Las políticas de privacidad y los términos y condiciones son documentos legales que puede ser necesario incluir al crear un sitio web o una aplicación. Son vitales si manejas datos de usuarios o permites la creación de cuentas.
En este artículo se explican con más detalle las diferencias entre una política de privacidad y un acuerdo de términos y condiciones, qué incluye cada uno y cuándo necesitará uno o ambos para su sitio web.
Explicación de las políticas de privacidad
Las políticas de privacidad son documentos legales que informan a los usuarios sobre cómo se manejan sus datos personales y qué derechos pueden ejercer sobre ellos, como el derecho a la supresión de datos. Suelen contener detalles sobre el tipo de información personal recopilada, con quién se comparte y cómo se almacena.
Para más detalles, una política de privacidad:
- Es un documento jurídico que ayuda a las empresas a cumplir las leyes de protección de la intimidad y de los consumidores.
- Revela cómo se recopilarán, gestionarán y utilizarán los datos personales del usuario.
- Explica con qué fin se recogerán los datos
- Recuerda al usuario sus derechos en materia de privacidad, consentimiento y acceso a sus datos.
- Revela si los datos se venderán o no a terceros (lo que debe hacerse con consentimiento).
Los usuarios no necesitan dar su consentimiento a las políticas de privacidad porque no son un contrato legal entre el sitio web y el usuario. En cambio, una política de privacidad es un documento informativo que ayuda a las empresas a cumplir las leyes de privacidad siendo transparentes sobre cómo recopilan y utilizan los datos personales.
Las políticas de privacidad son exigidas por el Reglamento General de Protección de Datos (rgpd), la Ley de Privacidad del Consumidor de California(CCPA) y la Ley de Protección de la Privacidad en Línea de California(CalOPPA), tres importantes normativas sobre privacidad de datos.
Otras leyes regionales también pueden obligarle a generar una política de privacidad, como la Ley de Privacidad de Colorado, la Ley de Protección de Datos de los Consumidores de Virginia o la Ley de Privacidad de Datos Personales y Vigilancia en Línea de Connecticut.
Normalmente, tendrá que cumplir estas leyes si presta servicios a residentes de esas zonas, aunque no esté ubicado allí.
Explicación de las condiciones
Los acuerdos de términos y condiciones no suelen ser legalmente obligatorios; ni la rgpd ni la CCPA exigen que los sitios web incluyan términos y condiciones.
No obstante, los términos y condiciones son esenciales para su sitio web o aplicación, ya que establecen las expectativas del servicio que se va a recibir y cómo deben comportarse los usuarios.
También pueden ayudarle a limitar su responsabilidad legal y proteger sus derechos de autor, protegidos por la ley.
Piense en los términos y condiciones como un conjunto general de estatutos para su sitio web o aplicación que:
- Son impuestas directamente por los propietarios del sitio web en lugar de ser jurídicamente vinculantes y deben acordarse antes de completar el registro del usuario.
- Son un amplio acuerdo sobre el servicio ofrecido y las expectativas del usuario
- Puede incluir condiciones de pago, actividad y conducta
- Incluir sanciones por incumplimiento de las condiciones (como suspensión o tasas).
- Puede limitar la responsabilidad legal si los usuarios deciden impugnar la acción del propietario de un sitio web.
- Puede incluir normas sobre su propiedad intelectual (derechos de autor y marcas registradas) que PUEDEN hacerse cumplir legalmente.
Políticas de privacidad frente a términos y condiciones
La diferencia entre una política de privacidad y los términos y condiciones es que una política de privacidad protege los derechos de los usuarios, mientras que los términos y condiciones protegen los derechos de su sitio web o aplicación.
Las políticas de privacidad describen cómo interactúa con los datos de los usuarios, y los términos y condiciones describen las normas de uso de su sitio web.
Existe cierto solapamiento entre las políticas de privacidad y los acuerdos de términos y condiciones, pero las principales diferencias pueden desglosarse básicamente así:
| Generador de Política de Privacidad | Términos y Condiciones |
| Obligatorio por ley | No lo exige la ley, pero establece expectativas de responsabilidad |
| Cumplimiento de la ley (multas o restricciones al sitio web en caso de violación de la privacidad de los datos) | Aplicada directamente por el propietario de la empresa (mediante la imposición de suspensiones, restricciones o tarifas a los usuarios por incumplimiento de las condiciones). |
| Redactado para proteger la intimidad del usuario | Redactadas para proteger los derechos de la empresa, así como el entorno de la misma (por ejemplo, cláusulas que prohíban la incitación al odio o el acoso a los usuarios). |
| Explicar los derechos de privacidad del usuario y cómo se recogerán y utilizarán sus datos. | Explicar las condiciones de los derechos de autor del propietario, el uso legítimo y los derechos generales de propiedad intelectual. |
| Exponga cómo acceder a sus datos personales y suprimirlos en el marco de sus derechos | Indica cómo cancelar o pausar tu cuenta o suscripción |
| Incluya cualquier información sobre transferencias internacionales de datos | Puede incluir condiciones sobre pagos y envíos internacionales en función de la capacidad de la empresa. |
| Son un acuerdo que permite al sitio web o a la aplicación recopilar, gestionar y utilizar los datos de la forma descrita en la política. | Son un conjunto de normas básicas de conducta y expectativas de servicio en el sitio web o la aplicación en su conjunto. |
Las políticas de privacidad protegen al usuario; los términos y condiciones protegen el sitio web
El objetivo de una política de privacidad es cumplir las leyes de protección de datos y proteger los datos del usuario. Permite a los usuarios saber exactamente cómo se utilizan sus datos y cuándo podrían venderse o compartirse.
También les informa de sus derechos en virtud de rgpd, CCPA, CalOPPA, etc. Esta información es algo que los usuarios pueden alegar como prueba de la vulneración de sus derechos en caso de que sus datos se utilicen de forma ilícita.
En cambio, los términos y condiciones están pensados para proteger al propietario de un sitio web o una aplicación.
Limitan su responsabilidad explicando qué se puede esperar del servicio y cómo deben comportarse los usuarios.
Además, los términos y condiciones ayudan a mantener el aspecto comunitario de un sitio o aplicación seguro y agradable con normas para las interacciones de la comunidad. Y, por último, expresan los derechos de autor que puede tener el propietario de la empresa y cómo se pueden o no utilizar sus derechos de autor.
Las políticas de protección de datos deben cumplir la legislación sobre protección de datos, pero no las cláusulas y condiciones.
Las políticas de privacidad son exigidas por varias leyes de política de datos de todo el mundo. Si una política de privacidad no informa suficientemente a los usuarios sobre el tratamiento de datos personales, puede ser castigada por los organismos reguladores con multas u otras sanciones.
Los términos y condiciones, por otro lado, no son obligatorios según la legislación aplicable. Permiten a los sitios web y las aplicaciones limitar su responsabilidad y aplicar sus propias condiciones a los usuarios. También pueden reafirmar los derechos de autor y de propiedad intelectual del propietario, que están protegidos por la ley.
Las políticas de privacidad revelan el modo en que se utilizan los datos; los términos y condiciones dictan los servicios y la conducta.
Una política de privacidad revela cómo se recogerán, utilizarán y gestionarán los datos. También explica qué tipo de datos personales se recogen, con qué fin y cómo puede el usuario acceder a sus datos e incluso borrarlos.
Además, pasa por alto cualquier posibilidad de que esos datos se transfieran a un tercero nacional o al extranjero.
Los términos y condiciones describen lo que los usuarios pueden esperar del servicio de un sitio web o una aplicación y lo que se espera de ellos. Por ejemplo, puede haber normas relacionadas con el pago, la comunidad, los derechos de autor y las condiciones de responsabilidad.
Además, establecen las normas para el propietario y el usuario y cómo debe desarrollarse la relación entre ambos.
Por último, estos acuerdos también incluirán una declaración de las sanciones en caso de incumplimiento de las condiciones.
¿Necesita ambos?
Suele ser una buena práctica disponer de una política de privacidad y de un acuerdo de términos y condiciones para dar credibilidad a su sitio web o aplicación.
Pero si sólo uno de ellos es legalmente obligatorio, ¿son ambos realmente necesarios?
Puede haber situaciones en las que necesite uno más que otro y algunos casos en los que ambos sean igualmente necesarios.
A continuación encontrará algunas razones para considerar si necesita una política de privacidad, un acuerdo de términos y condiciones, o ambos.
Cuándo necesita una política de privacidad
Las políticas de privacidad suelen ser más necesarias porque varias leyes regionales de privacidad las exigen. Necesitará una política de privacidad cuando:
- Su sitio web/aplicación o base de usuarios está bajo la jurisdicción de una ley regional de privacidad de datos (o presta servicios a usuarios de esa región).
- Pretendes que los usuarios interactúen con tu web o app
- Su sitio web/app recoge y utiliza datos personales de los usuarios
- Su sitio web o aplicación transferirá datos a terceros, especialmente al extranjero.
Cuando necesite un pliego de condiciones
Aunque la ley no lo exige, los términos y condiciones siguen siendo una de las primeras cosas que debe establecer en su sitio web. Es necesario generar términos y condiciones cuando:
- Tiene previsto que los usuarios se registren e interactúen con su sitio web/aplicación
- Tiene una tienda online o presta un servicio de suscripción
- Tiene un elemento comunitario en su sitio web/aplicación
- Tiene unas directrices que quiere que cumplan sus usuarios
- Quiere limitar la responsabilidad de su sitio web, aplicación o empresa
- Tiene propiedad intelectual, como derechos de autor, que desea proteger
Cuando necesita ambas cosas
Necesitarás tanto un acuerdo de términos y condiciones como una política de privacidad cuando:
- Tiene previsto que los usuarios se suscriban a un abono o servicio
- Quiere cumplir la normativa y limitar su responsabilidad legal
- Quiere mantener relaciones buenas y transparentes con sus usuarios
- Desea dar a su sitio web un aire de credibilidad y confianza.
- Tiene un servicio de suscripción que guardará los datos de pago de los usuarios
Política de privacidad frente a condiciones de uso y condiciones de servicio
Ya hemos tratado las diferencias entre una política de privacidad y los términos y condiciones, así como la forma en que se complementan. Pero, ¿qué hay de las políticas de privacidad frente a condiciones de uso o condiciones de servicio?
Afortunadamente, esto es fácil.
condiciones de uso y condiciones de servicio son simplemente otros nombres para términos y condiciones. Todos sirven para lo mismo: establecer las expectativas de su servicio y las normas básicas de uso de su sitio web.
¿Debería combinar su política de privacidad y sus términos y condiciones?
Si planea incluir tanto una política de privacidad como unos términos y condiciones, su siguiente pregunta puede ser si combinarlos o mantenerlos como documentos separados.
Parece que combinar ambos acuerdos en uno solo será más fácil, tanto para usted como para los usuarios. Pero combinar las políticas de privacidad con los términos y condiciones a menudo puede dar lugar a un documento largo, complicado y difícil de leer.
Las políticas de privacidad requieren numerosas cláusulas exclusivas, y cuando se combinan con los términos y condiciones, el acuerdo puede resultar abrumador para los lectores.
En su lugar, considere la posibilidad de redactar documentos separados y vincularlos entre sí.
Incluya una referencia -con un enlace- a su política de privacidad dentro de sus términos y condiciones y viceversa. De este modo, los usuarios sabrán que deben leer ambas con atención, pero no se verán abrumados por un exceso de información.
Crear tanto una política de privacidad como un acuerdo de términos y condiciones es un paso inteligente y proactivo para cualquier propietario de un sitio web o una aplicación. Mientras que la política de privacidad te ayuda a cumplir con las obligaciones legales en virtud de las leyes de privacidad globales, los términos y condiciones ayudan a establecer expectativas claras y proteger tu negocio. Juntos, forman la base de una experiencia de usuario transparente y fiable.
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Más sobre el autor
Escrito por Ali Talip Pınarbaşı, CIPP/E, & LLM
Ali es un abogado especializado en derecho de la privacidad de datos con sede en Londres y con un máster en derecho de la privacidad de la UE en el King's College de Londres. Cuenta con seis años de experiencia asesorando a empresas sobre cómo cumplir las leyes de protección de datos. Más sobre el autor
