Heutzutage gibt es für Kunden mehr Möglichkeiten denn je, Zahlungen zu leisten - und mehr Möglichkeiten denn je, Zahlungen zu vermeiden.
Die Festlegung von Zahlungsbedingungen in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen trägt zur Aufrechterhaltung gesunder Kundenbeziehungen und eines stetigen Cashflows bei.
In diesem Artikel erkläre ich, was Zahlungsbedingungen sind und warum sie ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind.
- Kurzer Überblick über die Bedingungen und Konditionen
- Was sind die Zahlungsbedingungen?
- Warum Sie Zahlungsbedingungen brauchen
- Wie Sie die Zahlungsbedingungen festlegen
- Beispiele für Zahlungsbedingungen
- Bewährte Praktiken für das Hinzufügen einer Zahlungsbedingungsklausel zu Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen
- Zusammenfassung
Kurzer Überblick über die Bedingungen und Konditionen
Eine AGB-Vereinbarung ist ein Regelwerk zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Nutzern, in dem festgelegt ist, was die Nutzer bei der Nutzung Ihrer Website oder App tun können, dürfen und was nicht.
Sie erklärt auch alle Bedingungen, denen die Nutzer zustimmen müssen, bevor sie auf Ihre Website oder App zugreifen können.
Allgemeine Geschäftsbedingungen sind nicht rechtsverbindlich, sondern stellen einen Vertrag dar, der direkt von Ihrem Unternehmen durchgesetzt wird, und Sie können sie auf verschiedene Weise durchsetzen.
So können Sie beispielsweise Sanktionen für verbotene Aktivitäten verhängen, wie Zugangsbeschränkungen, Sperrungen oder Gebühren, oder Sie können rechtliche Schritte gegen Personen einleiten, die gegen Ihre Bedingungen verstoßen.
Wenn Ihr Unternehmen kostenpflichtige Produkte oder Dienstleistungen anbietet, sollten Sie die Zahlungsbedingungen in Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufnehmen.
Was sind die Zahlungsbedingungen?
Die Zahlungsbedingungen geben die Parameter für alle Online-Zahlungen an Ihr Unternehmen vor, einschließlich:
- Festlegung der akzeptierten Formen der elektronischen Zahlung
- Beschreibung der Zahlungsfristen
- Erläuterung der Widerrufsregeln
- Erläuterung etwaiger Strafen für Zahlungsverzug
Wenn Sie klare Bedingungen für Online-Zahlungen festlegen, können Sie Zahlungsverzug und problematische Cashflow-Probleme vermeiden oder minimieren.
Klare Zahlungsbedingungen tragen auch zur Aufrechterhaltung positiver Beziehungen zu den Kunden bei, da diese von Anfang an wissen, was sie erwarten können.
Arten von Zahlungsbedingungen
Zu den verschiedenen Arten von Zahlungsbedingungen gehören:
- Zahlung von Abonnements und Gebühren: Wenn Ihr Unternehmen ein Monats- oder Jahresabonnement anbietet und einen kontinuierlichen Dienst gegen eine regelmäßig zu entrichtende Gebühr bereitstellt, legt diese Art von Zahlungsbedingungen die Länge des Abrechnungszyklus und die akzeptierten Zahlungsmethoden für Ihre Produkte oder Dienstleistungen fest.
- Zahlung von Steuern: Diese Art von Hinweis weist darauf hin, dass auf Rechnungen oder Quittungen je nach staatlicher oder regionaler Gesetzgebung eine Umsatzsteuer erhoben werden kann.
- Stornobedingungen: Wenn der Kunde eine Bestellung oder ein Abonnement stornieren muss, wird in den Stornobedingungen angegeben, wie dies zu tun ist und ob Stornierungsgebühren oder Rückerstattungen erhoben werden oder nicht.
- Rücksendung: Ihre Rückgabebedingungen kann auch eine Art Zahlungsbedingung sein, da sie festlegt, ob Rücksendungen zulässig sind und ob es sich bei Rücksendungen um eine Erstattung oder eine Ersatzbestellung handelt.
- Währung und zulässige Zahlungen: In diesem Hinweis wird erläutert, welche Währung und welche Art von Zahlungen zulässig sind. So erlauben einige Online-Shop-Betreiber Zahlungen von Drittanbietern wie PayPal, andere erlauben gebührenpflichtige Zahlungen per Kredit- oder Debitkarte und wieder andere verlangen einen elektronischen Scheck.
- Verspätete Zahlungen: In den Bedingungen für Zahlungsverzug wird erläutert, was geschieht, wenn die Zahlung nicht rechtzeitig eingeht. Sie können eine Warnung verschicken oder den Dienst aussetzen, bis die Zahlung wieder aufgenommen wird, und es kann auch eine Verzugsgebühr erhoben werden.
- Automatische Zahlungserinnerungen: Mit automatischen Zahlungserinnerungen können Sie vermeiden, dass Mahnungen verschickt oder sogar Dienste eingestellt werden müssen.
Warum Sie Zahlungsbedingungen brauchen
Wenn Zahlungsvorgänge Teil Ihrer Website oder App sind, brauchen Sie Zahlungsbedingungen, denn sie bieten drei wichtige Vorteile:
Maximaler Rechtsschutz
Die Ausarbeitung individueller Zahlungsbedingungen im Rahmen der geltenden Gesetze ermöglicht es Ihnen, ein Höchstmaß an Rechtsschutz zu genießen.
Wenn Sie keine Zahlungsbedingungen haben, gelten für die Zahlung die in diesen Gesetzen enthaltenen Regeln für den Zahlungsverzug, die möglicherweise nicht so günstig für Sie sind und Ihnen einen geringeren Schutz bieten.
Minimierung rechtlicher Risiken
Zahlungsbedingungen können Sie auch vor Rechtsstreitigkeiten oder Rückerstattungsforderungen von Kunden schützen, die die Bedingungen nicht sorgfältig geprüft haben, bevor sie ihnen zugestimmt haben.
Sie können auf Ihre ausdrücklichen Bedingungen und die Zustimmung des Kunden zu diesen verweisen und so beweisen, dass Sie keine Schuld trifft.
Mit Transparenz das Vertrauen der Kunden gewinnen
Um das Vertrauen der Kunden zu gewinnen, müssen Unternehmen transparent sein und sicherstellen, dass es keine Verwirrung bei den Zahlungen gibt.
Durch die Aufnahme von Zahlungsbedingungen in Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen wird sichergestellt, dass alles selbsterklärend ist und keine Unklarheiten bestehen.
Die Kunden sollten wissen, was, wie und wann sie zu zahlen haben.
Wenn Ihre Website oder App z. B. automatische Zahlungen für Abonnementdienste vorsieht, sollten Sie Ihre Kunden darüber informieren, wann sie mit der Zahlung rechnen können und wie hoch diese sein wird.
In Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen sollten Sie alles darlegen, was die Nutzer über die Beziehung zwischen Unternehmen und Kunden wissen müssen, bevor sie sich auf Ihrer Website anmelden.
Wie Sie die Zahlungsbedingungen festlegen
Um Ihre Zahlungsbedingungen festzulegen, sollten Sie sich Ihr Geschäftsmodell ansehen und danach fragen:
- Haben Sie einen Online-Shop oder bieten Sie einen kostenpflichtigen Service an?
- Versenden Sie Artikel oder sind alle Ihre Produkte und Dienstleistungen digital?
- Haben Sie internationale Kunden, oder ist Ihr Kundenstamm eher national?
Um diesen Prozess weiter aufzuschlüsseln, stellen Sie sich diese sechs zusätzlichen Fragen:
- WER bezahlt Sie für Ihre Produkte und Dienstleistungen?
- WELCHEN Betrag sollten sie zahlen?
- WANN wird diese Zahlung fällig? Beim Kauf? Nach einem bestimmten Abrechnungszeitraum?
- WO befinden sich Ihre Kunden und welche Währung wird akzeptiert? Haben Sie eine Möglichkeit, die Währung umzurechnen? Wohin werden die Produkte nach der Bezahlung geliefert?
- WARUM machen sie diesen Kauf? Was ist das Produkt oder die Dienstleistung?
- WIE werden sie bezahlen? Welche Zahlungsarten sind zulässig?
Von dort aus können Sie mit der Ausarbeitung Ihrer Zahlungsbedingungen beginnen.
Denken Sie daran, die gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem Sie tätig sind und in dem Ihre Kunden ansässig sind, zu berücksichtigen, und sehen Sie sich die Bedingungen ähnlicher Websites als Beispiele für Ihre Zahlungsbedingungen an.
Beispiele für Zahlungsbedingungen
Wenn Sie noch dabei sind, Ihre Zahlungsbedingungen für Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu formulieren, kann es hilfreich sein, sich bereits vorhandene Beispiele für Zahlungsbedingungen anzusehen.
Nachstehend finden Sie die gängigsten Zahlungsbedingungen , die Sie in Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufnehmen sollten.
Fälligkeit der Zahlungen, Abonnements und Rechnungsstellung
Ihre Zahlungsbedingungen sollten drei wichtige Punkte klar erläutern: die Fälligkeit der Zahlungen, die Abonnementinformationen und die Einzelheiten der Rechnungsstellung.
Fälligkeitstermine für Zahlungen
Sobald die Kunden einen Preis für ein Produkt oder eine Dienstleistung sehen, wollen sie als erstes wissen, wann die Zahlungen fällig sind.
Bei Online-Shops kann die Zahlung beim Kauf fällig werden, oder Sie nehmen die Zahlung erst vor dem Versand des Produkts vor - nehmen Sie diese Informationen direkt in Ihre Zahlungsbedingungen auf.
Abonnement-Dienste
Wenn Sie Abonnementdienste anbieten, erklären Sie dies in Ihren Bedingungen:
- Wenn Sie einen monatlichen oder jährlichen Abrechnungszyklus haben
- Wenn der jährliche Abrechnungszyklus auf lange Sicht weniger kostet als die 12 Monate des monatlichen Abrechnungszyklus
- Wenn der monatliche Abrechnungszyklus in kleinere Zahlungen aufgeteilt ist
Indem Sie bei Ihren Zahlungsbedingungen beide Optionen anbieten, können Sie den Präferenzen und Budgets verschiedener Kunden gerecht werden.
Beide Abrechnungszyklen werden häufig per Autopay abgewickelt, wobei die vom Kunden in seinem Profil angegebene Zahlungsmethode verwendet wird, die er nach Belieben ändern können sollte.
Sobald die automatische Zahlung erfolgt ist, sollten Sie dem Kunden per E-Mail eine Quittung schicken, um zu bestätigen, dass er die Zahlung vorgenommen hat.
Rechnungen
Wenn Ihr Unternehmen ein Rechnungsstellungsmodell hat, sollten Sie in Ihren Zahlungsbedingungen auch angeben, was Sie bei der Rechnungsstellung erwarten können, z. B:
- Wann wird die Rechnung ausgestellt?
- Wie lange hat der Kunde nach dem Versand der Rechnung Zeit, diese zu bezahlen?
- Wie hoch sind gegebenenfalls die Strafen für Zahlungsverzug?
Schreiben Sie diese Informationen klar und deutlich in den Abschnitt "Zahlungsbedingungen" Ihrer Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Welche Zahlungsarten Sie akzeptieren
Als Nächstes sollten Sie in Ihren Zahlungsbedingungen erklären, welche Zahlungsarten Sie akzeptieren:
- Zahlungen per Kredit- oder Debitkarte: Viele Online-Shops akzeptieren Kredit- und Debitkarten als wichtigstes Zahlungsmittel.
- Kreditoptionen für Geschäfte: Sie können qualifizierten Kunden eine Kundenkreditkarte anbieten, mit der sie überschaubare monatliche Zahlungen leisten können, anstatt beim Kauf zu bezahlen.
- Dienste von Drittanbietern: Vielleicht haben Sie ein Widget, mit dem Kunden über Dienste wie PayPal bezahlen können.
Denken Sie daran, in Ihren Zahlungsbedingungen anzugeben, ob Sie Bearbeitungsgebühren für Kredit- oder Debitkarten erheben - Unternehmen, die dies tun, bieten in der Regel die Möglichkeit an, stattdessen mit einem elektronischen Scheck zu bezahlen, um auf die Bearbeitungsgebühren zu verzichten.
Welche Währungen Sie akzeptieren
Eine weitere Frage, die sich bei der Frage nach akzeptablen Zahlungsmethoden stellt, ist die nach den von Ihrem Unternehmen akzeptierten Währungen.
Einige Webhoster, wie Shopify und WordPress, verfügen über Funktionen zur automatischen Währungsumrechnung je nach Herkunftsland des Kunden.
Wenn dies für Sie nicht in Frage kommt, legen Sie fest, welche Währungen Sie akzeptieren können, und listen Sie diese auf.
In der Anfangsphase beschränken viele Unternehmen, die Waren versenden, ihren Kundenstamm auf bestimmte Länder - wenn dies bei Ihnen der Fall ist, akzeptieren Sie vielleicht nur eine Art von Währung.
Anreize und Angebote für Kunden (oder potenzielle Kunden)
Anreize und Angebote können Teil Ihrer Allgemeinen Geschäftsbedingungen sein, doch sollten Sie sich über Einschränkungen im Klaren sein und angeben, ob es ein Verfallsdatum gibt.
Fügen Sie in Ihren Zahlungsbedingungen Informationen über Kunden- oder Prämienkarten für qualifizierte Kunden ein und erklären Sie, wie man sie beantragt und welche Art von Kunden dafür in Frage kommt.
Was passiert, wenn Zahlungen ausbleiben oder nicht erhalten werden?
Erläutern Sie in Ihren Zahlungsbedingungen, was passiert, wenn die Zahlung eines Kunden nicht eingeht.
Selbst bei Autopay können Zahlungen verpasst werden, die Zahlungsmethode des Kunden kann auslaufen oder er verfügt nicht über ausreichende Mittel.
Während dies für die Kunden oft einfach zu beheben ist, kann es in manchen Fällen Tage dauern.
Zu den wichtigsten Sanktionen für Zahlungsverzug in der digitalen Welt gehören:
- Aussetzung des Dienstes, bis die Zahlung eingegangen ist
- eine Warnung, die den Kunden eine Nachfrist von einigen Tagen für die Zahlung einräumt
- Einführung von Gebühren für Zahlungsverzug nach einem bestimmten Zeitraum
Kein Kunde will Strafen für verspätete Zahlungen hinnehmen, und kein Unternehmen will sie einführen, aber es ist wichtig, klare, feste Regeln für alle Vorkommnisse zu haben, auch für die, die nicht ideal sind.
Bewährte Praktiken für das Hinzufügen einer Zahlungsbedingungsklausel zu Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen
Zu wissen, was man in seine Geschäftsbedingungen aufnehmen sollte, ist eine Sache, aber zu wissen, wie man Zahlungsbedingungen definiert, ist eine andere.
Beachten Sie die zwingenden gesetzlichen Vorschriften
Je nach Standort Ihres Unternehmens und Ihrer Kunden unterliegt der Zahlungsverkehr möglicherweise zwingenden gesetzlichen Vorschriften.
So kann beispielsweise das Verbraucherrecht in der ganzen Welt Ihre Freiheit bei der Festlegung von Zahlungsbedingungen in gewissem Maße einschränken.
Prägnante Sprache verwenden
Wenn Sie in Ihren Zahlungsbedingungen eine einfache Sprache verwenden, ist es wahrscheinlicher, dass die Kunden sie lesen und sie gründlich verstehen.
Je prägnanter Ihre Formulierung ist, desto klarer wird sie für die Leser sein.
Die Verwendung von Juristensprache oder unnötigem Fachjargon erschwert das Verständnis Ihrer Zahlungsbedingungen, und die Kunden könnten sich entscheiden, lange Textblöcke nicht zu lesen.
Höflich sein
Verwenden Sie in Ihren Zahlungsbedingungen eine freundliche Sprache, um Ihre Kunden nicht in die Defensive zu drängen, sondern sie über Ihre Erwartungen zu informieren.
Es gibt keinen Grund, aggressiv zu sein - Sie stellen die Regeln auf, können dies aber in einem höflichen und verständnisvollen Ton tun.
Gehen Sie davon aus, dass sich Ihre Kunden an diese Zahlungsbedingungen halten werden, auch wenn unerwartete Probleme auftreten könnten.
Bestimmte Fristen setzen
Wenn es um Geld geht, sollte jede Frist konkret sein und keinen Raum für Missverständnisse lassen, also legen Sie konkrete Zahlungsfristen fest.
Machen Sie Ihre Zahlungsbedingungen deutlich, was die Dauer des Abrechnungszyklus, die voraussichtliche Zahlungsfrist nach Erhalt einer Rechnung und die Zeit bis zum Anfallen von Verzugszinsen angeht.
Verkürzung der Zahlungsfristen
Legen Sie kürzere Zahlungsfristen fest, damit die Kunden ihre Zahlungen pünktlich leisten.
Wenn die Zahlungsfristen zu lang sind, vergessen die Kunden sie möglicherweise vor dem Fälligkeitsdatum, und längere Zahlungsfristen bedeuten eine längere Wartezeit, bis Sie für Ihre Arbeit bezahlt werden.
Vergewissern Sie sich, dass Sie Verspätungszuschläge vorsehen und durchsetzen
Säumniszuschläge sind ein gutes Mittel, um verspätete Zahlungen zu verhindern.
Niemand möchte mehr bezahlen als nötig, und die Einführung von Säumniszuschlägen erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Kunden pünktlich zahlen.
Schicken Sie Ihren Kunden bei Zahlungsverzug Mahnungen über mögliche Säumniszuschläge, und stellen Sie sicher, dass Sie Säumniszuschläge nicht nur androhen, sondern auch durchsetzen.
Bieten Sie Ihren Kunden flexible Zahlungsmöglichkeiten
Bieten Sie Ihren Kunden eine breite Palette von Zahlungsmöglichkeiten, wie Kredit- und Debitkarten, PayPal, elektronische Schecks und alles, was Sie sonst noch anbieten können.
In einigen Fällen können Sie sogar einen Zahlungsplan anbieten, z. B. die Option "Zahlung in vier Raten", anstatt die Gesamtkosten im Voraus zu bezahlen.
Belohnen Sie die Kunden, die früh zahlen
Wenn Ihre Kunden eine ausgezeichnete Erfolgsbilanz haben oder sogar vorzeitig zahlen, belohnen Sie sie mit einem Angebot:
- Ermäßigungen
- Belohnungskarte
- Punkte bei Ihrem Geschäft für frühzeitige Zahlungen
Kunden, die für gutes Verhalten belohnt werden, bleiben dem Unternehmen wahrscheinlich treu.
Die Punkte können schließlich in Guthaben umgewandelt werden, was bedeutet, dass Sie pünktlichere Zahlungen erhalten und Ihre treuen Kunden mehr Möglichkeiten haben, bei Ihnen einzukaufen.
Zusammenfassung
Wenn Sie ein Unternehmen gründen, wollen Sie bezahlt werden und gute Beziehungen zu Ihren Kunden pflegen, und die Aufnahme von Zahlungsbedingungen in Ihre Geschäftsbedingungen ist dabei hilfreich.
Die Festlegung fester Zahlungsfristen mag einschüchternd wirken, aber sie kann die Beziehungen zu Ihren Kunden stärken und sorgt dafür, dass diese gut informiert sind.
Um Ihrem Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen, sollten Sie Ihre Zahlungserwartungen klar formulieren und so gestalten, dass sie für die Verbraucher leicht zu finden sind.