Qu'est-ce qu'une politique de confidentialité ? Tout ce que les entreprises doivent savoir

Les politiques de confidentialité informent les gens sur la manière dont une organisation collecte, traite et utilise les données personnelles.

Il est essentiel que les entreprises sachent ce qu'est une politique de protection de la vie privée et comment en élaborer une, car ces politiques sont légalement obligatoires.

Ci-dessous, j'explique ce qu'est une politique de protection de la vie privée et ce qu'elle contient, je discute des différentes lois qui l'affectent et j'explique les conséquences possibles de l'absence d'une politique de protection de la vie privée.

Qu'est-ce qu'un politique de confidentialité ?

En termes simples, une politique de confidentialité informe les utilisateurs de votre site web ou de votre application de la manière dont vous collectez et traitez leurs données personnelles.

Il leur indique également leurs droits sur la manière dont leurs données sont traitées et leur donne des instructions pour faire valoir ces droits.

Bien que les détails spécifiques inclus dans votre politique de confidentialité dépendent des lois applicables en matière de protection des données, ils expliquent généralement ce qui suit :

Il est fort probable que vous soyez légalement tenu de publier une politique de protection de la vie privée conforme à la législation en vigueur :

• Le lieu d'implantation de votre entreprise
• D'où viennent vos clients ?
• Quantité de données collectées
• Votre revenu annuel brut

Il est important de noter que les politiques de confidentialité ne sont pas les mêmes que vos conditions générales, qui protègent votre entreprise en décrivant vos règles d'utilisation, la résolution des litiges et les conditions de paiement.

En outre, les politiques de protection de la vie privée n'ont rien à voir avec les clauses de non-responsabilité, qui figurent généralement dans les conditions générales d'utilisation et qui sont utilisées pour éliminer les responsabilités.

Si votre entreprise exerce une activité en ligne, quelle qu'elle soit, vous devez afficher sur votre plateforme toutes les politiques nécessaires à votre site web. Mais ce guide se concentre sur les politiques de protection de la vie privée, alors ne nous éloignons pas trop du sujet.

Définition juridique d'une politique de protection de la vie privée

La définition juridique d'une politique de protection de la vie privée et les éléments qui doivent y figurer dépendent de la législation applicable à votre entreprise, car les exigences sont souvent différentes.

Pour vous aider, le tableau ci-dessous compare les informations légalement nécessaires que vous devez inclure dans votre politique de confidentialité sur la base de 12 des lois les plus importantes en matière de protection des données.

Autres noms pour une politique de confidentialité

Vous pouvez utiliser plusieurs noms pour votre politique de protection de la vie privée, comme avis de confidentialité ou informations sur la protection de la vie privée.

Mais pour des raisons de conformité juridique, essayez de ne pas utiliser un titre trompeur ou abstrait afin que les utilisateurs sachent clairement de quoi il s'agit.

Voici les noms les plus courants pour désigner une politique de protection de la vie privée (autre que, bien sûr, politique de protection de la vie privée) :

• Avis de confidentialité
• Accord sur la protection de la vie privée
• Divulgation de la vie privée
• Déclaration de confidentialité

Pourquoi les politiques de confidentialité sont-elles importantes ?

Les politiques de protection de la vie privée sont importantes parce qu'elles vous permettent de respecter les lois sur la protection des données, de mettre votre entreprise à l'abri des ennuis et d'éviter des amendes potentiellement considérables.

En outre, une bonne politique de confidentialité permet d'instaurer et de maintenir la confiance avec vos utilisateurs, car elle leur indique ce que vous faites de leurs données personnelles lorsqu'ils utilisent votre site web ou votre application.

Diverses statistiques relatives aux consommateurs et à la confidentialité des données suggèrent que les gens abandonneront leurs paniers d'achat ou renonceront à votre service s'ils pensent que vous êtes malhonnête sur la manière dont vous traitez leurs informations :

• 60 % des utilisateurs déclarent qu'ils dépenseraient plus d'argent auprès d'une marque en laquelle ils ont confiance pour traiter leurs données personnelles de manière responsable.(Rapport mondial sur l'état d'esprit des consommateurs 2021)
• 84 % des utilisateurs sont plus fidèles aux entreprises disposant de contrôles de sécurité solides.(Salesforce)
• 48 % des utilisateurs ont cessé d'acheter auprès d'une entreprise en raison de préoccupations liées à la protection de la vie privée.(Tableau)

Mettez donc en place une politique de confidentialité sur votre site web ou votre application afin de fidéliser vos clients, d'en attirer de nouveaux et de vous éviter des sanctions juridiques.

Ai-je besoin d'une politique de confidentialité ?

Oui, si votre entreprise opère en ligne à quelque titre que ce soit, vous devez vous doter d'une politique de protection de la vie privée. La publication d'une telle politique est une question de conformité légale et une meilleure pratique commerciale.

Mais vous pouvez également être tenu d'en avoir un si vous.. :

• Vous possédez un site web : Les sites web collectent souvent des données personnelles auprès des visiteurs et doivent donc être dotés de politiques de confidentialité, qu'il s'agisse d'une boutique de vêtements en ligne, d'un site web de photographie de base ou d'autres entreprises de commerce électronique.
• Développer des applications : Les développeurs d'applicationsAndroid, iOS et Facebook doivent disposer d'une politique de protection de la vie privée pour que l'application puisse passer le processus d'examen final.
• Diriger une petite entreprise : La taille n'a pas beaucoup d'importance en ce qui concerne le respect de la vie privée, de sorte que même les petites entreprises ont besoin d'une politique de protection de la vie privée. La plupart d'entre elles sont soumises à des lois dont les seuils sont larges, comme le RGPD et la CalOPPA.
• Utiliser des logiciels ou des services tiers : De nombreux services tiers, notamment Google Analytics et Shopify, exigent que vous publiiez une politique de confidentialité et que vous respectiez les lois applicables en matière de confidentialité des données dans le cadre de leurs conditions d'utilisation.
• Collecte d'informations sur vos employés : Parfois appelée "politique de surveillance des employés", vous devrez peut-être fournir à vos employés des détails sur les données que vous collectez à leur sujet, que ce soit en personne ou dans le cadre d'un travail à domicile.
• Possédez un blog de base : Même les blogs simples doivent avoir une politique de confidentialité, car les internautes s'attendent à en trouver une et peuvent supposer que vous êtes malhonnête ou sournois s'ils n'en voient pas une sur votre site.
• Vous êtes propriétaire d'une agence de marketing : Oui, même les agences de marketing ont besoin d'une politique de protection de la vie privée, car ces groupes travaillent généralement avec de grandes quantités de données à caractère personnel et sont tenus de respecter toutes les lois applicables en matière de protection des données.
• Avoir un magasin de dropshipping : Les magasins de dropshipping ont également besoin de politiques de confidentialité, en particulier s'ils sont soumis à des lois sur la confidentialité des données ou s'ils participent à des transferts internationaux de données, qui sont soumis à des lignes directrices juridiques spécifiques.

Quelles sont les lois qui exigent une politique de protection de la vie privée ?

Plusieurs lois sur la protection des données en vigueur dans le monde entier exigent, directement ou indirectement, l'élaboration d'une politique de protection de la vie privée :

• Règlement général sur la protection des données (RGPD)
• Loi sur la protection des données( RGPD)
• Loi californienne modifiée sur la protection de la vie privée des consommateurs(CCPA/CPRA)
• Loi californienne sur la protection de la vie privée en ligne(CalOPPA)
• Loi de Virginie sur la protection des données des consommateurs(VCDPA)
• Loi sur la protection des données du Connecticut(CTDPA)
• Loi du Colorado sur la protection de la vie privée(CPA)
• Loi sur la protection de la vie privée des enfants en ligne(COPPA)
• Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques(LPRPDE)
• Loi australienne de 1988 sur la protection de la vie privée
• Loi néo-zélandaise de 2020 sur la protection de la vie privée
• Loi sud-africaine sur la protection des informations personnelles(PoPIA)

Certaines de ces lois, comme la CTDPA et la VCDPA, stipulent clairement que vous devez fournir aux utilisateurs une note d'information sur la protection de la vie privée. (Il s'agit d'un autre nom pour une politique de protection de la vie privée, comme je l'ai expliqué plus haut).

D'autres fournissent des lignes directrices que vous pouvez rapidement respecter grâce à une politique de protection de la vie privée, comme les dix principes équitables énoncés dans la LPRPDE.

Quelles sont les plateformes qui exigent une politique de confidentialité ?

Outre la conformité légale, plusieurs plateformes tierces exigent que vous publiiez une politique de confidentialité pour utiliser leurs services. Elles le précisent généralement dans leurs conditions d'utilisation.

Dans la section suivante, je vous présenterai certaines obligations définies par les principaux services tiers concernant les sites web et les applications.

Sites web

Si vous possédez un site web, il se peut que vous soyez tenu de publier une politique de confidentialité conformément aux conditions d'utilisation définies par le système ou le service de gestion de contenu que vous utilisez.

Par exemple, vous devez prévoir d'élaborer une politique de protection de la vie privée si vous.. :

• Vous possédez un site web WordPress: Votre site WordPress a besoin d'une politique de confidentialité. L'article 7 des conditions d'utilisation de WordPress stipule que vous devez publier une politique de confidentialité sur votre site web, conformément à toutes les lois applicables en matière de confidentialité des données.
• Gérer un site web Squarespace: Selon la section 7 des conditions de service de Squarespace, vous devez mettre en place une politique de confidentialité conforme sur votre site Web Squarespace en respectant toutes les lois pertinentes sur la confidentialité des données.
• Utilisez Blogger (Blogspot) pour héberger votre site web : Google étant propriétaire de Blogger, l'utilisation de ce service est soumise aux règles de confidentialité de Google, et vous devez respecter les lois applicables en matière de confidentialité des données et publier une politique de confidentialité sur Blogger chaque fois que cela s'avère nécessaire. Selon les règles de contenu de Blogger, votre compte peut être résilié ou signalé aux forces de l'ordre si vous ne respectez pas ces règles.
• Utilisez Wix pour votre site web: Dans ses conditions d'utilisation, Wix vous oblige à respecter toutes les lois applicables en matière de confidentialité des données et vous tient pour responsable si vous ne le faites pas, ce qui inclut la publication d'une politique de confidentialité conforme sur votre site web Wix.
• Gérer une boutique Shopify: Conformément à la politique de confidentialité de Shopify et à son addendum sur le traitement des données, vous devez publier une politique de confidentialité de Shopify et vous assurer que vous respectez correctement toutes les lois pertinentes en matière de confidentialité des données. Dans le cas contraire, Shopify peut mettre fin à votre utilisation de son service.
• Utiliser des logiciels ou des services de tiers : Pour utiliser des services tiers tels que Google Analytics, leurs conditions d'utilisation vous obligent à publier une politique de confidentialité sur tout site web utilisant Google Analytics.

Applications

Meta, Google et Apple exigent des développeurs qu'ils publient une politique de confidentialité conforme dans le cadre du processus d'examen final de l'application avant qu'elle ne soit publiée sur leurs différents magasins d'applications.

Par exemple, vous devez préparer une politique de protection de la vie privée si vous.. :

• Développer des applications Android pour le Google Play Store : Les applications Android ont besoin d'une politique de confidentialité. Vos règles doivent répondre aux exigences du Google Play Store en matière d'avis de confidentialité. L'accord de distribution des développeurs de Google exige que toutes les applications disposent d'une politique de confidentialité avant d'être publiées sur le Play Store. Pour en savoir plus, consultez le centre d'aide de la console Play.
• Développer des applications mobiles pour l'App Store d'Apple : D'autres applications mobiles ont également besoin d'une politique de confidentialité. Par exemple, les App Store Review Guidelines d' Apple exigent que toutes les applications publiées sur l'App Store en aient une avant d'être publiées.
• Développer des applications Facebook : Meta, les propriétaires de Facebook, exigent que toute personne qui développe des applications traitant des données publie une politique de confidentialité Facebook conforme aux exigences énoncées dans les conditions d'utilisation de la plateforme Meta - c'est également le cas si vous utilisez l'API Instagram.

Quels sont les avantages d'une politique de confidentialité ?

Les politiques de protection de la vie privée profitent à la fois à votre entreprise et aux consommateurs, ce qui en fait une solution gagnante pour toutes les parties concernées. En particulier, elles aident :

• Protégez votre entreprise contre les violations des lois sur la confidentialité des données : Je l'ai déjà mentionné à plusieurs reprises, mais les politiques de confidentialité sont nécessaires si vous devez vous conformer aux lois sur la protection de la vie privée.
• Instaurez un climat de confiance avec vos utilisateurs : Les gens veulent savoir qui a accès à leurs données personnelles et ce qu'il en advient. La publication d'une politique de confidentialité montre aux nouveaux consommateurs et à ceux qui reviennent que vous êtes honnête et transparent quant à vos activités de traitement des données.
• Sensibilisez et aidez à éduquer votre personnel : La cybercriminalité augmente rapidement et les données personnelles font souvent l'objet de ces attaques. En sensibilisant votre personnel à la protection de la vie privée et en publiant une politique complète en la matière sur votre site web, il sera plus facile de former votre équipe aux questions de protection de la vie privée et d'éviter que votre entreprise (et les consommateurs) ne soient victimes d'une violation ou d'une fuite de données.
• Favoriser un internet plus sûr et plus convivial : Nous utilisons tous l'internet, qu'il s'agisse d'entreprises ou de consommateurs. Ne voulez-vous pas savoir ce qu'il advient de vos données lorsque vous naviguez dans des boutiques ou des applications en ligne ? La publication d'une politique de confidentialité bien pensée montre que vous prenez la confidentialité des données au sérieux, ce qui rend l'internet plus convivial et plus sûr pour chacun d'entre nous.

Que comprennent et que couvrent les politiques de protection de la vie privée ?

Les politiques de protection de la vie privée comprennent presque tous les détails imaginables sur vos activités de traitement des données. Elles couvrent également les droits de vos utilisateurs et expliquent comment ils peuvent les exercer.

Dans la section suivante, vous découvrirez presque toutes les clauses applicables qu'une politique de protection de la vie privée doit contenir. N'oubliez pas que toutes ces clauses peuvent ne pas s'appliquer à votre entreprise.

Clause introductive

Votre politique de protection de la vie privée doit comporter une clause introductive claire et facile à lire, qui mentionne le nom de votre entreprise, explique à qui s'applique la politique et définit les termes pertinents à utiliser tout au long de la politique.

Cette section est également un bon endroit pour créer des liens vers d'autres documents pertinents auxquels vous souhaitez que vos utilisateurs aient accès, tels que vos conditions générales ou politique de cookies.

Je vous recommande également d'indiquer la date de la "dernière mise à jour" dans cette première section de votre police.

Vous trouverez ci-dessous un excellent exemple de clause introductive tirée de la politique de confidentialité de l'outil d'apprentissage des langues Duolingo.

Quelles sont les données personnelles que vous collectez ?

Toutes les politiques de confidentialité doivent indiquer les données personnelles que vous collectez auprès de vos utilisateurs.

Restez simple et clair en énumérant toutes les catégories d'informations personnelles que vous traitez, y compris les données personnelles sensibles.

Vous trouverez ci-dessous un bon exemple de formatage de cette clause, tiré de la politique de confidentialité du service de streaming vidéo Netflix.

Comment vous utilisez les données,

Vous devez expliquer la raison pour laquelle vous collectez les données des utilisateurs, également appelée base juridique, quelque part dans votre politique de protection de la vie privée.

Des règlements tels que le RGPD, le VCDPA et d'autres l'exigent, et votre raisonnement est soumis à des bases juridiques spécifiques.

Voir ci-dessous comment la plateforme de partage de vidéos TikTok gère cette clause dans sa politique de confidentialité.

Comment vous collectez les données personnelles

Pour des raisons de conformité légale, vous devez divulguer la manière dont vous collectez les données personnelles de vos utilisateurs dans une clause de notre politique de confidentialité.

Les méthodes courantes de collecte de données sont les suivantes

• Fourni volontairement par l'individu
• Par le biais d'écrans de paiement ou de pages de caisse
• Remplir un formulaire en ligne
• Placer des cookies sur les navigateurs des utilisateurs
• Enregistrements en personne ou en magasin

Vous trouverez ci-dessous une description succincte de la politique de confidentialité de TikTok (qui développe cette information plus loin dans sa politique).

Si vous partagez les données avec des tiers

Si vous envisagez de partager les données à caractère personnel que vous recueillez avec des tiers, vous devez l'indiquer dans votre politique de protection de la vie privée.

Dressez la liste des catégories de tiers auxquels vous partagez ou vendez des informations personnelles, expliquez pourquoi vous partagez ou vendez les données et précisez comment elles sont partagées avec les autres entités.

La capture d'écran ci-dessous, tirée de la politique de confidentialité de la plateforme de réunions vidéo Zoom, illustre parfaitement la manière dont cette clause doit être rédigée.

Explication des droits légaux de vos utilisateurs

Vous devez expliquer quels sont les droits de vos utilisateurs sur leurs données personnelles dans votre politique de confidentialité.

Les droits prévus par chaque loi varient légèrement, mais la plupart d'entre elles accordent le droit de.. :

• Accéder à leurs données personnelles
• Demande de modification ou de correction des données
• Demande de suppression des données
• Limiter l'utilisation de leurs données
• Obtenir une copie portable de ses données
• Accepter ou refuser certaines activités de traitement des données

Ci-dessous, vous pouvez voir comment TikTok rédige cette clause dans sa politique de confidentialité.

Une méthode pour faire respecter les droits en matière de protection des données

La plupart des lois sur la protection de la vie privée exigent également que vous expliquiez, dans votre politique de confidentialité, comment vos utilisateurs peuvent faire valoir leurs droits en matière de protection de la vie privée.

Pour ce faire, vous pouvez

• Mettre un lien vers un formulaire de demande d'accès aux données par la personne concernée(DSAR ou SAR) qui fonctionne.
• Indiquer si vous honorez les demandes de "Do Not Track" et les contrôles globaux de la protection de la vie privée (Global Privacy Controls - GPC)
• Fournir des informations de contact correctes et fonctionnelles
• Disposer d'un lien "Ne pas vendre ou partager mes informations personnelles" (en vertu de la CCPA/CPRA)
• Utilisation d'un lien "Limiter l'utilisation de mes informations personnelles sensibles" (en vertu de la CCPA/CPRA)

La capture d'écran ci-dessous montre un exemple de cette clause tirée de la politique de confidentialité de Zoom.

Détails sur les transferts internationaux de données

Vous devez expliquer si vous prévoyez de transférer des données à caractère personnel au niveau international dans une clause de votre politique de confidentialité et énumérer les pays vers lesquels les données peuvent être transférées.

Par exemple, en vertu du RGPD, vous devez indiquer s'il existe une décision d'adéquation concernant le transfert de données ou si vous utilisez un autre mécanisme de transfert.

Vous trouverez ci-dessous la manière dont Duolingo traite cette clause dans sa politique de confidentialité.

Politique de conservation des données

Les règlements tels que le RGPD exigent que vous expliquiez votre calendrier et vos protocoles de conservation des données dans une clause de votre politique de confidentialité.

Vous devez indiquer la durée pendant laquelle vous prévoyez de conserver les données ou la procédure que vous utiliserez pour déterminer si vous avez atteint vos objectifs légitimes en matière d'utilisation des données.

Pour éviter les problèmes juridiques, ne conservez pas les données plus longtemps que nécessaire.

Ci-dessous, vous verrez comment Zoom rédige cette clause dans sa politique de protection de la vie privée.

Mesures de sûreté et de sécurité

Des lois telles que le RGPD et le CCPA obligent les entreprises à mettre en œuvre des mesures de sûreté et de sécurité pour protéger les données personnelles contre les violations, les fuites et autres cybercrimes.

Il est recommandé de prendre les précautions suivantes :

• Pseudonymiser les données
• Cryptage des données
• Garantir la confidentialité, l'intégrité, la résilience et la disponibilité de votre système de traitement.
• Mettre en place un moyen de rétablir la disponibilité ou l'accès aux données à caractère personnel en cas de violation.
• Disposer d'une procédure pour tester, évaluer et apprécier régulièrement l'efficacité de vos protocoles de sécurité.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de cette clause dans la politique de confidentialité de TikTok.

Mises à jour de votre politique de confidentialité

Vous devez inclure dans votre politique de confidentialité une clause expliquant quand vous ferez des mises à jour et comment vous informerez vos consommateurs de ces changements.

En vertu du CCPA, vous devez le mettre à jour au moins une fois tous les 12 mois. En outre, certaines lois, comme le RGPD, exigent que vous obteniez à nouveau le consentement de l'utilisateur si vous modifiez les données que vous traitez ou les finalités et l'utilisation des informations.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de cette clause dans la politique de confidentialité de Duolingo.

Le droit de déposer une plainte

En vertu de lois telles que le RGPD et la PoPIA, vous devez expliquer dans votre politique de confidentialité que les consommateurs peuvent déposer une plainte à votre sujet s'ils pensent que vous violez leurs droits en matière de vie privée.

Si possible, fournir les coordonnées correctes, par région, de la personne ou de l'entité compétente pour déposer ces plaintes.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de cette clause dans la politique de confidentialité de Netflix.

Données sur les enfants

Si votre site web ou votre application cible les enfants, vous devez inclure des informations spécifiques pour vous conformer aux lois pertinentes telles que la COPPA, qui visent à protéger les mineurs et les jeunes.

Par exemple, vous devez informer les parents ou les tuteurs légaux de leur droit d'autoriser leurs enfants à participer au traitement des données.

Voyez comment Duolingo rédige cette clause dans sa politique de confidentialité ci-dessous.

Coordonnées de l'entreprise

De nombreuses lois sur la protection des données vous obligent à inclure les coordonnées de votre entreprise directement dans votre politique de confidentialité. Les utilisateurs savent ainsi à qui s'adresser s'ils ont des questions sur les détails de votre politique.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de la manière dont Duolingo rédige cette clause dans sa politique de confidentialité.

Quelles sont les sanctions en cas d'absence de politique de protection de la vie privée ?

Les sanctions encourues en cas d'absence de modification de la politique de confidentialité dépendent de la loi que vous avez enfreinte.

Le tableau ci-dessous compare les sanctions en cas de non-respect des 12 lois sur la protection des données couvertes par ce guide.

Comme vous pouvez le constater, certaines de ces lois, comme la CCPA modifiée, donnent aux utilisateurs individuels le droit d'intenter une action contre vous en matière de protection de la vie privée.

D'autres, comme le PoPIA, pourraient donner lieu à des poursuites pénales.

Vous vous exposeriez également à des réactions négatives de la part de vos clients, ce qui pourrait vous faire perdre des ventes.

Où devez-vous afficher votre politique de confidentialité ?

L'endroit où vous affichez votre politique de confidentialité dépend également des lois sur la protection des données qui s'appliquent à votre entreprise, et vous devez prévoir de l'afficher à plusieurs endroits.

Les réglementations telles que le RGPD et la CCPA vous obligent à présenter à vos consommateurs certaines informations avant ou au moment de la collecte des données.

Je vous recommande donc de placer votre politique de confidentialité à tous les endroits suivants :

• Le pied de page de votre site web : C'est à cet endroit que la plupart des gens recherchent votre politique, et comme elle reste toujours la même quel que soit l'endroit où les utilisateurs arrivent sur votre site, cela permet de s'assurer qu'ils y ont toujours accès.
• Un menu statique de votre application : Si vous possédez une application, intégrez votre politique de confidentialité dans un menu fixe afin que vos utilisateurs puissent toujours trouver l'information.
• Les écrans de paiement ou les pages de caisse : Les écrans de paiement recueillent généralement des informations personnelles de la part des utilisateurs, c'est donc un endroit où il est légalement nécessaire de faire un lien vers votre politique de protection de la vie privée.
• Pages de création de profil ou de compte d'utilisateur : Pour répondre aux attentes des utilisateurs, donnez-leur un lien vers votre politique de confidentialité avant qu'ils ne créent un profil ou un compte d'utilisateur. Il s'agit là d'un autre domaine où la collecte de données a généralement lieu.
• Lié à votre bannière de consentement : En plus d'une bannière de consentement, pensez à placer votre politique de confidentialité sur votre site web. politique de cookiesenvisagez également d'afficher votre politique de confidentialité sur votre bannière de cookies et demandez à vos utilisateurs de la lire et de choisir s'ils sont d'accord. Cela prouve qu'ils sont pleinement informés avant de continuer à accéder à vos services.
• Listes d'applications : Placez un lien vers votre politique de confidentialité sur toutes les pages de votre liste d'applications afin que les utilisateurs puissent lire l'accord avant de télécharger votre plateforme. De nombreux magasins d'applications l'exigent avant d'approuver la publication de votre application.
• Dans vos courriels de marketing : Un lien vers votre politique de confidentialité dans vos courriels de marketing permet à vos utilisateurs d'être informés et d'y accéder si nécessaire.

Comment pouvez-vous faire respecter votre politique de protection de la vie privée ?

Votre politique de confidentialité n'est pas un document que vous devez appliquer. Elle explique plutôt vos activités de traitement des données afin d'informer les personnes susceptibles d'utiliser votre site web ou votre application.

En fait, c'est votre entreprise qui est tenue de respecter tout ce que vous avez écrit dans votre politique de confidentialité, et non vos consommateurs. Il vous incombe également de veiller à ce qu'elle respecte toutes les obligations prévues par les lois sur la protection de la vie privée qui peuvent avoir une incidence sur votre entreprise.

Il est préférable de se poser la question suivante : votre politique de protection de la vie privée est-elle conforme ?

Car si la réponse est négative, toutes les responsabilités incombent à votre entreprise.

Options pour la création d'une politique de protection de la vie privée

Lorsqu'il s'agit d'élaborer une politique de confidentialité pour votre site web ou votre application, plusieurs options s'offrent à vous :

• Utiliser une solution gérée comme un générateur
• Utiliser un modèle gratuit
• Rédiger soi-même

Contrairement à la croyance populaire, à moins que vous ne recueilliez des informations personnelles très sensibles ou que vous ne traitiez des quantités massives de données, vous n'avez généralement pas besoin de faire appel à un avocat pour votre politique de protection de la vie privée.

Examinons ces solutions de politique de confidentialité afin que vous puissiez choisir la méthode la mieux adaptée aux besoins de votre entreprise.

Solution gérée

Le moyen le plus simple d'élaborer une politique de confidentialité pour votre plateforme qui respecte les lois sur la confidentialité des données est d'utiliser une solution gérée telle que la solution gratuite de Termly. Générateur de politique de confidentialité.

Pour utiliser le générateur, vous répondez à des questions simples sur votre entreprise et il crée une politique conforme sur la base de vos réponses. Si vous avez besoin d'aide, notre équipe juridique fournit des conseils pour la plupart des sections, et nous disposons d'un excellent groupe de personnel d'assistance à la clientèle prêt à discuter.

Notre site Générateur de politique de confidentialité contient des clauses conformes à plusieurs lois sur la protection de la vie privée, et nous le mettons régulièrement à jour pour tenir compte de toute législation nouvelle ou changeante.

Voyez ce que cela donne dans la capture d'écran ci-dessous.

Modèle gratuit

Une autre bonne option est notre site gratuit modèle de politique de confidentialité, qui demande un peu plus de travail mais reste relativement rapide et facile.

Avec un modèle, vous remplissez manuellement les sections vides avec des détails sur votre entreprise. Le nôtre contient toutes les clauses nécessaires pour se conformer à plusieurs des lois sur la protection de la vie privée mentionnées dans ce guide.

Ci-dessous, vous pouvez voir un exemple de ce à quoi il ressemble.

Termly propose des guides et des modèles de politiques de confidentialité, quels que soient vos besoins.

Bricolage

Vous pouvez également rédiger votre politique de confidentialité, mais je ne vous le recommande que si vous avez des connaissances approfondies en matière de confidentialité des données et de droit ou si vous avez accès à un avocat.

Si vous essayez de le faire, utilisez un langage facile à lire et n'omettez rien. La violation de ces lois sur la protection de la vie privée - même par erreur - est toujours passible d'amendes.

Vous devez également prévoir de revoir et d'actualiser régulièrement votre politique et de mettre en place un processus pour vous tenir au courant des nouvelles lois sur la protection de la vie privée ou de celles qui ont été modifiées.

Comment mettre à jour votre politique de protection de la vie privée

La mise à jour de votre politique de confidentialité fait partie intégrante de la conformité légale. Vous devez prévoir de la réviser et de la mettre à jour régulièrement et mettre en place une procédure pour informer vos utilisateurs de tout changement.

Les raisons de mettre à jour votre politique de protection de la vie privée sont les suivantes :

• Vous avez effectué une mise à jour ou un changement général concernant vos activités de collecte et de traitement des données.
• Vous devez vous conformer à la CCPA, qui stipule que vous devez mettre à jour votre politique au moins une fois tous les 12 mois.
• Vous souhaitez collecter de nouveaux types d'informations personnelles auprès d'utilisateurs qui n'ont pas encore été mentionnés dans votre politique de protection de la vie privée.
• Vous utilisez un nouveau service tiers ou vous allez partager les données que vous collectez avec une nouvelle entité.
• Vous avez modifié la manière dont vous souhaitez utiliser les données à caractère personnel que vous recueillez pour un élément qui n'a pas été exprimé précédemment dans votre politique de confidentialité.

Pour informer les utilisateurs de la mise à jour de votre politique de confidentialité, vous pouvez.. :

• Envoyer un courriel avec un lien vers la nouvelle politique et une explication de ce qui a changé.
• Utilisez une notification contextuelle sur votre site web ou votre application afin que toute personne qui le consulte soit informée des changements.
• Publier un article de blog expliquant aux utilisateurs que vous avez modifié votre politique de confidentialité.
• Indiquez clairement la date de la "dernière mise à jour" dans votre politique de protection de la vie privée - de préférence dans la section d'introduction.

Je recommande de mettre en œuvre toutes les solutions ci-dessus afin que le plus grand nombre possible de vos utilisateurs puissent voir les changements que vous avez apportés à l'accord.

Il est également conseillé de fournir une archive des versions antérieures de votre politique quelque part sur votre application ou votre site web. Vous pourrez ainsi prouver que vous avez apporté les modifications appropriées en fonction des lois susceptibles d'avoir un impact sur votre entreprise.

Autres politiques juridiques dont vous pourriez avoir besoin

Une politique de confidentialité n'est qu'un des nombreux documents juridiques dont vous pourriez avoir besoin pour votre site web, votre application ou votre plateforme.

Selon le secteur dans lequel vous travaillez et les services que vous fournissez, vous pouvez avoir besoin d'un.. :

• plateforme de gestion du consentement (CMP) : Pour que votre site web ou votre application soit pleinement conforme à la plupart des lois sur la confidentialité des données, vous devrez peut-être utiliser une bannière qui permet à vos utilisateurs d'accepter ou de refuser certaines pratiques de collecte de données, en fonction des lois applicables. plateforme de gestion du consentement et de mettre en place une bannièreconsentement aux cookies qui permet à vos utilisateurs d'accepter ou de refuser certaines pratiques de collecte de données, en fonction des lois applicables.
• Politique en matière decookies: Les cookies sont considérés comme des informations personnelles par la plupart des lois sur la protection de la vie privée mentionnées dans ce guide. Vous devez créer un site Web conforme ( politique de cookies ) qui indique aux utilisateurs quels cookies votre site Web laisse sur leurs navigateurs et comment ils peuvent les contrôler.
• Accord sur les conditions générales d'utilisation : Si vous gérez un site web, l'élaboration d'un accord sur les conditions générales permet de protéger votre entreprise en expliquant les règles d'utilisation et en limitant certaines de vos responsabilités. Vous pouvez inclure des clauses décrivant votre règlement des litiges et les lois qui vous régissent, et expliquer des processus tels que vos conditions de paiement.
• Politique d'utilisation acceptable (PUA) : si votre entreprise permet aux utilisateurs d'interagir les uns avec les autres, de publier leur propre contenu ou de favoriser une communauté interactive, vous devez créer une politique d'utilisation acceptable qui explique tous les usages, comportements et activités acceptables et interdits sur votre plateforme.
• Retour et politique de remboursement: si vous gérez un magasin de commerce électronique, créez une politique de retour pour répondre aux questions courantes des clients, à savoir si vous proposez des retours, des remboursements ou des échanges et combien de temps les clients doivent attendre pour en faire la demande.
• Politique d'expédition : Si vous envoyez des marchandises par la poste, créez une politique d'expédition afin que les consommateurs connaissent tous les détails de vos pratiques en matière d'expédition et de manutention, comme le lieu d'expédition, le coût éventuel et le délai de réception des colis.
• Contrat de licence pour l'utilisateur final (CLUF) : Pour les développeurs d'applications ou de logiciels, la création d'un CLUF permet de protéger votre technologie mise à la disposition du public.
• Clauses de non-responsabilité : La plupart des entreprises doivent créer au moins une clause de non-responsabilité sur leur site afin d'éliminer (c'est-à-dire d'écarter) les responsabilités de leurs plaques.

Résumé

Quel que soit le type d'entreprise que vous possédez, une politique de confidentialité vous aide à vous conformer aux lois sur la confidentialité des données et montre aux consommateurs que vous respectez leurs informations personnelles.

N'oubliez pas de mettre à jour régulièrement votre politique de confidentialité afin de vous assurer qu'elle est toujours exacte, et affichez-la à plusieurs endroits sur votre plateforme afin que les utilisateurs puissent toujours la trouver et la lire.

Vous pouvez facilement élaborer une politique de confidentialité pour votre site web ou votre application en utilisant des outils tels que notre . Générateur de politique de confidentialité.

En savoir plus sur l'auteur

Écrit par Masha Komnenic CIPP/E, CIPM, CIPT, FIP

Masha est spécialiste en sécurité de l'information et en protection des données, ainsi que déléguée à la protection des données certifiée. Depuis six ans, elle aide les petites et moyennes entreprises à se conformer aux réglementations et accompagne de nombreux accélérateurs internationaux en tant que mentor en conformité. Elle est spécialisée dans la mise en œuvre, le suivi et l’audit de la conformité des entreprises aux réglementations sur la protection des données (HIPAA, LPRDE, Directive ePrivacy, RGPD, CCPA, POPIA, LGPD). Masha a étudié le droit à l’Université de Belgrade et a obtenu son examen du barreau en 2016. En savoir plus sur l'auteur