Wenn Sie sich als Inhaber eines Kleinunternehmens fragen, ob Sie eine Datenschutzrichtlinie benötigen, lautet die Antwort wahrscheinlich ja.
Eine Datenschutzrichtlinie für Ihr kleines Unternehmen hilft Ihnen, die Datenschutzgesetze einzuhalten und gleichzeitig die Rechte Ihrer Nutzer zu schützen.
Ein Kleinunternehmen Datenschutzerklärung vorlage, das Sie an Ihr Unternehmen und Ihre Branche anpassen, kann sicherstellen, dass Sie alle ordnungsgemäßen rechtlichen Klauseln einbeziehen und Ihnen helfen zu entscheiden, wie viele Informationen Sie wirklich anfordern oder speichern müssen.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was eine Datenschutzrichtlinie für kleine Unternehmen ist und warum Sie eine brauchen.
- Datenschutzrichtlinien für kleine Unternehmen erklärt
- Braucht mein kleines Unternehmen eine Datenschutzrichtlinie?
- Was steckt in einem Kleinunternehmen Datenschutzerklärung vorlage?
- Was macht eine gute Datenschutzrichtlinie für kleine Unternehmen aus?
- Wo Sie die Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens veröffentlichen sollten
- Gute Beispiele für eine Datenschutzrichtlinie für kleine Unternehmen
- Kleinunternehmen Datenschutzerklärung vorlage [Free Download]
- Zusammenfassung
Datenschutzrichtlinien für kleine Unternehmen erklärt
Eine Datenschutzerklärung ist eine rechtliche Erklärung, die Ihre Kunden darüber informiert, wie, wann und warum Sie ihre Daten sammeln und was Sie damit tun. Sie teilen ihnen mit, ob Sie ihre Daten vertraulich behandeln, an Dritte weitergeben oder an andere Unternehmen verkaufen.
Eine Datenschutzrichtlinie sorgt nicht nur für Transparenz, sondern sorgt auch dafür, dass Ihr Unternehmen mit dem Flickenteppich an Datenschutzgesetzen in den USA und auf der ganzen Welt konform geht.
Braucht mein kleines Unternehmen eine Datenschutzrichtlinie?
Sie sind nicht von der Notwendigkeit einer Datenschutzrichtlinie befreit, nur weil Ihr Unternehmen klein ist.
Jedes Unternehmen, das Informationen weitergibt und nutzt, muss eine Datenschutzrichtlinie haben.
Wenn Sie personenbezogene Daten ohne das Wissen Ihrer Kunden weitergeben, könnten Sie gegen die örtlichen Gesetze verstoßen. Eine Datenpanne oder der falsche Umgang mit Informationen kann schwerwiegende rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Gesetze, die von Ihrem Kleinunternehmen eine Datenschutzrichtlinie verlangen
- Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO): Erfordert eine Datenschutzerklärung, in der Ihre Datenverarbeitungspraktiken und die Rechte der Nutzer über ihre Daten beschrieben werden.
- Kalifornisches Verbraucherschutzgesetz (CCPA): Erfordert eine Datenschutzrichtlinie, die einen Hinweis auf die Erfassung, Kontaktinformationen und einen Link "Meine persönlichen Daten nicht verkaufen" enthält.
- Kalifornisches Gesetz zum Schutz der Privatsphäre im Internet (CalOPPA): Erfordert eine Datenschutzrichtlinie, in der erläutert wird, welche Daten Sie sammeln, wie Benutzer ihre Daten einsehen können und ob Daten an Dritte weitergegeben werden.
- Kanadas Gesetz zum Schutz persönlicher Daten und elektronischer Dokumente (PIPEDA): Verlangt von Organisationen, ihren Umgang mit persönlichen Daten transparent zu machen, indem sie auf ihrer Website eine Datenschutzrichtlinie veröffentlichen.
Sanktionen für Verstöße gegen eine Datenschutzverordnung
Ein Verstoß gegen eine Datenschutzverordnung kann teuer werden:
- Jedes Mal, wenn ein in Kalifornien ansässiger Bürger eine nicht konforme mobile Anwendung herunterlädt, kann ein Unternehmen mit einer Geldstrafe von bis zu 2.500 Dollar belegt werden.
- COPPA erhebt Geldstrafen von bis zu 40.000 Dollar für jedes Kind, dessen Daten unrechtmäßig gesammelt wurden.
- Laut DSGVO können bei Nichteinhaltung der Vorschriften Sanktionen in Höhe von bis zu 4 % der Einnahmen eines Unternehmens verhängt werden.
Ohne eine Datenschutzrichtlinie könnte Ihr kleines Unternehmen teuer zu stehen kommen.
Was steckt in einem Kleinunternehmen Datenschutzerklärung vorlage?
Eine Datenschutzrichtlinie für kleine Unternehmen enthält mehrere rechtliche Klauseln über die Art der erhobenen Daten, deren Schutz und Verwendung sowie ein Verfahren, das es den Kunden ermöglicht, sich für oder gegen die Weitergabe ihrer Daten zu entscheiden.
Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, müssen Sie in Ihrer Datenschutzrichtlinie beschreiben, welche Daten Sie sammeln, einschließlich Namen, Adressen, E-Mail-Adressen und Zahlungsinformationen.
Was sollten Sie in Ihre Datenschutzrichtlinie aufnehmen?
Nehmen Sie die folgenden Informationen in Ihre Datenschutzrichtlinie auf:
- Die Rechtsgrundlage für die Erhebung der Informationen
- Ihr rechtmäßiger Firmenname
- Der Unternehmensstandort
- Ihre Kontaktinformationen
- Die Art der von Ihnen gesammelten Informationen
- Wie Sie die Informationen sammeln
- Wie Sie die Daten sicher und geschützt aufbewahren
- Wie ein Nutzer sich für oder gegen die Weitergabe von Informationen entscheiden kann
- ob Sie die Informationen an Dritte verkaufen und wie diese die Informationen verwenden werden
Überlegen Sie, auf welche Weise Sie personenbezogene Daten erfassen, z. B. über Kontaktformulare, Zahlungsanträge, E-Mail-Newsletter-Registrierung, Partner-Websites, Werbenetzwerke - einschließlich Cookies - und Schaltflächen für die Weitergabe in sozialen Medien.
Wie werden die Informationen weitergegeben oder offengelegt?
Melden Sie, wenn Sie die Informationen aus einem dieser Gründe weitergeben:
- Wenn gesetzlich vorgeschrieben
- Wenn Sie die Zustimmung zur Weitergabe der Informationen erhalten
- Wenn Sie das Unternehmen verkaufen
Teilen Sie den Kunden mit, wann und unter welchen Umständen Sie die Informationen weitergeben.
Wie können Kunden ihre Informationen aktualisieren?
Wenn Kunden ein Konto bei Ihnen anlegen oder der Speicherung ihrer Daten zustimmen, müssen sie diese aus verschiedenen Gründen aktualisieren.
In der Richtlinie sollte festgehalten werden, dass Sie Ihren Kunden Zugang gewähren und Kontaktinformationen für Korrekturen und Aktualisierungen zur Verfügung stellen.
Wie schützen Sie die Daten?
Wenn Sie Ihren Kunden mitteilen, wie Sie ihre Daten zu schützen gedenken, können sie sich darauf verlassen, dass sie bei Ihnen sicher sind. Einige Gesetze schreiben vor, dass Sie mitteilen müssen, wie Sie Kundendaten schützen. Sie sollten nicht zu vage sein, sondern sich an allgemeine Schritte halten.
Wie können sich Kunden an- oder abmelden?
Einige Datenschutzgesetze schreiben vor, dass Sie Ihren Kunden die Möglichkeit geben müssen, sich gegen Mitteilungen, die Erfassung von Informationen oder die Speicherung von Daten zu entscheiden. Dies ist eine Methode, um unerwünschte oder unaufgeforderte E-Mails und Spam zu reduzieren.
Geben Sie eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse an, unter der der Kunde Sie kontaktieren kann, um sich von der Kommunikation abzumelden. Auch wenn es nicht Teil einer Datenschutzrichtlinie ist, sollten Sie in jeder E-Mail oder SMS, die Sie an einen Kunden senden, darauf hinweisen, wie er künftige Mitteilungen abbestellen kann, in der Regel durch eine Schaltfläche oder einen Link zum Abbestellen oder eine spezielle Textantwort wie das Wort " Stop".
Andere Vorschriften verlangen, dass Sie einem Kunden die Möglichkeit geben, sich bewusst dafür zu entscheiden, bevor Sie um Informationen bitten, was proaktiver ist als eine Ablehnung. In diesem Fall stimmt der Kunde zu, die Informationen bereitzustellen, bevor sie eingegeben werden, anstatt die Leute aufzufordern, in Ihrer Datenschutzrichtlinie nachzuschlagen oder auf die erste Mitteilung zu warten, um sich abzumelden.
Was macht eine gute Datenschutzrichtlinie für kleine Unternehmen aus?
Eine Strategie zur Bestimmung der Art der anzufordernden oder aufzubewahrenden Informationen
Bevor Sie fragen, überlegen Sie, ob Sie diese Informationen benötigen. Sammeln Sie nur die Informationen, die Sie unbedingt benötigen, und nicht mehr.
Achten Sie bei der Anschaffung neuer Computerausrüstung, Software oder Cloud-Dienste auf Datenschutz und Sicherheit. Überlegen Sie auch, welche Art von Daten Sie sammeln, warum Sie sie sammeln und wo Sie sie aufbewahren wollen.
Informieren Sie sich über die Auswirkungen auf den Datenschutz, wenn Sie personenbezogene Daten verwenden, einschließlich Tracking-Cookies, Google Analytics und andere Dienste zur Personalisierung oder Erfassung von Daten. Stellen Sie sicher, dass Sie niemanden diskriminieren, der sich gegen die Weitergabe seiner Daten entscheidet, und bieten Sie denjenigen, die sich dafür entscheiden, Rabatte oder Werbeaktionen an, die für Kunden, die sich dagegen entscheiden, nicht verfügbar sind.
Kopieren einer Datenschutzrichtlinie von einer anderen Website verboten
Ihre Datenschutzrichtlinie sollte zu Ihrem Unternehmen passen. Es ist unwahrscheinlich, dass eine Richtlinie, die von einer anderen Website kopiert wurde, Ihr Unternehmen oder Ihre Branche abdeckt. Es ist in Ordnung, mit einer Vorlage zu beginnen oder sich eine geliehene Richtlinie anzuschauen, aber machen Sie sie relevant für Ihr Unternehmen und die Informationen, die Sie sammeln.
Schreiben in klarer Sprache und Vermeidung von Jargon oder Juristensprache
Eine Seite voller juristischer Begriffe kann Menschen abschrecken, weil sie das Gefühl haben, dass Sie etwas verheimlichen. Verwenden Sie die gleiche Sprache, die Sie auch im Gespräch mit Ihren Kunden und bei der Erläuterung Ihres Unternehmens verwenden.
Experimentieren Sie mit verschiedenen Strukturen oder fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis hinzu, um die Lesbarkeit der Richtlinie zu erhöhen.
Rechtsberatung durch einen Anwalt
Wenn Sie ein komplexes Unternehmen führen oder ein weltweites Publikum erwarten, sollten Sie mit einem Wirtschaftsanwalt sprechen, der Ihnen helfen kann, Fallstricke zu vermeiden. Ein fachkundiger Anwalt kennt die aktuellsten Fassungen aller Vorschriften, die Sie befolgen müssen, und stellt sicher, dass Sie die Normen einhalten.
Erwarten Sie, dass Minderjährige Ihren Dienst nutzen oder Ihre Website besuchen? Ein Anwalt kann Ihnen dabei helfen, sich mit den Gesetzen zum Sammeln von Informationen von Kindern oder Jugendlichen auseinanderzusetzen.
Fragen Sie nur nach den Informationen, die Sie benötigen
Fordern Sie nie mehr Daten als nötig an. Je weniger Sie erfassen, desto weniger Verantwortung übernehmen Sie. Wenn Sie das Geburtsdatum nicht brauchen, fragen Sie nicht danach.
Wenn Sie die Menge der angeforderten Daten auf ein Minimum beschränken, sind Sie im Falle einer Datenschutzverletzung weniger haftbar für die Preisgabe sensibler Informationen.
Umsetzung guter Informationspraktiken
Begnügen Sie sich nicht mit einer Datenschutzrichtlinie. Dies ist zwar ein hervorragender erster Schritt, aber Sie müssen auch den richtigen Sicherheits- und Virenschutz für Ihre Systeme installieren. Tun Sie alles, was Sie können, um zu verhindern, dass die Daten in die Hände böswilliger Akteure gelangen.
Wo Sie die Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens veröffentlichen sollten
Es gibt viele Stellen, an denen Sie Ihre Datenschutzbestimmungen auf Ihrer Website veröffentlichen können. Verstecken Sie sie nicht, sondern sorgen Sie dafür, dass sie leicht zu finden und zu lesen ist.
Rechtsgrundsätze
Erstellen Sie einen Menüpunkt oder eine Seite für rechtliche Richtlinien, insbesondere wenn Sie ein komplexes oder stark reguliertes Unternehmen betreiben. Platzieren Sie den Zugang zu Ihrer Datenschutzrichtlinie unter diesem Menüpunkt oder in der Kopfzeile und legen Sie die Richtlinie zu den übrigen rechtlichen Dokumenten.
Informationeller Teil
Machen Sie den Link "Datenschutzerklärung" zu einem Menüpunkt auf der Homepage und stellen Sie die Datenschutzerklärung auf eine Informationsseite, die eng mit Ihren Formularen zur Datenerfassung verknüpft ist.
Website-Fußzeile
Die Fußzeile am unteren Rand Ihrer Website oder Homepage ist ein naheliegender Ort für einen Link zu Ihrer Datenschutzrichtlinie.
Banner und Pop-ups
Banner und Pop-ups werden im Allgemeinen als lästig empfunden, aber Sie können ihr Erscheinen einschränken, indem Sie zulassen, dass sie bei der Eingabe von Formularen oder auf Zahlungsseiten geöffnet werden, bevor ein Kunde irgendwelche Informationen preisgibt.
Anmeldung
Bitten Sie Ihre Kunden, sich für Werbeaktionen zu registrieren oder Konten zu eröffnen? Setzen Sie einen Link zu Ihrer Datenschutzrichtlinie oder die Richtlinie selbst an den Anfang des Formulars.
Kasse
Kunden wissen es zu schätzen, wenn sie wissen, dass ihre Finanzdaten sicher sind. Platzieren Sie einen Link oder die Datenschutzrichtlinie oben auf der Kassenseite oder erstellen Sie ein Banner oder Pop-up, das beim Öffnen der Zahlungsseite erscheint.
Top-Level-Navigation
Setzen Sie einen Link zu Ihrer Datenschutzrichtlinie ganz oben auf Ihre Website oder Homepage. Er kann direkt neben Ihrer Telefonnummer oder anderen rechtlichen Informationen stehen, die Sie Ihren Kunden mitteilen müssen.
Landing Page
Wenn Sie davon ausgehen, dass Ihre Besucher über einen Link aus einer E-Mail oder einem Beitrag in sozialen Medien auf eine Landing Page statt auf Ihre Homepage gelangen, sollten Sie die Datenschutzbestimmungen auf der Seite angeben oder ein Pop-up-Fenster oder ein Banner einrichten, das die Datenschutzbestimmungen erläutert, bevor der Kunde auf die Landing Page weitergeht.
Gute Beispiele für eine Datenschutzrichtlinie für kleine Unternehmen
Hier sind einige Beispiele für Datenschutzrichtlinien kleiner Unternehmen, die die entsprechenden Kriterien erfüllen.
Ruiz Financial Solutions
Ruiz Financial Solutions hat ein Inhaltsverzeichnis verwendet, um seine Datenschutzbestimmungen zu vereinfachen. Das Unternehmen eröffnet seine Seite mit einem Dank an den Kunden für die Geschäftsbeziehung und erklärt die Bedingungen.
Das Inhaltsverzeichnis ist wie eine Seite mit häufig gestellten Fragen (FAQ) aufgebaut, mit Überschriften in Form von Fragen wie "Wie verwenden wir Ihre Daten?"
Schrottplatzhund
In der Datenschutzrichtlinie von Junkyard Dog werden Begriffe wie "Cookies" und wie sie auf einen Computer gelangen, die Art der Informationen, die sie sammeln können, und die Gründe, warum das Unternehmen nach diesen Daten fragt, sorgfältig erläutert. Außerdem werden Beispiele für die Daten aufgelistet, die ihre Webserverprotokolle erfassen können.
KEM Business-Lösungen
KEM Business Solutions weist darauf hin, dass die Website nicht für die Nutzung durch Personen unter 18 Jahren gedacht ist, und erklärt, dass dies auf die Einhaltung der COPPA-Bestimmungen zurückzuführen ist. Sie geben auch bekannt, dass sie die DSGVO für europäische Benutzer einhalten.
Außerdem werden die Absätze kurz gehalten und Aufzählungslisten verwendet, um die Lesbarkeit zu verbessern.
Kleinunternehmen Datenschutzerklärung vorlage [Free Download]
Sie können unser kostenloses Kleinunternehmen Datenschutzerklärung vorlage unten im Word Doc-, PDF- oder Google Doc-Format herunterladen. Sie können den HTML-Code auch einfach kopieren und direkt auf Ihrer Website einfügen.
Lesen Sie sich vor der Verwendung die gesamte Kleinunternehmensseite Datenschutzerklärung vorlage durch - füllen Sie alle [Klammern] aus, entfernen Sie alle Abschnitte, die nicht auf Ihre Anwendung zutreffen, und ändern Sie bei Bedarf die Sprache.
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Zusätzliche Optionen zum Herunterladen von Vorlagen
Zusammenfassung
Eine Datenschutzrichtlinie für die Website eines Kleinunternehmens ist für Unternehmen jeder Größe, die Daten von ihren Kunden erheben, unerlässlich. Die Datenschutzrichtlinie sollte für Ihre Kunden leicht zu finden und zu lesen sein und enthalten, was Sie sammeln, warum Sie es sammeln, wie Sie es speichern und was Sie damit tun.
Zeigen Sie den Menschen, welche genauen Compliance-Standards Sie befolgen und wie sie sich vor der Erfassung Ihrer Daten entscheiden können. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Datenschutzrichtlinie leicht zu finden ist, und ziehen Sie die Verwendung einer Vorlage in Erwägung, um sicherzustellen, dass Ihre Richtlinie alle richtigen Felder abdeckt.
Schützen Sie die privaten Daten Ihrer Kunden und sich selbst mit einer Datenschutzrichtlinie vor der Haftung.