Immaginate di costruire una casa. Prima di iniziare a battere i chiodi o a dipingere le pareti, avete bisogno di un solido progetto di base.
Lo stesso vale per il vostro programma sulla privacy, e il primo passo fondamentale per la creazione di questo progetto è la realizzazione di un inventario dei dati.
l'inventario dei dati è la base di un programma di privacy completo per la vostra organizzazione.
Consente di comprendere la portata e la complessità del trattamento dei dati all'interno dell'organizzazione e di affrontare i rischi per la privacy in modo proattivo.
Conoscendo i dati in vostro possesso, dove risiedono e come vengono raccolti, elaborati e condivisi, potrete ottenere una comprensione completa del vostro panorama di dati.
Analizziamo perché un inventario dei dati dovrebbe essere il punto di partenza del vostro programma sulla privacy.
Che cos'è un inventario dei dati?
Un inventario dei dati è una mappa completa dei dati personali che transitano nella vostra organizzazione.
Funge da catalogo di tutti i dati in possesso dell'azienda, compresi i dettagli aggiornati sui dati e sulle loro fonti, e può essere soggetto alle leggi sulla privacy.
Se condotto correttamente, l'inventario dei dati dovrebbe illustrare dove si trovano in modo sicuro i dati dell'organizzazione, come sono stati ottenuti e spiegare le finalità del trattamento delle informazioni.
Come deve essere condotto un inventario dei dati?
Come deve essere condotto un inventario dei dati? È meglio adottare un approccio basato sui sistemi o sui processi aziendali?
Esaminiamo i possibili pro e contro di entrambi i metodi per aiutarvi a determinare l'approccio migliore per la vostra azienda.
Approccio sistemico
Alcune aziende iniziano con un approccio sistemico, che prevede la creazione di un elenco di tutti i luoghi in cui sono archiviati i dati, come software, database e unità di rete.
Sebbene questo approccio fornisca una visione d'insieme delle posizioni di archiviazione dei dati, può risultare insufficiente dal punto di vista della privacy.
Ad esempio, per comprendere veramente le pratiche di gestione dei dati, è fondamentale approfondire la conoscenza di:
- Come vengono raccolti i dati
- Come vengono utilizzati i dati
- Dove vengono archiviati i dati
- A chi vengono condivisi i dati.
Tuttavia, se utilizzate un approccio sistemico, potreste non essere in grado di determinare la risposta della vostra azienda a queste domande specifiche.
Per questo motivo consigliamo vivamente di effettuare un inventario dei dati con un approccio basato sui processi aziendali, che è molto più approfondito ed efficace.
Approccio ai processi aziendali
Un inventario dei dati con un approccio basato sui processi aziendali va oltre la semplice elencazione delle posizioni di archiviazione. Va oltre e si concentra sulla comprensione delle varie attività di elaborazione che si svolgono in azienda.
Ad esempio, si potrebbero esplorare attività di marketing quali:
- Marketing via e-mail
- Analisi digitale
- Pubblicità mirata
- Indagini sui clienti
- Webinar.
Ciascuna di queste attività raccoglie e utilizza i dati personali in modo diverso, anche se sono memorizzati nello stesso sistema.
Eseguendo l'inventario dei dati e documentandolo a livello di processo aziendale, è possibile comprendere meglio come l'azienda raccoglie e utilizza i dati.
Questa comprensione è particolarmente importante quando si redige una nota sulla privacy.
Dobbiamo essere in grado di elencare le diverse finalità di utilizzo dei dati nella nostra informativa sulla privacy e dobbiamo essere in grado di capire come vengono elaborati i dati quando si soddisfano le richieste di diritti individuali.
Valutazioni d'impatto sulla privacy
un'altra ragione per cui abbiamo raccomandato di adottare un approccio aziendale è che fornisce gli approfondimenti necessari per soddisfare le richieste di diritti individuali e determinare quando è legalmente necessaria una valutazione dell'impatto sulla privacy o una PIA.
Valutare i rischi per la privacy e mitigarli diventa più facile se si dispone delle conoscenze acquisite dall'inventario dei dati.
Questo processo vi permette di identificare efficacemente le potenziali vulnerabilità e di dare priorità ai vostri sforzi in materia di privacy. È inoltre possibile ridurre al minimo la probabilità di violazione dei dati e di altri incidenti legati alla privacy, implementando misure di salvaguardia e controlli mirati.
In che modo le aziende possono trarre vantaggio dalla creazione di un inventario dei dati
Le aziende traggono vantaggio dalla creazione di inventari di dati in diversi modi, come ad esempio l'assistenza per la conformità legale e la costruzione e il mantenimento della fiducia dei clienti.
Analizziamo in dettaglio i vantaggi specifici in questa sezione.
Visibilità e responsabilità
Un inventario dei dati fornisce una visione chiara di tutti i dati che circolano nella vostra azienda.
È possibile vedere da dove provengono, che tipo di dati sono e come si muovono.
Questa maggiore visibilità non solo aiuta a comprendere i rischi per la privacy associati a ciascun set di dati, ma favorisce anche una cultura della responsabilità.
Quando tutti i membri dell'organizzazione conoscono l'importanza di una gestione responsabile dei dati, è possibile creare fiducia nei confronti dei clienti e degli stakeholder.
Conformità alle normative
Le leggi sulla privacy delineano linee guida rigorose che le aziende devono seguire per raccogliere, elaborare e utilizzare i dati personali degli utenti.
Un inventario dei dati vi aiuta a rispettare alcuni aspetti di queste leggi.
Ad esempio, le normative sulla privacy come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e il California Consumer Privacy Act(CCPA) richiedono alle aziende una comprensione completa delle modalità di trattamento dei dati.
Mappando l'inventario dei dati rispetto a questi vari requisiti normativi, è possibile identificare le potenziali aree di rischio e correggerle in modo proattivo.
È come avere una bussola che vi guida nella giungla della privacy.
Costruire la fiducia del cliente
La fiducia dei clienti è la pietra miliare di ogni azienda di successo.
È un valore inestimabile e quando i vostri clienti sanno che salvaguardate i loro dati con cura, si sentono più tranquilli nel fare affari con voi.
Iniziando il vostro programma di privacy ben strutturato con un inventario dei dati, inviate un messaggio forte ai vostri clienti: la loro privacy è una priorità assoluta.
Questa messaggistica crea una fedeltà a lungo termine, creando una situazione vantaggiosa per voi e per i vostri clienti.
Ottimizzazione delle risorse
La comprensione e la mappatura dei flussi di dati fornisce preziose informazioni sul ciclo di vita dei dati e sui modelli di utilizzo.
Concentrando gli sforzi per la protezione dei dati dove sono più necessari, è possibile ottimizzare le operazioni, allocare le risorse in modo più efficiente e ridurre al minimo i rischi.
Vantaggio competitivo
Dimostrare l'impegno verso la privacy dei dati può essere un potente elemento di differenziazione nel mercato odierno, che vi offre un vantaggio competitivo.
I clienti sono più propensi a scegliere la vostra azienda rispetto alla concorrenza se ritengono che i loro dati siano in mani sicure.
Dimostrando il vostro impegno per la privacy dei dati attraverso un programma completo sulla privacy, vi distinguerete dalla massa e otterrete un vantaggio competitivo.
Come avviare un inventario dei dati
Come documentare o iniziare un inventario dei dati? Ci sono alcune opzioni disponibili, ognuna con i propri pro e contro.
Approccio fai-da-te
Per un approccio semplice ed economico, è possibile utilizzare un metodo manuale e fai-da-te come un foglio di calcolo o un programma simile, ad esempio:
- Tavola d'aria
- Basecamp
- Google Docs
- Fogli di Google
- Microsoft Excel
l'opzione fai-da-te consente di iniziare facilmente, ma ci sono alcuni svantaggi da considerare.
In primo luogo, potrebbe avere dei limiti in termini di reportistica.
Inoltre, l'aggiornamento dell'inventario può richiedere molto tempo, poiché i dati vengono acquisiti in un momento specifico.
Utilizzare un software specifico
l'opzione successiva, che rappresenta un passo avanti rispetto all'approccio fai-da-te, è quella di utilizzare un software che utilizza valutazioni online per raccogliere informazioni durante il processo di intervista.
Questo approccio semplifica il processo, facilita la stesura dei rapporti e offre la flessibilità necessaria per apportare aggiornamenti, come l'aggiunta di nuove domande o opzioni di risposta.
Implementare un processo completamente automatizzato
Infine, c'è l'opzione di un processo completamente automatizzato in cui i sistemi sono collegati a strumenti di automazione dell'inventario dei dati.
Questi strumenti possono estrarre gli elementi di dati utilizzati in ciascun sistema e stimare come i dati potrebbero essere elaborati.
Un approccio completamente automatizzato offre una maggiore precisione, ma è comunque essenziale che un esperto di privacy esamini e convalidi l'inventario e verifichi quanto segue:
- Precisione
- Rischi per la privacy
- Coerenza logica (ovvero, assicurarsi che ciò che è documentato abbia senso)
Aggiornamento e verifica dell'inventario dei dati
l'inventario dei dati è solo il primo passo. È necessario creare un piano continuo per rivedere e rivedere l'inventario dei dati nel prossimo futuro.
l'aggiornamento e la verifica periodici dell'inventario dei dati sono essenziali per tenere conto di eventuali cambiamenti nell'utilizzo dei dati e per aiutarvi a rimanere conformi alle più recenti normative sulla privacy.
La frequenza degli aggiornamenti dipende dal livello di cambiamento all'interno dell'organizzazione.
Una revisione annuale o semestrale può essere sufficiente per alcune aziende, mentre altre possono richiedere aggiornamenti mensili.
Un sistema automatizzato può aiutare a stabilire una cadenza regolare per l'aggiornamento degli elementi dei dati, con i membri del team che rivedono e identificano eventuali rischi o modifiche, se necessario.
Riassunto
Gli inventari dei dati sono essenziali per creare e implementare un programma di privacy efficiente ed efficace per la vostra azienda.
Affidarsi a un inventario dei dati per l'esecuzione di un programma sulla privacy rende molto più semplice la conformità alle leggi sulla privacy applicabili.
Ma un programma di tutela della privacy non si limita a rispettare gli obblighi di legge. È anche il primo passo per costruire la fiducia dei clienti.
Se abbracciate la privacy dei dati come valore fondamentale e conducete un inventario completo dei dati, potete stabilire una solida base per costruire la fiducia e prosperare come azienda.
È una buona idea iniziare oggi stesso.
Per saperne di più su chi scrive
Scritto da Jodi Daniels, CIPP/US
Jodi Daniels è fondatrice e CEO di Red Clover Advisors, una società di consulenza sulla privacy che semplifica la conformità alla privacy dei dati, aiuta le aziende a costruire la fiducia dei clienti e funge da responsabile della privacy in outsourcing per le organizzazioni. Jodi è un professionista della privacy certificato (CIPP), oratore nazionale, co-conduttore del podcast She Said Privacy / He Said Security, co-autore del libro best seller del Wall Street Journal e USA Today Data Reimagined: Building Trust One Byte at a Time.
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