Come scrivere i termini e le condizioni in 6 semplici passi

I termini e le condizioni sono fondamentali per la protezione e il successo del vostro sito web. Delineano le regole di utilizzo, affrontano la risoluzione delle controversie e le leggi vigenti, stabiliscono i diritti di proprietà intellettuale e limitano le responsabilità.

Ma scrivere un accordo sui termini e le condizioni per la vostra azienda può essere complicato.

In questa guida vi mostro come scrivere un contratto di termini e condizioni per il vostro sito web o la vostra app in sei semplici passi.

Guida passo-passo alla stesura dei termini e delle condizioni di utilizzo

Per prima cosa, esaminiamo tutti i passaggi che dovreste prevedere per la stesura del vostro contratto di termini e condizioni:

• Primo passo: determinare quali leggi si applicano alla vostra azienda
• Fase due: creare una bozza
• Terzo passo: Scegliere tutte le clausole rilevanti per la propria attività
• Quarto passo: Iniziare a scrivere utilizzando un linguaggio chiaro e diretto
• Passo 5: Collegamento ad altre politiche legali e del sito web necessarie
• Fase sei: Affiggere l'accordo compilato in più punti della propria piattaforma

Esaminiamo ogni fase in modo più dettagliato.

Primo passo: determinare quali leggi si applicano alla vostra azienda

Le leggi specifiche che si applicano alle transazioni commerciali impongono di inserire informazioni scritte da qualche parte sulla vostra piattaforma, e i vostri termini e condizioni sono un ottimo posto per ospitare tali dichiarazioni.

Ad esempio, se la vostra azienda vende farmaci, alimenti, dispositivi medici o cosmetici negli Stati Uniti, dovete rispettare il Federal Food, Drug, and Cosmetic Act. Le aziende che si rivolgono a minori o bambini devono attenersi al Children›s Online Privacy Protection Act(COPPA).

Se invece avete utenti nel Regno Unito, in Islanda, nell'Unione Europea (UE), nel Liechtenstein o in Norvegia, potreste dover seguire i requisiti del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).GDPR), che protegge le informazioni personali dei consumatori.

Stabilite quali leggi si applicano alla vostra attività e pianificate di scrivere le clausole appropriate nei vostri termini e condizioni.

Fase due: creare uno schema

Dopo aver appreso quali sono le leggi applicabili alla vostra azienda, dovrete definire uno schema per il vostro accordo sui termini e le condizioni. Considerate questa fase come la creazione delle fondamenta del vostro contratto.

Ciò contribuisce all'efficienza e garantisce che il contratto sia strutturato in modo logico. Nella prossima sezione tratteremo in modo più specifico la delineazione dei termini.

Terzo passo: Scegliere le clausole

Dopo aver terminato il vostro schema, consultate il nostro elenco delle clausole T&C più comuni qui sotto e scegliete quelle rilevanti per il vostro contratto di termini e condizioni.

I dettagli da includere dipendono dal vostro settore e da come gli utenti interagiscono con voi, con i vostri servizi e tra di loro.

Quarto passo: Iniziare a scrivere

Una volta che conoscete la struttura dei vostri termini e ciò che deve essere contenuto in essi, potete finalmente iniziare a scrivere.

Fate attenzione a utilizzare un linguaggio semplice e diretto, senza gergo o legalese inutili. In caso contrario, le vostre condizioni potrebbero non reggere in tribunale.

Se avete bisogno di un aiuto per semplificare la vostra scrittura, potete provare uno strumento di parafrasi online, ma verificate il suo funzionamento e non affidatevi esclusivamente ad esso.

Quinto passo: Collegamento ad altre politiche necessarie

Durante la stesura del contratto, includete collegamenti in tempo reale a qualsiasi altra politica legale o web pertinente a cui fate riferimento nelle varie clausole del vostro contratto.

In questo modo si garantisce agli utenti la possibilità di accedere facilmente ad altri accordi e li si aiuta a trovare le risposte alle loro domande in modo più indipendente.

Sesto passo: Pubblicarlo in più punti

Una volta terminata la stesura del contratto, prevedete di affiggerlo in più punti della vostra piattaforma; più avanti vi illustreremo i posti migliori.

In caso di controversia, questo vi aiuterà a dimostrare che i vostri utenti hanno avuto facile accesso alla vostra politica e hanno potuto leggerla e accettarla prima di utilizzare i vostri servizi.

Qual è lo scopo di Termini e condizioni?

Lo scopo della stesura di una politica di termini e condizioni è quello di creare un rapporto legale tra voi e i vostri clienti ai quali fornite servizi. A loro volta, devono seguire le regole stabilite nel vostro accordo.

Permette inoltre di:

• Delineare gli usi accettabili e vietati sulla vostra piattaforma
• Gestire le aspettative degli utenti
• Stabilire un processo per la chiusura e la sospensione degli account utente.
• Dimostrare una deliberata violazione del commercio o del copyright
• Stabilite le leggi che regolano la vostra attività e le risoluzioni delle controversie
• Pubblicare esclusioni di responsabilità o garanzie come richiesto dalla legge applicabile.

È inoltre possibile collegare il sito ad altre politiche legali e del sito web che si desidera che gli utenti siano in grado di accedere, leggere e accettare, come ad esempio:

• Informativa sulla privacy
• Politica dei cookie
• Politica di reso e rimborso
• Politica di spedizione
• Contratto di licenza con l'utente finale (EULA)

Ho bisogno di un avvocato per scrivere i miei termini e condizioni?

È possibile scrivere legalmente il proprio contratto di termini e condizioni.

Sebbene alcune aziende si affidino a un avvocato per scrivere i loro termini, come le piattaforme che si rivolgono a minori di 18 anni o che trattano informazioni sensibili, questo non è sempre necessario e non ne avete bisogno per creare un accordo legalmente applicabile.

Esistono modi più convenienti per creare termini e condizioni pratici per il vostro sito web o la vostra app.

Discutiamo ulteriormente queste opzioni.

Opzioni per la creazione di termini e condizioni

Esistono diversi modi per redigere un contratto di termini e condizioni per la vostra piattaforma, come ad esempio:

• Utilizzando soluzioni gestite, come il nostro generatore di termini e condizioni
• Compilazione manuale di un modello di termini e condizioni
• Fai da te (DIY) e scrivi i tuoi termini e condizioni da zero

Cerchiamo di capire quale sia l'opzione migliore per la vostra azienda.

Utilizzare una soluzione automatizzata

È possibile utilizzare una soluzione automatizzata, come il nostro generatore di termini e condizioniper stipulare questo contratto per la vostra piattaforma.

Basta rispondere ad alcune domande sulla vostra attività e il nostro generatore creerà automaticamente un contratto per la vostra azienda, eliminando tutto il tempo, lo sforzo, le congetture e la confusione associati alla stesura di questa polizza da soli.

Raccomandiamo questo metodo a tutte le aziende che possiedono un sito web o un'applicazione, ma in particolare a quelle che hanno un sito web o un'applicazione:

• Qualsiasi sito o app di e-commerce
• Piattaforme che consentono contenuti generati dagli utenti
• Servizi che consentono ai consumatori di interagire tra loro
• Chiunque voglia proteggere la propria proprietà intellettuale

Un esempio di domanda del nostro generatore è riportato nella schermata seguente.

Modello

In alternativa, si può prendere in considerazione l'utilizzo di un modello di termini e condizioni scaricabile gratuitamente modello di termini e condizioni.

Questi documenti personalizzabili richiedono più tempo e impegno rispetto ai generatori, ma di solito sono gratuiti e consentono un maggiore controllo sul processo di creazione.

Si tratta di un'opzione ideale per:

• App o siti web semplici
• Blog di base
• Aziende con un budget limitato

Il nostro modello gratuito presenta le clausole più comuni, è scritto in modo facile da leggere e si può incorporare facilmente in quasi tutti i siti web o le app. Guardate come appare nella schermata qui sotto.

l'utilizzo di un modello come schema dei termini e delle condizioni può aiutare a dare il via al processo di scrittura, in quanto la formattazione e i contenuti iniziali vengono completati per voi, lasciando a voi il compito di riempire alcune sezioni vuote con i dettagli della vostra attività.

FAI DA TE

Potete anche scrivere voi stessi il vostro accordo sui termini e le condizioni.

Tuttavia, a seconda del livello di conoscenze giuridiche e del tempo a disposizione per lavorare sul contratto, la sua stesura può essere lunga e complicata.

Ma siamo qui per aiutarvi a semplificare le cose. Se siete interessati a scrivere i vostri termini e condizioni, continuate a leggere per scoprire alcuni suggerimenti, trucchi e linee guida.

Come delineare e preparare i termini e le condizioni di contratto

In seguito, discutiamo di come creare una bozza e preparare il documento di termini e condizioni.

Prima di iniziare la stesura dei termini e delle condizioni, è consigliabile preparare uno schema che aiuti a costruire e organizzare il contratto nel suo complesso.

Ecco i nostri consigli per realizzarne uno per le vostre condizioni:

• Innanzitutto, scegliete la struttura che desiderate utilizzare per formattare il vostro accordo, ad esempio utilizzando un indice tradizionale, un formato di domande frequenti (FAQ), tabelle e grafici o qualcosa di più particolare.
• Scegliere quindi caratteri e colori facili da vedere sugli schermi digitali da utilizzare in tutto il contratto.
• Includete quindi tutte le clausole pertinenti e organizzatele in modo logico, in modo che il flusso della polizza abbia senso per i vostri utenti: ad esempio, mettete l'introduzione per prima e le informazioni di contatto per ultime.

Una volta completata la bozza, potete iniziare a scrivere i termini e le condizioni.

Cosa includere nei termini e condizioni

Le clausole da includere nel vostro contratto di termini e condizioni dipendono dal settore in cui operate, dal modo in cui i vostri utenti interagiscono con la vostra piattaforma e da eventuali leggi o regolamenti che si applicano alla vostra attività.

Per aiutarvi, nella prossima sezione ho creato un elenco massiccio delle clausole più comuni e ho fornito istruzioni su come scrivere ciascuna di esse, con esempi reali.

Introduzione

Innanzitutto, scrivete una breve clausola introduttiva nei vostri termini e condizioni.

Spiegate quali sono i termini e a chi si applicano e definite le frasi che userete nel contratto.

Dovreste anche informare le persone che chiunque utilizzi la vostra piattaforma deve rispettare i termini e che continuando a utilizzare il vostro servizio riconosce il proprio consenso.

Di seguito è riportato un esempio di come Spotify scrive questa clausola nei propri termini e condizioni.

Data di entrata in vigore

Dovreste anche includere una data di entrata in vigore vicino all'inizio del contratto, in modo che gli utenti sappiano quanto è stato aggiornato di recente.

Mantenetelo semplice e chiaro. Ogni volta che modificate il contratto, aggiornate la data.

Si veda come Amazon scrive la data dell'ultimo aggiornamento nella sua politica di termini e condizioni qui sotto.

Modifiche al Contratto

È inoltre necessario scrivere una clausola che spieghi il vostro diritto di modificare le disposizioni dei termini e delle condizioni e che illustri come aggiornerete i vostri utenti su tali modifiche.

Quando si scrive questa clausola, includere i seguenti dettagli:

• Il metodo di notifica agli utenti di tali modifiche.
• Il periodo di preavviso che fornirete prima che si verifichino tali modifiche

Guardate come l'azienda di giochi Electronic Arts (EA) ha scritto questa clausola nei suoi termini e condizioni.

Linee guida per gli utenti e usi accettabili

Uno degli scopi principali dei termini e delle condizioni è quello di stabilire le regole che vi aspettate che i vostri utenti seguano, quindi scrivete una clausola che spieghi le linee guida per gli utenti e gli usi accettabili.

Si veda come Apple scrive questa clausola nei termini e condizioni di iTunes.

Comportamenti e attività vietati

Dovreste anche scrivere una clausola nei vostri termini e condizioni che spieghi gli usi proibiti e i comportamenti inaccettabili che non tollererete sulla vostra piattaforma.

Questa clausola riduce le vostre responsabilità e delinea il vostro diritto di rimuovere, cancellare o terminare commenti, post o persino utenti che violano i vostri termini.

La maggior parte delle aziende vieta agli utenti di:

• Istigazione o incitamento alla violenza
• Utilizzo del sito o della piattaforma per attività illegali
• l'invio di catene di Sant›Antonio, posta indesiderata o spam
• Crawling o scraping per raccogliere, visualizzare o accedere alle informazioni
• Pubblicare contenuti offensivi, discriminatori, osceni, abusivi o minacciosi.
• Molestie e bullismo nei confronti di altri utenti
• Aumentare artificialmente i follow, i like e altre forme di manipolazione.
• Rimuovere o alterare qualsiasi avviso di copyright, marchio o altra proprietà intellettuale.
• Esporre le credenziali e le informazioni personali di un altro utente.

Di seguito è riportato un esempio di come EA scrive questa clausola nei propri termini e condizioni.

Clausola sui contributi degli utenti

Se il vostro sito web o la vostra applicazione consente agli utenti di creare contenuti, scrivete una clausola di contribuzione che indichi quali diritti hanno gli utenti sui contenuti che creano attraverso il vostro sito web o la vostra applicazione.

Di solito, le aziende stabiliscono che hanno il diritto di pubblicare commenti o recensioni, ma non si appropriano del materiale creativo di un individuo.

Questa clausola può anche essere chiamata clausola di licenza.

Di seguito, vediamo come Tapas, l'applicazione per fumetti e romanzi, scrive la clausola di contribuzione nei suoi termini e condizioni.

Avviso e politica sul Digital Millennium Copyright Act (DMCA)

Se terze parti pubblicano contenuti sul vostro sito web o sulla vostra app in qualsiasi forma, dovreste includere un avviso di Digital Millennium Copyright Act (DMCA) e informazioni sulla registrazione dell'azienda presso il DMCA.

Il DMCA consente di ridurre al minimo la responsabilità se gli utenti finali o terze parti pubblicano accidentalmente materiale offensivo o che viola il copyright sul vostro sito web o sulla vostra applicazione.

Si veda un buon esempio tratto dal nostro accordo sui termini e le condizioni.

Abbiamo incluso informazioni dettagliate su come gli utenti possono notificare il nostro agente designato per il copyright, cosa che dovreste considerare di fare.

Divulgazione della proprietà intellettuale

Un'informativa sulla proprietà intellettuale informa gli utenti dei vostri diritti di proprietà intellettuale, come i contenuti protetti da copyright e marchio, i loghi e altri marchi e idee protetti.

Questa sezione non deve essere così lunga.

Basta dichiarare che il materiale è di vostra proprietà e che, accettando i vostri termini, gli utenti si impegnano a non modificare, vendere, condividere, affittare, prestare o distribuire in alcun modo i vostri contenuti.

Verificate come Apple scrive questa clausola nei termini e condizioni di iTunes.

Clausola di risoluzione delle controversie

Dovrete inoltre redigere una clausola di risoluzione delle controversie che specifichi se risolverete le controversie tra voi e i vostri utenti tramite contenzioso, arbitrato o trattative informative seguite da arbitrato.

Prendete in considerazione l'aggiunta di una rinuncia all'azione collettiva per evitare che gli utenti siano coinvolti in cause legali contro di voi.

Scoprite come si presenta la rinuncia all'azione collettiva di EA nei suoi termini e condizioni.

Clausola sulle leggi applicabili

Dovreste anche scrivere una clausola di legge che informi gli utenti su quali leggi statali o federali - o entrambe - regolano il vostro contratto di termini e condizioni.

In molti casi, le aziende scelgono la legge dello Stato o del Paese in cui hanno sede o del Paese in cui gli utenti accedono al sito web o all'applicazione dell'azienda.

Di seguito, si può vedere come si presenta la sezione relativa alla legge applicabile di Spotify nei suoi termini e condizioni.

Termini di pagamento e informazioni sull'abbonamento

Se il vostro sito o la vostra app vendono prodotti o addebitano quote di iscrizione o di abbonamento, dovete scrivere chiaramente tutti i termini di pagamento.

Utilizzate un linguaggio che limiti le vostre responsabilità in questa clausola, includendo espressioni come "come fornito" per gli articoli e "come disponibile" per i servizi. Questa distinzione ridurrà al minimo le possibilità di controversie.

Per limitare ulteriormente la responsabilità, dovreste anche spiegare cosa accadrà in caso di discrepanza dei prezzi, ad esempio in caso di malfunzionamento.

Di seguito, un buon esempio di come Amazon scrive questa clausola nei suoi termini e condizioni.

Informazioni su resi e rimborsi

Se vendete prodotti di qualsiasi tipo, inserite nei vostri termini e condizioni una clausola che illustri le procedure di restituzione e rimborso.

Indicare se si accettano resi, si offrono rimborsi o si consentono cambi. È possibile mantenere questa sezione semplice e collegare il sito alla politica di rimborso di restituzione o di politica di rimborso.

Guardate come il marchio di abbigliamento American Eagle Outfitters scrive questa clausola nei suoi termini e condizioni.

Politica e informazioni sulla spedizione

Per le aziende che inviano merci per posta ai consumatori, aggiungete una clausola sulla politica di spedizione ai vostri termini e condizioni.

Potete includere un link attivo alla vostra politica di spedizione o fornire ulteriori informazioni sui vostri processi e pratiche.

Guardate come il marchio di abbigliamento ASOS scrive la clausola sulle informazioni di spedizione nel suo contratto di termini e condizioni qui sotto.

Clausola di riservatezza

È una buona idea scrivere una clausola sulla privacy nel vostro contratto di termini e condizioni e includere un link alla vostra politica sulla privacy.

In questo modo si creano le aspettative degli utenti e si consente loro di accedere e leggere facilmente le vostre pratiche sulla privacy.

Qui di seguito, si può vedere come EA si colleghi semplicemente all'informativa sulla privacy nel suo accordo sui termini e le condizioni.

Tenete presente che le politiche sulla privacy sono richieste da diverse normative sulla privacy dei dati in tutto il mondo e devono aderire a ulteriori e rigorose linee guida legali.

Accordi di licenza con l'utente finale

Se fornite un servizio basato su software, scrivete una clausola nei vostri termini e condizioni che illustri il vostro contratto di licenza con l'utente finale o EULA.

l'EULA è un documento giuridicamente vincolante che definisce i diritti dei consumatori durante l'utilizzo del vostro prodotto software.

Poiché si tratta di un documento separato dalle vostre condizioni, inserite nella clausola un link alla vostra politica EULA ufficiale.

Per esempio, si può vedere come fa Apple nella schermata sottostante dei termini e condizioni di iTunes.

Contratti di software come servizio

Per le aziende che forniscono software come servizio o prodotti SaaS, un'altra sezione importante da inserire nei termini è la clausola del contratto SaaS.

Un contratto SaaS delinea le regole, i termini e le condizioni che gli utenti devono rispettare quando accedono al vostro servizio.

Di seguito, un esempio di come l'entità SaaS Dropbox scrive una clausola che caratterizza il suo contratto software all'interno dei suoi termini e condizioni.

Clausola sui requisiti tecnici

Se il vostro servizio si basa sull'utilizzo di una tecnologia specifica per funzionare, prendete in considerazione la possibilità di includere questi dettagli in una clausola del vostro contratto di termini e condizioni.

Ad esempio, questa clausola è ideale se gli utenti hanno bisogno di una versione specifica di un sistema operativo installato sui loro dispositivi mobili per utilizzare la vostra applicazione.

Si veda di seguito come EA scrive questa clausola.

Clausola di correzione

Nessuno è perfetto, quindi scrivete una clausola di correzione nei vostri termini e condizioni per limitare alcune delle vostre responsabilità nel caso in cui il contenuto del vostro sito web o della vostra app sia errato, impreciso o fuorviante.

Di seguito, vediamo come abbiamo formulato in modo semplice questa clausola nel nostro contratto di termini e condizioni - provate a fare lo stesso quando scriverete il vostro.

Clausola sui link di affiliazione e sulle approvazioni

Se pubblicate dei link di affiliazione sul vostro sito o sulla vostra applicazione, includete una clausola nel vostro contratto di termini e condizioni che riveli tali relazioni materiali.

In caso contrario, potreste avere problemi con la Federal Trade Commission (FTC) negli Stati Uniti o con la Consumer Protection Association(CPA) nel Regno Unito.

Un esempio di come scrivere questa clausola è fornito dalla food blogger French Pressed Kitchen.

Se collaborate con un influencer, un blogger o una terza parte e fornite un link di affiliazione, assicuratevi che il sito web di quest'ultimo riveli tutti i dettagli del rapporto finanziario, come nell'esempio precedente.

In caso contrario, la vostra azienda potrebbe essere ritenuta responsabile per la mancanza di informazioni legali.

Clausola di gestione o assistenza del sito

Scrivete una clausola di gestione o di supporto del sito per informare gli utenti sul funzionamento del sito o dell'applicazione. In questo modo gli utenti potranno comprendere meglio il funzionamento della vostra piattaforma.

Molte aziende scelgono di utilizzare lunghe sezioni di gestione del sito che illustrano i dettagli:

• Per quanto tempo l'azienda può monitorare un sito web
• Quando forniscono aggiornamenti
• Quando eseguono l'amministrazione o l'ispezione di routine del sistema

Un esempio di come scrivere questa clausola è tratto dai termini e condizioni di American Eagle, illustrati di seguito.

Clausola di risoluzione e cancellazione del conto

Scrivete una clausola di risoluzione nel vostro contratto di termini e condizioni, in modo che gli utenti sappiano come cancellare i propri account e stabilite il vostro diritto di cancellare o terminare gli account che violano i vostri termini.

Delineate con chiarezza il tipo di comportamento che gli utenti possono essere esclusi per aver intrapreso, e spiegate anche la procedura per gli utenti che vogliono rimuovere i propri account.

Di seguito, vediamo come si presenta la clausola di risoluzione di Instagram.

Clausola sui terzi

Scrivete una clausola sulle terze parti nei vostri termini e condizioni per informare gli utenti che la vostra azienda non è responsabile dei contenuti presenti sui siti web di terze parti a cui potreste collegarvi.

Ciò contribuisce a limitare le vostre responsabilità, poiché non potete controllare ciò che potrebbe apparire sul sito web di qualcun altro.

In molti casi, queste disposizioni informano anche gli utenti che sono gli unici responsabili della lettura delle politiche di queste terze parti.

Di seguito, vediamo come si presenta la clausola di terze parti di EA.

Clausola di registrazione dell'utente

Se la vostra azienda consente agli utenti di creare o registrarsi per profili individuali, prevedete di inserire nei vostri termini e condizioni una clausola di registrazione degli utenti.

Per limitare le responsabilità, ricordate agli utenti che:

• I loro nomi utente e le loro password sono solo per uso personale e devono rimanere riservati.
• Sono responsabili di tutti gli usi dei loro nomi utente e delle loro password, compreso l'uso non autorizzato.
• Devono informarvi immediatamente se le loro credenziali vengono rubate o se ritengono che qualcuno abbia avuto accesso non autorizzato ai loro account.

Di seguito, un ottimo esempio di questa clausola da Spotify.

Clausola di limitazione della responsabilità o di esclusione della responsabilità

Dovreste scrivere una clausola di limitazione della responsabilità o di esclusione della responsabilità nel vostro contratto di termini e condizioni, una clausola standard che si trova nella maggior parte di queste polizze.

Molte aziende che distribuiscono o producono prodotti utilizzano questa clausola per limitare la responsabilità dei clienti, ad esempio:

• Errori e imprecisioni
• Spyware, virus e danni ai prodotti
• Danni causati da terzi
• Mancanza di divertimento
• Tempi di inattività del sito web o del prodotto
• Garantire che i servizi o i beni scelti dall'utente siano adatti a uno scopo specifico.

Di seguito, vediamo come Amazon scrive questa clausola nei suoi termini e condizioni.

Altre garanzie ed esclusioni di responsabilità

A seconda delle leggi applicabili alla vostra azienda, potrebbe essere necessario includere ulteriori garanzie ed esclusioni di responsabilità nel vostro contratto di termini e condizioni.

Utilizzate un linguaggio come "così com'è" o "come disponibile" per fare chiarezza, il che aiuta a proteggere meglio la vostra azienda.

Di seguito è riportato un esempio di questa clausola così come appare nei termini e condizioni di Tapas.

Informazioni di contatto

Infine, dovreste indicare come gli utenti possono raggiungervi per domande relative ai vostri termini e condizioni e fornire loro un modo per contattarvi.

Cercate di fornire due metodi che gli utenti possono utilizzare per contattarvi. I metodi di contatto tipici sono:

• Indirizzo postale
• Indirizzo e-mail
• Servizio di chat online
• Numero di telefono
• Indirizzo e-mail
• Numero di fax

Di seguito, vediamo come Tapas scrive semplicemente le informazioni di contatto nel suo contratto di termini e condizioni.

Cosa evitare nei termini e nelle condizioni

Ora che sapete cosa scrivere come clausole nel vostro contratto di termini e condizioni, parliamo di ciò che dovreste evitare di fare. Ecco il nostro elenco di clausole da non fare.

Non usate il legalese

Affinché i vostri termini e condizioni siano potenzialmente validi in tribunale, devono essere scritti in modo semplice e comprensibile per la maggior parte delle persone. Evitate quindi di usare un legalese inutile o un gergo confuso, che è un modo contorto ed eccessivamente legale di spiegare le cose.

Per eliminare il legalese, passate al setaccio il contratto per individuare parole o frasi che potete semplificare. Provate a leggerlo ad alta voce, in modo da individuare più facilmente il linguaggio confuso.

Non usare un linguaggio duro

Come per evitare il legalese, non bisogna essere troppo severi quando si dice agli utenti qual è il comportamento accettabile e quello inaccettabile sulla propria piattaforma.

Quando scrivete, siate decisi, ma senza essere eccessivamente drammatici. Cercate di scrivere con una voce neutra. Altrimenti, un tono troppo duro potrebbe allontanare gli utenti.

Non stabilite regole che non potete far rispettare legalmente

Quando scrivete i vostri termini e condizioni, assicuratevi che le regole stabilite rispettino tutte le leggi applicabili.

Per quanto possa essere una tentazione, non potete inserire nelle vostre condizioni tutte le regole che volete e aspettarvi che un tribunale sostenga le vostre politiche.

In caso di controversia, i tribunali verificheranno le vostre condizioni per stabilire se ciascuna parte ha agito nel rispetto dei propri diritti. Se i vostri termini e condizioni sono pieni di regole inapplicabili, è meno probabile che vengano accettati.

Non formattate in modo confuso

I termini e le condizioni devono essere scritti in modo da essere facilmente leggibili e devono essere formattati in modo da essere semplici da seguire.

Non utilizzate caratteri chiari o piccoli, troppo difficili da leggere su uno schermo digitale, e linkate la polizza in modo che sia facile da trovare. Altrimenti, le vostre condizioni potrebbero non reggere in tribunale in caso di problemi.

Non lasciate che i vostri termini siano obsoleti

Un altro errore comune delle aziende è dimenticare di aggiornare i termini e le condizioni dopo averli scritti.

Le vostre condizioni sono un documento vivo che deve riflettere il funzionamento della vostra piattaforma, quindi rivedetele ogni pochi mesi per assicurarvi che siano ancora accurate e aggiornate.

Non copiate i termini e le condizioni di altri.

Qualunque cosa facciate, non copiate i termini e le condizioni di un'altra azienda dando per scontato che funzioneranno perfettamente per la vostra piattaforma.

Non solo i termini di un'altra persona non proteggeranno adeguatamente il vostro sito web o la vostra applicazione, ma copiare i loro termini è considerato un plagio, e le leggi sul copyright proteggono questi accordi.

Basta utilizzare un modello di termini e condizioni invece. È altrettanto facile e funziona davvero.

Suggerimenti per scrivere buoni termini e condizioni

Scrivere un buon contratto di termini e condizioni è spesso più facile a dirsi che a farsi: ecco quindi i nostri rapidi consigli per scrivere un contratto di facile utilizzo.

Semplificare la lettura e la comprensione

Per garantire che i lettori sappiano cosa accettano, scrivete i termini e le condizioni in modo chiaro e organizzateli in modo che seguano un flusso logico.

Ad esempio, si può pensare di aggiungere degli snippet riassuntivi sotto le clausole più complesse, per dare agli utenti una panoramica breve e semplificata di quelle sezioni.

Oppure, se gestite un negozio di e-commerce, includete le vostre politiche di spedizione, restituzione e rimborso nelle vostre condizioni, dato che i vostri clienti molto probabilmente hanno domande su questi processi.

Mantenere l'organizzazione

Durante la stesura di questo documento, tenete conto del layout dei vostri termini e condizioni.

Ad esempio, potreste suddividere i termini e le condizioni in sezioni con titoli chiari per massimizzare la leggibilità.

Oppure potete mettere in grassetto o in MAIUSCOLO determinate parole, frasi o sezioni per enfatizzarle.

Piuttosto che scrivere grandi muri di testo, utilizzate elenchi puntati o inserite le informazioni in tabelle o grafici. Ciò facilita la comprensione da parte degli utenti e può aiutare i vostri termini a reggere in tribunale in caso di controversia.

Abbinare la voce del vostro marchio

Scrivete i vostri termini e condizioni utilizzando una voce e uno stile che si adattino al resto del vostro sito.

Questo favorisce la consapevolezza del marchio e aiuta gli utenti a riconoscere a chi appartiene l'accordo sui termini e le condizioni.

Cercate di utilizzare la lunghezza delle frasi, gli stili di scrittura, i toni e i tempi che compaiono in altre parti del vostro sito.

Siate onesti e trasparenti

Se volete scrivere un buon contratto di termini e condizioni, siate onesti con le vostre informazioni ed evitate di usare frasi che possono avere un doppio significato.

Cercate di bilanciare l'inclusione di tutti i dettagli necessari per i vostri utenti senza esagerare.

Altrimenti, le persone potrebbero faticare a comprendere ciò che accettano.

Facilitare la ricerca

Infine, dovete assicurarvi che i vostri termini e condizioni siano collegati a più parti della vostra piattaforma e siano sempre accessibili agli utenti.

Tra i luoghi ideali in cui inserire i termini vi sono:

• Il piè di pagina del vostro sito web o della vostra app
• Altri documenti legali, come l'informativa sulla privacy o l'accordo di licenza con l'utente finale (EULA).
• Il processo di checkout o di iscrizione, o entrambi.

Visualizzazione dei termini e delle condizioni

Affinché i vostri termini e condizioni siano potenzialmente vincolanti, dovete esporli in più punti facilmente individuabili all'interno della vostra piattaforma.

È inoltre necessario ottenere il consenso degli utenti.

Di seguito, illustro in modo più dettagliato tutti i luoghi in cui pubblicare i termini.

Piè di pagina del sito web o dell'app

È una best practice aziendale mantenere un link permanente ai termini e alle condizioni nel footer del sito web o dell'app, in modo che gli utenti possano sempre accedervi facilmente.

Formattate il link in modo che risalti e utilizzate qualcosa di semplice, come "Termini e condizioni" o "Termini", per la formulazione del link.

Schermate di pagamento

Le schermate di pagamento sono un altro luogo ideale per inserire un link ai vostri termini e condizioni, in quanto stabilisce le aspettative dei clienti. In questo modo gli utenti possono leggere il documento prima di effettuare un ordine.

In questo modo, inoltre, le vostre condizioni sono più legittime agli occhi del tribunale, nel caso in cui si verifichi una controversia tra voi e un cliente.

Pagine per la creazione di un nuovo account utente

Se la vostra piattaforma consente agli utenti di creare pagine di account o di profilo, aggiungete al modulo un link ai vostri termini e condizioni, in modo che possano leggerli prima di completare il processo di iscrizione.

Come nel caso delle schermate di pagamento, questo permette alle persone di sapere cosa ci si aspetta da loro e cosa possono aspettarsi da voi prima di impegnarsi a utilizzare i vostri servizi. Inoltre, le vostre condizioni hanno maggiori possibilità di essere prese in considerazione da un tribunale in caso di controversia.

Centro per la privacy

Oltre all'accordo sui termini e le condizioni, ci sono molte altre norme legali a cui i vostri utenti devono poter accedere in ogni momento, quindi prendete in considerazione la possibilità di ospitarle tutte in un centro per la privacy sul vostro sito web.

Potete pubblicare altri documenti come il vostro:

• Informativa sulla privacy
• Politica dei cookie
• Centro di preferenza per il consenso
• Contratto di licenza con l'utente finale (EULA)
• Politica di spedizione
• Politica di reso e rimborso

All'interno di altre politiche del sito web

Dovreste anche inserire un link ai vostri termini e condizioni all'interno di altre politiche legali e viceversa, assicurandovi che gli utenti possano sempre trovare le risposte che stanno cercando.

Ad esempio, potreste inserire una clausola sulla privacy e un link alla vostra informativa sulla privacy nei vostri termini e condizioni. Allo stesso modo, fate riferimento alle vostre condizioni nella vostra informativa sulla privacy e includete un link diretto al documento.

Riassunto

La stesura di un accordo sui termini e le condizioni è impegnativa, ma con questa guida potrete realizzare con successo una politica per la vostra piattaforma che protegga adeguatamente la vostra azienda.

Ricordate di utilizzare un linguaggio e tecniche di formattazione di facile lettura e di scrivere solo regole che siano applicabili nell'ambito delle leggi o dei regolamenti vigenti.

Pianificate l'aggiornamento dei termini ogni pochi mesi, in modo che le regole riflettano sempre le esigenze più attuali della vostra piattaforma.

Per saperne di più su chi scrive

Scritto da Masha Komnenic CIPP/E, CIPM, CIPT, FIP

Masha è una specialista in sicurezza delle informazioni e trattamento dei dati nonché Certified Data Protection Officer. Negli ultimi sei anni ha lavorato come Data Protection Officer, aiutando piccole e medie imprese a raggiungere la conformità legale. È stata anche mentore della conformità alla privacy per molti acceleratori d'impresa internazionali. È specializzata nell'implementazione, nel monitoraggio e nella verifica della conformità aziendale alle normative sulla privacy (HIPAA, PIPEDA, Direttiva ePrivacy, GDPR, CCPA, POPIA, LGPD). Ha studiato Legge all'Università di Belgrado e superato l'esame di abilitazione alla professione forense nel 2016. Per saperne di più su chi scrive