Por:
Masha Komnenic CIPP/E, CIPM, CIPT, FIP
| Actualizado el: 10 de mayo de 2023
Si se desplaza hasta la parte inferior de cualquier correo electrónico enviado por una empresa, ONG u oficina gubernamental, es probable que encuentre unas cuantas líneas o más de letra pequeña.
Esta letra pequeña se conoce como correo electrónico descargo de responsabilidad.
Puede utilizar un correo electrónico descargo de responsabilidad para cumplir requisitos legales, proteger a su empresa de demandas judiciales y proporcionar instrucciones sobre qué hacer si el correo electrónico ha llegado a la persona equivocada, entre otras cosas.
Siga leyendo para saber más sobre las cláusulas de exención de responsabilidad por correo electrónico y cuándo y cómo utilizarlas.
Un correo electrónico descargo de responsabilidad es un breve párrafo que se incluye en un mensaje para informar al destinatario de sus derechos u obligaciones en relación con la información contenida en el mensaje, o para eximir al remitente de responsabilidad si la información contenida en el mensaje se utiliza incorrectamente.
Hacer negocios en Internet ayuda a su empresa a llegar a un número mucho mayor de clientes potenciales. Sin embargo, conlleva un par de pasos adicionales para el propietario o gerente de la empresa.
Algunas leyes regulan cómo se manejan en Internet los datos personales de las personas, como su nombre completo, fecha de nacimiento, dirección, información bancaria, historial médico, etcétera. Las sanciones por infringir estas leyes pueden costarle mucho dinero y largos procesos en los tribunales.
He aquí un ejemplo rápido de un correo electrónico descargo de responsabilidad (le mostraremos más a continuación):
El contenido de este correo electrónico está destinado únicamente a la persona o entidad a la que va dirigido. Este correo electrónico puede contener información confidencial. Si usted no es la persona a la que va dirigido, tenga en cuenta que cualquier uso, reproducción o distribución de este mensaje está estrictamente prohibido. Si lo ha recibido por error, póngase en contacto con el remitente y elimine inmediatamente este mensaje y todos los archivos adjuntos.
Las cláusulas de exención de responsabilidad por correo electrónico no le eximen a usted y a su empresa de toda responsabilidad; sin embargo, cumplen algunos requisitos legales y ofrecen protección junto con otras medidas que debe tomar.
Seguir las mejores prácticas de correo electrónico también puede ayudarle a mantener una alta entregabilidad en los siguientes mensajes que envíe.
Los descargos de responsabilidad por correo electrónico ofrecen cierta protección jurídica, aunque se trata de una cuestión compleja. La respuesta puede variar de un país a otro en función del tipo de protección jurídica y de la entidad destinataria.
Normalmente, los remitentes de correo electrónico crean cláusulas de exención de responsabilidad para protegerse a sí mismos, pero en algunos casos también pueden ofrecer protección al destinatario. Por ejemplo, descargo de responsabilidad puede proteger tanto al remitente como al destinatario si un correo electrónico con datos confidenciales se envía a una dirección incorrecta.
Veamos con más detalle algunas de las formas más comunes de información protegida legalmente y cómo entran en juego las cláusulas de exención de responsabilidad por correo electrónico.
Los datos legalmente protegidos incluyen:
No, legalmente no necesita un correo electrónico descargo de responsabilidad. Sin embargo, si envía correos electrónicos que contienen información confidencial, añadir un mensaje de confidencialidad descargo de responsabilidad a sus correos podría protegerle en caso de denuncia judicial.
Un mensaje de confidencialidad descargo de responsabilidad avisa al destinatario del correo electrónico de que el contenido del mensaje va dirigido exclusivamente a él.
Estas son algunas de las situaciones más comunes en las que se necesita un correo electrónico descargo de responsabilidad:
El Reglamento General de Protección de Datos (rgpd) está diseñado para proteger los datos personales de los ciudadanos en Europa y contiene varios requisitos específicos para las empresas que manejan información de los consumidores.
Cualquier empresa que ofrezca bienes o servicios a personas residentes en la Unión Europea, Islandia, Suecia, Liechtenstein o Noruega -o cualquier empresa que controle el comportamiento en línea de personas en cualquiera de estas zonas- debe cumplir la rgpd. Esto incluye a las empresas que no tienen su sede en la Unión Europea o el Espacio Económico Europeo.
Incluir un mensaje de privacidad descargo de responsabilidad en los correos electrónicos puede ayudar a garantizar a los consumidores que las políticas de su empresa están en consonancia con la rgpd, de modo que se sientan más seguros al confiar sus datos personales a los representantes de su empresa.
Para mayor seguridad, debería incluirse una dirección de privacidad descargo de responsabilidad en todas las comunicaciones por correo electrónico que se originen en la cuenta de correo electrónico oficial de su empresa y que puedan enviarse a alguien que resida en las zonas protegidas de Europa.
Actualmente hay cuatro Estados de EE.UU. con leyes de protección de datos de los consumidores: California, Colorado, Virginia y Utah. De los cuatro, la ley de California es la única que ya ha entrado en vigor. Las otras tres entrarán en vigor en 2023.
Hay más estados que están preparando leyes similares sobre privacidad del consumidor, lo que lleva a muchos a pensar que es sólo cuestión de tiempo que se cree una ley federal. Por lo tanto, sería prudente que incluso las empresas locales de los estados que no cuentan con legislación vigente se adhirieran a las mejores prácticas de protección de la intimidad de los consumidores para evitar tener que cambiar las políticas en el último minuto para cumplir la normativa.
A título orientativo, la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) ha estipulado que cualquier empresa que genere al menos 25 millones de dólares de ingresos brutos anuales, maneje 100.000 o más datos personales de personas al año u obtenga al menos el 50% de sus ingresos de la venta de datos de consumidores está sujeta a la normativa. No importa dónde tenga su sede la empresa; lo que importa es quién recibe los correos electrónicos.
Si su empresa envía correos electrónicos a residentes en California, asegúrese de que los datos recogidos se tratan de acuerdo con la normativa de la CCPA.
Aunque las leyes de cada estado son ligeramente diferentes en cuanto a qué tipos de empresas están cubiertas por la normativa y los medios por los que se les exige proteger los datos de los consumidores, tienen un par de elementos importantes en común.
Asegúrese de incluir un enlace a su política de privacidad en el correo electrónico descargo de responsabilidad para cualquier material de marketing y promoción que pueda llegar a personas en estados protegidos.
Cualquiera que maneje historiales médicos, historias clínicas u otros datos sobre la salud de los pacientes debe estar muy seguro de que cumple la normativa HIPAA sobre el envío de información confidencial de los pacientes por correo electrónico. Esto incluye a personas de muchos sectores y profesiones, desde médicos, enfermeros, psiquiatras y farmacéuticos hasta agentes de seguros, corredores y auxiliares administrativos.
Para cumplir la HIPAA, los correos electrónicos que contienen información sanitaria de pacientes deben estar protegidos por medidas de seguridad como el cifrado de extremo a extremo.
Las infracciones intencionadas de la HIPAA pueden acarrear multas de hasta 1,5 millones de dólares e incluso penas de cárcel. La gravedad del castigo por una infracción de la HIPAA se basa en el nivel de negligencia de que se trate. Por lo tanto, es sin duda en el mejor interés de su empresa hacer su debida diligencia en la inclusión de un correo electrónico HIPAA compatible descargo de responsabilidad cuando se trata de información de salud del paciente de cualquier manera.
Las leyes anti-spam de Canadá y Australia exigen que cualquier boletín informativo u otra correspondencia enviada a varios clientes por correo electrónico incluya una opción para darse de baja como parte de la firma del correo electrónico descargo de responsabilidad.
Toda empresa que opere en Canadá o Australia o envíe correos electrónicos a residentes canadienses o australianos debe cumplir esta normativa. No hacerlo puede acarrear multas de hasta 10 millones de dólares canadienses o 1,7 millones de dólares australianos.
Dado que los Estados Unidos y los países miembros de la Unión Europea también exigen una opción de cancelación de la suscripción o de exclusión voluntaria, además de sus leyes de protección de la privacidad de los datos de los consumidores, es seguro decir que cualquier empresa que opere a nivel internacional o envíe correos electrónicos o boletines masivos necesita una opción de cancelación de la suscripción descargo de responsabilidad.
Cualquier información que pueda utilizarse para identificar a una persona, aparte de su nombre, puede considerarse información confidencial. Eso incluye información sobre cuentas bancarias, fecha de nacimiento, domicilio, número de la seguridad social o de identificación fiscal, historial médico y otros datos identificativos.
Esto significa que las empresas de casi cualquier sector se ven afectadas por las normas que rigen el tratamiento de los datos confidenciales de los clientes. Por ejemplo, instituciones financieras como bancos y empresas de tarjetas de crédito, contables, profesionales de la preparación de impuestos y asesores financieros envían y reciben regularmente correos electrónicos que contienen información confidencial sobre cuentas bancarias, por ejemplo.
Siempre que envíe información confidencial por correo electrónico, debe incluir un mensaje de confidencialidad descargo de responsabilidad para proteger al remitente de posibles litigios en caso de que el mensaje se envíe por error a la dirección de correo electrónico equivocada.
Debido a la naturaleza siempre cambiante de la normativa sobre protección de datos, todavía existe una zona gris en lo que se refiere al grado de protección jurídica, si es que existe, que ofrecen las cláusulas de exención de responsabilidad por correo electrónico. Un correo electrónico de confidencialidad descargo de responsabilidad puede ser suficiente para proteger al remitente en un caso, dependiendo de las circunstancias que rodean el error y la ubicación geográfica de la persona a la que se envió el correo electrónico, y tener muy poco o ningún peso en otro caso.
El tono de las cláusulas de exención de responsabilidad por correo electrónico puede variar de muy serio a divertido y desenfadado, en función de la imagen que la empresa desee dar. Su finalidad puede variar desde recordatorios amistosos hasta divulgaciones de información obligatorias por ley.
A continuación, echamos un vistazo a los ejemplos más comunes de correo electrónico descargo de responsabilidad :
Deben incluirse cuando el correo electrónico contenga información que pueda utilizarse para identificar a una persona, como datos bancarios, número de la seguridad social, dirección o número de identificación fiscal.
Puede utilizarlos para advertir al destinatario de las consecuencias legales si el correo electrónico se envía accidentalmente a la persona equivocada. También puedes utilizarlas para tranquilizar al destinatario y asegurarle que sus datos confidenciales se manejan con cuidado.
Ejemplo de correo electrónico confidencial descargo de responsabilidad:
El contenido de este correo electrónico está destinado únicamente a la persona o entidad a la que va dirigido. Este correo electrónico puede contener información confidencial. Si usted no es la persona a la que va dirigido, tenga en cuenta que cualquier uso, reproducción o distribución de este mensaje está estrictamente prohibido. Si lo ha recibido por error, póngase en contacto con el remitente y elimine inmediatamente este mensaje y todos los archivos adjuntos.
Ejemplo 2:
(Su empresa) hace de la protección de la información de sus clientes su máxima prioridad. Si ha recibido este mensaje por error, informe al remitente y elimine inmediatamente este correo electrónico junto con cualquier archivo adjunto. La información contenida en este correo electrónico puede ser datos confidenciales protegidos legalmente. Cualquier uso no autorizado puede dar lugar a acciones legales, incluidas multas y penas de cárcel.
En las profesiones en las que las personas tienen una expectativa razonable de que la información que comparten será confidencial, hay que tener un mayor grado de cuidado para garantizar que se respeta el derecho a la intimidad del cliente. Esto es doblemente cierto con la información que divulga actividades ilegales, poco éticas o inmorales por parte del cliente.
En estos casos, la dirección descargo de responsabilidad debe colocarse en la parte superior del mensaje y no en el pie de página, como es más habitual. Además, este tipo de cláusulas de exención de responsabilidad suelen tener una redacción más contundente.
Entre las profesiones afectadas figuran abogados, profesionales de la salud psicológica como terapeutas y psiquiatras, entrenadores de vida, autoridades religiosas y consejeros espirituales.
Ejemplo de correo electrónico con información privilegiada y confidencial descargo de responsabilidad:
IMPORTANTE: Este correo electrónico puede contener información privilegiada y confidencial. Ver, reenviar o imprimir este correo electrónico está estrictamente restringido a la persona nombrada. Si usted no es el destinatario, debe informar al remitente de su error y eliminar el correo electrónico y cualquier archivo adjunto sin demora.
Los descargos de responsabilidad externos se utilizan para alertar al destinatario de que un correo electrónico procede de fuera de su sistema de correo electrónico. Por ejemplo, puede incluirse automáticamente en correos electrónicos que se originan fuera del hospital, la universidad o la empresa del destinatario.
Ejemplo de correo electrónico externo descargo de responsabilidad:
¡CORREO ELECTRÓNICO EXTERNO! Tenga cuidado al enviar datos personales o abrir archivos adjuntos.
Ejemplo 2:
Precaución: Correo electrónico externo. Este correo electrónico se originó fuera del sistema de (su empresa). No abra archivos adjuntos ni haga clic en enlaces de fuentes desconocidas.
El propósito de las cláusulas de exención de responsabilidad por transmisión de virus es proteger al remitente de la responsabilidad si el malware se transmite de algún modo junto con el correo electrónico. Son útiles para materiales de marketing o boletines que contengan enlaces a diversas fuentes externas.
Ejemplo de correo electrónico de transmisión de virus descargo de responsabilidad:
A pesar de la dedicación de (su empresa) a la seguridad en línea, no podemos garantizar la seguridad de los enlaces externos. Por favor, tenga cuidado al hacer clic en los enlaces para evitar la transmisión de virus y otros programas maliciosos.
La legislación antispam de muchos países, incluidos Estados Unidos, Canadá y los países miembros de la Unión Europea, especifica que los boletines y otros tipos de material de marketing que se envían masivamente por correo electrónico deben incluir una opción de exclusión o cancelación de la suscripción en forma de enlace sobre el que se pueda hacer clic.
Suele incluirse en el pie de página o en la firma del correo electrónico, junto con otros datos obligatorios, como la dirección postal de la empresa y el nombre registrado legalmente.
Ejemplo de correo electrónico de baja descargo de responsabilidad:
Si no desea seguir recibiendo correos electrónicos de (Su empresa), haga clic aquí para darse de baja de nuestra lista de correo.
Este tipo de correo electrónico descargo de responsabilidad es útil para boletines informativos o en cualquier correo electrónico en el que los empleados expresen opiniones que podrían considerarse ofensivas o controvertidas. Su objetivo es proteger a la empresa de posibles demandas o de la atención negativa de la prensa.
Ejemplo de correo electrónico de opinión descargo de responsabilidad:
Las opiniones expresadas en este correo electrónico son únicamente las del autor y no representan la postura de (Su Empresa) sobre ningún tema, ya sea de naturaleza social o política.
"Legal descargo de responsabilidad" es un término general que abarca la mayoría de los tipos de descargos de responsabilidad por correo electrónico diseñados para ayudar al remitente a evitar litigios. También pueden utilizarse para informar al destinatario de que la información del correo electrónico no crea un contrato legalmente vinculante con la empresa.
Por ejemplo, los empresarios suelen utilizar cláusulas legales de exención de responsabilidad cuando hablan de un puesto de trabajo con un posible candidato. Aclaran que, por ejemplo, describir las horas de trabajo y las responsabilidades del puesto en un correo electrónico no constituye un contrato laboral ni significa que el destinatario haya sido contratado.
Ejemplo de correo electrónico legal descargo de responsabilidad:
Este correo electrónico sólo tiene fines informativos y no constituye una oferta de empleo.
Ejemplo 2:
No se trata de una oferta de empleo ni de ningún otro contrato jurídicamente vinculante.
Para demostrar que su empresa valora la responsabilidad ecológica, puede optar por incluir un recordatorio para conservar los recursos siempre que sea posible.
Ejemplo de correo electrónico respetuoso con el medio ambiente descargo de responsabilidad:
Salve un árbol Por favor, no imprima este correo electrónico a menos que sea absolutamente necesario.
La HIPAA es una serie de leyes que regulan el tratamiento digital de la información médica de las personas. Es importante reiterar que incluir un correo electrónico HIPAA descargo de responsabilidad no es suficiente en sí mismo para garantizar el pleno cumplimiento de la HIPAA.
Las cláusulas de exención de responsabilidad médica de la HIPAA deben abordar los siguientes puntos:
Ejemplo de correo electrónico HIPPA descargo de responsabilidad:
Este correo electrónico puede contener información sanitaria protegida por ley. Aunque (Su empresa) cumple plenamente todas las normativas de protección de la información sanitaria de nuestros pacientes, ningún correo electrónico es completamente seguro. Le rogamos que no incluya datos personales en los correos electrónicos. Si este correo electrónico le ha llegado por error, le rogamos que lo elimine inmediatamente, así como todos los archivos adjuntos, para evitar consecuencias legales.
Cualquier correo electrónico que pueda llegar a un residente de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo debe contener un descargo de responsabilidad.
Un correo electrónico que cumpla la normativa rgpd descargo de responsabilidad debe incluir un enlace a la política de privacidad de la empresa e informar al destinatario de algunos de sus derechos como consumidor.
Ejemplo de correo electrónico conforme a rgpd descargo de responsabilidad :
(Su empresa) se enorgullece de cumplir plenamente los requisitos de rgpd para proteger los datos personales de nuestros clientes. Consulte nuestra política de privacidad aquí para obtener más información sobre cómo garantizamos la seguridad de su información sanitaria. Si este correo electrónico le ha llegado por error, le informamos de que está estrictamente prohibido compartir esta información con terceros.
Al igual que con otros tipos de cláusulas de exención de responsabilidad, el uso correcto de las cláusulas de exención de responsabilidad por correo electrónico puede ahorrar a su empresa millones de dólares en multas y gastos legales que se gastarían en litigios. También ayudan a sus clientes a sentirse seguros sabiendo que su empresa está haciendo todo lo posible para proteger sus datos.
Los descargos de responsabilidad por correo electrónico pueden ser incluso una oportunidad para mostrar los valores de su empresa y dar una imagen más fiable y responsable.
No utilizar bien las cláusulas de exención de responsabilidad por correo electrónico puede acarrear multas cuantiosas por incumplimiento de la normativa de protección de datos en línea. No incluir un correo electrónico descargo de responsabilidad es un error que podría dejar a su empresa y a sus directivos expuestos a ser demandados.
Por ejemplo, sin un mensaje de confidencialidad descargo de responsabilidad, alguien que reciba un correo electrónico que no va dirigido a él puede no saber qué hacer y agravar el problema.
La clave para escribir un correo electrónico a descargo de responsabilidad es la claridad. Hay que transmitir el mensaje sin jerga ni palabrería innecesarias.
Utiliza suficientes palabras para transmitir con precisión lo que quieres decir, pero no tantas que el significado de descargo de responsabilidad se pierda en un bloque de palabras diminutas que nadie va a leer.
Piense en la firmeza con la que quiere redactar descargo de responsabilidad; ¿quiere hacerlo como una petición cortés o más bien como una orden?
Como siempre, se recomienda encarecidamente buscar el asesoramiento de expertos cuando se trate de cualquier asunto que pueda tener consecuencias jurídicas o financieras para su empresa y sus representantes.
Aunque el estado actual de las leyes que regulan la seguridad y la privacidad de los datos en línea es cambiante y está plagado de imprecisiones, mantener actualizadas las políticas de su empresa beneficia en última instancia tanto a su cuenta de resultados como a sus clientes.
Los descargos de responsabilidad por correo electrónico son un componente importante para garantizar que se están tomando todas las medidas razonables para proteger la información confidencial y para proteger a su empresa de ser considerada responsable de errores y descuidos. Como mínimo, las cláusulas de exención de responsabilidad por correo electrónico no hacen daño y mantienen contento a su equipo jurídico.
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