Al giorno d'oggi ci sono più modi che mai per i clienti di effettuare pagamenti e più modi che mai per evitare i pagamenti.
Stabilire i termini di pagamento nel vostro contratto di termini e condizioni aiuta a mantenere sane le relazioni con i clienti e un flusso di cassa costante.
In questo articolo spiego cosa sono i termini di pagamento e perché sono una parte essenziale del vostro contratto di termini e condizioni.
- Breve panoramica dei termini e delle condizioni
- Quali sono i termini di pagamento?
- Perché avete bisogno di termini di pagamento
- Come determinare i termini di pagamento
- Esempi di termini di pagamento
- Migliori pratiche per l'aggiunta di una clausola sui termini di pagamento ai vostri Termini e Condizioni
- Riassunto
Breve panoramica dei termini e delle condizioni
Un contratto di termini e condizioni è un insieme di regole tra la vostra azienda e i vostri utenti che definisce ciò che gli utenti possono, devono e non possono fare quando utilizzano il vostro sito web o la vostra app.
Illustra inoltre le condizioni che gli utenti devono accettare prima di accedere al vostro sito web o alla vostra applicazione.
I termini e le condizioni non sono legalmente vincolanti, ma sono un contratto direttamente applicato dalla vostra azienda, e potete applicarli in diversi modi.
Ad esempio, potete applicare sanzioni per le attività vietate, come la limitazione dell'accesso, la sospensione o l'addebito di spese, oppure potete intraprendere azioni legali contro chi viola i vostri termini.
Se la vostra attività comprende prodotti o servizi a pagamento, includete i termini di pagamento nel vostro contratto di termini e condizioni.
Quali sono i termini di pagamento?
I termini di pagamento forniscono i parametri per qualsiasi pagamento online alla vostra azienda, tra cui:
- Definizione delle forme di pagamento elettronico accettate
- Descrivere le date di pagamento
- Definizione delle regole di cancellazione
- Spiegazione di eventuali penali per ritardi di pagamento
Con termini chiari stabiliti per il pagamento online, potete evitare o ridurre al minimo i ritardi di pagamento e qualsiasi problema di cashflow.
Termini di pagamento chiari aiutano anche a mantenere relazioni positive con i clienti, perché sapranno cosa aspettarsi fin dall'inizio.
Tipi di termini di pagamento
I diversi tipi di termini di pagamento comprendono:
- Pagamento di abbonamenti e tariffe: Se la vostra azienda offre un abbonamento mensile o annuale e fornisce un servizio continuo a fronte di un canone pagato regolarmente, questo tipo di termine di pagamento delinea la durata del ciclo di fatturazione e i metodi di pagamento accettati per i vostri prodotti o servizi.
- Pagamento delle imposte: Questo tipo di avviso spiega che le fatture o le ricevute possono includere un addebito per l'imposta sulle vendite in base alle leggi statali o regionali.
- Termini di cancellazione: Se il cliente deve annullare un ordine o un abbonamento, i termini di cancellazione indicano come farlo e se sono previste spese di cancellazione o rimborsi.
- Restituzione: Anche la vostra politica di restituzione può essere un tipo di termine di pagamento, in quanto definisce se i resi sono consentiti o meno e se i resi costituiscono un rimborso o un ordine sostitutivo.
- Valuta e pagamenti autorizzati: Questo avviso spiega quali sono le valute e i tipi di pagamento consentiti: ad esempio, alcuni gestori di negozi online consentono pagamenti di terze parti come PayPal, altri consentono pagamenti con carta di credito o di debito a pagamento, altri ancora possono richiedere un assegno elettronico.
- Pagamenti in ritardo: I termini di pagamento in ritardo spiegano cosa succede se il pagamento non viene ricevuto tempestivamente. Potreste inviare un avvertimento o sospendere il servizio fino a quando il pagamento non sarà ripreso, e potrebbe anche essere applicata una tassa di mora.
- Promemoria di pagamento automatico: l'utilizzo di solleciti di pagamento automatici può aiutarvi a evitare l'invio di avvisi o addirittura la sospensione dei servizi, con la possibilità di applicare una tassa di mora.
Perché avete bisogno di termini di pagamento
Se le transazioni di pagamento fanno parte del vostro sito web o della vostra app, avete bisogno di termini di pagamento perché offrono tre vantaggi fondamentali:
Massima protezione legale
La stesura di termini di pagamento personalizzati entro i limiti delle leggi vigenti vi consente di godere del massimo grado di protezione legale consentito.
Se non disponete di termini di pagamento, al pagamento si applicheranno le regole di default contenute in tali leggi, che potrebbero non essere altrettanto favorevoli per voi, con una conseguente minore protezione.
Ridurre al minimo i rischi legali
I termini di pagamento possono anche proteggervi da controversie legali o richieste di rimborso da parte di clienti che non hanno letto attentamente i termini e le condizioni prima di accettarli.
Potete indicare le vostre condizioni esplicite e l'accordo del cliente con esse, contribuendo così a dimostrare che non siete colpevoli.
Guadagnare la fiducia dei clienti con la trasparenza
Per guadagnare la fiducia dei clienti, le aziende devono essere trasparenti e garantire che non ci sia confusione sui pagamenti.
l'aggiunta dei termini di pagamento ai vostri termini e condizioni assicura che tutto sia autoesplicativo, senza lasciare ambiguità.
I clienti devono sapere cosa pagare, come e quando.
Ad esempio, se il vostro sito web o la vostra app utilizzano il pagamento automatico per i servizi in abbonamento, fate sapere ai clienti quando aspettarsi il pagamento e a quanto ammonterà.
I termini e le condizioni devono indicare tutto ciò che gli utenti devono sapere sul rapporto tra azienda e cliente prima di accedere al vostro sito web.
Come determinare i termini di pagamento
Per determinare i termini di pagamento, è necessario esaminare il proprio modello di business e chiedere:
- Avete un negozio online o offrite un servizio in abbonamento?
- Spedite articoli o tutti i vostri prodotti e servizi sono digitali?
- Avete clienti internazionali o la vostra clientela è nazionale?
Per scomporre ulteriormente questo processo, ponetevi queste altre sei domande:
- CHI vi paga per i prodotti e i servizi?
- Quale importo dovrebbero pagare?
- Quando deve essere effettuato il pagamento? Al momento dell'acquisto? Dopo un determinato ciclo di fatturazione?
- Dove si trovano i vostri clienti e quale valuta sarà accettata? Avete un modo per convertire la valuta? Dove andranno i prodotti dopo il pagamento?
- PERCHÉ stanno facendo questo acquisto? Qual è il prodotto o il servizio?
- Come pagheranno? Quali sono i metodi di pagamento autorizzati?
Da qui si può iniziare a redigere i termini di pagamento.
Ricordate di tenere conto delle norme di legge vigenti nel luogo in cui operate e in cui si trovano i vostri clienti, e di considerare le condizioni di siti web simili come esempi per le vostre condizioni di pagamento.
Esempi di termini di pagamento
Se state ancora redigendo i termini di pagamento per i vostri termini e condizioni, può essere utile esaminare gli esempi di termini di pagamento già esistenti.
Di seguito sono riportati i termini di pagamento più comuni che potreste voler aggiungere al vostro contratto di termini e condizioni.
Quando i pagamenti sono dovuti, abbonamenti e fatturazione
Le condizioni di pagamento devono spiegare chiaramente tre caratteristiche importanti: le scadenze, le informazioni sull'abbonamento e i dettagli della fatturazione.
Scadenze di pagamento
La prima cosa che i clienti vogliono sapere quando vedono il prezzo di un prodotto o di un servizio è la scadenza dei pagamenti.
Per i negozi online, i pagamenti potrebbero essere dovuti al momento dell'acquisto, oppure potrebbero essere effettuati solo dopo la spedizione del prodotto: includete queste informazioni direttamente nelle condizioni di pagamento.
Servizi in abbonamento
Se offrite servizi in abbonamento, spiegatelo nelle vostre condizioni:
- Se avete un ciclo di fatturazione mensile o annuale
- Se il ciclo di fatturazione annuale costa meno, nel lungo periodo, dei 12 mesi del ciclo di fatturazione mensile
- Se il ciclo di fatturazione mensile è suddiviso in pagamenti più piccoli
Offrendo entrambe le opzioni nei termini di pagamento, potete soddisfare le preferenze e i budget dei vari clienti.
Entrambi i cicli di fatturazione sono spesso gestiti da un sistema di autopagamento che utilizza il metodo di pagamento indicato dal cliente nel suo profilo, che dovrebbe essere in grado di cambiare a piacimento.
Una volta effettuato il pagamento automatico, è necessario inviare al cliente una ricevuta via e-mail per confermare l'avvenuto pagamento.
Fatture
Se la vostra azienda ha un modello di fatturazione, i termini di pagamento devono includere anche le modalità di fatturazione, ad esempio:
- Quando viene emessa la fattura
- Una volta inviata la fattura, quanto tempo ha il cliente per pagarla?
- Quali sono le eventuali sanzioni per i ritardi di pagamento?
Scrivete questa informazione in modo chiaro nella sezione dei termini di pagamento dei vostri termini e condizioni.
Quali sono i metodi di pagamento accettati
Le condizioni di pagamento devono poi spiegare quali sono i metodi di pagamento accettati:
- Pagamenti con carta di credito o di debito: Molti negozi online accettano carte di credito e di debito come principale forma di pagamento.
- Opzioni di credito al negozio: Potete offrire una carta di credito del negozio ai clienti qualificati, consentendo loro di effettuare pagamenti mensili gestibili anziché pagare al momento dell'acquisto.
- Servizi di terze parti: Potreste avere un widget che consente ai clienti di pagare tramite servizi come PayPal.
Ricordate di indicare nelle condizioni di pagamento se addebitate le spese di elaborazione per le carte di credito o di debito; le aziende che lo fanno di solito offrono la possibilità di pagare con un assegno elettronico per evitare le spese di elaborazione.
Quali valute accettate
un'altra questione che si pone quando si parla di metodi di pagamento accettabili è quella delle valute accettate dalla vostra azienda.
Alcuni host web, come Shopify e WordPress, dispongono di funzioni per convertire automaticamente la valuta in base al paese di origine del cliente.
Se questa non è un'opzione per voi, stabilite quali valute potete accettare ed elencatele.
Quando si è agli inizi, molte aziende che spediscono merci limitano la loro clientela a determinati Paesi: se questo è il vostro caso, potreste accettare solo un tipo di valuta.
Incentivi e offerte per i clienti (o potenziali clienti)
Incentivi e offerte possono far parte dei vostri termini e condizioni, ma siate chiari sulle limitazioni e dite se c'è una data di scadenza.
Includete nelle condizioni di pagamento informazioni sulle carte negozio o sulle carte premio per i clienti qualificati e spiegate come richiederle e che tipo di clienti ne hanno diritto.
Che cosa succede se i pagamenti sono mancati o non sono stati ricevuti?
Spiegate nelle vostre condizioni di pagamento cosa succede se un cliente non riceve il pagamento.
Anche con l'autopagamento, i pagamenti possono saltare, il metodo di pagamento del cliente può scadere o non avere fondi sufficienti.
Sebbene spesso si tratti di una soluzione semplice per i clienti, in alcuni casi potrebbero essere necessari giorni.
Le principali sanzioni per i ritardi di pagamento nel mondo digitale comprendono:
- Sospensione del servizio fino al pagamento
- Un avviso che concede ai clienti un periodo di grazia di alcuni giorni per effettuare il pagamento.
- Applicazione di commissioni per i ritardi di pagamento dopo un certo periodo
A nessun cliente piace subire penali per i ritardi di pagamento e nessuna azienda vuole applicarle, ma è essenziale avere regole chiare e decise per tutti gli eventi, anche quelli che non sono ideali.
Migliori pratiche per l'aggiunta di una clausola sui termini di pagamento ai vostri Termini e Condizioni
Sapere cosa includere nei vostri termini e condizioni è una cosa, ma sapere come definire i termini di pagamento è un'altra, quindi ho incluso le migliori pratiche da tenere a mente nella prossima sezione.
Considerate le regole legali obbligatorie
A seconda dell'ubicazione della vostra attività e dei vostri clienti, le transazioni di pagamento possono essere soggette a requisiti legali obbligatori.
Ad esempio, le leggi sui consumatori di tutto il mondo possono limitare in qualche misura la vostra libertà di stabilire i termini di pagamento, quindi tenete conto di tutte le restrizioni legali quando le redigete.
Usare un linguaggio conciso
Se utilizzate un linguaggio chiaro nelle vostre condizioni di pagamento, è più probabile che i clienti le leggano e le comprendano a fondo.
Quanto più concisa sarà la vostra formulazione, tanto più chiara sarà per i lettori.
l'uso del legalese o di un gergo superfluo rende le condizioni di pagamento più difficili da capire e i clienti potrebbero decidere di non leggere lunghi blocchi di testo.
Siate educati
Utilizzate un linguaggio gentile nei termini di pagamento per non mettere i clienti sulla difensiva, ma informateli comunque delle vostre aspettative.
Non c'è bisogno di essere aggressivi: state imponendo la legge, ma potete farlo con un tono educato e comprensivo.
Date per scontato che i vostri clienti intendano rispettare questi termini di pagamento, anche se potrebbero verificarsi problemi imprevisti.
Stabilire scadenze specifiche
Quando si parla di denaro, ogni termine deve essere specifico e non lasciare spazio a fraintendimenti, quindi stabilite scadenze di pagamento specifiche.
Rendete espliciti i termini di pagamento per quanto riguarda la durata del ciclo di fatturazione, il tempo previsto per il pagamento dopo l'invio della fattura e il tempo prima di incorrere in eventuali spese di mora.
Accorciare i periodi di pagamento
Impostate periodi di pagamento più brevi, in modo che i clienti siano in regola con i pagamenti.
Se i periodi di pagamento sono troppo lunghi, i clienti possono dimenticarsene prima della scadenza e i periodi di pagamento prolungati significano un'attesa più lunga prima di essere pagati per il vostro lavoro.
Assicuratevi di includere le spese di mora e di farle rispettare
Le commissioni di mora sono un ottimo modo per scoraggiare i ritardi di pagamento.
Nessuno vuole pagare più del dovuto, quindi l'applicazione di commissioni di mora rende i clienti più propensi a pagare in tempo.
Inviate ai vostri clienti dei promemoria sulle potenziali penali quando un pagamento è in ritardo, e assicuratevi di non limitarvi a minacciare le penali, ma di farle rispettare.
Offrite ai vostri clienti metodi di pagamento flessibili
Offrite ai vostri clienti un'ampia gamma di modalità di pagamento, come carte di credito e di debito, PayPal, assegni elettronici e qualsiasi altra cosa possiate facilitare.
In alcuni casi, potreste anche offrire un piano di pagamento, come l'opzione "paga in quattro", invece di pagare il costo totale in anticipo.
Premiate i clienti che pagano in anticipo
Se i vostri clienti hanno un'ottima reputazione o pagano in anticipo, premiateli con un'offerta:
- Sconti
- Carta premio
- Punti con il vostro negozio per pagamenti anticipati
I clienti che vengono premiati per il loro buon comportamento sono più propensi a rimanere fedeli.
I punti possono essere convertiti in credito del negozio, il che significa che i pagamenti saranno più puntuali e che i vostri clienti fedeli avranno più opportunità di fare acquisti presso di voi.
Riassunto
Quando si apre un'attività commerciale, si vuole essere pagati e mantenere buoni rapporti con i propri clienti, e l'aggiunta di termini di pagamento al proprio contratto di termini e condizioni aiuta.
Stabilire termini di pagamento precisi può sembrare intimidatorio, ma può migliorare le relazioni con i clienti e tenere le persone adeguatamente informate.
Per impostare la vostra attività sul successo, rendete chiare le vostre aspettative di pagamento e rendetele facili da trovare per i consumatori.
Per saperne di più su chi scrive
Scritto da Ali Talip Pınarbaşı, CIPP/E, & LLM
Ali è avvocato specializzato in diritto della privacy con sede a Londra. Ha conseguito un Master in diritto della privacy dell’UE al King’s College di Londra. Ha sei anni di esperienza nel fornire consulenza alle aziende su come conformarsi alle normative sulla protezione dei dati. Per saperne di più su chi scrive
