Bewährte Praktiken der Datenschutzpolitik

Die Datenschutzrichtlinien Ihrer Website sind nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein Instrument zur Vertrauensbildung.

Eine gute Datenschutzpolitik befolgt einige wesentliche bewährte Verfahren, wie die Verwendung einer klaren, benutzerfreundlichen Sprache und die ständige Aktualisierung.

In diesem Leitfaden erläutere ich alle bewährten Verfahren für Datenschutzrichtlinien und erkläre, was Sie in Ihre eigene Richtlinie aufnehmen sollten, wie Sie sie strukturieren und vieles mehr.

Bewährte Praktiken der Datenschutzpolitik

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier die besten Praktiken, die Sie bei der Erstellung Ihrer Datenschutzrichtlinie beachten sollten.

Geltende Datenschutzgesetze befolgen

Eine der wichtigsten Best Practices für Datenschutzrichtlinien ist es, sicherzustellen, dass Ihr Dokument mit den geltenden Datenschutzgesetzen übereinstimmt.

Datenschutzgesetze helfen, die Daten der Nutzer zu schützen, und Ihre Richtlinie sollte alle Gesetze, die für Ihr Unternehmen gelten, genau widerspiegeln.

Einige wichtige Datenschutzgesetze sind zu beachten:

Weitere Informationen zu den wichtigsten Datenschutzvorschriften und zu den von Termly abgedeckten Bereichen finden Sie in unserem Artikel über Gesetze, bei deren Einhaltung wir Sie unterstützen.

Ehrlich und transparent sein

Eine weitere gesetzlich vorgeschriebene Best Practice bei der Erstellung von Datenschutzrichtlinien ist, dass sie ehrlich und transparent sein müssen.

Transparenz ist der Schlüssel zu einer starken Datenschutzpolitik, da sie gesetzlich vorgeschrieben ist und der eigentliche Zweck des Dokuments ist.

Die Nutzer sollten genau wissen, wie Sie ihre Daten sammeln, verwenden oder weitergeben.

Wenn Ihre Datenschutzrichtlinie wichtige Informationen verbirgt oder verheimlicht, kann dies zu rechtlichen Sanktionen und Misstrauen bei Ihren Nutzern führen.

Ein Beispiel dafür

2019 wurde Google von der französischen Datenschutzkommission (CNIL) zu einer Geldstrafe von 50 Millionen Euro verurteilt. Nationalen Datenschutzkommission (CNIL) im Rahmen der DSGVO.

Warum? Wegen "mangelnder Transparenz, unzureichender Informationen und fehlender gültiger Zustimmung" in Bezug auf die Verwendung von Nutzerdaten für personalisierte Werbung.

Dieser Fall verdeutlicht, wie wichtig es ist, mit den Datenpraktiken offen umzugehen und den Nutzern klare und verständliche Informationen zur Verfügung zu stellen.

Nur notwendige Daten sammeln

Eine weitere bewährte Praxis ist die Begrenzung der Datenmenge, die Sie sammeln.

Sie sollten nur die Daten erfassen, die Sie benötigen.

Wenn Sie zu viel verlangen, verstoßen Sie gegen Datenschutzgesetze, und wenn Sie anfangen, sensible Informationen zu sammeln, erhöhen sich Ihre rechtlichen Verpflichtungen.

Dies ist der Fall bei der DSGVO (Kapitel 2, Artikel 5) und dem CCPA(Abschnitt 1798.100).

Zum Beispiel, wenn es um Abonnementdienste geht:

• Zu den erforderlichen Informationen gehören E-Mail-Adresse, Benutzername und Zahlungsmethode.
• Unnötige Informationen sind z. B. das vollständige Geburtsdatum und die Telefonnummer, es sei denn, sie werden ausdrücklich zur Altersverifizierung oder zur Wiederherstellung des Kontos benötigt.

Netflix ist ein gutes Beispiel für eine begrenzte Datenerhebung.

Es werden lediglich eine E-Mail-Adresse und Zahlungsinformationen abgefragt. Wenn sich ein Nutzer für einen werbefinanzierten Tarif entscheidet, werden zusätzliche Informationen wie das Geburtsdatum abgefragt.

Leicht lesbare Sprache verwenden

Die Datenschutzrichtlinien sollten leicht verständlich sein.

Gesetze wie die DSGVO verlangen, dass Datenschutzrichtlinien in klarer und einfacher Sprache verfasst werden, wie in Artikel 12, Abschnitt 1 dargelegt.

Niemand möchte eine Wand aus Text lesen, die mit verwirrendem Juristendeutsch gefüllt ist.

Sie sollten einfache Formulierungen, kurze Sätze und einen logischen Aufbau verwenden, um Ihre Politik verständlich zu machen.

Beispiel für eine schwer zu lesende Datenschutzrichtlinie:

"Gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen können wir von Zeit zu Zeit personenbezogene Daten erfassen, verarbeiten und aufbewahren, um das Engagement der Nutzer zu optimieren und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu gewährleisten."

Beispiel für eine leicht verständliche Datenschutzrichtlinie:

"Wir sammeln und verwenden Ihre persönlichen Daten, um Ihre Erfahrung zu verbessern und die Datenschutzgesetze einzuhalten.

Tipp: Wenn Ihr Unternehmen Tools von Drittanbietern verwendet, wie z. B. Analyseplattformen und andere Tracking-Technologien, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welche Daten diese Tools sammeln und wie sie verwendet werden.

Schauen Sie sich an, wie ServiceArizona dies in seinen Datenschutzrichtlinien tut, wo sie ihre Verwendung von Google Analytics erwähnen.

Dies ist ein gutes Beispiel für eine klare, transparente Sprache.

Einfaches Format

Es ist auch wichtig, dass Sie Ihre Datenschutzbestimmungen logisch und einfach formulieren.

Ein übersichtliches, leicht zu lesendes Format hilft Ihren Nutzern, wichtige Informationen schnell zu finden.

Erwägen Sie die Verwendung der folgenden Formatierungstechniken in Ihrer Police:

• Klare Überschriften
• Aufzählungspunkte
• Kurze Abschnitte
• Inhaltsübersicht
• Links springen

Aushang an leicht zu findenden Stellen

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Datenschutzrichtlinien an mehreren leicht zu findenden Stellen veröffentlichen.

Ihre Nutzer sollten in der Lage sein, Ihre Datenschutzrichtlinien aufzurufen, bevor sie persönliche Informationen weitergeben, z. B. bei der Anmeldung für ein Konto oder beim Kauf eines Produkts.

Platzieren Sie Links zu Ihrer Richtlinie an häufig genutzten Stellen wie den unten aufgeführten.

• Fußzeile der Website
• Anmeldungsformulare
• Kassenseiten
• Cookie consent
• Wo auch immer die Datenerhebung stattfindet

Eine leicht auffindbare Richtlinie stellt sicher, dass die Nutzer immer wissen, wo sie nachsehen können, wenn sie Fragen zu ihren Daten haben, und hilft Ihnen, die geltenden Datenschutzgesetze einzuhalten.

Sicherstellen, dass es immer auf dem neuesten Stand ist

Und schließlich sollten Sie daran denken, dass sich die Datenschutzgesetze und -praktiken weiterentwickeln, und das sollte auch für Ihre Datenschutzpolitik gelten.

Sie sollten Ihre Richtlinie regelmäßig überprüfen und aktualisieren, damit sie stets neuen Vorschriften oder Änderungen bei Ihrer Datenerfassung entspricht.

Wenn Sie Aktualisierungen vornehmen, teilen Sie dies Ihren Benutzern mit:

• Hinzufügen eines "Zuletzt aktualisiert"-Datums
• Versenden einer E-Mail-Benachrichtigung
• Ein Blog-Update veröffentlichen
• Verwendung eines Pop-up- oder Website-Banners

Braucht Ihre Website eine Datenschutzrichtlinie?

Die meisten Websites sind gesetzlich verpflichtet, eine Datenschutzrichtlinie zu haben.

Wenn Ihre Website personenbezogene Daten wie Namen, Geburtstage, E-Mails usw. sammelt, benötigen Sie wahrscheinlich eine, um die wichtigsten Datenschutzgesetze wie das CCPA und die DSGVO einzuhalten.

Manchmal sind Sie sich vielleicht nicht einmal bewusst, dass Sie personenbezogene Daten sammeln.

Wenn Sie beispielsweise Tools wie Google Analytics oder Facebook Pixel verwenden, sammeln diese Dienste Daten wie IP-Adressen, Nutzerverhalten und andere persönliche Details. Es ist wichtig, dass Sie eine Datenschutzrichtlinie haben, die diese Informationen widerspiegelt.

Auch wenn für Ihre Website keine Richtlinien erforderlich sind, trägt das Vorhandensein einer solchen Richtlinie dazu bei, Vertrauen bei Ihren Nutzern aufzubauen.

In einem Bericht aus dem Jahr 2023 teilte die International Association of Privacy Professionals (IAPP) mit, dass:

" 64 % der Verbraucher sind der Meinung, dass Unternehmen, die klare Informationen über ihre Datenschutzrichtlinien bereitstellen, ihr Vertrauen stärken."

Letztlich zeigt eine Datenschutzrichtlinie den Nutzern, dass der Schutz ihrer Daten für Sie Priorität hat, was ihre Wahrnehmung Ihres Unternehmens stärkt.

Welche Informationen müssen in einer Datenschutzrichtlinie enthalten sein?

Die konkreten Einzelheiten einer Datenschutzpolitik hängen von den für Ihr Unternehmen geltenden Gesetzen ab.

Einige Vorschriften, wie die DSGVO und die CPA, enthalten strenge Anforderungen, während andere allgemeine Leitlinien vorgeben.

In den folgenden Abschnitten gehe ich auf die wichtigsten Komponenten ein, die Ihre Datenschutzrichtlinie enthalten sollte, damit sie klar und benutzerfreundlich ist und den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Einleitung

Alle Datenschutzrichtlinien benötigen einen einleitenden Abschnitt. In diesem Bereich können Sie erklären, für wen die Richtlinie gilt, und die im Dokument verwendeten Begriffe definieren.

Das Hinzufügen eines Inhaltsverzeichnisses ist hilfreich, um Ihre Police besonders übersichtlich und leicht lesbar zu gestalten.

Welche Daten Sie sammeln

In Ihrer Datenschutzpolitik sollte klar angegeben werden, welche Arten von personenbezogenen Daten Sie von den Nutzern erheben. Dazu können gehören:

• Persönliche Informationen (z. B. Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern).
• Zahlungsangaben (z. B. Kreditkarteninformationen oder Rechnungsadressen).
• Geräte- und Browsingdaten (z. B. IP-Adressen, Cookies, Browsertyp).
• Benutzergenerierte Inhalte(z. B. Kommentare, Bewertungen, hochgeladene Dateien).

Geben Sie genau an, welche Daten Sie sammeln und warum sie für Ihre Dienstleistungen notwendig sind.

Wie Sie die Daten verwenden

Erläutern Sie in Ihrer Datenschutzrichtlinie, wie Sie die gesammelten Daten verarbeiten.

Einige häufige Verwendungszwecke sind:

• Gezielte Werbung
• Personalisierung der Benutzererfahrung
• Bereitstellung und Verbesserung von Dienstleistungen
• Verarbeitung von Transaktionen

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Nutzer verstehen, wie sie von der Freigabe ihrer Daten profitieren und wie dies mit Ihren geschäftlichen Anforderungen in Einklang steht.

Zugang von Dritten zu Daten

Wenn Sie Nutzerdaten an Dritte weitergeben, sollten Sie dies in Ihrer Datenschutzrichtlinie aufführen:

• Mit wem Sie Daten austauschen (z. B. mit Zahlungsdienstleistern, Analyseanbietern und Werbetreibenden).
• Warum Sie sie weitergeben (z. B. um Zahlungen abzuwickeln oder gezielte Werbung zu schalten).
• Wie Dritte mit den Daten umgehen

Transparenz in Bezug auf den Zugriff durch Dritte gibt den Nutzern Sicherheit und hilft bei der Erfüllung rechtlicher Anforderungen.

Rechte der Verbraucher über ihre Daten

Die Nutzer haben das Recht, ihre persönlichen Daten zu kontrollieren, und Ihre Datenschutzpolitik sollte klar erläutern, worin diese Rechte bestehen. Ihre Richtlinie sollte Folgendes umfassen:

• Das Recht auf Zugang zu ihren Daten.
• Das Recht, unrichtige Informationen zu korrigieren .
• Das Recht, ihre Daten zu löschen .
• Das Recht, der Datenerfassung zu widersprechen.

Geben Sie klar an, wie die Nutzer diese Rechte ausüben können, z. B. über ein Formular zur Beantragung der Datenauskunft (DSAR) oder per E-Mail.

Cookies und andere Tracker

Wenn Ihre Website Cookies oder ähnliche Technologien zur Nachverfolgung von Daten verwendet, sollten Sie dies in Ihrer Datenschutzrichtlinie angeben:

• Erläutern Sie , welche Arten von Cookies Sie verwenden (z. B. wesentliche, analytische, Marketing-Cookies).
• Erklären Sie , warum Sie sie verwenden (z. B. Website-Funktionalität, Leistungsüberwachung).
• Bieten Sie Optionen für die Verwaltung von Cookies.

Viele Datenschutzgesetze verlangen klare Angaben und die Zustimmung der Nutzer für nicht wesentliche Cookies.

Daten für Kinder

Wenn Ihre Website Daten von Kindern sammelt, sollten Sie eine entsprechende Klausel in Ihre Datenschutzrichtlinie aufnehmen, um Gesetze wie das COPPA einzuhalten.

Auch wenn Ihre Website nicht für Kinder gedacht ist, sollten Sie dies in Ihren Richtlinien erwähnen. 

In Ihrer Police sollte stehen:

• Altersbeschränkungen für die Datenerhebung.
• ob die Zustimmung der Eltern erforderlich ist.
• Wie werden die Daten von Kindern geschützt oder auf Wunsch gelöscht?

Klausel zur Datenspeicherung

Ihre Datenschutzrichtlinie sollte eine Klausel zur Datenspeicherung enthalten, insbesondere wenn Sie der DSGVO unterliegen.

Eine Datenaufbewahrungsklausel sagt den Nutzern, wie lange Sie ihre Daten aufbewahren und warum.

Ihre Klausel sollte Folgendes enthalten:

• Die Daten über die Dauer werden aufbewahrt.
• Die Gründe für die Beibehaltung.
• Wann und wie die Daten gelöscht werden.

Wie ein führendes Unternehmen mit dieser Problematik umgeht, können Sie der nachstehenden Apple-Klausel zur Datenspeicherung entnehmen.

Kontaktinformationen des Unternehmens

Alle Datenschutzrichtlinien sollten den Nutzern die Kontaktinformationen des Unternehmens zur Verfügung stellen.

Die Nutzer können Sie unter anderem bei Fragen zum Datenschutz erreichen:

• Eine Kontakt-E-Mail für Datenschutzanfragen.
• Eine physische Adresse (falls gesetzlich vorgeschrieben).
• Kontaktperson des behördlichen Datenschutzbeauftragten (falls zutreffend).

Die leichte Zugänglichkeit von Kontaktinformationen trägt dazu bei, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden und die Nutzer ihre Rechte wahrnehmen können.

Wie Termly Unternehmen bei der Erstellung einer Datenschutzrichtlinie hilft

Eine Datenschutzrichtlinie zu erstellen, die alle Kriterien erfüllt, kann schwierig sein, aber mit Termly ist es viel einfacher.

Sie können unseren Datenschutzerklärung Generator können Sie sich das Rätselraten ersparen.

Es stellt einfache Fragen zu Ihrem Unternehmen und erstellt auf der Grundlage Ihrer Antworten eine einzigartige Richtlinie, die dazu beiträgt, dass Ihre Datenschutzrichtlinie umfassend und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Wir halten unsere Instrumente stets auf dem neuesten Stand, um die neuesten Gesetze und Vorschriften zu berücksichtigen.

Sie können schnell eine benutzerdefinierte Datenschutzrichtlinie erstellen, die mit den wichtigsten Datenschutzgesetzen wie der DSGVO, dem CCPA, CalOPPA, PIPEDA und anderen übereinstimmt.

Zusammenfassung

Eine gut formulierte Datenschutzrichtlinie ist für die Einhaltung der Vorschriften und den Aufbau von Vertrauen bei Ihren Nutzern unerlässlich.

Wenn Sie die bewährten Datenschutzrichtlinien von Termlybefolgen, können Sie eine transparente, benutzerfreundliche Erfahrung schaffen, die Ihre Website auf der richtigen Seite des Gesetzes hält und gleichzeitig Vertrauen bei Ihren Besuchern schafft.

Um es besonders einfach zu machen, verwenden Sie den TermlyDatenschutzerklärung Generatorder Ihnen hilft, all diese bewährten Verfahren und mehr zu befolgen.

Mehr über die Autorin

Geschrieben von Masha Komnenic CIPP/E, CIPM, CIPT, FIP

Masha ist Spezialistin für Informationssicherheit und Datenschutz und zertifizierte Datenschutzbeauftragte. In den letzten sechs Jahren war sie als Datenschutzbeauftragte tätig und half kleinen und mittleren Unternehmen bei der Einhaltung von Rechtsvorschriften. Außerdem war sie Mentorin für die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen bei vielen internationalen Business Accelerators. Sie ist spezialisiert auf die Umsetzung, Überwachung und Prüfung der Einhaltung von Datenschutzvorschriften (HIPAA, PIPEDA, ePrivacy-Richtlinie, DSGVO, CCPA, POPIA, LGPD). Masha hat an der Universität Belgrad Jura studiert und 2016 die Anwaltsprüfung abgelegt. Mehr über die Autorin