Avez-vous mis à jour votre politique de confidentialité?
Les lois sur la protection de la vie privée vous obligent à publier une politique de confidentialité précise et actualisée sur votre site web, sous peine d'amende et de réactions négatives de la part du public.
Ci-dessous, je vous explique comment mettre à jour votre politique de confidentialité, je réponds aux questions les plus courantes et je vous propose des solutions pour vous aider à respecter la législation et à gagner la confiance de vos clients.
- Pourquoi tant de politiques de protection de la vie privée sont-elles mises à jour ?
- Pourquoi devrais-je mettre à jour ma politique de confidentialité ?
- À quelle fréquence dois-je mettre à jour ma politique de confidentialité ?
- Pourquoi devez-vous informer les utilisateurs des mises à jour de la politique de confidentialité ?
- Comment informer les utilisateurs des mises à jour de la politique de confidentialité ?
- Comment mettre à jour votre politique de confidentialité
- Politique de confidentialité Mises à jour FAQ
- Résumé
Pourquoi tant de politiques de protection de la vie privée sont-elles mises à jour ?
Les entreprises continuent de mettre à jour leur politique de confidentialité année après année parce que, légalement, elles y sont obligées.
Les lois sur la protection de la vie privée fixent les normes applicables aux politiques de protection de la vie privée, et presque toutes exigent que ces documents soient exacts et tenus à jour.
Il s'agit de documents évolutifs qui doivent être réévalués régulièrement et modifiés à chaque fois que vos pratiques de collecte de données évoluent.
Pourquoi devrais-je mettre à jour ma politique de confidentialité ?
Cette question m'est souvent posée et je recommande de mettre à jour votre politique de protection de la vie privée au moins une fois par an, et plus souvent si nécessaire.
Demander à vos clients d'accepter un document ancien et dépassé qui ne reflète plus vos pratiques en matière de protection de la vie privée constitue une violation des lois sur la protection de la vie privée.
La mise à jour de votre politique de confidentialité montre également aux consommateurs que vous êtes transparent quant aux informations que vous collectez et que vous prenez au sérieux la confidentialité de leurs données.
C'est d'autant plus important pour les entreprises que les statistiques sur la confidentialité des données suggèrent que de plus en plus de personnes se soucient de ce qu'il advient de leurs informations personnelles en ligne.
Par conséquent, chaque fois que vous modifiez la fonctionnalité de votre site web ou la manière dont vous interagissez avec les données des utilisateurs, je vous suggère de revoir votre politique de protection de la vie privée et d'examiner si elle traite toujours de manière adéquate vos pratiques en matière de collecte de données.
Quelles sont les lois sur la protection des données qui exigent une mise à jour de la politique de protection de la vie privée ?
Comme je l'ai mentionné, vous êtes légalement tenu de mettre à jour votre politique de protection de la vie privée afin qu'elle corresponde à la manière dont vous recueillez, traitez et utilisez les informations personnelles.
Par exemple, les lois suivantes sur la confidentialité des données vous obligent directement ou indirectement à mettre à jour votre politique de confidentialité :
- Règlement général sur la protection des donnéesRGPD
- Directive "vie privée et communications électroniques" (loi européenne sur les cookies)
- Modification de la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA)
- Loi californienne sur la protection de la vie privée en ligne (CalOPPA)
- Loi de Virginie sur la protection des données des consommateurs (CDPA)
- Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)
Le tableau ci-dessous explique plus en détail l'impact de chaque loi sur les mises à jour de la politique de protection de la vie privée. J'ai également inclus les seuils légaux et les sanctions, afin que vous puissiez en savoir plus sur leur impact financier potentiel.
| Droit | Impact sur les mises à jour de la politique de protection de la vie privée | Seuil légal | Sanction en cas de violation de la loi |
| RGPD | Si vous recueillez de nouvelles informations auprès des utilisateurs ou si vous souhaitez les utiliser d'une manière qui n'est pas déjà prévue dans votre politique de protection de la vie privée, vous devez procéder à des mises à jour et obtenir à nouveau le consentement des utilisateurs. | Toute organisation qui collecte, traite ou stocke les données personnelles de personnes situées dans l'Union européenne (UE) ou l'Espace économique européen (EEE). |
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| RGPD Royaume-Uni | À l'instar du RGPD, si vous souhaitez collecter de nouvelles données ou les utiliser d'une manière qui n'est pas déjà prévue dans votre politique de confidentialité, vous devez mettre à jour votre accord et obtenir à nouveau le consentement des utilisateurs. | Toute organisation offrant des biens ou des services aux citoyens britanniques et traitant leurs données personnelles. |
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| Loi européenne sur les cookies | Vous devez mettre à jour votre politique avec les nouveaux cookies ou traceurs utilisés par votre site, sous peine d'être condamné à une amende pour violation de cette loi. | Tout site web accueillant des visiteurs de l'UE et utilisant des cookies ou d'autres technologies de suivi. |
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| CCPA/CPRA | La version modifiée de la CCPA stipule explicitement que vous devez mettre à jour votre politique au moins une fois tous les 12 mois. | Les entités à but lucratif qui exercent leurs activités en Californie et qui répondent à l'un des critères suivants :
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| CalOPPA | Vous devez inclure des informations sur la manière dont vous informerez les utilisateurs des modifications apportées à votre politique de confidentialité. | Tout site web ayant des visiteurs en Californie tombe sous le coup de cette loi. |
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| CDPA de Virginie | Vous devez présenter à vos utilisateurs une politique précise reflétant vos pratiques actuelles en matière de protection de la vie privée, faute de quoi vous risquez de vous voir infliger une amende pour violation de cette loi. | Entités exerçant des activités en Virginie ou ciblant les résidents de la Virginie qui répondent à l'une des conditions suivantes :
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| PIPEDA | Vous devez respecter les dix principes relatifs à la loyauté de l'information, ce qui inclut la transparence de vos pratiques en matière de gestion des données personnelles. La malhonnêteté peut conduire à des amendes pour violation de cette loi. | Toute organisation qui recueille et utilise des informations personnelles dans le cadre d'activités commerciales, y compris la vente ou le partage de listes de donateurs, de membres ou de collecte de fonds, relève de la LPRPDE. |
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Si l'une d'entre elles s'applique à votre entreprise, vous devrez mettre votre site web en conformité totale avec la loi afin d'éviter de vous voir infliger une amende pour violation de la loi.
Mais ne vous inquiétez pas, je connais une entreprise qui peut vous aider à simplifier l'ensemble du processus - il s'agit de Termly (évidemment ! Qui pensiez-vous que je recommanderais ?).
En tant que directeur de la protection de la vie privée au niveau mondial, j'aide nos ingénieurs produits - les personnes qui développent nos produits et nos services. Générateur de politique de confidentialité et plateforme de gestion du consentement - dans la création, la gestion et l'entretien de nos outils, qui sont tous conçus pour vous aider à respecter les exigences légales énoncées dans toutes ces lois et bien d'autres encore (et bien d'autres à venir !).
À quelle fréquence dois-je mettre à jour ma politique de confidentialité ?
Les politiques de protection de la vie privée sont des documents évolutifs qu'il convient de revoir et de mettre à jour tous les deux ou trois mois. J'aime ajouter ce point à l'ordre du jour de nos réunions pratiquement tous les trimestres, par prudence.
Mais il est particulièrement important de procéder à des changements chaque fois que vous modifiez les types de données que vous collectez auprès des utilisateurs ou que vous adaptez la manière dont vous utilisez ces informations.
Pour être en conformité avec la loi, vous devez vous assurer que votre politique de confidentialité est toujours exacte et qu'elle reflète vos activités actuelles de collecte et de traitement des données.
En outre, des lois telles que la CCPA modifiée vous obligent à revoir votre politique de protection de la vie privée au moins une fois par an.
D'un point de vue plus personnel, si je tombe sur une politique de protection de la vie privée qui est très ancienne ou qui n'affiche pas clairement la date de la "dernière mise à jour" sur le document, j'y vois un signal d'alarme majeur.
Non seulement cela suggère que l'entreprise n'est peut-être pas en règle, mais cela m'amène aussi à me demander quels sont les autres points sur lesquels l'entreprise n'est pas transparente.
Pourquoi devez-vous informer les utilisateurs des mises à jour de la politique de confidentialité ?
Vous devez informer les utilisateurs des mises à jour que vous apportez à votre politique de confidentialité pour des raisons de conformité légale, par exemple si la législation sur la protection de la vie privée l'exige ou si vous destinez vos biens ou services aux enfants.
Mais c'est aussi une bonne pratique commerciale que d'intégrer la protection de la vie privée dès la conception dans vos procédures et de créer une atmosphère de transparence avec vos clients en ce qui concerne leurs données.
Établir la transparence avec les utilisateurs en les informant des mises à jour de la politique de confidentialité permet d'instaurer la confiance, ce qui est inestimable.
Je m'expliquerai plus en détail dans les sections suivantes.
Instaurer la confiance et éviter les réactions négatives du public
La confiance est un élément essentiel de la collecte, du traitement et de l'utilisation des données à caractère personnel. Pour gagner la confiance de vos clients, vous devez être honnête avec eux sur la manière dont vous procédez dans ces trois domaines.
Vous devez également leur faire savoir si et quand ces processus changent et ce qui est explicitement différent de ce qui existait auparavant.
Vos clients ne sont pas de simples graphiques de données à utiliser à des fins de marketing et de publicité - ils sont comme vous, des êtres humains qui méritent d'être traités avec respect.
Le respect signifie être transparent sur les données que vous collectez à leur sujet et expliquer comment et pourquoi vous utilisez ces informations.
Vous vous adressez aux enfants
Votre site web s'adresse-t-il aux enfants ? Dans ce cas, vous devez suivre des lignes directrices strictes et spécifiques concernant la collecte de données et inclure des informations détaillées dans votre politique de confidentialité.
Si vous modifiez vos pratiques de traitement, vous devez immédiatement mettre à jour votre politique et en informer les parents ou les tuteurs légaux des mineurs.
Par exemple, la loi sur la protection de la vie privée des enfants en ligne(COPPA) protège les données collectées auprès d'utilisateurs de moins de 13 ans aux États-Unis.
De même, la version modifiée de la CCPA contient des lignes directrices plus strictes en ce qui concerne la manière d'obtenir le consentement et la possibilité de vendre et de partager les données d'utilisateurs mineurs.
Comment informer les utilisateurs des mises à jour de la politique de confidentialité ?
Il est tout aussi important de mettre en place un processus de notification des mises à jour de la politique de confidentialité à vos utilisateurs que d'effectuer les mises à jour.
Les notifications de mise à jour sont importantes car des lois telles que le RGPD exigent que vous obteniez à nouveau le consentement des personnes si vous souhaitez commencer à collecter de nouvelles informations auprès d'elles ou utiliser leurs données d'une manière qui n'a pas été préalablement décrite dans votre accord.
Je vous suggère d'essayer d'informer vos utilisateurs des mises à jour que vous avez apportées à votre politique de confidentialité :
- Utilisation d'une bannière ou d'une fenêtre contextuelle
- Envoi d'un courriel de mise à jour
- Création d'un blog ou d'un article d'actualité
Je sais que c'est tentant, mais prendre des raccourcis n'en vaut pas la peine, surtout lorsqu'il s'agit du respect de la vie privée, c'est pourquoi je recommande de mettre en œuvre plus d'une de ces méthodes.
N'oubliez pas de modifier la date de "dernière mise à jour" et de l'indiquer quelque part dans votre document final afin que les consommateurs puissent facilement la repérer.
Examinons maintenant chacune de ces méthodes de notification plus en détail.
Bannière ou fenêtre contextuelle
Il est très simple et efficace d'informer les utilisateurs que vous avez mis à jour votre politique de confidentialité à l'aide d'une fenêtre contextuelle ou d'une bannière.
Il est conseillé de mettre en place la bannière de manière à ce que les utilisateurs la voient dès qu'ils arrivent sur votre site, quelle que soit la page sur laquelle ils atterrissent.
Incluez un lien vers votre nouvelle politique directement sur la bannière afin que tout le monde puisse la lire facilement. Expliquez les nouveautés dans un langage simple afin qu'elles soient accessibles au plus grand nombre de lecteurs possible.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de la façon dont l'hôtel Beaurivage MGM Resort a inséré une bannière sur son site pour informer les utilisateurs qu'il a récemment mis à jour son accord sur la protection de la vie privée.
Bien que j'apprécie cette méthode, elle ne doit pas être la seule chose que vous fassiez pour informer les utilisateurs des changements apportés à votre politique de confidentialité.
Il est possible que tout le monde ne la voie pas, d'autant plus que vous ne laisserez probablement pas la bannière pop-up en permanence sur votre site. Utilisez donc cette méthode en combinaison avec d'autres solutions de notification.
Email de mise à jour de la politique de confidentialité
Un autre moyen efficace d'informer vos utilisateurs des mises à jour de la politique de confidentialité consiste à leur envoyer une notification par courrier électronique.
N'oubliez pas d'inclure un lien vers le texte complet de la nouvelle politique et d'utiliser un langage simple pour expliquer les changements que vous mettez en œuvre. En cas de litige, vous pourrez faire valoir que vos utilisateurs ont été informés des changements et qu'ils ont pu accéder facilement au nouveau document.
Vous trouverez ci-dessous un excellent exemple d'e-mail de mise à jour de la politique de confidentialité de l'entreprise de vêtements Everlane, détaillant les changements apportés à leur politique de confidentialité dans le cadre de la version modifiée de la CCPA.
Blog ou article de presse
Ah, les articles de blog - ma méthode préférée pour communiquer des informations importantes aux masses. Je vous conseille vivement d'en créer un pour mettre en évidence les dernières modifications apportées à la politique de confidentialité de votre site, ce qui constitue également un moyen efficace d'archiver les anciennes versions de votre politique.
Contrairement à la solution des bannières pop-up, les articles de blog restent en permanence sur votre site, ce qui donne à vos clients plus de temps pour lire les changements que vous avez apportés à votre politique.
En outre, en cas de litige, le fait de disposer d'un registre des versions antérieures de votre politique peut vous aider à prouver que vous avez mis en œuvre les mises à jour et les modifications appropriées conformément aux lois sur la protection de la vie privée.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de billet de blog dans lequel la National Basketball Association(NBA) détaille tous les changements qu'elle a apportés à sa politique de protection de la vie privée.
Ils ajoutent continuellement des éléments à ces archives chaque fois qu'une nouvelle mise à jour est effectuée, ce que je vous recommande de faire également.
Oh, et au risque de passer pour un disque rayé, n'oubliez pas d'inclure dans votre article de blog un lien direct vers la version la plus récente de votre politique de protection de la vie privée.
Comment mettre à jour votre politique de confidentialité
Dans la section suivante, je vais vous présenter différentes façons de mettre à jour rapidement et facilement votre politique de protection de la vie privée.
Solution gérée
La solution que je recommande le plus aux chefs d'entreprise qui recherchent le moyen le plus simple d'élaborer et de mettre à jour une politique de confidentialité est une solution gérée, telle que notre . Générateur de politique de confidentialité.
Notre générateur vous pose des questions simples et pertinentes sur les processus de confidentialité des données de votre entreprise et élabore pour vous une politique juridiquement conforme, complète et correctement formatée sur la base de vos réponses. Pas de tracas, pas d'ennuis.
Lorsque le moment est venu d'apporter une modification, il vous suffit de revenir à tout moment sur le tableau de bord Termly et d'effectuer les mises à jour directement dans le constructeur.
Il applique ensuite automatiquement les modifications à la version publiée de votre politique de confidentialité sur votre site web - super facile, non ?
Vous trouverez ci-dessous un exemple de notre site Générateur de politique de confidentialité .
Mettez à jour votre modèle de politique de confidentialité
J'aime aussi suggérer aux gens d'essayer d'utiliser un site modèle de politique de confidentialité gratuit parce qu'ils sont faciles à mettre à jour et qu'ils constituent un bon point de départ pour les entreprises disposant d'un budget limité.
Vous devez remplir manuellement les sections vides d'un modèle avec des informations sur votre entreprise, ce qui demande plus de travail pratique.
Mais lorsque le moment est venu de faire des mises à jour, il vous suffit de retourner dans le document, de trouver les clauses ou les caractéristiques nécessaires et de rédiger vous-même les nouvelles informations.
Vous trouverez ci-dessous un échantillon de notre site modèle de politique de confidentialité.
L'écrire soi-même
Si vous avez rédigé votre propre politique de confidentialité et qu'elle doit être mise à jour, il vous suffit d'ouvrir le document original et de modifier les sections qui doivent l'être.
Mais pour vous faciliter la tâche, j'ai quelques conseils et astuces :
Politique de confidentialité Mises à jour FAQ
Je pourrais - et c'est souvent le cas - parler des politiques de confidentialité toute la journée. Si vous avez encore des questions sur la mise à jour de la vôtre, vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur le sujet.
À quelle fréquence dois-je mettre à jour ma politique de confidentialité ?
Vous devez mettre à jour votre politique de confidentialité chaque fois que vos pratiques ou procédures en matière de confidentialité des données changent. En vertu de lois telles que la CCPA, vous devez la mettre à jour tous les 12 mois.
Comment informer les utilisateurs des mises à jour de la politique de confidentialité ?
Vous pouvez rapidement informer les utilisateurs de la mise à jour de votre politique de confidentialité en inscrivant une date de "dernière mise à jour" sur votre politique, en envoyant un courrier électronique, en publiant un article de blog et en utilisant une fenêtre contextuelle ou une bannière sur le site web pour informer les gens des changements.
Pourquoi toutes les politiques de confidentialité changent-elles ?
Les politiques de protection de la vie privée sont modifiées lorsque les entreprises mettent en œuvre de nouveaux protocoles de protection de la vie privée ou lorsqu'elles s'efforcent de se conformer à des obligations légales.
Par exemple, la CCPA exige de toutes les entités qu'elles mettent à jour leur politique de protection de la vie privée tous les 12 mois.
Pourquoi tant de politiques de confidentialité ont-elles été mises à jour en 2018 ?
En 2018, le RGPD est entré en vigueur et de nombreuses entreprises ont mis à jour leurs politiques de confidentialité pour répondre aux exigences décrites par le règlement.
Bien qu'il ait été adopté en 2018, le RGPD n'est entré en vigueur qu'en 2020, l'année même où le CCPA a été mis en œuvre, de sorte qu'une autre vague de mises à jour des politiques de confidentialité s'est produite cette année-là.
Résumé
La mise à jour de votre politique de protection de la vie privée est un élément important du respect des lois sur la protection de la vie privée et permet à vos consommateurs d'être correctement informés.
N'oubliez pas de toujours inclure une date de "dernière mise à jour" près du titre de votre politique, de conserver une archive des versions antérieures et de mettre à jour vos utilisateurs chaque fois que vous apportez des modifications.
Heureusement, vous pouvez utiliser des ressources telles que notre Générateur de politique de confidentialité pour intégrer de manière transparente toutes vos futures mises à jour et maintenir les lignes de communication ouvertes avec vos clients.
En savoir plus sur l'auteur
Écrit par Masha Komnenic CIPP/E, CIPM, CIPT, FIP
Masha est spécialiste en sécurité de l'information et en protection des données, ainsi que déléguée à la protection des données certifiée. Depuis six ans, elle aide les petites et moyennes entreprises à se conformer aux réglementations et accompagne de nombreux accélérateurs internationaux en tant que mentor en conformité. Elle est spécialisée dans la mise en œuvre, le suivi et l’audit de la conformité des entreprises aux réglementations sur la protection des données (HIPAA, LPRDE, Directive ePrivacy, RGPD, CCPA, POPIA, LGPD). Masha a étudié le droit à l’Université de Belgrade et a obtenu son examen du barreau en 2016. En savoir plus sur l'auteur
