Scritto da:
Hanna De La Garza
| Aggiornato il: 2 marzo 2026
Recensito da:
Masha Komnenic CIPP/E, CIPM, CIPT, FIP
Una dichiarazione di non responsabilità nelle e-mail è una dichiarazione riportata nel piè di pagina delle e-mail che stabilisce le linee guida legali in materia di protezione dei dati, riservatezza e altre responsabilità.
L'utilizzo di una clausola di esclusione di responsabilità nelle e-mail aiuta la tua azienda:
Continua a leggere per saperne di più sulle dichiarazioni di non responsabilità nelle e-mail e su quando e come utilizzarle.
Una dichiarazione di non responsabilità via e-mail è un breve paragrafo allegato a un'e-mail per informare il destinatario dei suoi diritti o obblighi in merito alle informazioni contenute nell'e-mail.
Aiutano a sollevare il mittente da qualsiasi responsabilità nel caso in cui le informazioni contenute nell'e-mail vengano utilizzate in modo improprio.
Ecco un breve esempio di disclaimer per le e-mail (ne mostriamo altri più avanti):
Le dichiarazioni di non responsabilità nelle e-mail non esentano completamente te e la tua azienda da ogni responsabilità. Tuttavia, possono aiutarti a soddisfare alcuni requisiti legali.
Offrono inoltre protezione in combinazione con altre misure che è necessario adottare.
Seguire le best practice per le e-mail può anche aiutarvi a mantenere un'elevata deliverability per le e-mail inviate successivamente.
Le clausole di esclusione di responsabilità nelle e-mail offrono una certa protezione legale.
Di solito, i mittenti delle e-mail creano delle clausole di esclusione di responsabilità per proteggere se stessi. Tuttavia, in alcuni casi, possono offrire protezione anche al destinatario.
Ad esempio, una clausola di esclusione di responsabilità potrebbe proteggere sia il mittente che il destinatario nel caso in cui un'e-mail contenente dati riservati venga inviata all'indirizzo e-mail sbagliato.
Diamo un'occhiata più da vicino ad alcune delle forme più comuni di informazioni legalmente protette e al modo in cui i disclaimer delle e-mail entrano in gioco.
Informazioni protette da HIPAA
La piena conformità con l'Health Insurance Portability and Accountability Act del 1996 (HIPAA) richiede diverse misure specifiche per garantire la sicurezza delle informazioni sanitarie dei pazienti, compresa la loro anamnesi medica.
Questi includono la crittografia end-to-end e l'archiviazione delle e-mail dei pazienti contenenti dati sensibili in server dedicati.
Avere una clausola di esclusione di responsabilità può anche proteggere il mittente nel caso in cui invii accidentalmente un'e-mail contenente informazioni sanitarie relative a un paziente a un indirizzo errato.
Aggiungere una dichiarazione di riservatezza non è sufficiente per rendere la tua e-mail conforme alla normativa HIPAA. Si tratta solo di una parte del processo di conformità.
Riservatezza del cliente
Gli avvocati e gli psicoterapeuti sono tenuti, in base alle norme specifiche della loro professione, a non divulgare a terzi ciò che i loro clienti confidano loro, salvo che il cliente non dia il proprio consenso.
In questo caso, una dichiarazione di non responsabilità inviata tramite e-mail non è sufficiente per ottenere il permesso di condividere le informazioni del cliente con terzi. Il cliente deve acconsentire espressamente a quali informazioni saranno condivise e con chi.
È buona norma per avvocati e terapeuti includere una dichiarazione informativa che avvisi i clienti di prestare attenzione quando inviano informazioni riservate tramite e-mail.
La tua dichiarazione di non responsabilità nell'e-mail deve rispettare tutte le leggi applicabili e, affinché sia considerata "legalmente vincolante" dalla maggior parte dei tribunali, potrebbe essere necessario ottenere il consenso esplicito dei destinatari e dimostrare che hanno letto e accettato tutti i tuoi termini.
Sì, se invii e-mail contenenti informazioni riservate, aggiungere una clausola di riservatezza alle tue e-mail potrebbe proteggerti in caso di reclamo legale.
Una clausola di esclusione della riservatezza avverte il destinatario dell'e-mail che il contenuto dell'e-mail è destinato esclusivamente al destinatario.
È consigliabile utilizzare una clausola di esclusione di responsabilità nelle e-mail se:
Ecco perché.
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è stato concepito per proteggere i dati personali delle persone in Europa e contiene diversi requisiti specifici per le aziende che trattano le informazioni dei consumatori.
Includere una dichiarazione sulla privacy nelle e-mail può aiutare a rassicurare i consumatori sul fatto che le politiche della tua azienda sono in linea con il GDPR. Questo li aiuta anche a sentirsi più sicuri nell'affidarti i loro dati personali.
Qualsiasi azienda che offre beni o servizi a persone residenti in Europa deve conformarsi al GDPR
Per sicurezza, è opportuno includere una clausola di esclusione della privacy in tutte le comunicazioni e-mail provenienti dall'account di posta elettronica ufficiale dell'azienda che potrebbero essere inviate a persone residenti nelle aree protette dell'Europa.
Attualmente diversi Stati degli Stati Uniti hanno leggi sulla protezione dei dati dei consumatori. Se invii e-mail a persone che si trovano in tali località, è importante includere anche una dichiarazione di non responsabilità con un link alla tua informativa sulla privacy.
Assicurarsi che tutti i dati raccolti tramite canali di posta elettronica o altro siano trattati in conformità con le normative statali.
Sebbene ogni legge differisca leggermente in termini di tipologie di attività commerciali interessate e requisiti per la protezione dei dati dei consumatori, esse presentano alcune analogie.
Assicuratevi di includere un link all'informativa sulla privacy nell'e-mail disclaimer per qualsiasi materiale di marketing e promozionale che possa raggiungere persone in stati protetti.
Chiunque gestisca anamnesi, cartelle cliniche o altri dati sanitari dei pazienti deve assicurarsi di rispettare le normative HIPAA relative all'invio di informazioni sensibili sui pazienti tramite e-mail.
Ciò include persone che lavorano in molti settori e professioni, da medici, infermieri, psichiatri e farmacisti ad agenti assicurativi, broker e assistenti amministrativi.
Per essere conformi alla normativa HIPAA, le e-mail contenenti informazioni sulla salute dei pazienti devono essere protette da misure di sicurezza come la crittografia end-to-end.
Le violazioni intenzionali dell'HIPAA possono comportare multe fino a 1,5 milioni di dollari e persino la reclusione. La severità della punizione per una violazione dell'HIPAA si basa sul livello di negligenza coinvolto.
Le leggi antispam in Canada e Australia richiedono che qualsiasi newsletter o altra corrispondenza inviata a più clienti via e-mail includa un'opzione di annullamento dell'iscrizione come parte del disclaimer della firma e-mail.
Tutte le aziende che operano in Canada o in Australia o che inviano e-mail a residenti canadesi o australiani devono attenersi a questa normativa. l'inosservanza può comportare multe fino a 10 milioni di dollari canadesi o 1,7 milioni di dollari australiani.
Poiché anche gli Stati Uniti e i Paesi membri dell'Unione Europea richiedono un'opzione di annullamento dell'iscrizione o di rinuncia, oltre alle leggi sulla protezione dei dati dei consumatori, si può affermare che qualsiasi azienda che operi a livello internazionale o che invii e-mail o newsletter di massa ha bisogno di una clausola di annullamento dell'iscrizione.
Ogni volta che invii informazioni riservate tramite e-mail, è necessario includere una dichiarazione di non responsabilità relativa alla riservatezza delle e-mail, al fine di proteggere il mittente da potenziali contenziosi nel caso in cui l'e-mail venga inviata per errore a un indirizzo e-mail sbagliato.
I dati che potrebbero essere utilizzati per identificare una persona, oltre al suo nome, possono essere considerati informazioni riservate, tra cui:
Di seguito ti illustrerò i tipi più comuni di disclaimer per le e-mail e ti fornirò alcuni esempi per aiutarti a crearne uno tuo:
Questi devono essere inclusi quando l'e-mail contiene informazioni che potrebbero essere utilizzate per identificare una persona, come ad esempio:
Ecco due esempi di clausola di esclusione di responsabilità relativa alla riservatezza delle e-mail.
Esempio 1:
Il contenuto di questa e-mail è destinato esclusivamente alla persona o all'ente a cui è indirizzata. Questa e-mail può contenere informazioni riservate. Se non siete la persona a cui è indirizzato questo messaggio, sappiate che qualsiasi uso, riproduzione o distribuzione di questo messaggio è severamente vietato. Se avete ricevuto questo messaggio per errore, siete pregati di contattare il mittente e di cancellare immediatamente questa e-mail e tutti gli allegati.
Esempio 2:
La protezione delle informazioni dei clienti è una priorità assoluta per la Società (la Vostra Società). Se avete ricevuto questo messaggio per errore, siete pregati di informare il mittente e di cancellare immediatamente questa e-mail e gli eventuali allegati. Le informazioni contenute in questa e-mail potrebbero essere dati riservati e protetti dalla legge. Qualsiasi uso non autorizzato può comportare azioni legali, comprese multe e carcere.
Nelle professioni in cui le persone hanno una ragionevole aspettativa che le informazioni che condividono rimangano riservate, è opportuno utilizzare sempre una clausola di esclusione di responsabilità nelle comunicazioni digitali.
È necessario prestare maggiore attenzione per garantire il rispetto del diritto alla privacy del cliente.
Questa dichiarazione di non responsabilità deve essere inserita all'inizio dell'e-mail anziché nel piè di pagina.
Le professioni interessate includono:
Ecco un esempio di dichiarazione di non responsabilità relativa alle informazioni privilegiate e riservate contenute nelle e-mail:
IMPORTANTE: questo messaggio di posta elettronica può contenere informazioni riservate e confidenziali. La visualizzazione, l'inoltro o la stampa di questo messaggio di posta elettronica è strettamente limitata alla persona indicata. Se non siete il destinatario previsto, siete tenuti a informare il mittente dell'errore commesso e a cancellare immediatamente l'e-mail e gli eventuali allegati.
Le dichiarazioni di non responsabilità esterne vengono utilizzate per avvisare il destinatario che un'e-mail proviene da un sistema di posta elettronica esterno al proprio.
Ad esempio, potrebbe essere automaticamente incluso nelle e-mail provenienti da fuori dell'ospedale, dell'università o dell'azienda del destinatario.
Ecco due esempi di disclaimer per e-mail esterne.
Esempio 1:
E-MAIL ESTERNE! Fate attenzione quando inviate dati personali o aprite allegati.
Esempio 2:
Attenzione: Email esterna. Questa e-mail proviene da un sistema esterno a quello di (La vostra azienda). Non aprire gli allegati e non cliccare sui link provenienti da fonti sconosciute.
Lo scopo delle dichiarazioni di non responsabilità relative alla trasmissione di virus è quello di proteggere il mittente da eventuali responsabilità nel caso in cui, insieme all'e-mail, venga trasmesso anche un malware.
Sono utili per materiali di marketing o newsletter che contengono link a varie fonti esterne.
Ecco un esempio di dichiarazione di non responsabilità relativa alla trasmissione di virus tramite e-mail:
Nonostante l'impegno della (Vostra Società) per la sicurezza online, non possiamo garantire la sicurezza dei link esterni. Vi preghiamo di prestare attenzione quando cliccate sui link per evitare di trasmettere virus e altro malware.
La legislazione anti-spam di molti Paesi, tra cui gli Stati Uniti, il Canada e i Paesi membri dell'Unione Europea, specifica che le newsletter e altri tipi di materiali di marketing inviati in massa via e-mail devono includere un'opzione di opt-out o di cancellazione come link cliccabile.
Di solito è incluso nel piè di pagina o nella firma dell'e-mail insieme ad altre informazioni obbligatorie, come l'indirizzo postale e il nome legalmente registrato dell'azienda.
Ecco un esempio di dichiarazione di non responsabilità per le e-mail di cancellazione dall'iscrizione:
Se non desideri più ricevere e-mail da (La tua azienda), clicca qui per cancellarti dalla nostra mailing list.
Questo tipo di disclaimer è utile per le newsletter o per qualsiasi e-mail in cui i singoli dipendenti esprimono opinioni che potrebbero essere considerate offensive o controverse.
Hanno lo scopo di proteggere l'azienda da eventuali azioni legali o dall'attenzione negativa da parte della stampa.
Ecco un esempio di disclaimer per un'e-mail di opinione:
Le opinioni espresse in questo messaggio di posta elettronica sono esclusivamente il punto di vista dell'autore e non rappresentano la posizione della (Vostra Società) su qualsiasi questione, sia di natura sociale che politica.
"Dichiarazione di non responsabilità legale" è un termine generico che copre la maggior parte dei tipi di dichiarazioni di non responsabilità via e-mail volte ad aiutare il mittente a evitare contenziosi legali.
Possono anche essere utilizzati per informare il destinatario che le informazioni contenute nell'e-mail non costituiscono un contratto legalmente vincolante con l'azienda.
Ad esempio, le clausole di esclusione di responsabilità legale sono spesso utilizzate dai datori di lavoro quando discutono di una posizione lavorativa con un potenziale candidato.
Ecco due esempi di clausola di esclusione di responsabilità legale per le e-mail.
Esempio 1:
Questa e-mail è solo a scopo informativo e non costituisce un'offerta di lavoro.
Esempio 2:
Questa non è un'offerta di lavoro o un altro contratto legalmente vincolante.
Per dimostrare che la tua azienda attribuisce importanza alla responsabilità ecologica, puoi scegliere di includere una dichiarazione di non responsabilità relativa alla conservazione delle risorse, ove possibile.
Ecco un esempio di disclaimer ecologico per le e-mail:
Salva un albero! Non stampate questa e-mail se non è assolutamente necessario.
L'HIPAA è una serie di leggi che regolamentano la gestione digitale delle informazioni mediche delle persone. È importante ribadire che l'inclusione di una clausola di esclusione di responsabilità per le e-mail HIPAA non è di per sé sufficiente a garantire la piena conformità all'HIPAA.
I disclaimer medici HIPAA devono riguardare i seguenti punti:
Ecco un esempio di dichiarazione di non responsabilità HIPPA per le e-mail:
Questa e-mail potrebbe contenere informazioni sanitarie protette dalla legge. Sebbene la (Vostra Azienda) sia pienamente conforme a tutte le normative per la protezione delle informazioni sanitarie dei nostri pazienti, nessuna e-mail è completamente sicura. Vi invitiamo a non inserire dati personali nelle e-mail. Se questa e-mail vi è giunta per errore, vi preghiamo di cancellare subito l'e-mail e gli eventuali allegati per evitare conseguenze legali.
Qualsiasi e-mail che possa raggiungere un residente dell'Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo deve contenere un disclaimer.
Un disclaimer per e-mail GDPR dovrebbe includere un link all'informativa sulla privacy dell'azienda e informare il destinatario di alcuni dei suoi diritti come consumatore.
Ecco un esempio di disclaimer per e-mail GDPR:
(La Vostra Azienda) è orgogliosa di essere pienamente conforme ai requisiti GDPR per la protezione dei dati personali dei nostri clienti. Per ulteriori informazioni su come garantiamo la sicurezza dei vostri dati sanitari, consultate la nostra politica sulla privacy qui. Se questa e-mail vi è giunta per errore, vi informiamo che è severamente vietato condividere queste informazioni con terzi.
Come per altri tipi di dichiarazioni di non responsabilità, l'uso delle dichiarazioni di non responsabilità nelle e-mail contribuisce a proteggere la tua attività.
Se utilizzati correttamente, possono potenzialmente far risparmiare alla tua azienda milioni di dollari in multe e spese legali. Inoltre, aiutano i tuoi clienti a sentirsi sicuri che la tua azienda proteggerà i loro dati.
I disclaimer delle e-mail possono anche essere un'opportunità per mostrare i valori della vostra azienda e dare un'immagine più affidabile e responsabile.
Un uso improprio delle clausole di esclusione di responsabilità nelle e-mail può comportare multe salate per non conformità alle normative sulla protezione dei dati online.
Non includere una clausola di esclusione di responsabilità nelle e-mail è un errore che potrebbe esporre la tua azienda e il suo management al rischio di essere citati in giudizio.
Ad esempio, senza una clausola di esclusione della riservatezza, chi riceve un'e-mail non destinata a lui potrebbe non sapere cosa fare e potrebbe peggiorare il problema.
Quando si scrive una clausola di esclusione di responsabilità in un'e-mail, la chiarezza è fondamentale. È importante trasmettere il messaggio senza utilizzare gergo inutile o espressioni prolisse.
Utilizzate un numero sufficiente di parole per far capire con precisione il vostro punto di vista, ma non così tante da far perdere il significato della clausola di esclusione della responsabilità in un blocco di parole minuscole che nessuno leggerà.
Considerate quanto sia importante formulare la clausola di esclusione della responsabilità; volete formularla come una richiesta educata o più come un ordine?
Come sempre, si raccomanda di rivolgersi a un esperto quando si tratta di questioni che potrebbero avere conseguenze legali o finanziarie per la vostra azienda e i suoi rappresentanti.
Lo stato attuale delle leggi che regolano la sicurezza e la privacy dei dati online è in continua evoluzione. Mantenere aggiornate le politiche della tua azienda è vantaggioso sia per i tuoi profitti che per i tuoi clienti.
Le dichiarazioni di non responsabilità nelle e-mail sono importanti per garantire che vengano adottate tutte le misure ragionevoli per proteggere le informazioni riservate.
Può anche aiutare a proteggere la tua azienda da sanzioni legali. Le dichiarazioni di non responsabilità nelle e-mail non causano alcun danno e rendono felice il tuo team legale.
Le dichiarazioni di non responsabilità nelle e-mail sono fondamentali, ma non possono aiutare la tua azienda a soddisfare pienamente i requisiti legali previsti dalle leggi sulla privacy dei dati e sulla tutela dei consumatori.
Sebbene la loro presenza possa aiutarti ad allineare il tuo sito ai vari obblighi, avrai bisogno di risorse e strumenti aggiuntivi per ottenere effettivamente la conformità.
Ad esempio, molto probabilmente avrai anche bisogno di una politica sulla privacy onesta e accurata, di una politica sui cookie aggiornata e di uno gestione del consenso o una soluzione per gestione del consenso .
Considera le dichiarazioni di non responsabilità nelle e-mail come una piccola parte che contribuisce al tuo percorso di conformità.
Puoi utilizzare risorse come generatore di clausola di esclusione di responsabilità Termly generatore di clausola di esclusione di responsabilità creare facilmente disclaimer per le e-mail e altro ancora per la tua attività.
Per ulteriori informazioni sulle dichiarazioni di non responsabilità relative alle e-mail, consulta le domande frequenti riportate di seguito.
Di solito, un esempio di disclaimer e-mail si trova nel piè di pagina della maggior parte delle e-mail. È molto probabile che nella maggior parte delle e-mail presenti nella tua casella di posta (soprattutto se si tratta di e-mail di marketing) siano inclusi numerosi disclaimer. Qual è un esempio di clausola di esclusione di responsabilità in un'e-mail?
Ecco un buon esempio di disclaimer per le e-mail che ricorda ai destinatari il loro diritto di annullare l'iscrizione alle notifiche.Qual è un buon esempio di disclaimer per le e-mail?
"Hai ricevuto questa email perché ti sei iscritto per ricevere aggiornamenti da [NOME AZIENDA]. Se non desideri più ricevere queste email, puoi annullare l'iscrizione in qualsiasi momento cliccando su questo link. [LINK]"
Inserire una dichiarazione di non responsabilità nell'intestazione delle e-mail di marketing e delle altre comunicazioni inviate può aiutarti ad allineare i tuoi processi alle leggi e alle normative applicabili.Le clausole di esclusione di responsabilità nelle e-mail sono legali?
Allo stesso modo, affinché una clausola di esclusione di responsabilità contenuta in un'e-mail sia considerata legalmente vincolante, è necessario ottenere il consenso esplicito del destinatario ai termini ivi contenuti.
Hanna De La Garza è una scrittrice specializzata in privacy presso Termly una laurea in giornalismo presso l'Università della Florida. Crea risorse interessanti su privacy dei dati, gestione del consenso, aggiornamenti normativi e altro ancora.
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Masha Komnenic è consulente legale e Direttore della Privacy Globale Termly, laureata in giurisprudenza presso l'Università di Belgrado. È specializzata nell'implementazione, nel monitoraggio e nella verifica della conformità aziendale alle normative sulla privacy (HIPAA, PIPEDA, Direttiva ePrivacy, GDPR, CCPA, POPIA, LGPD).
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