Datenschutzrichtlinien sind komplexe Dokumente, die viele einzigartige Details für jedes einzelne Unternehmen, jede Website oder mobile App erfordern.
Aber manchmal lassen Unternehmen versehentlich wichtige Details aus, vergessen eine wichtige Klausel, verlassen sich auf unvollkommene Umgehungslösungen oder machen andere Fehler, die zu Problemen mit dem Datenschutz führen können.
Im Folgenden stelle ich neun häufige Probleme mit dem Datenschutz vor und gebe Tipps, wie man sie vermeiden kann.
Zu wenig Zeit für die Vorbereitung
Wenn Sie eine Datenschutzrichtlinie erstellen, sollten Sie die Entwurfs- und Vorbereitungsphase nicht überstürzen.
Verstehen Sie mich nicht falsch, ich verstehe, warum Unternehmer dies manchmal tun - wir alle wollen, dass die Erstellung der notwendigen rechtlichen Dokumente schnell, einfach und schmerzlos abläuft.
Wenn Sie jedoch im Vorfeld nicht genügend Zeit für die Erforschung und Ausarbeitung Ihrer Datenschutzrichtlinien aufwenden, wird dies zu Problemen führen, die Ihnen später zum Verhängnis werden können. Dieser Schmerz könnte sich in hohen Geldstrafen und negativen Reaktionen Ihrer Kunden äußern.
Auch wenn Sie einen Anwalt oder eine umfassende Verwaltungslösung wie unsere Datenschutzerklärung Generatorgibt es immer noch einige Dinge, die Sie als Unternehmenseigentümer vorbereiten müssen.
Konkret müssen Sie feststellen:
- Welche Datenschutzgesetze gelten für Ihr Unternehmen?
- Welche personenbezogenen Daten sammelt Ihre Website, App oder Plattform von Nutzern?
- Warum erheben Sie die Daten, und wie verwenden Sie sie?
- Wie werden Sie die Daten speichern, damit sie sicher und geschützt sind?
- Geben Sie die Daten an Dritte weiter (und befolgen diese die gleichen Datenschutzrichtlinien wie Ihr Unternehmen)?
Sobald Sie die Antworten auf diese Fragen kennen, wird es einfacher, eine Datenschutzerklärung Generator zu nutzen, mit einem Anwalt zu sprechen oder sogar eine eigene Datenschutzrichtlinie zu verfassen.
Niemals Ihre Datenschutzrichtlinie aktualisieren
Ein weiteres Problem, das Sie vermeiden müssen, ist die Vernachlässigung der Aktualisierung oder Änderung der Datenschutzrichtlinien, nachdem Sie sie auf Ihrer Website oder App veröffentlicht haben.
Datenschutzrichtlinien sind lebendige Dokumente, die Ihre aktuellen Datenerfassungs- und -verarbeitungsaktivitäten genau wiedergeben müssen. Andernfalls verstoßen Sie direkt gegen die Datenschutzgesetze und riskieren, mit dem Inkrafttreten weiterer Gesetze ins Hintertreffen zu geraten.
Das kalifornische Gesetz zum Schutz der Privatsphäre von Verbrauchern(California Consumer Privacy Act, CCPA) verpflichtet Unternehmen, ihre Datenschutzrichtlinien mindestens alle zwölf Monate zu aktualisieren.
Andere Gesetze, darunter die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO), machen Sie finanziell haftbar, wenn Ihre Angaben zur Police unzutreffend sind oder nicht der Realität entsprechen.
Als wir den Datenschutzanwalt Anthony E. Saurini, Esq, CIPP/U.S., nach den größten Fehlern fragten, die Unternehmen bei der Erstellung einer Datenschutzrichtlinie vermeiden sollten, wies er darauf hin, wie wichtig es ist, eine Richtlinie zu erstellen, die sich an die Zukunft anpassen kann.
Saurini: "Der größte Fehler, den Unternehmer bei der Erstellung einer globalen Datenschutzrichtlinie vermeiden sollten, ist, dass sie ihre zukünftigen rechtlichen Anforderungen nicht vollständig vorhersehen."
"Regulierungsbehörden in allen Regionen der Welt haben damit begonnen, die persönlichen Daten einer Person als einen Vermögenswert zu behandeln, der sich im Besitz dieser Person befindet. Allein in den Vereinigten Staaten hat eine Vielzahl von Einzelstaaten kürzlich Datenschutzgesetze verabschiedet.
Er fügt hinzu: "Unternehmen stellen sich schon jetzt auf diese neue Ära der Datenminimierung und des Privacy by Design ein, indem sie schon heute in ihre zukünftigen Anforderungen an die Einhaltung des Datenschutzes investieren."
Wenn Sie sich heute die Zeit nehmen, ein Verfahren für die Aktualisierung Ihrer Datenschutzrichtlinien einzurichten, kann Ihr Unternehmen mit der rasanten Entwicklung der Datenschutzvorschriften Schritt halten.
Falsche Angaben zu Ihren Datenverarbeitungstätigkeiten
Wenn Sie eine Datenschutzrichtlinie für Ihr Unternehmen erstellen, vermeiden Sie falsche Angaben oder Unwahrheiten über Ihre Datenverarbeitungstätigkeiten. Meiner Meinung nach ist dies einer der schlimmsten Fehler, die Sie machen können.
Als wir mit der Datenschutzexpertin und Rechtsanwältin Nadine Talaat CIPP/U.S., CIPP/E über die wichtigsten Fehler sprachen, die Unternehmer bei der Erstellung ihrer Datenschutzrichtlinien vermeiden sollten, stimmte sie uns zu und erwähnte sofort die falsche Darstellung von Datenschutzpraktiken.
Talaat sagt: "Der größte Fehler, den Unternehmer vermeiden sollten, wenn sie eine Datenschutzrichtlinie für ihre Website oder App erstellen, ist die Anpassung ihres Datenschutzprogramms an ihre Datenschutzrichtlinie und die Formulierung, welche Daten gesammelt werden."
Talaat fügt hinzu: "Die Datenschutzrichtlinie muss mit dem Datenschutzprogramm des Unternehmens übereinstimmen. Dieser wichtige Schritt ermöglicht sowohl die Einhaltung der Vorschriften durch das Unternehmen als auch die Wahrung der Datenschutzrechte der Nutzer. Es muss klar sein, welche Daten gesammelt und verarbeitet werden, und es muss ein klarer Zweck angegeben werden.
Aufsichtsbehörden und Vollzugsbehörden achten auf Unstimmigkeiten zwischen den Handlungen eines Unternehmens und den Angaben in seiner Datenschutzpolitik, insbesondere wenn Verbraucher Beschwerden einreichen.
Ein Beispiel dafür war 2021 Meta, als die irische Datenschutzkommission WhatsApp mit einer Geldstrafe in Höhe von 225 Millionen Euro (247 Millionen Dollar) belegte, weil das Unternehmen unklare und intransparente Datenschutzrichtlinien in Bezug auf die Verwendung von Nutzerdaten verwendet hatte. Das ist nicht einmal die höchste Geldstrafe, die jemals auf DSGVO verhängt wurde.
"Unternehmer sollten transparent machen, welche personenbezogenen Daten sie sammeln, einschließlich der Daten, die Dritte über ihre Website oder App sammeln. "Dazu müssen sie die geltenden Datenschutzbestimmungen in ihrem geografischen Markt kennen, sei es in den Vereinigten Staaten oder weltweit", sagt Talaat.
Sie fügt hinzu: "Obwohl es in den Vereinigten Staaten keine übergreifende Datenschutzverordnung auf Bundesebene gibt, bestehen in mehreren Bundesstaaten Vorschriften, darunter in Kalifornien das CPRA und in Virginia das VCDPA."
"Die Kenntnis der geltenden Vorschriften und deren korrekte Umsetzung schaffen Vertrauen bei den Nutzern. Insgesamt sollten Unternehmenseigentümer sachkundig sein und angemessene Schutzmaßnahmen für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen ergreifen.
Der Aufbau von Verbrauchervertrauen ist für Unternehmen, die heute online tätig sind, von entscheidender Bedeutung - man denke nur an diese alarmierenden Datenschutzstatistiken:
- 1 von 5 Nutzern liest immer oder oft die Datenschutzrichtlinien eines Unternehmens, bevor er ihnen zustimmt.(Pew Research Center)
- 48 % der Nutzer haben aufgrund von Datenschutzbedenken schon einmal bei einem Unternehmen gekauft.(Tableau)
- 33 % der Nutzer haben ihre Beziehungen zu Unternehmen wegen Daten gekündigt.(Cisco)
Vergewissern Sie sich, dass Ihre Datenschutzrichtlinien genau widerspiegeln, wie Sie personenbezogene Daten erheben und verwenden, und vermeiden Sie es, sie nach dem Vorbild eines Konkurrenten zu gestalten oder sie von einer anderen Website zu kopieren und einzufügen. Sonst könnten Sie am Ende buchstäblich für Ihre Fehler bezahlen.
Missverständnisse darüber, welche Gesetze für Ihr Unternehmen gelten
Es ist wichtig, dass Sie nicht missverstehen, welche Datenschutzgesetze für Ihr Unternehmen gelten und sich auf Ihre Datenschutzpolitik auswirken. Sie sind in vollem Umfang für die Einhaltung dieser Vorschriften verantwortlich.
Die meisten Datenschutzgesetze haben einen weiten Geltungsbereich und betreffen auch Unternehmen außerhalb der Regionen, in denen die Rechtsvorschriften gelten. Mit anderen Worten: Unternehmen, die nicht in Europa ansässig sind, fallen trotzdem unter die DSGVO, genauso wie Unternehmen außerhalb Kaliforniens unter die CCPA fallen können.
Bei der Ermittlung der für Ihr Unternehmen geltenden Datenschutzvorschriften kann es auch hilfreich sein, wenn Sie die folgenden Fragen beantworten:
- In welchem Gerichtsbezirk befinden Sie sich?
- Wo befinden sich Ihre Kunden?
- In welcher Branche oder welchen Branchen sind Sie tätig?
- Gibt es branchenspezifische Gesetze, die Sie einhalten müssen?
Nachfolgend habe ich die gesetzlichen Schwellenwerte für 12 der wichtigsten Datenschutzgesetze weltweit sowie Einzelheiten zu den Strafen bei Verstößen gegen diese Gesetze aufgeführt.
Lesen Sie diese sorgfältig durch und notieren Sie sich die für Sie zutreffenden Punkte.
| Datenschutzgesetz | Gesetzlicher Schwellenwert | Strafen für Verstöße gegen das Gesetz |
| Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) | Jede Organisation, die personenbezogene Daten von Personen in der Europäischen Union (EU) oder dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) erhebt, verarbeitet oder speichert. |
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| Das Datenschutzgesetz(UK DSGVO) | Jede Organisation, die Waren oder Dienstleistungen für britische Bürger anbietet und deren personenbezogene Daten verarbeitet. |
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| Geändertes kalifornisches Gesetz zum Schutz der Privatsphäre von Verbrauchern(CCPA/CPRA) |
Gemeinnützige Unternehmen, die in Kalifornien tätig sind und einen der folgenden Punkte erfüllen:
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| Kalifornisches Gesetz zum Schutz der Privatsphäre im Internet(CalOPPA) | Jede Website mit Besuchern aus Kalifornien fällt in den Geltungsbereich dieses Gesetzes. |
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| Virginia Verbraucherdatenschutzgesetz(VCDPA) |
Unternehmen, die in Virginia geschäftlich tätig sind oder sich an Einwohner Virginias wenden, die eine der folgenden Bedingungen erfüllen:
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| Connecticut-Datenschutzgesetz(CTDPA) |
Jeder für die Datenverarbeitung Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter, der in Connecticut geschäftlich tätig ist oder Produkte oder Dienstleistungen herstellt, die sich an Verbraucher in Connecticut richten , sowie jeder für die Datenverarbeitung Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter, der einen oder mehrere der folgenden Punkte erfüllt:
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| Colorado Datenschutzgesetz(CPA) |
Für die Verarbeitung Verantwortliche, die in Colorado geschäftlich tätig sind oder die kommerzielle Produkte herstellen oder liefern, die absichtlich an Einwohner von Colorado gerichtet sind und eine (oder beide) der folgenden Bedingungen erfüllen:
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| Gesetz zum Schutz der Privatsphäre von Kindern im Internet (COPPA) |
Jede Website oder jeder Online-Dienst, der sich an Kinder unter 13 Jahren richtet, die:
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| Gesetz zum Schutz persönlicher Daten und elektronischer Dokumente(PIPEDA) | Jede Organisation, die personenbezogene Daten in Verbindung mit kommerziellen Aktivitäten sammelt und verwendet, einschließlich des Verkaufs oder der Weitergabe von Spender-, Mitglieder- oder Spendenlisten, fällt unter PIPEDA. |
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| Australisches Datenschutzgesetz von 1988 |
Alle australischen Regierungsstellen oder Organisationen mit einem Jahresbruttoeinkommen von 3 Millionen Dollar und kleine Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 3 Millionen Dollar, die eine der folgenden Bedingungen erfüllen:
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| Neuseelands Datenschutzgesetz von 2020 | Jede Person, Organisation oder jedes Unternehmen im öffentlichen oder privaten Sektor, die/der persönliche Informationen über andere Personen sammelt und aufbewahrt. |
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| Südafrikas Gesetz zum Schutz persönlicher Informationen(PoPIA) |
Jede in Südafrika registrierte Einrichtung, die personenbezogene Daten oder Personen von jedem Ort aus verarbeitet. Und alle Einrichtungen mit Sitz außerhalb des Landes, die ihre Datenverarbeitung nach Südafrika auslagern. |
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Komplizierte Sprache verwenden
Wenn es um den Inhalt Ihrer Datenschutzrichtlinie geht, sollten Sie unnötigen Jargon oder juristische Fachausdrücke vermeiden. Diese von Juristen häufig verwendeten Wörter und Sätze sind für den Durchschnittsleser in der Regel nicht verständlich oder zugänglich.
Einige Rechtsvorschriften, darunter die DSGVO, besagen, dass Unternehmen, deren Datenschutzrichtlinien nicht in klarer Sprache verfasst sind, gegen das Gesetz verstoßen. Diese Anforderung sorgt für Transparenz, so dass jeder lesen und verstehen kann, was mit seinen persönlichen Daten geschieht und welche Rechte er in Bezug auf seine Daten hat.
Ebenso sollten Sie es vermeiden, große Textwände mit verschlungenen, zusammenhängenden Sätzen zu schreiben.
Denken Sie bei der Erstellung Ihrer Datenschutzrichtlinie an Ihre Zielgruppe und verwenden Sie leicht lesbare Formatierungstechniken wie Tabellen, Diagramme, Grafiken und Aufzählungen.
Keine sorgfältige Überprüfung
Ein weiteres häufiges Problem, das Sie vermeiden sollten, ist die Vernachlässigung der sorgfältigen Überprüfung Ihrer Datenschutzrichtlinien vor der Veröffentlichung, selbst wenn Sie eine seriöse Vorlage oder einen Generator verwenden.
Erinnern Sie sich an die Zeit in der Schule, als Ihr Lehrer Sie daran erinnerte, Ihre Arbeit zu kontrollieren? Nun, diese Logik funktioniert auch bei Ihrer Datenschutzrichtlinie.
Lesen Sie ihn durch und überprüfen Sie ihn auf Fehler, Ungereimtheiten und alles, was Sie vielleicht übersehen oder ausgelassen haben. Außerdem sollten Sie den Text noch einmal auf Grammatikfehler und seine Lesbarkeit überprüfen. Sie können ihn selbst Korrektur lesen oder ein Grammatikprüfprogramm verwenden, das Ihnen dabei hilft.
Keine klare Zustimmung der Nutzer
Je nachdem, unter welche Datenschutzgesetze Sie fallen, müssen Sie unter Umständen die ausdrückliche Zustimmung der Nutzer einholen, bevor die Datenerfassung erfolgt. Diese Anforderung gilt insbesondere für DSGVO , wenn die Einwilligung eine Ihrer Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist.
Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, stellen Sie sicher, dass Sie allen Nutzern, die auf Ihre Website oder App zugreifen, einen Live-Link zu der aktuellsten Version Ihrer Datenschutzrichtlinie zur Verfügung stellen und sie auffordern, auf irgendeine Art und Weise zu zeigen, dass sie die von Ihnen beschriebenen Bedingungen gelesen haben und ihnen zustimmen.
Ich empfehle in der Regel die Verwendung eines Kontrollkästchens - achten Sie nur darauf, dass es nicht markiert ist, da vormarkierte Kontrollkästchen nicht DSGVO-konform sind.
Falsche Platzierung auf Ihrer Website oder App
Ein weiteres häufiges Problem, das Sie mit Ihren Datenschutzrichtlinien vermeiden möchten, ist, dass Sie sie auf Ihrer Website oder App falsch platzieren oder vergessen, sie an den erforderlichen Stellen zu veröffentlichen.
Sie sollten immer vorsehen, Ihre Richtlinie an mehr als einer Stelle auszuhängen, aber die genauen Orte hängen davon ab, unter welche Gesetze Ihr Unternehmen fällt.
Nach dem CCPA müssen Sie beispielsweise Ihren Nutzern am oder vor dem Zeitpunkt der Datenerfassung einen Hinweis geben. Wenn Sie personenbezogene Daten während des Bezahlvorgangs speichern, müssen Sie auf Ihrer Bezahlseite einen Link zu Ihrer Richtlinie angeben.
Wenn Sie personenbezogene Daten von Nutzern erheben, wenn diese sich anmelden oder ein neues Profil auf Ihrer Plattform erstellen, müssen Sie dort ebenfalls einen Link zu Ihrer Datenschutzrichtlinie angeben.
Im Folgenden finden Sie eine Liste der häufigsten Stellen, an denen Sie einen Link zu Ihrer Datenschutzrichtlinie einfügen sollten:
- Die Fußzeile Ihrer Website
- Ein statisches Menü in Ihrer Anwendung
- Zahlungsbildschirme oder Kassenseiten
- Seiten zur Erstellung neuer Benutzerkonten
- In Ihren Marketing-E-Mails
- Formulare für die Einreichung von Inhalten - wenn Sie Nutzern erlauben, ihre Kreationen zu veröffentlichen
- Auf allen Formularen, die persönliche Informationen von Nutzern erfassen
Verwendung eines nicht seriösen Generators oder einer Vorlage
Im Internet gibt es viele hervorragende Ressourcen zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, die Ihnen bei der Erstellung einer Datenschutzrichtlinie für Ihr Unternehmen helfen können. Das bedeutet aber auch, dass es ebenso viele nicht so gute Optionen gibt, die zwar vorgeben, konform zu sein, es in Wirklichkeit aber nicht sind.
Seien Sie also besonders vorsichtig, wenn Sie ein kostenloses Datenschutzerklärung vorlage herunterladen oder einen Richtliniengenerator ausprobieren, und achten Sie auf diese Warnhinweise:
- 🚩 Sie fragen nicht wirklich nach den spezifischen Daten, die Sie sammeln: Dies ist ein rotes Tuch, denn jedes Unternehmen sammelt aus unterschiedlichen Gründen unterschiedliche Daten. Wenn Sie nicht nach diesen Details gefragt werden, ist es unmöglich, dass die Datenschutzrichtlinie genau wiedergibt, welche Daten Sie verarbeiten.
- 🚩 Es gibt keine Fragen darüber, woher Ihre Nutzer kommen: Wenn Sie wissen, wo Ihre Nutzer ansässig sind, können Sie feststellen, ob Ihr Unternehmen unter bestimmte Datenschutzgesetze fällt. Wenn ein Generator Sie nicht nach diesen Informationen fragt, wird er wahrscheinlich notwendige Gesetze, die Sie befolgen müssen, übersehen.
- 🚩 Sie können die Richtlinie nicht überprüfen, bevor Sie dafür bezahlen: Wenn jemand versucht, Sie zur Zahlung zu bewegen, bevor Sie die erstellte Datenschutzrichtlinie prüfen können, ist das ein wichtiges Warnsignal. Sie möchten nicht mehr als 200 Dollar ausgeben, ohne die Richtlinie vorher zu prüfen und zu genehmigen. Ich empfehle dringend, Websites zu meiden, die Ihnen dies aufzwingen.
- 🚩 Es gibt nicht viele Fragen, die Sie beantworten müssen: Wenn Ihnen ein Generator oder eine Vorlage sehr kurz vorkommt, kann das daran liegen, dass wesentliche Klauseln und Elemente fehlen, die für die vollständige Einhaltung der Rechtsvorschriften erforderlich sind. Seien Sie vorsichtig bei sehr kurzen Richtlinien, da sie wahrscheinlich unvollständig sind.
- 🚩 Sie fragen nicht nach Ihrer Verwendung von Internet-Cookies: Internet-Cookies gelten als personenbezogene Daten, und viele Datenschutzgesetze schreiben vor, dass Sie den Nutzern die Möglichkeit geben müssen, sich gegen Dinge wie gezielte Werbung zu entscheiden, was oft durch das Setzen von Internet-Cookies in den Browsern Ihrer Nutzer geschieht. Wenn eine Vorlage oder ein Generator nichts über Cookies enthält, dann ist sie wahrscheinlich unvollständig.
Zusammenfassung
Indem Sie die neun häufigsten Probleme mit Datenschutzrichtlinien vermeiden, die ich in diesem Leitfaden behandelt habe, bereiten Sie Ihre Website oder App auf eine erfolgreiche und problemlose Einhaltung der Datenschutzbestimmungen vor.
Außerdem zeigen Sie den Verbrauchern, dass sie Ihnen ihre persönlichen Daten anvertrauen können.
Es lohnt sich, die zusätzlichen Anstrengungen zu unternehmen, um in Zukunft hohe Geldstrafen und öffentliche Reaktionen zu vermeiden.
Sie können es Ihrem Unternehmen besonders leicht machen, indem Sie Termly's Datenschutzerklärung Generator nutzen, um eine Vereinbarung zu erstellen, die perfekt auf Ihre Anforderungen an die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zugeschnitten ist.
HAFTUNGSAUSSCHLUSS: Alle Informationen, Inhalte, Materialien und Zitate in diesem Artikel dienen nur allgemeinen Informationszwecken und stellen keine Rechtsberatung dar und sind auch nicht als solche gedacht. Die Informationen auf dieser Seite stellen möglicherweise nicht die aktuellsten rechtlichen oder sonstigen Informationen dar.
Mehr über die Autorin
Geschrieben von Masha Komnenic CIPP/E, CIPM, CIPT, FIP
Masha ist Spezialistin für Informationssicherheit und Datenschutz und zertifizierte Datenschutzbeauftragte. In den letzten sechs Jahren war sie als Datenschutzbeauftragte tätig und half kleinen und mittleren Unternehmen bei der Einhaltung von Rechtsvorschriften. Außerdem war sie Mentorin für die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen bei vielen internationalen Business Accelerators. Sie ist spezialisiert auf die Umsetzung, Überwachung und Prüfung der Einhaltung von Datenschutzvorschriften (HIPAA, PIPEDA, ePrivacy-Richtlinie, DSGVO, CCPA, POPIA, LGPD). Masha hat an der Universität Belgrad Jura studiert und 2016 die Anwaltsprüfung abgelegt. Mehr über die Autorin
