Le informative sulla privacy e i termini e condizioni sono documenti legali da includere quando si configura un sito web o un'applicazione. Sono fondamentali se si gestiscono i dati degli utenti o si consente la creazione di account.
Questo articolo illustra le differenze tra un'informativa sulla privacy e un accordo sui termini e le condizioni, i contenuti di ciascuno di essi e quando è necessario uno o entrambi per il vostro sito web.
Spiegazione delle politiche sulla privacy
Le informative sulla privacy sono documenti legali che informano gli utenti su come vengono gestiti i loro dati personali e sui diritti che possono esercitare sui loro dati, come il diritto alla cancellazione. In genere contengono dettagli sul tipo di informazioni personali raccolte, su chi le condivide e su come vengono archiviate.
Per approfondire, un'informativa sulla privacy:
- È un documento legale che aiuta le aziende a rispettare le leggi sulla privacy e sulla protezione dei consumatori.
- Divulga le modalità di raccolta, gestione e utilizzo dei dati personali dell'utente.
- Spiega per quale scopo i dati saranno raccolti
- Ricorda all'utente i suoi diritti in materia di privacy sul consenso e sull'accesso ai suoi dati.
- Comunica se i dati saranno venduti o meno a terzi (il che deve avvenire con il consenso).
Non è necessario che gli utenti diano il loro consenso alle informative sulla privacy, perché non si tratta di un contratto legale tra il sito web e l'utente. Una politica sulla privacy è invece un documento informativo che aiuta le aziende a rispettare le leggi sulla privacy grazie alla trasparenza sulle modalità di raccolta e utilizzo dei dati personali.
Le politiche sulla privacy sono richieste dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), dal California Consumer Privacy Act(CCPA) e dal California Online Privacy Protection Act(CalOPPA), tre importanti normative sulla privacy dei dati.
Anche altre leggi regionali possono richiedere la creazione di un'informativa sulla privacy, come il Colorado Privacy Act, il Virginia Consumer Data Protection Act o il Connecticut Personal Data Privacy and Online Monitoring Act.
Di solito è necessario attenersi a queste leggi se si presta servizio a residenti di queste aree, anche se non si ha una sede in loco.
Termini e condizioni spiegati
Gli accordi su termini e condizioni non sono tipicamente richiesti dalla legge; né il GDPR né il CCPA richiedono che i siti web includano termini e condizioni.
Tuttavia, i termini e le condizioni sono essenziali per il vostro sito web o la vostra app, in quanto definiscono le aspettative per il servizio da ricevere e il modo in cui gli utenti devono comportarsi.
Possono inoltre contribuire a limitare la vostra responsabilità legale e a proteggere i vostri diritti d'autore, che sono tutelati dalla legge.
Considerate i termini e le condizioni come un regolamento generale per il vostro sito web o la vostra applicazione:
- Sono applicati direttamente dai proprietari del sito web, piuttosto che legalmente vincolanti, e dovrebbero essere concordati prima che la registrazione dell'utente sia completata
- Sono un ampio accordo sul servizio offerto e sulle aspettative per l'utente
- Può includere condizioni di pagamento, attività e comportamento.
- Includere le sanzioni per il mancato rispetto dei termini (come la sospensione o le tasse).
- Può limitare la responsabilità legale nel caso in cui gli utenti decidano di contestare l'azione del proprietario di un sito web.
- Può includere regole sulla proprietà intellettuale (copyright e marchi) che possono essere applicate legalmente.
Politiche sulla privacy vs. Termini e condizioni
La differenza tra un'informativa sulla privacy e i termini e le condizioni è che un'informativa sulla privacy protegge i diritti degli utenti, mentre i termini e le condizioni proteggono i diritti del vostro sito web o della vostra app.
Le informative sulla privacy illustrano le modalità di interazione con i dati degli utenti, mentre i termini e le condizioni delineano le regole di utilizzo del sito.
Esiste una certa sovrapposizione tra le informative sulla privacy e gli accordi sui termini e le condizioni, ma le differenze principali possono essere essenzialmente suddivise in questo modo:
| Informative sulla privacy | Termini e condizioni |
| Richiesto dalla legge | Non è richiesto dalla legge, ma stabilisce le aspettative di responsabilità |
| Applicata dalla legge (multe o restrizioni al sito web in caso di violazione della privacy dei dati) | Applicazione diretta da parte del proprietario dell'azienda (imponendo sospensioni, restrizioni o tariffe agli utenti in caso di violazione dei termini) |
| Scritto per proteggere la privacy dell'utente | Scritti per proteggere i diritti dell'azienda e l'ambiente in cui essa opera (ad esempio, termini che vietano i discorsi d'odio o le molestie agli utenti). |
| Spiegare i diritti dell'utente in materia di privacy e le modalità di raccolta e utilizzo dei suoi dati. | Spiegare i termini di copyright del proprietario, il fair use e i diritti generali di proprietà intellettuale. |
| Indicare le modalità di accesso e di cancellazione dei propri dati personali nell'ambito dei propri diritti | Come annullare o sospendere l'account o l'abbonamento |
| Includere qualsiasi informazione sui trasferimenti internazionali di dati | Può includere condizioni relative a pagamenti e spedizioni internazionali in base alla capacità dell'azienda. |
| Sono un accordo che consente al sito web o all'app di raccogliere, gestire e utilizzare i dati secondo le modalità descritte nell'informativa. | Sono un insieme di regole di base per la condotta e le aspettative di servizio sul sito web o sull'app nel suo complesso. |
Le norme sulla privacy proteggono l'utente; i termini e le condizioni proteggono il sito web
Lo scopo di un'informativa sulla privacy è quello di aderire alle leggi sulla privacy e di proteggere i dati degli utenti. Essa consente agli utenti di sapere esattamente come vengono utilizzati i loro dati e quando, se mai, potrebbero essere venduti o condivisi.
Inoltre, informa gli utenti sui loro diritti ai sensi del GDPR, del CCPA, del CalOPPA e altro ancora. Queste informazioni possono essere addotte come prova di una violazione dei loro diritti nel caso in cui i loro dati vengano utilizzati illegalmente.
I termini e le condizioni, invece, hanno lo scopo di proteggere il proprietario di un sito web o di un'applicazione.
Limitano la vostra responsabilità spiegando cosa aspettarsi dal servizio e come gli utenti devono comportarsi.
Inoltre, i termini e le condizioni aiutano a mantenere l'aspetto comunitario di un sito o di un'applicazione sicuro e piacevole, con regole per le interazioni della comunità. Infine, esprimono i diritti di copyright che il proprietario dell'azienda può detenere e le modalità di utilizzo del suo copyright.
Le politiche sulla privacy sono necessarie per conformarsi alle leggi sulla privacy; i termini e le condizioni non lo sono.
Le informative sulla privacy sono richieste da diverse leggi sulla politica dei dati in tutto il mondo. Se una politica sulla privacy non informa sufficientemente gli utenti sul trattamento dei dati personali, può essere punita dagli organi di governo con multe o altre sanzioni.
I termini e le condizioni, invece, non sono obbligatori ai sensi delle leggi vigenti. Consentono ai siti web e alle app di limitare la propria responsabilità e di far rispettare i propri termini agli utenti. Possono anche ribadire i diritti di copyright e di proprietà intellettuale del proprietario, che sono protetti dalla legge.
Le informative sulla privacy illustrano il modo in cui vengono utilizzati i dati; i termini e le condizioni definiscono i servizi e la condotta da tenere
un'informativa sulla privacy illustra le modalità di raccolta, utilizzo e gestione dei dati. Spiega inoltre che tipo di dati personali vengono raccolti, per quale scopo e come l'utente può accedere ai propri dati e persino cancellarli.
Inoltre, si esamina l'eventualità che i dati vengano trasferiti a una terza parte nazionale o all'estero.
I termini e le condizioni delineano ciò che gli utenti possono aspettarsi dal servizio di un sito web o di un'applicazione e ciò che ci si aspetta dall'utente. Ad esempio, possono essere presenti regole relative al pagamento, alla comunità, al copyright e alle condizioni di responsabilità.
Inoltre, stabiliscono le regole per il proprietario e l'utente e le modalità di relazione tra i due.
Infine, questi accordi includeranno anche un'informativa sulle sanzioni in caso di mancato rispetto dei termini e delle condizioni.
Sono necessari entrambi?
In genere è buona norma avere sia un'informativa sulla privacy sia un accordo sui termini e le condizioni per conferire credibilità al vostro sito web o alla vostra app.
Ma se solo uno di essi è richiesto per legge, sono davvero necessari entrambi?
Ci possono essere situazioni in cui si ha bisogno di uno più dell'altro e casi in cui entrambi sono ugualmente necessari.
Di seguito sono riportati alcuni motivi per valutare la necessità di un'informativa sulla privacy, di un accordo sui termini e le condizioni o di entrambi.
Quando è necessaria un'informativa sulla privacy
Le informative sulla privacy sono in genere più spesso necessarie poiché diverse leggi regionali sulla privacy le richiedono. Avrete bisogno di un'informativa sulla privacy quando:
- Il vostro sito web/app o la vostra base di utenti ricade sotto la giurisdizione di una legge regionale sulla privacy dei dati (o servite utenti in quella regione)
- Intendete far interagire gli utenti con il vostro sito web o la vostra applicazione
- Il vostro sito web/app raccoglie e utilizza i dati personali degli utenti
- Il vostro sito web/app trasferisce dati a terzi, soprattutto all'estero.
Quando sono necessari i termini e le condizioni
Anche se non sono richiesti dalla legge, i termini e le condizioni sono comunque una delle prime cose da stabilire sul vostro sito web. È necessario generare termini e condizioni quando:
- Avete intenzione di far iscrivere gli utenti e di farli interagire con il vostro sito web/app.
- Avete un negozio online o fornite un servizio in abbonamento
- Avete un elemento di comunità nel vostro sito web/app
- Avete delle linee guida che desiderate che i vostri utenti rispettino
- Volete limitare la responsabilità del vostro sito web, della vostra app o della vostra azienda.
- Avete una proprietà intellettuale, come il diritto d'autore, che volete proteggere.
Quando sono necessarie entrambe le cose
Avrete bisogno di un accordo sui termini e le condizioni e di un'informativa sulla privacy:
- Avete intenzione di far iscrivere gli utenti a un abbonamento o a un servizio
- Volete mantenere la conformità e limitare la vostra responsabilità legale
- Volete mantenere relazioni buone e trasparenti con i vostri utenti.
- Volete aggiungere un'aria di credibilità e affidabilità al vostro sito.
- Disponete di un servizio di abbonamento che salva i dati di pagamento degli utenti
Informativa sulla privacy vs. termini di utilizzo e termini di servizio
Abbiamo parlato delle differenze tra informativa sulla privacy e termini e condizioni e dei modi in cui si integrano a vicenda. Ma che dire delle informative sulla privacy rispetto ai termini di utilizzo o ai termini di servizio?
Fortunatamente, questo è facile.
I termini di utilizzo e i termini di servizio sono semplicemente altri nomi di termini e condizioni. Hanno tutti lo stesso scopo: definire le aspettative per il vostro servizio e le regole di base per l'utilizzo del vostro sito web.
È opportuno combinare l'informativa sulla privacy e i termini e condizioni?
Se avete intenzione di includere sia l'informativa sulla privacy che i termini e le condizioni, la prossima domanda da porsi è se combinarli o tenerli come documenti separati.
Sembra che combinare entrambi gli accordi in uno solo sia più facile, sia per voi che per gli utenti. Ma combinare le informative sulla privacy con i termini e le condizioni può spesso portare a un documento lungo e complicato, difficile da leggere.
Le informative sulla privacy richiedono numerose clausole specifiche e, se combinate con i termini e le condizioni, l'accordo può risultare eccessivo per i lettori.
Si consiglia invece di redigere documenti separati e di collegarli tra loro.
Includete un riferimento - con un link - alla vostra informativa sulla privacy all'interno dei vostri termini e condizioni e viceversa. In questo modo, i vostri utenti sapranno di doverle leggere entrambe con attenzione, ma non saranno bloccati da troppe informazioni.
La creazione di un'informativa sulla privacy e di un accordo sui termini e le condizioni è un passo intelligente e proattivo per i proprietari di siti web o app. Mentre l'informativa sulla privacy aiuta a soddisfare gli obblighi legali previsti dalle leggi globali sulla privacy, i termini e le condizioni contribuiscono a definire aspettative chiare e a proteggere la vostra attività. Insieme, costituiscono la base di un'esperienza utente trasparente e affidabile.
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Per saperne di più su chi scrive
Scritto da Ali Talip Pınarbaşı, CIPP/E, & LLM
Ali è avvocato specializzato in diritto della privacy con sede a Londra. Ha conseguito un Master in diritto della privacy dell’UE al King’s College di Londra. Ha sei anni di esperienza nel fornire consulenza alle aziende su come conformarsi alle normative sulla protezione dei dati. Per saperne di più su chi scrive
