Clause relative aux conditions de paiement pour vos conditions générales

Aujourd'hui, les clients disposent de plus de moyens que jamais pour effectuer des paiements - et de plus de moyens que jamais pour éviter les paiements.

La fixation de délais de paiement dans vos conditions générales de vente permet d'entretenir des relations saines avec les clients et de maintenir un flux de trésorerie régulier.

Dans cet article, j'explique ce que sont les conditions de paiement et pourquoi elles constituent un élément essentiel de vos conditions générales de vente.

Bref aperçu des conditions générales d'utilisation

Un accord sur les conditions générales est un ensemble de règles entre votre entreprise et vos utilisateurs qui définit ce que les utilisateurs peuvent, doivent et ne peuvent pas faire lorsqu'ils utilisent votre site web ou votre application.

Il explique également les conditions auxquelles les utilisateurs doivent consentir avant d'accéder à votre site web ou à votre application.

Les conditions générales ne sont pas juridiquement contraignantes, mais constituent un contrat directement appliqué par votre entreprise, et vous pouvez les appliquer de différentes manières.

Par exemple, vous pouvez mettre en place des sanctions pour les activités interdites, telles qu'un accès restreint, une suspension ou des frais, ou vous pouvez intenter une action en justice contre les personnes qui enfreignent vos conditions d'utilisation.

Si votre entreprise propose des produits ou des services payants, incluez les modalités de paiement dans vos conditions générales de vente.

Quelles sont les conditions de paiement ?

Les conditions de paiement définissent les paramètres de tout paiement en ligne à votre entreprise :

• Définir les formes de paiement électronique acceptées
• Description des dates de paiement
• Présentation des règles d'annulation
• Expliquer les éventuelles pénalités de retard

En fixant des conditions claires pour les paiements en ligne, vous pouvez éviter ou minimiser les retards de paiement et les problèmes de trésorerie.

Des conditions de paiement claires permettent également d'entretenir des relations positives avec les clients, car ils savent à quoi s'attendre dès le départ.

Types de conditions de paiement

Les différents types de conditions de paiement sont les suivants :

Pourquoi avez-vous besoin de conditions de paiement ?

Si les transactions de paiement font partie de votre site web ou de votre application, vous avez besoin de conditions de paiement parce qu'elles offrent trois avantages clés :

Protection juridique maximale

La rédaction de conditions de paiement personnalisées dans les limites des lois applicables vous permet de bénéficier d'une protection juridique maximale.

Si vous n'avez pas de conditions de paiement, les règles de paiement par défaut contenues dans ces lois s'appliquent au paiement, et elles peuvent ne pas vous être aussi favorables, vous laissant éventuellement avec une protection moindre.

Minimiser les risques juridiques

Les conditions de paiement peuvent également vous protéger contre les litiges juridiques ou les demandes de remboursement de la part de clients qui n'ont pas examiné attentivement les conditions avant de les accepter.

Vous pouvez vous référer à vos conditions expresses et à l'accord du client sur ces conditions, ce qui vous permet de prouver que vous n'êtes pas en faute.

Gagner la confiance des clients grâce à la transparence

Pour gagner la confiance des clients, les entreprises doivent être transparentes et veiller à ce qu'il n'y ait pas de confusion concernant les paiements.

En ajoutant des conditions de paiement à vos conditions générales, vous vous assurez que tout est explicite et qu'il n'y a pas d'ambiguïté.

Les clients doivent savoir ce qu'ils doivent payer, comment et quand.

Par exemple, si votre site web ou votre application utilise le paiement automatique pour les services d'abonnement, indiquez aux clients quand ils peuvent s'attendre à recevoir le paiement et quel en sera le montant.

Vos conditions générales doivent préciser tout ce que les utilisateurs doivent savoir sur la relation entre l'entreprise et le client avant de s'engager sur votre site web.

Comment déterminer les conditions de paiement

Pour déterminer vos conditions de paiement, examinez votre modèle d'entreprise et posez des questions :

• Avez-vous une boutique en ligne ou offrez-vous un service moyennant un abonnement ?
• Vous expédiez des articles ou tous vos produits et services sont numériques ?
• Avez-vous des clients internationaux ou votre clientèle est-elle nationale ?

Pour décomposer davantage ce processus, posez-vous ces six questions supplémentaires :

• QUI vous paie pour vos produits et services ?
• Quel est le montant à payer ?
• QUAND ce paiement sera-t-il dû ? Au moment de l'achat ? Après un cycle de facturation particulier ?
• Où se trouvent vos clients et quelle est la devise acceptée ? Avez-vous un moyen de convertir les devises ? Où iront les produits après le paiement ?
• POURQUOI font-ils cet achat ? Quel est le produit ou le service ?
• COMMENT paieront-ils ? Quels sont les moyens de paiement autorisés ?

À partir de là, vous pouvez commencer à rédiger vos conditions de paiement.

N'oubliez pas de tenir compte des dispositions légales en vigueur dans le pays où vous exercez votre activité et où se trouvent vos clients, et de vous inspirer des conditions de paiement de sites web similaires.

Exemples de conditions de paiement

Si vous êtes encore en train de rédiger vos conditions de paiement, il peut être utile d'examiner des exemples de conditions de paiement qui existent déjà.

Vous trouverez ci-dessous les conditions de paiement les plus courantes que vous pouvez ajouter à vos conditions générales de vente.

Date d'échéance des paiements, abonnements et facturation

Vos conditions de paiement doivent expliquer clairement trois éléments importants : les dates d'échéance, les informations relatives à l'abonnement et les détails de la facturation.

Dates d'échéance des paiements

La première chose que les clients veulent savoir lorsqu'ils voient le prix d'un produit ou d'un service, c'est la date d'échéance des paiements.

Pour les boutiques en ligne, les paiements peuvent être dus au moment de l'achat ou ne pas être encaissés avant l'expédition du produit - incluez cette information directement dans vos conditions de paiement.

Services d'abonnement

Si vous proposez des services d'abonnement, expliquez-le dans vos conditions :

• Si vous avez un cycle de facturation mensuel ou annuel
• Si le cycle de facturation annuel coûte moins cher à long terme que les 12 mois du cycle de facturation mensuel
• Si le cycle de facturation mensuel permet de fractionner les paiements

En proposant les deux options dans vos conditions de paiement, vous pouvez répondre aux préférences et aux budgets des différents clients.

Les deux cycles de facturation sont souvent gérés par le paiement automatique en utilisant la méthode de paiement indiquée par le client dans son profil, qu'il devrait pouvoir modifier à sa guise.

Une fois le paiement automatique effectué, vous devez envoyer au client un reçu par courrier électronique pour confirmer qu'il a bien effectué le paiement.

Factures

Si votre entreprise utilise un modèle de facturation, vos conditions de paiement doivent également préciser les modalités de facturation :

• Quand la facture est-elle émise ?
• Une fois la facture envoyée, de combien de temps dispose le client pour la payer ?
• Quelles sont les pénalités éventuelles en cas de retard de paiement ?

Inscrivez clairement cette information dans la section des conditions de paiement de vos conditions générales.

Quels sont les modes de paiement acceptés ?

Ensuite, vos conditions de paiement doivent expliquer quelles sont les méthodes de paiement acceptables :

• Paiements par carte de crédit ou de débit : De nombreux magasins en ligne acceptent les cartes de crédit et de débit comme mode de paiement principal.
• Options de crédit de magasin : Vous pouvez proposer une carte de crédit de magasin aux clients qui remplissent les conditions requises, ce qui leur permet d'effectuer des paiements mensuels gérables au lieu de payer à l'achat.
• Services de tiers : Vous disposez peut-être d'un gadget qui permet aux clients de payer par l'intermédiaire de services tels que PayPal.

N'oubliez pas de préciser dans vos conditions de paiement si vous facturez des frais de traitement pour les cartes de crédit ou de débit - les entreprises qui le font offrent généralement la possibilité de payer par chèque électronique afin d'éviter les frais de traitement.

Quelles sont les devises acceptées ?

Une autre question qui se pose lorsque l'on évoque les méthodes de paiement acceptables est celle des devises acceptées par votre entreprise.

Certains hébergeurs, comme Shopify et WordPress, disposent de fonctions permettant de convertir automatiquement les devises en fonction du pays d'origine du client.

Si ce n'est pas possible pour vous, déterminez les devises que vous pouvez accepter et dressez-en la liste.

Au début de leur activité, de nombreuses entreprises qui expédient des marchandises limitent leur clientèle à certains pays - si c'est votre cas, il se peut que vous n'acceptiez qu'un seul type de devise.

Incitations et offres pour les clients (ou clients potentiels)

Les incitations et les offres peuvent faire partie de vos conditions générales, mais soyez clair sur les limitations et précisez s'il y a une date d'expiration.

Incluez dans vos conditions de paiement des informations sur les cartes de fidélité ou de récompenses pour les clients remplissant les conditions requises, et expliquez comment faire une demande et quel type de client peut en bénéficier.

Que se passe-t-il en cas d'oubli ou de non-réception de paiements ?

Expliquez dans vos conditions de paiement ce qui se passe si un client ne paie pas.

Même avec le paiement automatique, des paiements peuvent être manqués, la méthode de paiement du client peut expirer ou le client peut ne pas disposer de fonds suffisants.

Bien qu'il s'agisse souvent d'une solution facile pour les clients, dans certains cas, cela peut prendre des jours.

Les principales sanctions en cas de retard de paiement dans le monde numérique sont les suivantes :

• Une suspension du service jusqu'à ce que le paiement soit effectué
• Un avertissement qui donne aux clients un délai de grâce de quelques jours pour effectuer le paiement.
• Mise en place de frais de retard de paiement après une certaine période

Aucun client n'aime subir des pénalités en cas de retard de paiement, et aucune entreprise ne souhaite les appliquer, mais il est essentiel d'avoir des règles claires et fermes pour tous les cas de figure, même ceux qui ne sont pas idéaux.

Bonnes pratiques pour l'ajout d'une clause relative aux modalités de paiement dans vos conditions générales de vente

Savoir ce qu'il faut inclure dans les conditions générales est une chose, mais savoir comment définir les conditions de paiement en est une autre.

Prendre en compte les règles juridiques obligatoires

En fonction de la localisation de votre entreprise et de vos clients, les opérations de paiement peuvent être soumises à des exigences légales obligatoires.

Par exemple, les lois sur la consommation dans le monde entier peuvent restreindre votre liberté de fixer des conditions de paiement dans une certaine mesure ; il convient donc de tenir compte de toutes les restrictions légales lors de la rédaction.

Utiliser un langage succinct

Si vous utilisez un langage simple dans vos conditions de paiement, les clients seront plus enclins à les lire et à les comprendre.

Plus votre formulation est concise, plus elle sera claire pour les lecteurs.

L'utilisation d'un jargon juridique ou inutile rend vos conditions de paiement plus difficiles à comprendre, et les clients peuvent décider de ne pas lire de longs blocs de texte.

Soyez poli

Utilisez un langage aimable dans vos conditions de paiement afin de ne pas mettre les clients sur la défensive, tout en les informant de vos attentes.

Il n'est pas nécessaire d'être agressif - vous faites la loi, mais vous pouvez le faire sur un ton poli et compréhensif.

Partez du principe que vos clients ont l'intention de respecter ces conditions de paiement, même si des problèmes inattendus peuvent survenir.

Fixer des délais précis

En ce qui concerne l'argent, chaque terme doit être précis et ne laisser aucune place à l'incompréhension ; fixez donc des délais de paiement précis.

Expliquez clairement vos conditions de paiement en ce qui concerne la durée du cycle de facturation, le délai de paiement prévu après l'envoi d'une facture et le délai avant l'application d'éventuelles pénalités de retard.

Raccourcir les périodes de paiement

Fixez des délais de paiement plus courts pour que les clients respectent les délais de paiement.

Si les délais de paiement sont trop longs, les clients risquent de les oublier avant la date d'échéance, et des délais de paiement prolongés signifient une attente plus longue avant que vous ne soyez payé pour votre travail.

Veillez à prévoir des pénalités de retard et à les faire appliquer

Les pénalités de retard sont un excellent moyen de décourager les retards de paiement.

Personne ne souhaite payer plus qu'il n'est nécessaire, c'est pourquoi l'application de pénalités de retard incite les clients à payer à temps.

Envoyez à vos clients des rappels sur les frais de retard potentiels lorsqu'un paiement est en retard, et veillez à ne pas vous contenter de les menacer de frais de retard, mais à les appliquer.

Offrez à vos clients des modes de paiement souples

Offrez à vos clients un large éventail de moyens de paiement, comme les cartes de crédit et de débit, PayPal, les chèques électroniques et tout autre moyen que vous pouvez faciliter.

Dans certains cas, vous pouvez même proposer un plan de paiement, par exemple une option de "paiement en quatre", au lieu de payer le coût total à l'avance.

Récompenser les clients qui paient tôt

Si vos clients ont d'excellents antécédents ou s'ils paient en avance, récompensez-les en leur offrant :

• Réductions
• Carte de fidélité
• Points avec votre magasin pour les paiements anticipés

Les clients qui sont récompensés pour leur bon comportement sont susceptibles de rester fidèles.

Les points peuvent éventuellement être convertis en crédits de magasin, ce qui signifie que vous aurez des paiements plus rapides et que vos clients fidèles auront plus d'occasions de faire des achats chez vous.

Résumé

Lorsque vous ouvrez une entreprise, vous souhaitez être payé et entretenir de bonnes relations avec vos clients. Il est donc utile d'ajouter des conditions de paiement à votre accord sur les conditions générales de vente.

Fixer des conditions de paiement fermes peut sembler intimidant, mais cela peut renforcer vos relations avec vos clients et vous permet de les informer correctement.

Pour assurer la réussite de votre entreprise, précisez clairement vos attentes en matière de paiement et faites en sorte que les consommateurs puissent les trouver facilement.

En savoir plus sur l'auteur

Écrit par Ali Talip Pınarbaşı, CIPP/E, & LLM

Ali est un avocat londonien spécialisé dans le droit de la protection des données personnelles. Il est titulaire d'un Master of Laws en droit européen de la protection des données personnelles obtenu au King's College de Londres. Il a six ans d'expérience dans le conseil aux entreprises sur la manière de se conformer aux lois sur la protection des données. En savoir plus sur l'auteur