9 razones clave por las que necesita una política de privacidad

Una política de privacidad es un documento de su sitio web que informa a los usuarios sobre cómo recopila su información, por qué la utiliza y si la comparte con otros.

Es una política esencial que las empresas necesitan para cumplir los requisitos legales y generar y mantener la confianza de los usuarios.

A continuación, le explico por qué es importante una política de privacidad, su finalidad y por qué necesita una.

¿Por qué es importante una política de privacidad?

Una política de privacidad es un importante documento legal que informa a la gente sobre sus actividades de recogida y tratamiento de datos personales.

El objetivo de una política de privacidad es mostrar a las personas con las que interactúa que se toma en serio la privacidad en su empresa.

Dado que muchas empresas tienen tiendas en línea que recopilan información de los usuarios, es vital comunicar cómo se recopilan, utilizan y protegen sus datos.

Aunque tener una política de privacidad es lo correcto, varias leyes también exigen explícitamente que las empresas tengan una, incluido el Reglamento General de Protección de Datos (rgpd) y la Ley de Privacidad del Consumidor de California(CCPA).

Para los que aún no sepan por qué necesitan una política de privacidad, evitar las cuantiosas multas por incumplimiento de las leyes de privacidad es una motivación de peso.

¿Cómo es una buena política de privacidad?

Las buenas políticas de privacidad son breves, claras y minuciosas -desgraciadamente, no todas las políticas lo son-, pero cuanto más claras sean para los usuarios, menos problemas habrá por malas interpretaciones.

Una política de privacidad básica debe cubrir:

Los detalles que incluya en su política de privacidad deben cumplir todas las leyes de privacidad aplicables, que cambian a menudo para mantenerse al día con la tecnología y las necesidades del público.

Los expertos afirman que nuestra legislación actual sobre privacidad sigue siendo inadecuada, por lo que debe contar con procesos para actualizar periódicamente su política de privacidad.

9 razones por las que necesita una política de privacidad

En el pasado, las políticas de privacidad eran largos documentos que la mayoría de la gente ignoraba, pero ya no.

El consumidor moderno espera encontrar una política de privacidad en su sitio web, y no tenerla podría acarrear otros problemas además de infracciones legales.

En la siguiente sección, describiré las nueve razones esenciales por las que necesita una política de privacidad.

1. Es la Ley

Empezaré por la principal razón por la que las empresas necesitan políticas de privacidad: el cumplimiento legal.

Varias leyes de protección de datos obligan a las empresas a informar a los consumidores sobre los datos que recopilan y cómo los utilizan, y la publicación de una política de privacidad le ayuda a cumplir eficazmente esas normas.

Legislación europea sobre protección de datos

Las empresas con sede en Europa o cuyos servicios estén disponibles allí y controlen el comportamiento en línea de los usuarios de la Unión Europea (UE) y del Espacio Económico Europeo (EEE) deben cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (rgpd).

rgpd exige a las empresas que sigan los siete principios de la privacidad desde el diseño (PdD), entre los que se incluye la transparencia sobre sus actividades de tratamiento de datos.

También debe disponer de una política de privacidad conforme a rgpd que cumpla los requisitos legales específicos, incluidos los siguientes:

• Fácil de encontrar y leer
• Gratuito y accesible
• Transparente, precisa y actualizada
• Presentado a los usuarios en el momento de la recogida de datos o antes

En 2021, el 97% de las políticas de privacidad no cumplían las normas de rgpd.

Legislación estadounidense sobre protección de datos

En EE.UU., dependiendo del sector en el que trabaje, las siguientes leyes federales pueden ser de aplicación y obligarle a tener una política de privacidad:

• Ley de Protección de la Privacidad Infantil en Internet(COPPA): se aplica a los sitios web dirigidos a menores de 13 años.
• Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios(HIPAA): se aplica a los profesionales de la medicina, como dentistas y médicos.

Varios estados de EE.UU. también aprobaron leyes de privacidad de datos que están actualmente en vigor o entrarán en acción en los próximos años, y todas ellas exigen una política de privacidad, incluida la:

• Ley de Protección de los Consumidores de California(CCPA)
• Ley de Privacidad de Colorado(CPA)
• Ley de Privacidad de Datos Personales de Connecticut(CTDPA)
• Ley de Protección de Datos de los Consumidores de Virginia(VCDPA)

Otras leyes de protección de la intimidad en el mundo

Existen leyes de protección de datos en todo el mundo, y la mayoría exigen una política de privacidad.

Por ejemplo, la siguiente legislación regula la forma en que las entidades comunican sus actividades de recogida y tratamiento de datos:

• Ley australiana de Protección de la Intimidad de 1988
• Ley General de Protección de Datos Personales de Brasil (LGPD)
• Ley canadiense de Información Personal y Documentos Electrónicos (PIPEDA)
• Ley china de protección de datos personales (PIPL)
• Ley de Privacidad de Nueva Zelanda 2020
• Ley 25 de Quebec

Si incumple alguna de estas leyes de protección de datos, aunque sea por accidente, podría enfrentarse a multas importantes y a la obligación de dejar de tratar los datos.

2. Las aplicaciones y servicios de terceros lo exigen

La mayoría de los negocios en línea dependen de aplicaciones y servicios de terceros para ayudar en diversos procesos, y muchos de esos servicios requieren que usted publique una política de privacidad.

Estas entidades terceras suelen manejar mucha información personal.

Debido a su tamaño, también suelen tener que cumplir varias leyes de privacidad de datos y quieren asegurarse de que sus clientes no están haciendo nada que pueda meterles en problemas.

Para evitar que se produzcan violaciones de la privacidad, exigen políticas de privacidad que garanticen que sus clientes empresariales no infringen la legislación vigente y les eximan de algunas responsabilidades.

Por ejemplo, tanto Google como Apple exigen que cualquiera que trabaje con su software utilice uno, incluso para servicios como:

• Google AdSense
• Google Analytics
• Director comercial de Apple

Si piensa utilizar uno de los recursos de terceros mencionados o algo similar, es muy probable que necesite una política de privacidad.

3. Genera confianza entre los clientes

Publicar una política de privacidad en la que se describan las actividades de tratamiento a los consumidores ayuda a generar y mantener su confianza.

El consumidor moderno se preocupa hoy más que nunca por su privacidad en línea.

No hay más que ver estas estadísticas sobre privacidad de datos:

• El 48% de los usuarios dejó de comprar en una empresa por motivos de privacidad.(Tableau)
• Al 92% de los estadounidenses les preocupa su privacidad cuando utilizan Internet.(TrustArc)
• El 76% de los usuarios cree que las empresas deben hacer más para proteger sus datos en línea.(Informe Global Consumer State of Mind 2021).

Contar con una política de privacidad exhaustiva demuestra a sus clientes actuales y potenciales que usted también se preocupa por la integridad y seguridad de su privacidad.

Explicar por qué y cómo utilizas sus datos demuestra que te preocupas por la experiencia del usuario, lo que conduce a una mayor retención de clientes.

4. Ayuda a mantener informados a sus clientes

Los consumidores en línea entienden que la mayoría de los sitios web rastrean datos sobre ellos, y quieren saber cómo es ese rastreo y qué controles tienen sobre su información.

Manténgalos adecuadamente informados proporcionándoles una política de privacidad precisa y actualizada.

Sus clientes quieren saber que usted respeta su privacidad y se sienten más cómodos con una empresa que es abierta sobre cómo almacena y utiliza su información personal.

Además, según las siguientes estadísticas, una buena política de privacidad también tiene la ventaja añadida de ser una potente herramienta de marketing:

• El 88% de los usuarios afirma que su disposición a compartir datos personales depende de cuánto confían en una empresa.(PwC)
• El 58% de los usuarios se declara dispuesto a compartir datos para evitar pagar por contenidos en línea.(Statista)
• El 60% de los usuarios afirman que gastarían más dinero con una marca en la que confían que gestiona sus datos personales de forma responsable.(Informe sobre la mentalidad del consumidor mundial 2021).
• El 84% de los usuarios son más fieles a las empresas con fuertes controles de seguridad.(Salesforce)

5. La seguridad es lo primero

La gente se preocupa por su intimidad, y con el número de violaciones de datos y ciberdelitos en aumento, es fácil que cualquiera se sienta asustado o inseguro.

Al fin y al cabo, le están confiando detalles íntimos de sus vidas.

Como reflejo de los valores de su empresa, su política de privacidad puede mostrar cuánto respeta su seguridad.

6. Le ayuda a evitar batallas legales y multas

Si nada más le convence de tener una política de privacidad, la amenaza de acciones legales debería hacerlo.

Si recopila datos sin una política de privacidad clara, se expone a posibles multas y demandas.

Por ejemplo, he aquí una lista de algunas de las mayores multas de todos los tiempos en rgpd :

• Meta fue multada con 1.200 millones de euros (1.300 millones de dólares) por transferir a Estados Unidos datos recopilados de usuarios de Facebook en Europa, infringiendo las directrices sobre transferencias internacionales de rgpd .
• Amazon fue multada con 746 millones de euros (780,9 millones de dólares) por recopilar información de los usuarios sin obtener adecuadamente su consentimiento.
• WhatsApp (Meta) fue multada con 225 millones de euros (247 millones de dólares) por políticas de privacidad poco claras y falta de transparencia sobre cómo utiliza y comparte datos.

Si quiere poner cifras más concretas a las sanciones, he aquí las infracciones a las que se enfrentará por incumplimiento de algunas de las principales leyes sobre privacidad:

• rgpd: 2% de su facturación anual mundial o hasta 10 millones de euros (12 millones de dólares), lo que sea más alto.
• CCPA: Hasta 2.500 dólares por infracción y hasta 7.500 dólares por infracciones intencionadas o en las que estén implicados menores conocidos.
• CPA: Entre 2.000 y 20.000 dólares por infracción.
• COPPA: Hasta 43.792 dólares por infracción
• CTDPA: Hasta 5.000 dólares por infracción dolosa.
• HIPPA: Las multas de nivel 1 van de 100 a 50.000 dólares por infracción; las de nivel 4 no tienen límite máximo.
• VCDPA: Hasta 7.500 dólares por infracción.
• LPRPDE: La infracción puede dar lugar a una multa de hasta 100.000 CAD (79.815 $).
• Ley 25 de Quebec: Entre 15.000 y 25.000.000 de dólares, o el 4% de la facturación mundial, lo que sea superior.

7. Tiene beneficios SEO y de marketing

Si aún no tiene una política de privacidad, añadir una podría ayudar a su sitio a enviar mejores señales a los motores de búsqueda, mejorando su optimización para motores de búsqueda (SEO).

Aunque nadie puede saberlo con certeza, es posible que los algoritmos den prioridad a los sitios web con políticas de privacidad vinculadas frente a los que no las tienen porque eso significa una seguridad adecuada.

Además, muchos vendedores de anuncios exigen una política de privacidad antes de publicar anuncios en su sitio, por lo que no disponer de ella puede suponer un grave recorte de sus beneficios.

Las leyes que exigen políticas de privacidad existen desde hace suficiente tiempo como para que tanto la gente como los algoritmos de los motores de búsqueda consideren que un sitio es mucho menos fiable si no tiene una política de privacidad.

8. Mantenerse al día con la tecnología nueva y cambiante

Los sitios web que tienen políticas de privacidad parecen más actualizados y modernos que los que no las tienen.

La tecnología avanza a gran velocidad, lo que repercute en las leyes y la legislación, así como en las expectativas de los usuarios, que también evolucionan y cambian constantemente.

Es probable que en el futuro se exijan políticas de privacidad para más usos.

Por lo tanto, si usted no tiene una política de privacidad hoy en día, los consumidores podrían asumir que usted no puede mantenerse al día con esta nueva y cambiante tecnología - como la Inteligencia Artificial (IA) o los Controles Globales de Privacidad (CGP).

Sin una política de privacidad que tenga en cuenta los nuevos avances, también se expone a responsabilidades que no existían hace tan solo unos años.

9. Tener una política de privacidad es lo correcto

Según los éticos modernos, tener una política de privacidad en su sitio web o aplicación es simplemente lo correcto.

Si esperas que tus vecinos no entren en tu casa sin tu permiso, es esencial que exijas lo mismo a tus vecinos en Internet.

Si utilizas información personal de tus usuarios para mejorar aspectos de tu negocio, debes ser honesto y transparente con ellos:

• Qué datos recopila
• Cómo se utiliza
• Si lo compartes con otros

También les debe mantener esa información a salvo y protegida de accesos no autorizados y violaciones de datos.

Al fin y al cabo, es su información, así que trátela con respeto.

Casi todo el mundo es una fuente de datos para empresas, analistas e incluso malos actores ocasionales. Tienen derecho a saber qué ocurre con su información para tomar decisiones informadas sobre a quién se la dan.

La gente reclama más derechos de privacidad, y darles cabida publicando una política de privacidad clara y actualizada es una forma fácil y eficaz de hacer que Internet sea más segura para todos nosotros.

El creciente propósito de una política de privacidad

Hoy en día, las políticas de privacidad tienen como objetivo ofrecer a los consumidores transparencia y capacidad de elección, un propósito que sigue creciendo con el avance del acceso a la IA y las nuevas y modificadas leyes de privacidad.

Recuerde que las políticas de privacidad no existen para complicar la vida a los empresarios diciéndoles lo que tienen que hacer. Su objetivo es informar al mundo de lo que hace tu empresa, y por eso reflejan tan bien los valores de tu compañía.

Sus clientes pueden entender mejor las partes de su organización que les conciernen, al igual que usted consigue ver aspectos de sus vidas relevantes para sus servicios.

Es una vía de doble sentido que evolucionará y se hará más crítica con el tiempo.

Prepare hoy mismo su negocio para el éxito publicando una política de privacidad precisa y honesta.

¿Cómo puede crear una política de privacidad para su sitio web o aplicación?

Ahora que ya sabes por qué necesitas una política de privacidad, vamos a ver cómo crear una para tu sitio web o aplicación.

Utilice un Generador de Política de Privacidad

Si desea elaborar rápida y fácilmente una política de privacidad para su empresa, utilice una solución gestionada como Termly's Generador de Política de Privacidad.

En Termly, estamos comprometidos con la protección de la privacidad de nuestros usuarios y ofrecemos soluciones en las que realmente puede confiar.

Nuestro generador hace todo el trabajo duro por usted; solo tiene que responder a preguntas sencillas sobre su empresa y sus actividades de tratamiento de datos. A continuación, el generador elabora una política única basada en tus respuestas, que puedes incrustar fácilmente en tu sitio web o aplicación.

Incluye cláusulas para cumplir varias leyes de privacidad de datos y sirve para empresas de cualquier sector.

Vea cómo queda en la siguiente captura de pantalla.

Utilice una plantilla gratuita

También puede utilizar nuestro sitio web gratuito plantilla de política de privacidad.

Las plantillas requieren más trabajo para rellenarlas, pero la nuestra ya está correctamente formateada e incluye cláusulas estándar que aparecen en la mayoría de las políticas de privacidad.

Sólo tiene que rellenar las secciones en blanco con información precisa sobre su empresa.

Recomendamos plantillas gratuitas para las empresas que recogen cantidades mínimas de datos personales.

Hágalo usted mismo

También es posible redactar su propia política de privacidad, pero sólo debe intentarlo si tiene amplios conocimientos jurídicos.

Las políticas de privacidad deben ser fáciles de leer y comprender, pero también deben contener información específica en función de las leyes que se apliquen a su empresa.

No querrá arriesgarse a omitir accidentalmente información vital y ser multado por infringir una ley de privacidad de datos aplicable.

Para obtener más ayuda, consulte nuestra guía sobre cómo redactar su propia política de privacidad.

Resumen

Si utiliza información personal de las personas que visitan su sitio web con fines comerciales, lo menos que puede hacer es mantenerlas debidamente informadas sobre sus actividades de tratamiento de datos.

Todos los sitios web deben tener una política de privacidad clara y significativa.

Las leyes de todo el mundo obligan a las empresas de todo tipo a publicarlas, y sus clientes esperan encontrar una en su sitio web.

Las plantillas gratuitas y los completos generadores de políticas de privacidad facilitan la creación de una de estas políticas para su sitio o aplicación, así que añada una a su sitio hoy mismo.

Más sobre el autor

Escrito por Masha Komnenic CIPP/E, CIPM, CIPT, FIP

Masha es Especialista en Seguridad de la Información y Protección de Datos y Responsable Certificada de Protección de Datos. Ha sido Responsable de Protección de Datos durante los últimos seis años, ayudando a pequeñas y medianas empresas a cumplir la legislación. También ha sido mentora en materia de cumplimiento de la privacidad para muchas aceleradoras de empresas internacionales. Está especializada en implementar, supervisar y auditar el cumplimiento empresarial de la normativa sobre privacidad (HIPAA, PIPEDA, Directiva ePrivacy, RGPD, CCPA, POPIA, LGPD). Masha estudió Derecho en la Universidad de Belgrado y aprobó el examen de abogacía en 2016. Más sobre el autor