E-Mail-Disclaimer-Leitfaden mit 12 Vorlagen und Beispielen

Wenn Sie in einer E-Mail, die von einem Unternehmen, einer Nichtregierungsorganisation oder einer Behörde verschickt wird, bis zum Ende scrollen, werden Sie wahrscheinlich einige Zeilen oder mehr Kleingedrucktes finden.

Dieses Kleingedruckte wird als E-Mail-Disclaimer bezeichnet.

Mit einem E-Mail-Disclaimer können Sie u. a. rechtliche Anforderungen erfüllen, Ihr Unternehmen vor Klagen schützen und Anweisungen geben, was zu tun ist, wenn die E-Mail die falsche Person erreicht hat.

Lesen Sie weiter, um mehr über E-Mail-Haftungsausschlüsse zu erfahren und darüber, wann und wie Sie sie verwenden sollten.

Was ist ein E-Mail-Haftungsausschluss?

Ein E-Mail-Haftungsausschluss ist ein kurzer Absatz, der einer E-Mail beigefügt wird, um den Empfänger über seine Rechte und Pflichten in Bezug auf die in der E-Mail enthaltenen Informationen zu informieren oder um den Absender von der Haftung freizustellen, falls die Informationen in der E-Mail falsch verwendet werden.

Wenn Sie Ihre Geschäfte online abwickeln, kann Ihr Unternehmen einen viel größeren Pool potenzieller Kunden erreichen. Allerdings sind damit einige zusätzliche Schritte für den Eigentümer oder Manager des Unternehmens verbunden.

Einige Gesetze regeln, wie personenbezogene Daten - einschließlich des vollständigen Namens, des Geburtsdatums, der Adresse, der Bankdaten, der medizinischen Daten usw. - online gehandhabt werden. Die Strafen für Verstöße gegen diese Gesetze können Sie viel Geld und langwierige Verfahren vor Gericht kosten.

Hier ist ein kurzes Beispiel für einen E-Mail-Haftungsausschluss (wir zeigen Ihnen weiter unten mehr):

Der Inhalt dieser E-Mail ist ausschließlich für die Person oder Einrichtung bestimmt, an die sie gerichtet ist. Diese E-Mail kann vertrauliche Informationen enthalten. Wenn Sie nicht die Person sind, an die diese Nachricht gerichtet ist, beachten Sie bitte, dass jegliche Verwendung, Vervielfältigung oder Verteilung dieser Nachricht strengstens untersagt ist. Sollten Sie diese Nachricht irrtümlich erhalten haben, setzen Sie sich bitte mit dem Absender in Verbindung und löschen Sie diese E-Mail und alle Anhänge unverzüglich.

E-Mail-Disclaimer befreien Sie und Ihr Unternehmen nicht vollständig von jeglicher Haftung. Sie erfüllen jedoch einige rechtliche Anforderungen und bieten Schutz in Verbindung mit anderen Maßnahmen, die Sie ergreifen müssen.

Die Einhaltung bewährter E-Mail-Verfahren kann Ihnen auch dabei helfen, eine hohe Zustellbarkeit der von Ihnen versendeten E-Mails zu gewährleisten.

Bieten E-Mail-Haftungsausschlüsse rechtlichen Schutz?

E-Mail-Haftungsausschlüsse bieten einen gewissen Rechtsschutz, obwohl dies ein komplexes Thema ist. Die Antwort kann von Land zu Land unterschiedlich ausfallen, je nach Art des Rechtsschutzes und der beabsichtigten Einrichtung.

Normalerweise erstellen E-Mail-Absender Haftungsausschlüsse, um sich selbst zu schützen, aber in einigen Fällen können sie auch den Empfänger schützen. So kann ein Haftungsausschluss beispielsweise sowohl den Absender als auch den Empfänger schützen, wenn eine E-Mail mit vertraulichen Daten an die falsche E-Mail-Adresse gesendet wird.

Sehen wir uns einige der häufigsten Formen rechtlich geschützter Informationen genauer an und wie E-Mail-Haftungsausschlüsse ins Spiel kommen.

Zu den rechtlich geschützten Daten gehören:

Wann Sie einen E-Mail-Haftungsausschluss verwenden sollten

Hier sind einige der häufigsten Situationen, in denen Sie einen E-Mail-Disclaimer benötigen:

Unternehmen, die Verbraucher in Europa ansprechen

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) soll die personenbezogenen Daten der Menschen in Europa schützen und enthält mehrere spezifische Anforderungen für Unternehmen, die mit Verbraucherinformationen umgehen.

Jedes Unternehmen, das Waren oder Dienstleistungen für Personen mit Wohnsitz in der Europäischen Union, Island, Schweden, Liechtenstein oder Norwegen anbietet - oder jedes Unternehmen, das das Online-Verhalten von Personen in einem dieser Gebiete überwacht - muss die DSGVO einhalten. Dies gilt auch für Unternehmen, die nicht in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum ansässig sind.

Die Aufnahme eines Haftungsausschlusses in E-Mails kann dazu beitragen, den Verbrauchern zu versichern, dass die Richtlinien Ihres Unternehmens mit der DSGVO in Einklang stehen, so dass sie sich sicherer fühlen, wenn sie den Vertretern Ihres Unternehmens ihre persönlichen Daten anvertrauen.

Um auf Nummer sicher zu gehen, sollte allen E-Mails, die von einem offiziellen E-Mail-Konto Ihres Unternehmens aus an Personen in den geschützten Gebieten Europas gesendet werden, eine Datenschutzerklärung beigefügt werden.

Einige Unternehmen, die Verbraucher in Kalifornien, Colorado, Virginia und Utah ansprechen

Derzeit gibt es vier US-Bundesstaaten mit Gesetzen zum Schutz von Verbraucherdaten: Kalifornien, Colorado, Virginia und Utah. Von diesen vier ist das kalifornische Gesetz das einzige, das bereits in Kraft getreten ist. Die anderen drei werden im Jahr 2023 in Kraft treten.

In weiteren Staaten sind ähnliche Datenschutzgesetze in Arbeit, was viele zu der Annahme veranlasst, dass es nur noch eine Frage der Zeit ist, bis ein Bundesgesetz erlassen wird. Daher wäre es selbst für lokale Unternehmen in Staaten, in denen es noch keine aktuellen Gesetze gibt, ein kluger Schritt, sich an die bewährten Praktiken zum Schutz der Privatsphäre der Verbraucher zu halten, um zu vermeiden, dass sie in letzter Minute ihre Richtlinien ändern müssen, um die Vorschriften zu erfüllen.

Das kalifornische Gesetz zum Schutz der Privatsphäre der Verbraucher (California Consumer Privacy Act, CCPA) hat als Richtlinie festgelegt, dass jedes Unternehmen, das einen Bruttojahresumsatz von mindestens 25 Millionen Dollar erwirtschaftet, 100.000 oder mehr personenbezogene Daten pro Jahr verarbeitet oder mindestens 50 % seines Umsatzes mit dem Verkauf von Verbraucherdaten erzielt, den Vorschriften unterliegt. Wo das Unternehmen seinen Sitz hat, spielt keine Rolle; wichtig ist, wer die E-Mails empfängt.

Wenn Ihr Unternehmen E-Mails an in Kalifornien ansässige Personen versendet, stellen Sie sicher, dass alle erfassten Daten gemäß den Bestimmungen des CCPA behandelt werden.

Die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten unterscheiden sich zwar geringfügig in Bezug darauf, welche Arten von Unternehmen unter die Vorschriften fallen und mit welchen Mitteln sie den Schutz von Verbraucherdaten gewährleisten müssen, doch haben sie einige wichtige Elemente gemeinsam.

1. Sie alle verlangen, dass die Unternehmen die Verbraucher auf ihre Datenschutzpolitik hinweisen. Eine effektive Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Aufnahme eines Haftungsausschlusses in die Signatur jeder E-Mail, die an potenzielle Kunden und Klienten gesendet wird.
2. Sie alle sehen erhebliche Strafen bei Nichteinhaltung vor, darunter Geldstrafen und in einigen Fällen sogar den Verlust oder die Aussetzung der Geschäftslizenz.

Achten Sie darauf, einen Link zu Ihrer Datenschutzrichtlinie in den Haftungsausschluss für Marketing- und Werbematerialien aufzunehmen, die Personen in geschützten Staaten erreichen können.

Beschäftigte im Gesundheitswesen und in der Krankenversicherungsbranche

Jeder, der mit Krankengeschichten, Krankenakten oder anderen Gesundheitsdaten von Patienten zu tun hat, muss sich vergewissern, dass er die HIPAA-Vorschriften für den Versand sensibler Patienteninformationen per E-Mail einhält. Dazu gehören Personen in vielen Branchen und Berufen, von Ärzten, Krankenschwestern, Psychiatern und Apothekern bis hin zu Versicherungsvertretern, Maklern und Verwaltungsassistenten.

Um HIPAA-konform zu sein, müssen E-Mails, die Gesundheitsdaten von Patienten enthalten, durch Sicherheitsmaßnahmen wie eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt werden.

Vorsätzliche Verstöße gegen den HIPAA können zu Geldbußen von bis zu 1,5 Millionen Dollar und sogar zu Gefängnisstrafen führen. Die Schwere der Strafe für einen HIPAA-Verstoß richtet sich nach dem Grad der Fahrlässigkeit. Daher ist es sicherlich im besten Interesse Ihres Unternehmens, einen HIPAA-konformen Haftungsausschluss in E-Mails aufzunehmen, wenn Sie in irgendeiner Weise mit Gesundheitsdaten von Patienten umgehen.

Automatisierte E-Mails und Newsletter in Kanada, Australien, den Vereinigten Staaten und Europa

Die Anti-Spam-Gesetze in Kanada und Australien schreiben vor, dass Newsletter oder andere Korrespondenz , die per E-Mail an mehrere Kunden gesendet werden, eine Abmeldeoption als Teil des Haftungsausschlusses in der E-Mail-Signatur enthalten müssen.

Jedes Unternehmen, das in Kanada oder Australien tätig ist oder E-Mails an in Kanada oder Australien ansässige Personen sendet, muss diese Verordnung befolgen. Bei Nichteinhaltung drohen Geldstrafen von bis zu 10 Millionen kanadischen Dollar oder 1,7 Millionen australischen Dollar.

Da die Mitgliedstaaten der USA und der Europäischen Union zusätzlich zu ihren Gesetzen zum Schutz der Verbraucherdaten auch eine Abmelde- oder Opt-out-Option verlangen, kann man mit Sicherheit sagen, dass jedes Unternehmen, das international tätig ist oder Massen-E-Mails oder Newsletter versendet, einen Haftungsausschluss für die Abmeldung benötigt.

Freiberufliche Dienstleistungen, die Zugang zu vertraulichen Informationen haben

Alle Informationen, die zur Identifizierung einer Person verwendet werden können, abgesehen von ihrem Namen, können als vertrauliche Informationen betrachtet werden. Dazu gehören Bankkontoinformationen, Geburtsdatum, Wohnanschrift, Sozialversicherungsnummer oder Steueridentifikationsnummer, Krankengeschichte und andere identifizierende Informationen.

Dies bedeutet, dass Unternehmen in nahezu jeder Branche von den Vorschriften über den Umgang mit vertraulichen Kundendaten betroffen sind. So senden und empfangen Finanzinstitute wie Banken und Kreditkartenunternehmen, Buchhalter, Steuerberater und Finanzberater regelmäßig E-Mails, die beispielsweise vertrauliche Kontodaten enthalten.

Wann immer Sie vertrauliche Informationen per E-Mail versenden, sollten Sie einen Haftungsausschluss für vertrauliche E-Mails einfügen, um den Absender vor möglichen Rechtsstreitigkeiten zu schützen, falls die E-Mail versehentlich an die falsche E-Mail-Adresse gesendet wird.

Aufgrund der sich ständig ändernden Datenschutzbestimmungen gibt es immer noch eine ziemliche Grauzone, wenn es darum geht, wie viel Rechtsschutz, wenn überhaupt, von E-Mail-Disclaimern geboten wird. Ein Haftungsausschluss zur Vertraulichkeit von E-Mails kann in einem Fall ausreichen, um den Absender zu schützen, je nach den Umständen des Fehlers und dem geografischen Standort der Person, an die die E-Mail gesendet wurde, und in einem anderen Fall sehr wenig oder gar kein Gewicht haben.

12 Arten von E-Mail-Disclaimern mit Beispielen und Vorlagen

E-Mail-Haftungsausschlüsse können je nach dem Image, das das Unternehmen vermitteln möchte, in ihrem Tonfall von todernst bis lustig und unbeschwert variieren. Ihr Zweck kann von freundlichen Mahnungen bis hin zu gesetzlich vorgeschriebenen Informationshinweisen reichen.

Im Folgenden sehen wir uns die gängigsten Beispiele für E-Mail-Haftungsausschlüsse an:

Beispiele für eine Vertraulichkeitserklärung per E-Mail

Diese sollten enthalten sein, wenn die E-Mail Informationen enthält, die zur Identifizierung einer Person verwendet werden könnten, wie z. B. Bankkontoinformationen, Sozialversicherungsnummer, Adresse oder Steuerzahler-Identifikationsnummer.

Sie können sie als Warnung vor rechtlichen Konsequenzen für den Empfänger verwenden, wenn die E-Mail versehentlich an die falsche Person gesendet wird. Sie können sie auch verwenden, um dem Empfänger zu versichern, dass seine vertraulichen Daten mit Sorgfalt behandelt werden.

Beispiel für eine Vertraulichkeitserklärung für E-Mails: 

Beispiel 2:

Privater und vertraulicher E-Mail-Verzicht Muster

In Berufen, in denen Menschen die begründete Erwartung haben, dass die Informationen, die sie weitergeben, vertraulich sind, muss ein höheres Maß an Sorgfalt angewendet werden, um sicherzustellen, dass das Recht des Kunden auf Privatsphäre respektiert wird. Dies gilt umso mehr für Informationen, die illegale, unethische oder unmoralische Aktivitäten des Kunden offenbaren.

In diesen Fällen sollte der Haftungsausschluss am Anfang der E-Mail stehen und nicht, wie sonst üblich, in der Fußzeile. Diese Arten von E-Mail-Haftungsausschlüssen sind in der Regel auch aussagekräftiger formuliert.

Zu den betroffenen Berufsgruppen gehören Rechtsanwälte, psychologische Fachkräfte wie Therapeuten und Psychiater, Lebensberater, religiöse Autoritäten und spirituelle Berater.

Beispiel für einen Haftungsausschluss für E-Mails mit vertraulichen Informationen:

Beispiele für externe E-Mail-Haftungsausschlüsse

Externe E-Mail-Haftungsausschlüsse werden verwendet, um den Empfänger darauf hinzuweisen, dass eine E-Mail von außerhalb seines E-Mail-Systems kommt. Er kann zum Beispiel automatisch in E-Mails eingefügt werden, die von außerhalb des Krankenhauses, der Universität oder des Unternehmens des Empfängers stammen.

Beispiel für einen Haftungsausschluss für externe E-Mails:

Beispiel 2:

Virenübertragung E-Mail-Haftungsausschluss Muster

Der Zweck von Virenübertragungs-Disclaimern besteht darin, den Absender vor der Haftung zu schützen, wenn Malware in irgendeiner Weise mit der E-Mail übertragen wird. Sie sind nützlich für Marketingmaterial oder Newsletter, die Links zu verschiedenen externen Quellen enthalten.

Beispiel eines Haftungsausschlusses für eine E-Mail mit Virenübertragung:

Muster einer Abmelde-E-Mail mit Haftungsausschluss

Die Anti-Spam-Gesetzgebung vieler Länder, einschließlich der USA, Kanadas und der EU-Mitgliedsstaaten, schreibt vor, dass Newsletter und andere Arten von Marketingmaterialien, die massenhaft per E-Mail verschickt werden, eine Opt-out- oder Abmeldeoption als anklickbaren Link enthalten müssen.

Dies ist in der Regel in der Fußzeile oder in der Signatur der E-Mail enthalten, zusammen mit anderen erforderlichen Informationen, wie der Postanschrift und dem gesetzlich eingetragenen Namen des Unternehmens.

Beispiel für einen Haftungsausschluss für die Abmeldung von E-Mails:

Stellungnahme E-Mail Haftungsausschluss Muster

Diese Art von E-Mail-Disclaimer ist nützlich für Newsletter oder in jeder E-Mail, in der einzelne Mitarbeiter Meinungen äußern, die möglicherweise als beleidigend oder kontrovers angesehen werden könnten. Sie sollen das Unternehmen davor schützen, verklagt zu werden oder negative Aufmerksamkeit in der Presse zu erhalten.

Beispiel eines Haftungsausschlusses für eine Meinungs-E-Mail:

E-Mail-Haftungsausschluss Beispiele

"Haftungsausschluss" ist ein Oberbegriff, der die meisten Arten von E-Mail-Disclaimern umfasst, die dem Absender helfen sollen, Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Sie können auch verwendet werden, um den Empfänger darüber zu informieren, dass die Informationen in der E-Mail keinen rechtsverbindlichen Vertrag mit dem Unternehmen begründen.

So werden zum Beispiel von Arbeitgebern häufig Haftungsausschlüsse verwendet, wenn sie mit einem potenziellen Bewerber über eine Stelle sprechen. Sie stellen klar, dass z. B. die Beschreibung der Arbeitszeiten und Verantwortlichkeiten der Stelle in einer E-Mail keinen Arbeitsvertrag darstellt oder bedeutet, dass der Empfänger eingestellt worden ist.

Beispiel für einen juristischen Haftungsausschluss für E-Mails:

Beispiel 2:

Umweltbewusstes E-Mail-Disclaimer-Muster

Um zu zeigen, dass Ihr Unternehmen Wert auf ökologische Verantwortung legt, können Sie einen Hinweis auf den sparsamen Umgang mit Ressourcen einfügen, wann immer dies möglich ist.

Beispiel für einen umweltbewussten E-Mail-Haftungsausschluss:

HIPAA E-Mail Haftungsausschluss Muster

Der HIPAA ist eine Reihe von Gesetzen, die den digitalen Umgang mit medizinischen Informationen regeln. Es ist wichtig zu wiederholen, dass die Aufnahme eines HIPAA-E-Mail-Haftungsausschlusses allein nicht ausreicht, um die vollständige Einhaltung des HIPAA zu gewährleisten.

HIPAA-Haftungsausschlüsse müssen die folgenden Punkte berücksichtigen:

1. dass keine E-Mail zu 100 % sicher ist;
2. dass die E-Mail persönliche oder vertrauliche Informationen enthalten kann und nur für den in der E-Mail genannten Empfänger bestimmt ist; und
3. dass es rechtliche Konsequenzen hat, wenn medizinische Informationen anderer Personen ohne deren Zustimmung verwendet oder weitergegeben werden.

Beispiel für einen HIPPA-E-Mail-Haftungsausschluss:

DSGVO-konformes E-Mail-Haftungsausschluss-Muster

Jede E-Mail, die eine Person mit Wohnsitz in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum erreichen könnte, sollte einen Haftungsausschluss enthalten.

Ein DSGVO-konformer E-Mail-Disclaimer sollte einen Link zu den Datenschutzrichtlinien des Unternehmens enthalten und den Empfänger über einige seiner Rechte als Verbraucher informieren.

Beispiel für einen DSGVO-konformen E-Mail-Disclaimer:

Vorteile von E-Mail-Disclaimern

Wie auch bei anderen Arten von Haftungsausschlüssen kann die korrekte Verwendung von E-Mail-Haftungsausschlüssen Ihrem Unternehmen Millionen von Dollar an Geldstrafen und Anwaltskosten ersparen, die bei Rechtsstreitigkeiten anfallen würden. Außerdem geben sie Ihren Kunden und Auftraggebern das sichere Gefühl, dass Ihr Unternehmen alles tut, um ihre Daten zu schützen.

E-Mail-Haftungsausschlüsse können sogar eine Gelegenheit sein, die Werte Ihres Unternehmens darzustellen und ein vertrauenswürdiges und verantwortungsvolles Image zu vermitteln.

Risiken des Verzichts auf einen E-Mail-Haftungsausschluss

Werden E-Mail-Haftungsausschlüsse nicht richtig verwendet, kann dies zu hohen Geldstrafen wegen Nichteinhaltung der Online-Datenschutzbestimmungen führen. Der Verzicht auf einen E-Mail-Disclaimer ist ein Fehler, der dazu führen kann, dass Ihr Unternehmen und seine Leitung verklagt werden.

Ohne eine Vertraulichkeitserklärung weiß beispielsweise jemand, der eine E-Mail erhält, die nicht für ihn bestimmt ist, nicht, was er tun soll, und könnte das Problem noch verschlimmern.

Wie man einen E-Mail-Haftungsausschluss schreibt (mit Tipps)

Das A und O beim Verfassen eines E-Mail-Disclaimers ist Klarheit. Sie wollen die Botschaft ohne unnötigen Jargon oder Wortklauberei vermitteln.

Verwenden Sie genügend Wörter, um Ihren Standpunkt genau zu vermitteln, aber nicht so viele, dass die Bedeutung des Haftungsausschlusses in einem Block winziger Wörter verloren geht, die niemand lesen wird.

Überlegen Sie, wie stark Sie den Haftungsausschluss formulieren wollen; wollen Sie ihn als höfliche Bitte oder eher als Befehl formulieren?

Wie immer wird dringend empfohlen, bei allen Fragen, die rechtliche oder finanzielle Folgen für Ihr Unternehmen und seine Vertreter haben könnten, fachkundigen Rat einzuholen.

Zusammenfassung

Obwohl sich die Gesetze zur Regelung der Sicherheit und des Datenschutzes von Online-Daten ständig ändern und sehr vage sind, kommt es sowohl Ihrem Unternehmen als auch Ihren Kunden zugute, wenn Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens auf dem neuesten Stand halten.

E-Mail-Haftungsausschlüsse sind ein wichtiger Bestandteil, um sicherzustellen, dass alle angemessenen Schritte zum Schutz vertraulicher Informationen unternommen werden und um Ihr Unternehmen davor zu schützen, für Fehler und Versäumnisse haftbar gemacht zu werden. Zumindest richten E-Mail-Haftungsausschlüsse keinen Schaden an und halten Ihr Rechtsteam bei Laune.

Mehr über die Autorin

Geschrieben von Masha Komnenic CIPP/E, CIPM, CIPT, FIP

Masha ist Spezialistin für Informationssicherheit und Datenschutz und zertifizierte Datenschutzbeauftragte. In den letzten sechs Jahren war sie als Datenschutzbeauftragte tätig und half kleinen und mittleren Unternehmen bei der Einhaltung von Rechtsvorschriften. Außerdem war sie Mentorin für die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen bei vielen internationalen Business Accelerators. Sie ist spezialisiert auf die Umsetzung, Überwachung und Prüfung der Einhaltung von Datenschutzvorschriften (HIPAA, PIPEDA, ePrivacy-Richtlinie, DSGVO, CCPA, POPIA, LGPD). Masha hat an der Universität Belgrad Jura studiert und 2016 die Anwaltsprüfung abgelegt. Mehr über die Autorin