commerciaux.
Contrairement au RGPD, la loi CAN-SPAM repose sur le principe du « opt-out », ce qui signifie que vous pouvez généralement envoyer des campagnes de marketing par e-mail sans consentement préalable, à condition de respecter certaines exigences.
Ces exigences comprennent :
- Utilisation d'informations précises sur l'expéditeur
- N' utilisez pas d'objets trompeurs
- Identifier clairement les messages concernés comme étant des publicités
- Indiquer une adresse postale valide dans chaque e-mail
- Offrir un moyen simple et clair de se désabonner des futurs e-mails
- Traitement des demandes de désinscription dans un délai de 10 jours ouvrables
Le non-respect de la loi CAN-SPAM peut entraîner des amendes pouvant atteindre 53 088 dollars par e-mail.
Loi canadienne anti-pourriel (CASL)
La Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) exige un consentement explicite ou implicite avant l'envoi de tout message électronique commercial à des destinataires canadiens.
- Le consentement explicite signifie que le destinataire a clairement et explicitement accepté de recevoir des messages de votre part.
- Un consentement tacite peut être présumé lorsqu'il existe une relation commerciale, mais il expire au bout d'un certain délai (généralement deux ans).
La CASL exige également :
- Identification claire de l'expéditeur
- Un mécanisme de désabonnement opérationnel dans chaque message
- Les demandes de désinscription doivent être traitées dans un délai de 10 jours ouvrables
En vertu de la LCAP, les sanctions peuvent atteindre 10 millions de dollars canadiens par infraction pour les entreprises.
Autres réglementations internationales
De nombreuses autres régions ont mis en place des cadres réglementaires en matière de lutte contre le spam ou de protection des données, par exemple :
- Loi australienne de 2003 sur le spam : exige le consentement préalable et la mise en place d'un mécanisme de désabonnement efficace pour tous les messages commerciaux
- La LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) du Brésil : la loi brésilienne sur la protection des données s'inspire largement RGPD bien des égards
- La loi indienne DPDP (loi sur la protection des données personnelles numériques, 2023) : le nouveau cadre réglementaire indien instaure des obligations en matière de consentement et définit les droits des personnes concernées
8 étapes pour respecter la réglementation lors de la collecte d'adresses e-mail
En suivant ces 8 étapes, vous pourrez collecter des adresses e-mail et envoyer des messages dans le respect des normes légales en vigueur.
Je vais également vous montrer comment votre prestataire de services de marketing par e-mail peut vous aider, en prenant MailerLite comme exemple, grâce à ses solides fonctionnalités RGPD .
Avertissement juridique : Votre conformité aux réglementations en matière de confidentialité dépend en fin de compte de la manière dont vous traitez les données et envoyez les e-mails, ainsi que des réglementations spécifiques auxquelles vous êtes soumis. Bien que ces bonnes pratiques puissent vous orienter dans la bonne direction, il est recommandé de consulter un professionnel du droit pour avoir l'esprit tranquille.
1. Obtenir un consentement clair et explicite
Le consentement est la base d'une stratégie de marketing par e-mail conforme.
Créez des formulaires d'inscription par e-mailRGPD , dotés de mécanismes permettant de garantir que vous obtenez des utilisateurs un consentement éclairé, spécifique et librement donné.
Veillez à ce que les utilisateurs sachent clairement à quoi ils s'engagent lorsqu'ils saisissent leur adresse e-mail. Si vous souhaitez leur envoyer une newsletter ainsi que des offres de partenaires, assurez-vous que cela soit clairement indiqué.
Par exemple, le formulaire MailerLite présenté dans la capture d'écran ci-dessous indique clairement que l'utilisateur recevra une newsletter ainsi que la série « Ultimate Guide » lorsqu'il s'inscrira.
Vous pouvez obtenir le consentement de l'utilisateur en veillant à ce que le contenu du formulaire indique clairement à quoi il s'engage, comme dans l'exemple ci-dessus.
Les cases à cocher « opt-in » peuvent vous aider à obtenir un consentement explicite et actif. Veillez toutefois à éviter les cases pré-cochées, car celles-ci sont expressément interdites par RGPD.
2. Assurer la transparence grâce à une politique de confidentialité
Le droit d'accès RGPDsignifie que les abonnés peuvent vous demander à tout moment de leur expliquer précisément comment vous utilisez leurs données.
Le moyen le plus simple de procéder est de les en informer dès le départ dans votre politique de confidentialité, puis d'y ajouter un lien depuis votre formulaire d'inscription.
Avec MailerLite, il est facile d'ajouter un lien vers votre politique de confidentialité dans n'importe quel formulaire.
Si vous ne disposez pas d'une telle politique, utilisez Termly en créer une adaptée à votre entreprise.
3. Gardez une trace des inscriptions
Il est utile de conserver un registre indiquant quand et comment les personnes se sont inscrites à votre liste.
Par exemple, observez comment MailerLite enregistre des informations essentielles telles que l'adresse IP, la localisation, la date, l'heure et la source de l'inscription, comme le montre la capture d'écran ci-dessous.
Vous pouvez également activer le double opt-in, un système qui oblige l'utilisateur à cliquer sur un lien contenu dans un e-mail pour s'inscrire à votre liste.
Cela permet de s'assurer que c'est bien le titulaire de l'adresse e-mail qui a donné son consentement, tout en renforçant davantage la traçabilité administrative en matière de conformité.
Ces fonctionnalités peuvent être utiles, mais elles ne garantissent pas la conformité. Tout dépend en fin de compte de la manière dont vous utilisez les données des personnes qui ont donné leur consentement.
4. Permettre aux utilisateurs de supprimer leurs données
Une exigence réglementaire essentielle est que vous disposiez d'une procédure permettant aux personnes concernées de supprimer les données que vous conservez à leur sujet.
Il ne suffit pas de simplement désabonner vos abonnés. Même si cela empêche l'utilisateur de recevoir vos e-mails, ses données restent enregistrées dans votre système.
La fonctionnalité « Oublier » de MailerLite supprime toutes les données de l'utilisateur, de son adresse e-mail à son profil, en passant par ses clics et ses rapports, ce qui facilite le traitement des demandes de suppression.
Vous trouverez un exemple dans la capture d'écran ci-dessous.
5. Permettre aux utilisateurs d'accéder à leurs données
Vous devez également permettre aux personnes concernées d'accéder aux données que vous avez enregistrées à leur sujet.
Par exemple, la fonctionnalité d'exportation de données de MailerLite vous permet de télécharger les données d'un abonné au format PDF ou JSON lorsqu'il fait valoir son droit à la portabilité.
Il vous suffit d'exporter les données depuis le profil de l'abonné et de lui envoyer le rapport.
6. Filtrer les abonnés par lieu
Une autre façon de respecter la réglementation consiste à adapter le contenu des e-mails que vous envoyez en fonction de la localisation de l'utilisateur.
Par exemple, le filtre d'abonnés de MailerLite comprend une règle de localisation qui vous permet d'identifier et de segmenter les abonnés en fonction de leur pays.
Pour en savoir plus, consultez la capture d'écran ci-dessous.
Utilisez cette fonctionnalité pour appliquer différentes normes en matière de consentement à des groupes géographiques spécifiques.
7. Faites appel à des prestataires de services et à des logiciels de confiance
En vertu de réglementations telles que le RGPD, vous n'êtes pas seulement responsable de vos propres pratiques ; vous êtes également responsable des pratiques de tous les tiers qui traitent les données de vos abonnés, y compris votre plateforme d'email marketing.
Lorsque vous choisissez un outil, vérifiez qu'il dispose des fonctionnalités suivantes :
- Certification ISO 27001 : celle-ci atteste que l'outil dispose d'un système complet de gestion et de protection des données sensibles
- Un avenant relatif au traitement des données (DPA) : il s'agit d'un contrat requis par RGPD régit la relation entre la marque et le prestataire de services de marketing (ESP)
- Transparence concernant les sous-traitants : la DPA de MailerLite couvre également le recours à des sous-traitants (les autres prestataires avec lesquels l'entreprise travaille), ce qui vous offre une visibilité totale sur la chaîne de traitement des données.
Ces normes ne concernent pas uniquement votre fournisseur de messagerie électronique.
Recherchez ces fonctionnalités dans votre CRM, vos outils d'analyse, votre plateforme de commerce électronique ou tout autre outil qui stocke des données clients.
8. Proposer une option claire de désinscription
Chaque e-mail marketing que vous envoyez doit comporter une option de désabonnement claire et facile à trouver.
La possibilité de se désabonner des communications est exigée par les lois CAN-SPAM, CASL et RGPD, ainsi que par pratiquement toutes les autres réglementations relatives aux e-mails à l'échelle mondiale.
Par exemple, MailerLite ajoute automatiquement un lien de désabonnement à chaque e-mail envoyé via la plateforme.
Cela vous protège, vous et vos abonnés.
Au-delà de la simple désinscription, MailerLite propose également un « Centre de préférences des abonnés », où ces derniers peuvent gérer leurs propres préférences plutôt que de simplement se désabonner complètement.
Il s'agit d'un outil efficace pour réduire le nombre de désabonnements.
Les abonnés peuvent choisir de recevoir moins d'e-mails, de se désabonner de certains types de contenu ou de mettre à jour leurs coordonnées, plutôt que de se désabonner de tout.
Un meilleur contrôle signifie que vos abonnés restent sur votre liste selon leurs propres conditions, et que vous conservez ainsi un abonné que vous auriez autrement perdu.
Que se passe-t-il si vous ne vous conformez pas à cette obligation ?
Le non-respect des réglementations en matière de protection de la vie privée et des lois anti-spam peut entraîner des conséquences tant juridiques que en termes de réputation.
Amendes et sanctions éventuelles
Les conséquences financières d'un manquement peuvent être importantes :
- RGPD: amendes pouvant atteindre 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial (le montant le plus élevé étant retenu)
- CCPA/CPRA : jusqu'à 7 988 $ par infraction intentionnelle
- CAN-SPAM : jusqu'à 53 088 $ par e-mail non conforme
- Loi sur la poursuite en justice des pourriels (CASL) : jusqu'à 10 millions de dollars canadiens par infraction pour les entreprises, et 1 million de dollars canadiens pour les particuliers
Les autorités de régulation de toute l'Union européenne ont infligé des amendes importantes à des entreprises de toutes tailles, des PME aux multinationales.
Parmi les raisons, on peut citer des lacunes dans la gestion du consentement, le traitement des données et la notification des violations.
Atteinte à la réputation et perte de confiance
Vous pourrez peut-être vous remettre d'une amende. Mais l'atteinte à la réputation de votre marque est plus difficile à réparer.
Lorsqu'on découvre qu'une entreprise a mal géré les données de ses abonnés, la nouvelle se répand rapidement. Il faut parfois des années pour regagner la confiance du public.
Cela revêt une importance particulière pour les entreprises des secteurs où les données sont hautement sensibles ou où la relation client repose largement sur la confiance.
Actions en justice et litiges
Au-delà des amendes administratives, les entreprises soumises à des lois telles que la CCPA/CPRA peuvent faire l'objet de poursuites civiles de la part de personnes dont les droits ont été violés.
Dans ces juridictions, la législation en matière de protection des données permet aux personnes physiques de demander réparation pour les dommages matériels et moraux résultant d'un traitement illicite des données.
Les frais de justice peuvent être très élevés, même si vous obtenez gain de cause.
La mise en conformité est simple lorsqu'on suit les bonnes étapes
Cet article peut sembler alarmiste, mais se conformer aux règles signifie simplement suivre les bonnes pratiques énumérées et choisir un prestataire de services de marketing par e-mail digne de confiance qui se charge d'une grande partie du travail à votre place.
Commencez par ces quatre principes fondamentaux :
- Obtenir un consentement explicite,
- Faites preuve de transparence quant à la manière dont vous utilisez les données,
- Facilitez la désinscription, et
- Ne travaillez qu'avec des prestataires de services qui accordent autant d'importance que vous à la conformité.
Si vous le faites régulièrement, vous resterez en conformité tout en constituant une liste de diffusion dont les abonnés seront, au fil du temps, plus réactifs, plus fidèles et plus précieux.
Écrit par Duncan Elder
Je m'appelle Duncan, je suis rédacteur de contenu chez MailerLite. J'adore créer des sites web à l'aide d'outils sans code et partager ce que j'apprends. J'ai créé mon premier site en 2011 avec Blogger : on peut dire sans se tromper que les créateurs de sites web se sont considérablement améliorés depuis !
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Révisé par Masha Komnenic CIPP/E, CIPM, CIPT, FIP
Masha Komnenic est conseillère juridique et directrice mondiale de la confidentialité Termly. Elle est titulaire d'un diplôme en droit de l'université de Belgrade. Elle est spécialisée dans la mise en œuvre, le contrôle et l'audit de la conformité des entreprises aux réglementations en matière de confidentialité (HIPAA, PIPEDA, directive ePrivacy, RGPD, CCPA, POPIA, LGPD).
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