Cláusula de condiciones de pago para sus Condiciones Generales

Hoy en día, hay más formas que nunca de que los clientes paguen, y más formas que nunca de que los clientes eviten los pagos.

Establecer condiciones de pago en su acuerdo de términos y condiciones ayuda a mantener relaciones sanas con los clientes y un flujo de caja constante.

En este artículo explico qué son las condiciones de pago y por qué son una parte esencial de su acuerdo de términos y condiciones.

Breve resumen de las condiciones

Un acuerdo de términos y condiciones es un conjunto de normas entre su empresa y sus usuarios que define lo que los usuarios pueden, deben y no pueden hacer cuando utilizan su sitio web o aplicación.

También explica las condiciones que los usuarios deben aceptar antes de acceder a su sitio web o aplicación.

Las condiciones generales no son jurídicamente vinculantes, sino que constituyen un contrato que su empresa hace cumplir directamente, y puede hacerlas cumplir de diferentes maneras.

Por ejemplo, puede imponer sanciones por actividades prohibidas, como el acceso restringido, la suspensión o el pago de tasas, o puede emprender acciones legales contra quienes infrinjan sus condiciones.

Si su empresa incluye productos o servicios de pago, incluya las condiciones de pago en su acuerdo de términos y condiciones.

¿Qué son las condiciones de pago?

Las condiciones de pago proporcionan los parámetros para cualquier pago en línea a su empresa, incluyendo:

• Establecer las formas de pago electrónico aceptadas
• Descripción de las fechas de pago
• Normas de anulación
• Explicación de las posibles sanciones por demora

Con unas condiciones claras para el pago en línea, puede evitar o minimizar los retrasos en los pagos y cualquier problema de tesorería.

Unas condiciones de pago claras también ayudan a mantener relaciones positivas con los clientes, porque sabrán qué esperar desde el principio.

Tipos de condiciones de pago

Los distintos tipos de condiciones de pago incluyen:

Por qué necesita condiciones de pago

Si las transacciones de pago forman parte de su sitio web o aplicación, necesita condiciones de pago porque proporcionan tres ventajas clave:

Máxima protección jurídica

Redactar condiciones de pago personalizadas dentro de los límites de la legislación aplicable le permite disfrutar del máximo grado de protección jurídica permitido.

Si no tiene condiciones de pago, se aplican al pago las normas de impago contenidas en esas leyes, que pueden no ser tan favorables para usted, dejándole posiblemente con menos protección.

Minimizar los riesgos jurídicos

Las condiciones de pago también pueden protegerle de disputas legales o demandas de reembolso de clientes que no revisaron a fondo las condiciones antes de aceptarlas.

Puedes señalar tus condiciones expresas y el acuerdo del cliente con ellas, ayudando así a demostrar que no eres culpable.

Ganarse la confianza del cliente con transparencia

Para ganarse la confianza de los clientes, las empresas deben ser transparentes y garantizar que no haya confusión en los pagos.

Si añade las condiciones de pago a sus términos y condiciones, se asegurará de que todo quede claro y no haya ambigüedades.

Los clientes deben saber qué pagar, cómo y cuándo.

Por ejemplo, si su sitio web o aplicación utiliza el pago automático para los servicios de suscripción, informe a los clientes de cuándo pueden esperar el pago y de cuánto será.

Sus términos y condiciones deben establecer todo lo que los usuarios necesitan saber sobre la relación entre la empresa y el cliente antes de entrar en su sitio web.

Cómo determinar las condiciones de pago

Para determinar sus condiciones de pago, analice su modelo de negocio y pregunte:

• ¿Tiene una tienda en línea u ofrece un servicio por un coste de suscripción?
• ¿Envían artículos o todos sus productos y servicios son digitales?
• ¿Tiene clientes internacionales o su clientela es nacional?

Para desglosar aún más este proceso, hágase estas seis preguntas adicionales:

• ¿QUIÉN le paga por sus productos y servicios?
• ¿QUÉ cantidad deben pagar?
• ¿CUÁNDO hay que pagar? ¿En el momento de la compra? ¿Después de un determinado ciclo de facturación?
• ¿DÓNDE se encuentran sus clientes y qué divisa aceptan? ¿Dispone de un sistema de conversión de divisas? ¿Adónde irán los productos después del pago?
• ¿POR QUÉ realizan esta compra? ¿Cuál es el producto o servicio?
• ¿Cómo van a pagar? ¿Cuáles son los métodos de pago autorizados?

A partir de ahí, puede empezar a redactar las condiciones de pago.

No olvide tener en cuenta la normativa legal del lugar donde opera y donde se encuentran sus clientes, y fíjese en las condiciones de sitios web similares como ejemplo para sus condiciones de pago.

Ejemplos de condiciones de pago

Si todavía está redactando las condiciones de pago para sus términos y condiciones, puede resultarle útil consultar ejemplos de condiciones de pago que ya existen.

A continuación encontrará las condiciones de pago más habituales que puede añadir a su acuerdo de términos y condiciones.

Plazos de pago, suscripciones y facturación

Sus condiciones de pago deben explicar claramente tres aspectos importantes: las fechas de vencimiento de los pagos, la información sobre la suscripción y los detalles de facturación.

Fechas de vencimiento de los pagos

Lo primero que los clientes quieren saber una vez que ven el precio de un producto o servicio es cuándo vencen los pagos.

En el caso de las tiendas online, es posible que los pagos deban efectuarse en el momento de la compra o que no se efectúen hasta que se envíe el producto: incluya esta información directamente en las condiciones de pago.

Servicios de suscripción

Si ofrece servicios de suscripción, explíquelo en sus condiciones:

• Si tiene un ciclo de facturación mensual o anual
• Si el ciclo de facturación anual cuesta menos a largo plazo que los 12 meses del ciclo de facturación mensual
• Si el ciclo de facturación mensual se divide en pagos más pequeños

Al ofrecer ambas opciones en sus condiciones de pago, puede satisfacer las preferencias y presupuestos de diversos clientes.

Ambos ciclos de facturación suelen gestionarse mediante pago automático utilizando el método de pago que el cliente indica en su perfil, que debería poder cambiar a voluntad.

Una vez efectuado el pago automático, debe enviar al cliente un recibo por correo electrónico para confirmar que ha efectuado el pago.

Facturas

Si su empresa tiene un modelo de facturación, sus condiciones de pago también deben incluir lo que se espera de la facturación, como:

• ¿Cuándo se emite la factura?
• Una vez enviada la factura, ¿de cuánto tiempo dispone el cliente para pagarla?
• ¿Cuáles son, en su caso, las sanciones por demora en el pago?

Escriba esta información claramente en la sección de condiciones de pago de sus términos y condiciones.

Qué métodos de pago acepta

A continuación, las condiciones de pago deben explicar cuáles son los métodos de pago aceptables:

• Pagos con tarjeta de crédito o débito: Muchas tiendas online aceptan tarjetas de crédito y débito como principal forma de pago.
• Opciones de crédito en tienda: Puede ofrecer una tarjeta de crédito de la tienda a los clientes que cumplan los requisitos, permitiéndoles realizar pagos mensuales manejables en lugar de pagar en el momento de la compra.
• Servicios de terceros: Puede tener un widget que permita a los clientes pagar a través de servicios como PayPal.

No olvide indicar en sus condiciones de pago si cobra gastos de tramitación por las tarjetas de crédito o débito; las empresas que lo hacen suelen ofrecer la opción de pagar con un cheque electrónico para evitar los gastos de tramitación.

Qué divisas acepta

Otra cuestión que surge cuando se plantea la cuestión de los métodos de pago aceptables es qué divisas acepta su empresa.

Algunos alojamientos web, como Shopify y WordPress, disponen de funciones para convertir automáticamente la moneda en función del país de origen del cliente.

Si esto no es una opción para usted, determine qué divisas puede aceptar y anótelas.

Al empezar, muchas empresas que envían mercancías limitan su clientela a determinados países; si este es su caso, es posible que sólo acepte un tipo de divisa.

Incentivos y ofertas para clientes (o clientes potenciales)

Los incentivos y las ofertas pueden formar parte de sus términos y condiciones, pero sea claro sobre las limitaciones y diga si hay una fecha de caducidad.

Incluya en sus condiciones de pago información sobre las tarjetas de la tienda o de recompensa para los clientes que cumplan los requisitos, y explique cómo solicitarlas y qué tipo de clientes pueden optar a ellas.

¿Qué ocurre si no se pagan o no se reciben los pagos?

Explique en sus condiciones de pago qué ocurre si no se recibe el pago de un cliente.

Incluso con el pago automático, los pagos pueden fallar, el método de pago del cliente puede caducar o puede que no disponga de fondos suficientes.

Aunque esto suele ser fácil de solucionar para los clientes, en algunos casos puede llevar días.

Las principales sanciones por retrasos en los pagos en el mundo digital incluyen:

• Suspensión del servicio hasta que se efectúe el pago
• Un aviso que da a los clientes un periodo de gracia de unos días para realizar el pago
• Aplicar recargos por demora a partir de un determinado plazo

A ningún cliente le gusta sufrir penalizaciones por retrasos en los pagos, y ninguna empresa quiere aplicarlas, pero es esencial tener normas claras y firmes para todos los casos, incluso para los que no son ideales.

Mejores prácticas para añadir una cláusula de condiciones de pago a sus términos y condiciones

Saber qué incluir en las condiciones generales es una cosa, pero saber cómo definir las condiciones de pago es otra, por lo que he incluido las mejores prácticas a tener en cuenta en la siguiente sección.

Considere las normas jurídicas obligatorias

Dependiendo de la ubicación de su empresa y de sus clientes, las operaciones de pago pueden estar sujetas a requisitos legales obligatorios.

Por ejemplo, las leyes de consumo de todo el mundo pueden restringir en cierta medida su libertad para establecer condiciones de pago, así que tenga en cuenta todas las restricciones legales a la hora de redactarlas.

Utilice un lenguaje conciso

Si utiliza un lenguaje sencillo en sus condiciones de pago, es más probable que los clientes las lean y las entiendan.

Cuanto más concisa sea su redacción, más clara resultará para los lectores.

El uso de jerga legal o innecesaria dificulta la comprensión de sus condiciones de pago, y los clientes pueden decidir no leer largos bloques de texto.

Sea educado

Utilice un lenguaje amable en sus condiciones de pago para no poner a los clientes a la defensiva, pero infórmeles de sus expectativas.

No hace falta ser agresivo: estás imponiendo la ley, pero puedes hacerlo en un tono educado y comprensivo.

Asuma que sus clientes tienen la intención de respetar estas condiciones de pago, aunque puedan surgir imprevistos.

Establecer plazos concretos

Cuando se trata de dinero, cada término debe ser específico y no dejar lugar a malentendidos, así que fija plazos de pago concretos.

Explique explícitamente las condiciones de pago en relación con la duración del ciclo de facturación, el plazo previsto de pago tras el envío de la factura y el tiempo que transcurrirá antes de que se apliquen los recargos por demora.

Acortar los plazos de pago

Establezca plazos de pago más cortos para que los clientes no se retrasen en los pagos.

Si los plazos de pago son demasiado largos, los clientes pueden olvidarse de ellos antes de la fecha de vencimiento, y los plazos de pago prolongados suponen una espera más larga antes de que usted cobre por su trabajo.

Asegúrese de incluir los recargos por demora y hágalos cumplir

Los recargos por demora son una buena forma de disuadir a los morosos.

Nadie quiere pagar más de lo necesario, por lo que la aplicación de recargos por demora hace que los clientes sean más propensos a pagar a tiempo.

Envíe a sus clientes recordatorios sobre posibles recargos por demora cuando un pago se retrase, y asegúrese de no limitarse a amenazar con recargos por demora, sino de hacerlos cumplir.

Ofrezca a sus clientes métodos de pago flexibles

Ofrezca a sus clientes una amplia gama de formas de pagarle, como tarjetas de crédito y débito, PayPal, cheques electrónicos y cualquier otra que pueda facilitar.

En algunos casos, incluso puede ofrecer un plan de pagos, como la opción "pagar en cuatro", en lugar de abonar el coste total por adelantado.

Recompensar a los clientes que pagan pronto

Si sus clientes tienen un historial excelente o incluso pagan pronto, recompénseles ofreciéndoles:

• Descuentos
• Tarjeta de recompensas
• Puntos con tu tienda por pronto pago

Los clientes que son recompensados por su buen comportamiento son más propensos a permanecer fieles.

Con el tiempo, los puntos podrían convertirse en crédito de la tienda, lo que significa que tendrá pagos más puntuales y sus clientes fieles tendrán más oportunidades de comprar con usted.

Resumen

Cuando abres un negocio, quieres cobrar y mantener buenas relaciones con tus clientes, y añadir condiciones de pago a tu acuerdo de términos y condiciones te ayuda.

Establecer condiciones de pago firmes puede parecer intimidante, pero puede impulsar las relaciones con sus clientes y mantiene a la gente debidamente informada.

Para que su empresa tenga éxito, deje claras sus expectativas de pago y facilite su localización a los consumidores.

Más sobre el autor

Escrito por Ali Talip Pınarbaşı, CIPP/E, & LLM

Ali es un abogado especializado en derecho de la privacidad de datos con sede en Londres y con un máster en derecho de la privacidad de la UE en el King's College de Londres. Cuenta con seis años de experiencia asesorando a empresas sobre cómo cumplir las leyes de protección de datos. Más sobre el autor