Als die Allgemeine Datenschutzverordnung der EU (DSGVO) im Jahr 2016 verabschiedet wurde, wurden mehrere Regeln aufgestellt, die Unternehmen und Website-Betreiber einhalten müssen.
Eine dieser Regeln war das Vorhandensein einer umfassenden und DSGVO-konformen Datenschutzrichtlinie, die den Umgang mit Nutzerdaten beschreibt.
Im Folgenden stellen wir Ihnen ein kostenloses DSGVO Datenschutzerklärung vorlage zur Verfügung und erläutern, was es enthält und wo Sie es auf Ihrer Website veröffentlichen sollten.
- DSGVO Datenschutzrichtlinien erklärt
- Braucht Ihr Unternehmen eine DSGVO-konforme Datenschutzrichtlinie?
- Was steht in einer Datenschutzrichtlinie, die der DSGVO entspricht?
- Wo Sie Ihre DSGVO Datenschutzrichtlinie veröffentlichen können
- Gute Beispiele für DSGVO-konforme Datenschutzrichtlinien
- Laden Sie unser kostenloses DSGVO Datenschutzerklärung vorlage
- Zusammenfassung
DSGVO Datenschutzrichtlinien erklärt
Die DSGVO wurde von der EU erlassen, um die Privatsphäre und die Daten der Verbraucher zu schützen und soll dazu beitragen:
- Schutz von Website-Nutzern vor Datenschutzverletzungen
- Standardisierung des Datenschutzes in allen Mitgliedsländern
- Schaffung von mehr Transparenz für die EU-Bürger, damit sie verstehen, wie ihre Daten verwendet werden
- Ermöglicht es den Nutzern, der Datenerfassung zu widersprechen und bei Bedarf Beschwerden einzureichen
- Starke Schutzmaßnahmen für EU-Bürger entwickeln, unabhängig davon, wo ein Unternehmen ansässig ist
Die Aufnahme einer Datenschutzrichtlinie in die Website eines Unternehmens ist eine der vielen Bestimmungen, die unter die DSGVO fallen.
Datenschutzrichtlinien sind alles andere als ein neues Konzept. Sie sind schon seit Jahrzehnten Teil der Geschäftspraktiken, aber die DSGVO hat spezifische Anforderungen, die die Richtlinien, die viele Organisationen zuvor hatten, verändert oder erweitert haben.
Auch wenn eine DSGVO-zentrierte Datenschutzrichtlinie auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sein sollte, gibt es bestimmte Standards, die sie erfüllen sollte, wie z. B:
- In klarer und einfacher Sprache geschrieben, die für alle Benutzer leicht verständlich ist
- Prägnant und verständlich, ohne unwesentliche oder ablenkende Informationen
- Transparent, so dass die Nutzer genau wissen, wie ihre Daten verwendet und gesammelt werden
- Kostenfrei, so dass es keine Hindernisse für den Zugang gibt
- Leicht zugänglich, so dass die Nutzer nicht erst suchen müssen, um sie zu lesen
Braucht Ihr Unternehmen eine DSGVO-konforme Datenschutzrichtlinie?
Die Notwendigkeit einer Datenschutzpolitik, die mit der DSGVO übereinstimmt, hängt von zwei Faktoren ab: ob Sie personenbezogene Daten sammeln und ob Sie Waren oder Dienstleistungen für Bürger in der EU anbieten.
Es gibt zwar Ausnahmen, aber eine beträchtliche Anzahl von Websites erfüllt beide Anforderungen und muss daher über eine DSGVO-konforme Datenschutzpolitik verfügen.
Selbst wenn Sie nicht wissen, dass die Website Ihres Unternehmens Daten sammelt, sind Sie dafür verantwortlich, die Vorschriften einzuhalten, und Sie werden bestraft, wenn Sie dies nicht tun. Unwissenheit ist nicht gleichbedeutend mit einem Mangel an Verantwortlichkeit.
Gehen Sie nie davon aus, dass Ihre Website keine Kundendaten sammelt, und bedenken Sie, dass fast alle Websites zumindest einige Daten über Cookies sammeln. Im Allgemeinen sammelt Ihre Website Daten, wenn sie:
- Wird von einem externen Unternehmen gehostet
- Hat Plugins
- Enthält Schaltflächen für soziale Medien
- Nutzt Analysetools
Wenn eines dieser Attribute auf Ihre Website zutrifft, ist es wahrscheinlich, dass Sie Kundendaten sammeln und verarbeiten.
Neben der Analyse der Datenerfassung auf Ihrer Website müssen Sie auch Ihren Kundenstamm berücksichtigen.
Es besteht manchmal die falsche Vorstellung, dass nur Unternehmen mit Hauptsitz in der EU die Bestimmungen der DSGVO einhalten müssen. In Wirklichkeit ist nicht der Standort des Unternehmens, sondern der Standort der Kunden ausschlaggebend.
Bei Nichteinhaltung der Bestimmungen der DSGVO drohen den Unternehmen empfindliche Strafen.
Die Höchststrafe für einen Verstoß beträgt 4 % des weltweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens oder 22,8 Millionen Dollar, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Anfangs wurden die Bußgelder gegen Unternehmen relativ langsam verhängt, doch im Laufe der Zeit wurden die Aufsichtsbehörden immer strenger. Im Jahr 2021 wurden auf DSGVO Bußgelder in Höhe von 1,2 Milliarden Dollar verhängt.
Was steht in einer Datenschutzrichtlinie, die der DSGVO entspricht?
Glücklicherweise kann Ihr Unternehmen die kostspieligen Strafen vermeiden, die sich aus einer fehlenden oder unzureichenden Datenschutzrichtlinie ergeben. Der Schlüssel zur Einhaltung der Vorschriften liegt darin, sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Informationen für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation aufgenommen haben.
Kontaktinformationen
Zunächst muss in Ihrer Richtlinie festgelegt werden, wer die Daten des Kunden verarbeitet.
Es reicht jedoch nicht aus, nur Ihren Namen oder den Namen Ihres Unternehmens anzugeben. Sie müssen auch eine Anschrift oder Telefonnummer angeben und den Datenschutzbeauftragten benennen, der dafür verantwortlich ist, dass alle Daten sicher verarbeitet und gespeichert werden.
Rechtliche Grundlagen
Ihre Richtlinie muss eine rechtliche Begründung dafür enthalten, warum Ihr Unternehmen Daten von Verbrauchern sammelt.
Die DSGVO hat sechs Rechtsgrundlagen für die Datenerhebung:
- Einverständnis: Der Nutzer hat seine eindeutige Zustimmung zur Datenerfassung gegeben.
- Vertrag: Die Erfassung von Daten ist ein notwendiger Bestandteil eines Vertrags zwischen Ihrem Unternehmen und dem Nutzer.
- Gesetzliche Verpflichtung: Ihr Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, Nutzerdaten zu sammeln.
- Lebenswichtige Interessen: Die Datenerhebung ist notwendig, um menschliches Leben zu schützen.
- Öffentliche Aufgabe: Ihr Unternehmen muss Daten sammeln, damit Sie eine Aufgabe im öffentlichen Interesse erfüllen können.
- Berechtigte Interessen: Die Daten sind für die berechtigten Interessen Ihres Unternehmens erforderlich.
Obwohl die Einwilligung und das berechtigte Interesse die am häufigsten verwendeten Rechtsgrundlagen sind, sollten Sie sich bei der Auswahl auf die Struktur und die von Ihrem Unternehmen angebotenen Dienstleistungen stützen. Aus Ihrer Datenschutzpolitik muss klar hervorgehen, welche Grundlage(n) Sie gewählt haben.
Sie sollten die offizielle Terminologie von DSGVO verwenden, damit Ihre Absicht nicht missverstanden werden kann.
Zweck
Neben der Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung muss Ihr Unternehmen auch den Zweck für die Erhebung dieser spezifischen Informationen angeben.
Sie können die gesammelten Daten zum Beispiel dazu verwenden, die Benutzererfahrung auf Ihrer Website anzupassen. Oder Sie verwenden die Daten, um die Identität eines Nutzers zu überprüfen, Nachrichten oder Updates zu senden oder das Design der Website zu verbessern.
Die Erklärung, warum Ihr Unternehmen Daten von Verbrauchern benötigt, sollte spezifisch und detailliert sein. Zu sagen, dass Sie Daten für die Personalisierung verwenden, ist viel zu allgemein. Stattdessen sollte Ihre Richtlinie aufzeigen, worum es bei dieser Personalisierung geht.
Manchmal ist es ratsam, mehrere Zwecke für verschiedene Arten von Daten zu berücksichtigen. Schließlich sammeln Sie vielleicht Privatadressen aus einem anderen Grund als aus dem, für den Sie E-Mail-Adressen sammeln.
Erhebung, Verwendung und Übertragung von Daten
Ihr Unternehmen ist verpflichtet, nicht nur zu erklären, warum Sie Daten verarbeiten, sondern auch, wie die Daten erhoben, verwendet und übertragen werden. Befolgen Sie bei der Ausarbeitung Ihrer Datenschutzrichtlinien die folgenden Schritte:
- Geben Sie die Methode an, die Sie zur Datenerfassung verwenden, z. B. Cookies.
- Stellen Sie klar, ob Sie die Daten international übertragen.
- Geben Sie an, ob Sie die Daten an Dritte weitergeben werden, unabhängig davon, wo diese sich befinden.
- Offenlegung jeglicher automatisierter Entscheidungsfindung, wie z. B. Kreditwürdigkeitsprüfung, bei der Kundendaten verwendet werden.
Sie können jedem dieser Details einen eigenen Abschnitt in der Datenschutzrichtlinie Ihres Unternehmens widmen. Sie können sie auch in einem einzigen Abschnitt zusammenfassen, solange sie klar definiert und unterscheidbar sind.
Denken Sie daran, dass die Erfüllung eines dieser Punkte nicht bedeutet, dass Sie die Anforderungen vollständig erfüllt haben. Mit anderen Worten: Wenn Sie offenlegen, dass Sie Informationen an Dritte weitergeben, aber nicht mitteilen, dass diese Dritten international sind, haben Sie die DSGVO nicht eingehalten.
Datenarten
Die Verbraucher haben ein Recht darauf, nicht nur zu wissen, dass Sie ihre Daten sammeln, sondern auch, welche Informationen genau verwendet werden. Die Definition des Begriffs "personenbezogene Daten" auf DSGVOist recht weit gefasst, so dass Sie möglicherweise mehr Arten von Daten verarbeiten, als Ihnen bewusst ist.
Personenbezogene Daten sind im Wesentlichen alle Informationen, die sich eindeutig auf eine bestimmte Person beziehen. Je nach Kontext und Umfang der verarbeiteten Daten kann dies auch der Name eines Nutzers sein:
- Datum der Geburt
- Sozialversicherungsnummer
- Telefonnummer
- Physische Adresse oder E-Mail-Adresse
- Persönliche Beschreibung, wie Augenfarbe und Gewicht
- Angaben zum Arbeitsplatz und zur Ausbildung
- Religion
- Politische Zugehörigkeit
- Anamnese
- Genetische Daten
- IP-Adresse
Viele dieser Informationen allein würden nicht ausreichen, um eine bestimmte Person zu identifizieren. Die Kenntnis der religiösen Überzeugungen einer Person trägt beispielsweise wenig dazu bei, einen Pool möglicher Personen einzugrenzen. Wenn Sie jedoch mehrere Arten von Daten auf einmal erfassen, z. B. die Religionszugehörigkeit, die Anschrift und das Geburtsdatum der Person, kann dies für eine eindeutige Identifizierung ausreichen.
Letztlich liegt es in der Verantwortung Ihres Unternehmens, alle personenbezogenen Daten zu schützen.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine bestimmte Information in diese Kategorie fällt, sollten Sie vorsichtig sein. Nehmen Sie dies in Ihre Datenschutzrichtlinie auf, um einen versehentlichen Verstoß gegen DSGVO zu vermeiden.
Datenspeicherung und Sicherheit
Die DSGVO sieht keine spezifische Begrenzung des Zeitraums vor, für den Ihr Unternehmen die Daten eines Nutzers speichern kann. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie die Daten Ihrer Nutzer unbegrenzt aufbewahren können.
In der Verordnung heißt es, dass Unternehmen Daten so lange wie möglich speichern sollten. Die Unternehmen können dies als eine bestimmte Zeitspanne, z. B. drei Monate oder ein Jahr, übersetzen, oder sie können die Informationen so lange aufbewahren, wie es für die Erledigung von Aufgaben erforderlich ist.
Danach sollten die Daten gelöscht werden, und die von Ihrem Unternehmen festgelegte Aufbewahrungsfrist muss in Ihrer Datenschutzrichtlinie angegeben werden.
Sie sollten nicht nur erklären, wie lange Sie personenbezogene Daten speichern werden, sondern auch die Sicherheitsmaßnahmen angeben, die Sie zum Schutz der Daten ergriffen haben. Dies gibt Ihren Kunden die Gewissheit, dass Ihnen ihre Interessen am Herzen liegen und der Schutz ihrer Daten für Sie Priorität hat.
Rechte an Daten
Die DSGVO definiert die acht Rechte der Nutzer. Sie müssen in irgendeiner Form in Ihrer Datenschutzpolitik aufgeführt werden, damit die Kunden genau wissen, welche Maßnahmen sie in Bezug auf ihre Daten ergreifen können:
- das Recht, darüber informiert zu werden, wie ihre Daten gesammelt und verarbeitet werden
- das Recht auf Zugang zu allen gesammelten Daten
- Das Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
- Das Recht auf Löschung aller Daten
- Das Recht, die Verarbeitung auf bestimmte Arten zu beschränken
- das Recht auf Datenübertragbarkeit, damit die Daten aufbewahrt und für andere Zwecke wiederverwendet werden können
- das Recht, der Verwendung ihrer Daten für bestimmte Verarbeitungsvorgänge zu widersprechen
- Rechte im Zusammenhang mit der Automatisierung, damit Entscheidungen über den Nutzer nicht ausschließlich auf der Grundlage einer automatisierten Verarbeitung getroffen werden
Während die Auflistung dieser Rechte einen Aspekt der Anforderungen von DSGVOerfüllt, gibt es noch einen weiteren Schritt. Ihre Datenschutzerklärung sollte auch die Methode angeben, mit der diese Rechte ausgeübt werden können.
Sie können eine geschäftliche Telefonnummer oder ein Webformular angeben, über das eine spezifische Datenanfrage gestellt werden kann.
Änderungen der Politik
Es wird wahrscheinlich vorkommen, dass Sie die Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens aktualisieren müssen, um Änderungen in der Unternehmensstruktur, den von Ihnen verarbeiteten Daten oder der Art und Weise, wie Sie diese Daten verwenden, Rechnung zu tragen. Eine der vielen Möglichkeiten besteht darin, dass Sie im Laufe der Zeit eine neue Funktion in Ihre Website einbauen, für die Sie Informationen benötigen, die Sie zuvor nicht erfasst haben.
Wenn Sie Änderungen an Ihrer Datenschutzpolitik vornehmen, ist es wichtig, dass Sie die Nutzer Ihrer Website umgehend darüber informieren.
Sie sollten offen über mögliche Änderungen sprechen und diese Möglichkeit in Ihrer Datenschutzrichtlinie erwähnen. Ebenso sollten Sie erklären, wie die Nutzer über Änderungen der Richtlinien informiert werden, z. B. per E-Mail.
Wo Sie Ihre DSGVO Datenschutzrichtlinie veröffentlichen können
Der wichtigste Punkt, den Sie bei der Entscheidung, wo Sie Ihre Datenschutzrichtlinie einfügen, berücksichtigen sollten, ist die leichte Zugänglichkeit, die eine zentrale Anforderung der DSGVO ist.
Innerhalb der aktuellen Richtlinien
Sie sollten einen Link zu Ihren Datenschutzrichtlinien in Ihren aktuellen rechtlichen Richtlinien oder Geschäftsbedingungen einfügen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, einen Link zu Ihrer Datenschutzrichtlinie von diesen Dokumenten aus zu setzen, stellen Sie sicher, dass er deutlich gekennzeichnet ist.
Menüs oder Abschnitte mit Informationen
Ein weiterer logischer Ort, um einen Link zu den Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens aufzunehmen, ist das Informationsmenü oder die Abschnitte auf der Website, insbesondere diejenigen, die sich auf die Geschichte oder den Hintergrund Ihres Unternehmens beziehen. In vielen Fällen hat ein Unternehmen einen Abschnitt "Über uns", der einen Verweis und einen Link zu den Datenschutzrichtlinien enthält.
Website-Fußzeile
Die Fußzeilen von Websites sind der häufigste Ort für Datenschutzrichtlinien, und sie sind oft die erste Stelle, an der ein Kunde nach solchen Richtlinien sucht.
Ein deutlich gekennzeichneter Link zu den Datenschutzrichtlinien am unteren Ende der Webseite hebt diese hervor und macht es den Kunden leichter, die Richtlinien zu finden und zu erkennen. Auf manchen Websites ist es jedoch unpraktisch, bis zum Ende zu scrollen. In diesem Fall ist es vielleicht besser, den Link an anderer Stelle einzufügen.
Banner und Pop-ups
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Besucher Ihrer Website die Datenschutzrichtlinie nicht übersehen, können Sie ein Pop-up oder ein Banner erstellen, das an einem bestimmten Punkt während der Interaktion eines Kunden mit der Website erscheint.
Während der Anmeldung
Viele Unternehmenswebsites bieten die Möglichkeit, sich für eine Mailingliste, einen Newsletter oder einen kostenlosen Download wie ein E-Book anzumelden. Die Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens sollten in den Prozess der Anmeldung einbezogen werden, da dies ein Punkt ist, an dem viele Nutzer aufgefordert werden, persönliche Daten anzugeben.
Beim Checkout
In ähnlicher Weise könnten Sie Ihre Datenschutzrichtlinie während des Bestellvorgangs einfügen. Die Kaufabwicklung erfordert naturgemäß die Offenlegung persönlicher Daten wie Name, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer einer Person. Es ist daher sehr sinnvoll, auf dem Kassenbildschirm Ihrer Website einen direkten Verweis auf Ihre Datenschutzrichtlinien anzubringen.
Gute Beispiele für DSGVO-konforme Datenschutzrichtlinien
Eine der besten Methoden, um herauszufinden, wie man eine solide Datenschutzrichtlinie erstellt, ist, sich Beispiele anderer Unternehmen anzusehen. Lassen Sie sich jedoch nicht dazu verleiten, einfach eine Richtlinie für Ihr eigenes Unternehmen zu kopieren und einzufügen. Die Details in Ihrer Datenschutzrichtlinie werden sich von denen anderer Unternehmen unterscheiden, und das Kopieren könnte zu einer Nichteinhaltung der Vorschriften führen.
Meta
Facebook Inc. wurde kürzlich in Meta Platforms umgewandelt, dem einige der weltweit größten Unternehmen gehören, darunter Instagram, Messenger und WhatsApp. Infolgedessen hat Meta eine umfassende neue Datenschutzrichtlinie erstellt.
Die Meta-Richtlinie ist besonders effektiv, weil die Informationen klar gegliedert sind und ein Inhaltsverzeichnis auf der linken Seite einen schnellen Zugriff ermöglicht. Außerdem werden die Informationen in verschiedenen Formaten angeboten, wobei ein Großteil der Richtlinien sowohl in kurzen Videos als auch in Textform beschrieben wird.
Viele Abschnitte der Richtlinie enthalten direkte Links zu den entsprechenden Seiten innerhalb der Produkte von Meta, insbesondere Facebook.
Der Abschnitt der Richtlinie, der sich mit der Weitergabe von Informationen befasst, enthält beispielsweise einen Link zu den spezifischen Stellen auf Facebook und Instagram, an denen die Nutzer die Informationen ändern können, die sie mit Apps und Websites von Drittanbietern geteilt haben.
Schließlich entspricht die Meta-Richtlinie der DSGVO , indem sie alle erforderlichen Abschnitte enthält und so für die Nutzer transparent ist.
Instacart
Die Datenschutzrichtlinie von Instacart ist zwar weniger ästhetisch als die von Meta, aber sie ist klar strukturiert. Insbesondere beschreibt Instacart genau, wie Informationen verwendet und weitergegeben werden.
Die Richtlinie enthält auch direkte Links, über die die Nutzer ihre Rechte auf Änderung, Löschung oder Berichtigung von Informationen wahrnehmen können, was ein wichtiger Bestandteil der DSGVO ist.
Ziel
Die Datenschutzrichtlinie von Target enthält praktische Links am oberen Rand der Seite, über die die Kunden zu bestimmten Themen springen können. Dies ist ein wichtiges Merkmal, da die Richtlinie unglaublich detailliert ist, was andernfalls das Auffinden bestimmter Informationen erschweren und somit gegen die Forderung der DSGVOnach Klarheit verstoßen könnte.
Die Richtlinie von Target ist auch ein hervorragendes Beispiel für eine Richtlinie mit Unterscheidungen in jedem Abschnitt. So gibt es beispielsweise separate Unterüberschriften für jede Methode der Datenerfassung, wie Social-Media-Widgets, mobile Standortinformationen und Kameras.
Stripe
Die Datenschutzrichtlinie auf der Website Stripe erfüllt die Anforderung von DSGVO, eine klare, direkte und verständliche Sprache zu verwenden, die von allen Benutzern leicht verstanden werden kann. Der erste Abschnitt der Richtlinie enthält Definitionen für viele der verwendeten Begriffe, was spätere Unklarheiten verhindert.
Um eine klare Übereinstimmung mit den Anforderungen von DSGVO zu erreichen, kennzeichnet Stripe speziell die Abschnitte für Rechtsgrundlagen, Rechte, Sicherheit und Aufbewahrung sowie internationale Datenübermittlung.
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Zusammenfassung
Die Erstellung einer Datenschutzrichtlinie mit allen erforderlichen Informationen ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Bestimmungen von DSGVO und anderer Datenschutzgesetze einhält.
Wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen oder Waren für EU-Bürger anbietet, müssen Sie unbedingt die DSGVO einhalten. Die Nutzung unseres DSGVO Datenschutzerklärung vorlage ist kostenlos und hilft Ihnen zu überprüfen, ob Sie alle geforderten Punkte berücksichtigt haben, um die vollständige Einhaltung der Vorschriften zu erreichen.
Denken Sie daran, dass Ihre Datenschutzrichtlinie klar und für die Nutzer leicht verständlich sein muss. Selbst eine Richtlinie, die alle Punkte der Website DSGVO behandelt, kann zu Verstößen führen, wenn sie zu allgemein, vage oder komplex ist.