Guide sur les clauses de non-responsabilité dans les courriels avec 12 modèles et exemples

Si vous descendez au bas d'un courriel envoyé par une entreprise, une ONG ou une administration, vous trouverez probablement quelques lignes ou plus en petits caractères.

Ces petits caractères sont connus sous le nom de "clause de non-responsabilité".

Vous pouvez utiliser une clause de non-responsabilité pour répondre à des exigences légales, protéger votre entreprise contre des poursuites judiciaires et fournir des instructions sur ce qu'il convient de faire si le courriel est parvenu à la mauvaise personne - entre autres choses.

Lisez la suite pour en savoir plus sur les clauses de non-responsabilité dans les courriels et sur le moment et la manière de les utiliser.

Qu'est-ce qu'un avis de non-responsabilité par courriel ?

Une clause de non-responsabilité est un court paragraphe inclus dans un courriel pour informer le destinataire de ses droits ou obligations concernant les informations contenues dans le courriel, ou pour exonérer l'expéditeur de toute responsabilité si les informations contenues dans le courriel sont utilisées de manière incorrecte.

L'exercice d'une activité commerciale en ligne permet à votre entreprise d'atteindre un plus grand nombre de clients potentiels. Toutefois, cela implique quelques étapes supplémentaires pour le propriétaire ou le gérant de l'entreprise.

Certaines lois régissent le traitement en ligne des informations personnelles, notamment le nom complet, la date de naissance, l'adresse, les informations bancaires, le dossier médical, etc. Les sanctions encourues en cas d'infraction à ces lois peuvent coûter très cher et entraîner de longues procédures judiciaires.

Voici un exemple rapide de clause de non-responsabilité pour un courrier électronique (nous vous en montrerons d'autres ci-dessous) :

Le contenu de ce courriel est destiné uniquement à la personne ou à l'entité à laquelle il est adressé. Ce message peut contenir des informations confidentielles. Si vous n'êtes pas la personne à qui ce message est adressé, sachez que toute utilisation, reproduction ou distribution de ce message est strictement interdite. Si vous avez reçu ce message par erreur, veuillez contacter l'expéditeur et supprimer immédiatement ce message et toutes les pièces jointes.

Les clauses de non-responsabilité dans les courriels ne vous exonèrent pas totalement, vous et votre entreprise, de toute responsabilité ; cependant, elles répondent à certaines exigences légales et offrent une protection en conjonction avec d'autres mesures que vous devez prendre.

Le respect des meilleures pratiques en matière de courrier électronique peut également vous aider à maintenir un taux de délivrabilité élevé pour les courriers électroniques que vous enverrez par la suite.

Les clauses de non-responsabilité dans les courriels offrent-elles une protection juridique ?

Les clauses de non-responsabilité dans les courriers électroniques offrent une certaine protection juridique, bien qu'il s'agisse d'une question complexe. La réponse peut varier d'un pays à l'autre en fonction du type de protection juridique et de l'entité visée.

En général, les expéditeurs de courrier électronique créent des clauses de non-responsabilité pour se protéger, mais dans certains cas, elles peuvent également offrir une protection au destinataire. Par exemple, une clause de non-responsabilité peut protéger à la fois l'expéditeur et le destinataire si un courriel contenant des données confidentielles est envoyé à la mauvaise adresse électronique.

Examinons de plus près quelques-unes des formes les plus courantes d'informations protégées par la loi et la manière dont les clauses de non-responsabilité dans les courriels entrent en jeu.

Les données protégées par la loi comprennent

Quand utiliser un avis de non-responsabilité par courrier électronique ?

Voici quelques-unes des situations les plus courantes dans lesquelles vous avez besoin d'un avis de non-responsabilité par courrier électronique :

Les entreprises qui ciblent les consommateurs en Europe

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) vise à protéger les données personnelles en Europe et contient plusieurs exigences spécifiques pour les entreprises qui traitent des informations sur les consommateurs.

Toute entreprise qui offre des biens ou des services à des personnes résidant dans l'Union européenne, en Islande, en Suède, au Lichtenstein ou en Norvège - ou toute entreprise qui surveille le comportement en ligne de personnes résidant dans l'une de ces régions - doit se conformer au RGPD. Cela inclut les entreprises qui ne sont pas basées dans l'Union européenne ou dans l'Espace économique européen.

L'inclusion d'une clause de non-responsabilité en matière de protection de la vie privée dans les courriels peut contribuer à rassurer les consommateurs quant à la conformité des politiques de votre entreprise avec le RGPD, de sorte qu'ils se sentent plus à l'aise pour confier leurs données personnelles aux représentants de votre entreprise.

Par mesure de sécurité, il convient d'inclure une clause de non-responsabilité en matière de protection de la vie privée dans tous les courriers électroniques provenant du compte de messagerie officiel de votre entreprise et susceptibles d'être envoyés à une personne résidant dans les zones protégées d'Europe.

Quelques entreprises ciblant les consommateurs en Californie, au Colorado, en Virginie et en Utah

Quatre États américains disposent actuellement de lois sur la protection des données des consommateurs: Californie, Colorado, Virginie et Utah. Sur ces quatre États, la loi californienne est la seule à être déjà entrée en vigueur. Les trois autres entreront en vigueur en 2023.

D'autres États sont en train d'élaborer des lois similaires sur la protection de la vie privée des consommateurs, ce qui amène beaucoup à penser que ce n'est qu'une question de temps avant qu'une loi fédérale ne soit créée. Il serait donc prudent que même les entreprises locales des États qui n'ont pas encore adopté de législation en la matière adhèrent aux meilleures pratiques en matière de protection de la vie privée des consommateurs, afin d'éviter de devoir modifier leurs politiques à la dernière minute pour se conformer à la législation en vigueur.

À titre indicatif, la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA) stipule que toute entreprise qui génère un revenu annuel brut d'au moins 25 millions de dollars, qui traite au moins 100 000 données personnelles par an ou qui tire au moins 50 % de ses revenus de la vente de données relatives aux consommateurs est soumise à la réglementation. Le siège de l'entreprise n'a pas d'importance ; ce qui compte, c'est de savoir qui reçoit les courriels.

Si votre entreprise envoie des courriels à des résidents californiens, assurez-vous que les données collectées sont traitées conformément à la réglementation de la CCPA.

Bien que les lois de chaque État soient légèrement différentes en ce qui concerne les types d'entreprises couverts par les réglementations et les moyens par lesquels ils sont tenus de protéger les données des consommateurs, elles ont quelques éléments importants en commun.

1. Elles exigent toutes que les entreprises informent les consommateurs de leur politique en matière de protection de la vie privée. Un moyen efficace d'y parvenir est d'inclure une clause de non-responsabilité dans la signature de chaque courrier électronique envoyé à des clients potentiels.
2. Elles prévoient toutes des sanctions importantes en cas de non-respect, notamment des amendes et même, dans certains cas, la perte ou la suspension de la licence d'exploitation.

Veillez à inclure un lien vers votre politique de protection de la vie privée dans la clause de non-responsabilité du courrier électronique pour tout matériel de marketing et de promotion susceptible d'atteindre des personnes se trouvant dans des États protégés.

Travailleurs du secteur de la santé et de l'assurance maladie

Toute personne qui traite des antécédents médicaux, des dossiers médicaux ou d'autres données relatives à la santé des patients doit s'assurer qu'elle respecte la réglementation HIPAA relative à l'envoi d'informations sensibles sur les patients par courrier électronique. Il s'agit de personnes issues de nombreux secteurs et professions, qu'il s'agisse de médecins, d'infirmières, de psychiatres, de pharmaciens, d'agents d'assurance, de courtiers ou d'assistants administratifs.

Pour être conformes à la loi HIPAA, les courriels contenant des informations sur la santé des patients doivent être protégés par des mesures de sécurité telles que le cryptage de bout en bout.

Les violations délibérées de la loi HIPAA peuvent entraîner des amendes allant jusqu'à 1,5 million de dollars, voire des peines d'emprisonnement. La sévérité de la sanction pour une infraction à la loi HIPAA dépend du degré de négligence. Par conséquent, il est certainement dans l'intérêt de votre entreprise de faire preuve de diligence raisonnable en incluant une clause de non-responsabilité conforme à l'HIPAA dans les courriels lorsqu'elle traite de quelque manière que ce soit des informations relatives à la santé des patients.

Emails et lettres d'information automatisés au Canada, en Australie, aux États-Unis et en Europe

Les lois anti-spam du Canada et de l'Australie exigent que toute lettre d'information ou autre correspondance envoyée à plusieurs clients par courrier électronique comprenne une option de désabonnement dans le cadre de la clause de non-responsabilité de la signature électronique.

Toute entreprise opérant au Canada ou en Australie ou envoyant des courriers électroniques à des résidents canadiens ou australiens doit se conformer à ce règlement. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des amendes allant jusqu'à 10 millions de dollars canadiens ou 1,7 million de dollars australiens.

Étant donné que les États-Unis et les pays membres de l'Union européenne exigent également une option de désabonnement ou d'exclusion en plus de leurs lois sur la protection de la vie privée des consommateurs, on peut affirmer sans risque de se tromper que toute entreprise opérant au niveau international ou envoyant des courriels ou des lettres d'information en masse a besoin d'une clause de non-responsabilité en matière de désabonnement.

Services professionnels ayant accès à des informations confidentielles

Toute information susceptible d'être utilisée pour identifier une personne, à l'exception de son nom, peut être considérée comme une information confidentielle. Il s'agit notamment des informations relatives aux comptes bancaires, de la date de naissance, de l'adresse du domicile, du numéro de sécurité sociale ou du numéro d'identification fiscale, des antécédents médicaux et de toute autre information permettant d'identifier une personne.

Cela signifie que les entreprises de presque tous les secteurs sont concernées par les règles régissant le traitement des données confidentielles des clients. Par exemple, les institutions financières telles que les banques et les sociétés de cartes de crédit, les comptables, les professionnels de la préparation des impôts et les conseillers financiers envoient et reçoivent régulièrement des courriels contenant des informations confidentielles sur des comptes bancaires.

Chaque fois que vous envoyez des informations confidentielles par courrier électronique, il convient d'inclure une clause de non-responsabilité afin de protéger l'expéditeur contre d'éventuels litiges au cas où le courrier électronique serait envoyé par erreur à la mauvaise adresse électronique.

En raison de l'évolution constante de la réglementation en matière de protection des données, une zone d'ombre subsiste lorsqu'il s'agit de déterminer le degré de protection juridique, s'il y en a une, qu'offrent les clauses de non-responsabilité dans les courriers électroniques. Une clause de confidentialité peut suffire à protéger l'expéditeur dans un cas, en fonction des circonstances entourant l'erreur et de la situation géographique de la personne à qui le courriel a été envoyé, et n'avoir que très peu ou pas de poids dans un autre cas.

12 types de clauses de non-responsabilité pour les courriels avec des exemples et des modèles

Les clauses de non-responsabilité dans les courriels peuvent varier en tonalité, de très sérieux à amusant et léger, en fonction de l'image que l'entreprise souhaite donner. Leur objectif peut aller du rappel amical à la divulgation d'informations dans le cadre d'une obligation légale.

Nous examinons ci-dessous les exemples les plus courants de clauses de non-responsabilité dans les courriels:

Exemples de clauses de confidentialité dans les courriels

Ceux-ci doivent être inclus lorsque le courriel contient des informations susceptibles d'être utilisées pour identifier une personne, telles que des informations sur un compte bancaire, un numéro de sécurité sociale, une adresse ou un numéro d'identification du contribuable.

Vous pouvez les utiliser pour avertir le destinataire des conséquences juridiques que pourrait entraîner l'envoi accidentel du courriel à la mauvaise personne. Vous pouvez également les utiliser pour rassurer le destinataire sur le fait que ses données confidentielles sont traitées avec soin.

Exemple de clause de confidentialité pour un courriel : 

Exemple 2 :

Modèle d'avis de non-responsabilité pour les courriels privilégiés et confidentiels

Dans les professions où les gens s'attendent raisonnablement à ce que les informations qu'ils partagent soient confidentielles, il convient de faire preuve d'une plus grande prudence pour s'assurer que le droit à la vie privée du client est respecté. Cela est d'autant plus vrai lorsque les informations divulguent des activités illégales, contraires à l'éthique ou immorales de la part du client.

Dans ce cas, la clause de non-responsabilité doit être placée en haut de l'e-mail plutôt qu'en bas de page, comme c'est généralement le cas. Ces types de clauses de non-responsabilité ont également tendance à être formulées de manière plus ferme.

Les professions concernées sont notamment les avocats, les professionnels de la santé psychologique tels que les thérapeutes et les psychiatres, les accompagnateurs de vie, les autorités religieuses et les conseillers spirituels.

Exemple de clause de non-responsabilité concernant les informations privilégiées et confidentielles dans un courrier électronique :

Exemples d'avis de non-responsabilité pour les courriels externes

Les clauses de non-responsabilité externes sont utilisées pour avertir le destinataire qu'un courriel provient d'une source extérieure à son système de messagerie. Par exemple, elle peut être incluse automatiquement dans les courriels provenant d'un hôpital, d'une université ou d'une entreprise autre que celle du destinataire.

Exemple de clause de non-responsabilité pour un courrier électronique externe :

Exemple 2 :

Exemple d'avis de non-responsabilité pour la transmission de virus par courrier électronique

L'objectif des clauses de non-responsabilité relatives à la transmission de virus est de protéger l'expéditeur de toute responsabilité si des logiciels malveillants sont transmis d'une manière ou d'une autre avec le courrier électronique. Ces clauses sont utiles pour les documents marketing ou les bulletins d'information qui contiennent des liens vers diverses sources extérieures.

Exemple de clause de non-responsabilité pour un courriel de transmission de virus :

Exemple d'avis de désabonnement par courriel

La législation anti-spam de nombreux pays, y compris les États-Unis, le Canada et les pays membres de l'Union européenne, précise que les lettres d'information et autres types de documents marketing envoyés en masse par courrier électronique doivent comporter une option de refus ou de désinscription sous forme de lien cliquable.

Cette information est généralement incluse dans le pied de page du courrier électronique ou dans la signature, avec d'autres informations requises, telles que l'adresse postale et le nom légal de l'entreprise.

Exemple de clause de non-responsabilité pour un courriel de désabonnement :

Modèle d'avis de non-responsabilité pour les courriels d'opinion

Ce type d'avertissement par courrier électronique est utile pour les bulletins d'information ou pour tout courrier électronique dans lequel des employés expriment des opinions qui pourraient être considérées comme offensantes ou controversées. Elles visent à protéger l'entreprise contre les poursuites judiciaires ou l'attention négative de la presse.

Exemple de clause de non-responsabilité dans un courriel d'opinion :

Exemples de mentions légales pour les courriels

L'expression "clause de non-responsabilité légale" est un terme générique qui couvre la plupart des types de clauses de non-responsabilité dans les courriels, conçues pour aider l'expéditeur à éviter les litiges. Ils peuvent également être utilisés pour informer le destinataire que les informations contenues dans le courrier électronique ne créent pas de contrat juridiquement contraignant avec l'entreprise.

Par exemple, les clauses de non-responsabilité juridique sont souvent utilisées par les employeurs lorsqu'ils discutent d'un poste avec un candidat potentiel. Elles précisent, par exemple, que la description des horaires de travail et des responsabilités du poste dans un courriel ne constitue pas un contrat de travail et ne signifie pas que le destinataire a été embauché.

Exemple de clause de non-responsabilité juridique pour un courriel :

Exemple 2 :

Exemple d'avis de non-responsabilité pour un courriel respectueux de l'environnement

Pour montrer que votre entreprise accorde de l'importance à la responsabilité écologique, vous pouvez choisir d'inclure un rappel à la conservation des ressources chaque fois que cela est possible.

Exemple de clause de non-responsabilité pour un courriel respectueux de l'environnement :

Modèle d'avis de non-responsabilité pour les courriels HIPAA

L'HIPAA est une série de lois qui régissent la manière dont les informations médicales des personnes sont traitées numériquement. Il est important de rappeler que l'inclusion d'une clause de non-responsabilité pour les courriels HIPAA ne suffit pas à elle seule à garantir une conformité totale avec l'HIPAA.

Les clauses de non-responsabilité médicale de l'HIPAA doivent porter sur les points suivants :

1. Qu'aucun courrier électronique n'est sûr à 100 % ;
2. que le courriel peut contenir des informations personnelles ou confidentielles et qu'il n'est destiné qu'au destinataire désigné dans le courriel ; et
3. Qu'il y a des conséquences juridiques à utiliser ou distribuer les informations médicales d'autres personnes sans leur consentement.

Exemple de clause de non-responsabilité pour les courriels relevant de la loi HIPPA :

Exemple d'avis de non-responsabilité par courriel RGPD

Tout courrier électronique susceptible d'atteindre un résident de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen doit contenir une clause de non-responsabilité.

Une clause de non-responsabilité RGPD doit inclure un lien vers la politique de confidentialité de l'entreprise et informer le destinataire de certains de ses droits en tant que consommateur.

Exemple de clause de non-responsabilité pour un courriel RGPD:

Avantages des clauses de non-responsabilité dans les courriels

Comme pour les autres types de clauses de non-responsabilité, l'utilisation correcte des clauses de non-responsabilité dans les courriels peut permettre à votre entreprise d'économiser des millions de dollars en amendes et en frais de justice qui seraient consacrés à la lutte contre les litiges. Elles permettent également à vos clients de savoir que votre entreprise fait tout ce qui est en son pouvoir pour protéger leurs données.

Les clauses de non-responsabilité dans les courriels peuvent même être l'occasion de mettre en avant les valeurs de votre entreprise et de donner une image plus digne de confiance et plus responsable.

Risques liés à la non-utilisation d'un avis de non-responsabilité pour les courriels

Une mauvaise utilisation des clauses de non-responsabilité dans les courriels peut entraîner des amendes considérables pour non-respect de la réglementation sur la protection des données en ligne. Ne pas inclure de clause de non-responsabilité dans les courriels est une erreur qui pourrait exposer votre entreprise et sa direction à des poursuites judiciaires.

Par exemple, sans clause de confidentialité, une personne qui reçoit un courriel qui ne lui est pas destiné risque de ne pas savoir quoi faire et d'aggraver le problème.

Comment rédiger un avis de non-responsabilité par courriel (avec des conseils)

La clarté est le maître mot de la rédaction d'un avis de non-responsabilité par courrier électronique. Il s'agit de faire passer le message sans jargon inutile ni verbiage.

Utilisez suffisamment de mots pour bien faire passer votre message, mais pas trop pour ne pas perdre le sens de la clause de non-responsabilité dans un bloc de mots minuscules que personne ne lira.

Réfléchissez à la force du libellé de la clause de non-responsabilité ; voulez-vous la formuler comme une demande polie ou plutôt comme un ordre ?

Comme toujours, il est fortement recommandé de demander l'avis d'un expert pour toute question susceptible d'avoir des conséquences juridiques ou financières pour votre entreprise et ses représentants.

Résumé

Bien que l'état actuel des lois régissant la sécurité et la confidentialité des données en ligne soit en constante évolution et imprécis, le fait de maintenir les politiques de votre entreprise à jour profite en fin de compte à la fois à vos résultats financiers et à vos clients.

Les clauses de non-responsabilité dans les courriels sont un élément important pour garantir que toutes les mesures raisonnables sont prises pour protéger les informations confidentielles et pour éviter que votre entreprise ne soit tenue pour responsable d'erreurs et d'oublis. Au moins, les clauses de non-responsabilité par courriel ne font pas de mal, et elles satisfont votre équipe juridique.

En savoir plus sur l'auteur

Écrit par Masha Komnenic CIPP/E, CIPM, CIPT, FIP

Masha est spécialiste en sécurité de l'information et en protection des données, ainsi que déléguée à la protection des données certifiée. Depuis six ans, elle aide les petites et moyennes entreprises à se conformer aux réglementations et accompagne de nombreux accélérateurs internationaux en tant que mentor en conformité. Elle est spécialisée dans la mise en œuvre, le suivi et l’audit de la conformité des entreprises aux réglementations sur la protection des données (HIPAA, LPRDE, Directive ePrivacy, RGPD, CCPA, POPIA, LGPD). Masha a étudié le droit à l’Université de Belgrade et a obtenu son examen du barreau en 2016. En savoir plus sur l'auteur