Unternehmen, die personenbezogene Daten von Nutzern sammeln und verarbeiten, müssen vorsichtig sein, um einige häufige Datenschutzprobleme zu vermeiden.
Diese Probleme treten in allen Branchen auf und stellen operative Herausforderungen dar, die Ihre Rechts-, Sicherheits- und Marketingabteilungen betreffen können.
Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie diese Datenschutzprobleme erkennen können, und stelle Ihnen Lösungen vor, die Sie in die Data-Governance-Strategie Ihres Unternehmens integrieren können, um sie zu vermeiden.
Die 9 häufigsten Probleme und Bedenken in Bezug auf den Datenschutz
Im Folgenden finden Sie die neun häufigsten Probleme, mit denen Unternehmen im Zusammenhang mit dem Datenschutz konfrontiert werden, sowie meine Tipps zur Vorbeugung, Vermeidung und Behebung dieser Probleme.
1. Die Datenschutzgesetze nicht im Auge behalten
Der erste Schritt zu einem datenschutzfreundlichen Unternehmen besteht darin, zu wissen, unter welche Gesetze man fällt.
Zu verstehen, welche Gesetze Sie beachten müssen, kann Zeit und Mühe kosten, aber es lohnt sich.
Viele Unternehmen haben nicht die Möglichkeit, sich über die Datenschutzgesetze auf dem Laufenden zu halten (die sich gerade in der heutigen Zeit häufig ändern).
Zu den Faktoren, die sich auf Ihren rechtlichen Spielraum auswirken, gehören spezifische Details wie:
- Der Standort Ihres Unternehmens
- Der Standort Ihrer Nutzer
- Ihr Tätigkeitsbereich
- Wie viele Einnahmen Sie jährlich erzielen
- Wie viele Daten Sie sammeln, verarbeiten und nutzen
Datenschutzgesetze können auch dann für Ihr Unternehmen gelten, wenn Sie nicht in dem Land oder Staat ansässig sind, das das Gesetz erlassen hat.
Im Allgemeinen geben die Datenschutzgesetze einen materiellen und territorialen Geltungsbereich vor, der festlegt, welche Organisationen die Vorschriften einhalten müssen.
Der materielle Umfang umfasst in der Regel:
- Die Art der Organisationen , die die Verordnung befolgen sollten, d. h. ein privates Unternehmen oder eine öffentliche Einrichtung
- Ein Schwellenwert für die Einhaltung der Vorschriften, d. h. Unternehmen, die einen bestimmten Jahresumsatz erzielen, oder Unternehmen, die die personenbezogenen Daten einer bestimmten Anzahl von Personen verarbeiten
- die Art der Verarbeitung, d. h. die Verarbeitung personenbezogener Daten im Allgemeinen oder die Verarbeitung einer bestimmten Art personenbezogener Daten
Der territoriale Anwendungsbereich legt fest, wo die Verordnung durchsetzbar ist. Sie gilt in der Regel für Unternehmen, die personenbezogene Daten in dem Land verarbeiten, in dem die Verordnung erlassen wurde.
Sie gilt aber auch außerhalb des Landes, wenn das Unternehmen personenbezogene Daten von Personen mit Sitz in diesem Land verarbeitet.
Wie können Sie dieses Problem verhindern?
Sie haben mehrere Möglichkeiten, um Missverständnisse darüber zu vermeiden, welche Datenschutzgesetze für Ihr Unternehmen gelten:
- Konsultieren Sie einen Anwalt: Der einfachste Weg, um sicherzugehen, dass Sie alle rechtlichen Verpflichtungen einhalten, ist die Konsultation eines Anwalts, z. B. eines Anwalts für Datenschutz, der Ihnen dabei helfen kann, den Überblick über die Gesetze zu behalten. Dies kann zwar eine kostspielige Option sein, ist aber nicht so teuer wie ein Bußgeld wegen eines versehentlichen Verstoßes gegen ein Gesetz.
- Bauen Sie ein internes Datenschutzteam auf: Unabhängig davon, ob Sie datenschutzerfahrene Berater einstellen oder die bereits vorhandenen Mitarbeiter schulen müssen, ist es wichtig, ein Datenschutzteam zu haben, das sicherstellt, dass Sie alle geltenden Gesetze angemessen befolgen. Denken Sie daran, dass es sich um einen fortlaufenden Prozess handelt. Planen Sie also eine Anpassung an die sich ändernden Gesetze und Vorschriften ein.
- Stellen Sie Ihre eigenen Nachforschungen an: Wenn Sie nur geringe Mengen grundlegender personenbezogener Daten sammeln, können Sie möglicherweise selbst recherchieren, welche Gesetze Ihr Unternehmen betreffen. Diese Gesetze machen Sie jedoch immer noch finanziell haftbar, wenn Sie etwas übersehen. Wägen Sie unbedingt die Risiken ab.
2. Keine Budgetierung für die Einhaltung des Datenschutzes
Eines der wichtigsten Datenschutzprobleme für Unternehmen besteht darin, dass sie mehr Geld für die erforderlichen technischen und sicherheitstechnischen Maßnahmen sowie für die Mitarbeiterschulung aufwenden müssen.
Als ich mit der Datenschutzbeauftragten Anokhy Desai über häufige Datenschutzprobleme in Unternehmen sprach, stand die Budgetierung ganz oben auf der Liste.
"Es ist immer gut, die internen Schulungen auf dem neuesten Stand zu halten und sicherzustellen, dass Sie einen Plan erstellen, um die verschiedenen Gesetze, die auf Ihr Unternehmen anwendbar sind, bis zu ihrem Inkrafttreten einzuhalten, aber das wissen die Leute", sagte Desai.
"Ein echtes Problem, mit dem sie konfrontiert sind und das schwer zu lösen ist, ist das Budget." - Anokhy Desai, CIPP/US, CIPT, CIPM
Desai fügt hinzu: "Oft müssen sich IT-, Cybersicherheits-, Datenschutz- und manchmal auch Compliance-Teams ein Budget teilen, weil die Führungsebene den Unterschied zwischen den Zielen der Gruppen und den Prioritätsstufen der Arbeit jeder Gruppe nicht kennt."
"Aus diesem Grund werden einige Unternehmen, die nicht von Anfang an ein ausreichendes Budget für das Datenschutzteam bereitgestellt haben, sich mit der Einhaltung der Fristen für die Durchsetzung der Datenschutzgesetze beschäftigen, während die Uhr abläuft, und schließlich diese Frist nicht einhalten, was bei all den neuen staatlichen Datenschutzgesetzen, die in diesem Jahr verabschiedet wurden, das Unternehmen dem Risiko von Geldstrafen durch mehrere Generalstaatsanwälte aussetzt.
"Aber die einfache Lösung (genügend Zeit und Geld für das Datenschutzteam bereitzustellen) ist schwer zu predigen, wenn man von außen nicht weiß, was das Unternehmen im Inneren durchmacht.
Es liegt im besten Interesse aller Unternehmen, die Daten verarbeiten, sich jetzt Gedanken über ihr Budget für Datenschutz und Sicherheit zu machen.
Wenn Sie nicht genügend Ressourcen bereitstellen, könnte Sie das später viel teurer zu stehen kommen, insbesondere wenn Sie Opfer von Cyberkriminalität werden oder mit einem Datenschutzgesetz in Konflikt geraten.
Wie können Sie dieses Problem verhindern?
Unternehmen gibt es in allen Formen und Größen, daher ist die Budgetierung für Datenschutz und -sicherheit keine Einheitslösung für alle.
Vermeiden Sie es nach Möglichkeit, Ihr Budget für Cybersicherheit mit anderen grundlegenden Bedürfnissen, wie Datenschutz und allgemeine IT, zu kombinieren.
Nehmen Sie die Einhaltung der Vorschriften in all ihren Facetten ernst, und lassen Sie Raum für Dinge wie die Schulung Ihrer Mitarbeiter, die Einstellung von Datenschutzexperten und die Verstärkung Ihres Cybersicherheitsteams.
Einige Unternehmen könnten sogar in Erwägung ziehen, in eine Cybersicherheitsversicherung zu investieren.
Darüber hinaus kann die Nutzung einer verwalteten Lösung zur Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, wie z. B. der Pro+ Plan vonTermly, dazu beitragen, viele Anforderungen an die Einhaltung von Rechtsvorschriften zu vereinfachen, ohne so viel wie ein Anwalt zu kosten.
3. Keine Übersicht über die Erhebung, Verwendung und Weitergabe persönlicher Daten
Selbst wenn Sie über ein angemessenes Budget verfügen und alle Gesetze kennen, die Sie befolgen müssen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Nutzer angemessen darüber informieren, welche Daten Sie sammeln, verwenden und weitergeben.
Es können jedoch einige Probleme hinsichtlich der Sichtbarkeit Ihrer Datenaktivitäten auftreten.
Zum einen ist es eine operative Herausforderung.
Da Unternehmen immer mehr personenbezogene Daten aus immer mehr Quellen sammeln, wird es schwierig, die Datenverarbeitungspraktiken jeder einzelnen Abteilung zu verstehen.
Außerdem geben die meisten Gesetze den Verbrauchern das Recht, einen Teil der von Ihnen erhobenen Daten zu kontrollieren. Sie müssen ihnen Methoden an die Hand geben, mit denen sie ihre Datenschutzrechte problemlos durchsetzen können.
Es ist also auch eine technische Herausforderung.
Sie müssen es den Nutzern auf sichere Weise ermöglichen, ihre Rechte wahrzunehmen, indem sie nachprüfbare Anfragen stellen, auf die Ihr Unternehmen reagieren und sie nach Möglichkeit umsetzen muss.
Wie können Sie dieses Problem verhindern?
Um Probleme mit der Datensichtbarkeit zu vermeiden, sollte Ihr Unternehmen ein so genanntes Data Mapping durchführen.
Data Mapping ist die Erstellung eines Verzeichnisses der von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten und der Gründe dafür.
Sie ist für die Einhaltung der meisten Data-Governance-Programme unerlässlich und wird von bestimmten Datenschutzgesetzen wie der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO).
In der Regel müssen Sie alle folgenden Punkte aufzeichnen:
- Die Arten von personenbezogenen Daten, die Sie sammeln
- Die Quellen der Daten (d. h. direkt oder indirekt erhoben, von wem)
- Ihr Zweck der Datenerhebung
- Dritte, an die Sie die Daten weitergeben
Die Umsetzung von Strategien zur Datenzuordnung hilft Ihrem Unternehmen, Kundenanfragen in Bezug auf ihre Datenschutzrechte zu erfüllen, indem Sie sicherstellen, dass Sie ihre personenbezogenen Daten finden und über geeignete Verfahren verfügen, um sie zu bearbeiten.
Zahlreiche Online-Ressourcen helfen Ihnen dabei, effektive Datenmapping-Techniken zu erlernen, eine Aufgabe, die schnell recht komplex wird.
Zum Beispiel:
- In Artikel 30 der WebsiteDSGVOsind spezifische Anforderungen an die Datenzuordnung aufgeführt
- Das britische Information Commissioner's Office (ICO) stellt Vorlagen zur Verfügung, die Unternehmen verwenden können.
- Außerdem bieten einige Anbieter eine durchgängig automatisierte Software für die Datenzuordnung.
4. Keine kooperativen Beziehungen zwischen Unternehmen und Datenschutzbeauftragten
Der Aufbau einer Arbeitsbeziehung zu den Datenschutzbeauftragten, die Ihr Unternehmen beschäftigt oder mit denen es zusammenarbeitet, ist unerlässlich. Andernfalls könnte der Eindruck entstehen, dass der Datenschutzbeauftragte nicht zum selben Team gehört wie der Rest Ihres Unternehmens.
In Wirklichkeit sind sie jedoch Ihr Verbündeter und können zu engeren Kundenbeziehungen führen.
Das sagte der Datenschutzexperte Tainá Baylão, Senior Specialist Data Protection bei Infineon Technologies, sofort, als er nach den häufigsten Datenschutzproblemen gefragt wurde, mit denen Unternehmen typischerweise konfrontiert sind.
Eine der häufigsten Herausforderungen, denen sich Unternehmen beim Schutz personenbezogener Daten gegenübersehen, ist der Aufbau einer kooperativen Beziehung zwischen dem Datenschutzteam und den Prozessverantwortlichen. - Tainá Baylão, LL.M, CIPP/E, CIPM, CDPO/BR, ECPC-B
Baylão: "Datenschutzbeauftragte spielen eine Schlüsselrolle bei der Einhaltung des Datenschutzes, indem sie überprüfen, ob Datenschutzkontrollen vorhanden sind. Allerdings können diese Fachleute unmöglich jedes Detail eines jeden Projekts im Unternehmen kennen".
"Damit sie ihre Arbeit richtig machen können, müssen sie von den Prozessverantwortlichen über neue oder aktualisierte Projekte informiert werden. Diese Initiative muss von der Unternehmensseite ausgehen".
Sie bringt den Kern des Problems auf den Punkt: "Wenn diese Fachkraft jedoch den Ansatz verfolgt, zu allem "Nein" zu sagen, wird sie zum Geschäftsblockierer. In diesem Zusammenhang wird kein Kollege mit ihnen in Kontakt treten wollen, da dies dazu führen würde, dass sich ihr Projekt erheblich verzögert oder sogar ganz eingestellt wird."
Als Datenschutzbeauftragter von fellow stimme ich von ganzem Herzen zu. Geschäftsinhaber und Datenschutzbeauftragte stehen auf derselben Seite.
Wir alle wollen, dass das Internet ein sicherer Ort ist, an dem sich Verbraucher und Unternehmen entfalten können.
Wie können Sie dieses Problem verhindern?
Um eine schwierige Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Datenschutzbeauftragten zu vermeiden, sollten die Unternehmer Datenschutzkenntnisse in jeden Aspekt ihres Prozesses integrieren.
Baylão schlägt folgenden Ansatz vor: "Der Datenschutzbeauftragte muss eine kollaborative Beziehung zu seinem Gegenüber aufbauen und sich stets bemühen, den Prozessverantwortlichen alternative Lösungen anzubieten oder sogar als Sparringspartner mit ihnen zusammenzuarbeiten, um eine bessere und datenschutzfreundlichere Strategie zu entwickeln."
"Durch die Anwendung dieses Business-Enabler-Ansatzes wird das Unternehmen mit Sicherheit datenschutzbewusster werden und den Datenschutz als wertvolles Gut betrachten und nicht als zusätzliches Hindernis, das es zu überwinden gilt, oder als zusätzliches Kästchen, das angekreuzt werden muss.
Wenn Sie künftige Ziele festlegen oder Mittel zur Nutzung personenbezogener Daten entwickeln, sollten Sie dabei den Datenschutz ernst nehmen.
Anstatt massenhaft unnötige Informationen zu sammeln, sollten Sie sich auf die wichtigsten Details beschränken, um Ihre Ziele effizient zu erreichen.
Ein zusätzlicher Vorteil ist die Rationalisierung Ihrer Protokolle und Datenverarbeitungsaktivitäten.
Der Datenschutz soll Unternehmen nicht daran hindern, personenbezogene Informationen zu nutzen.
Es soll dazu beitragen, Ihre Datennutzung zu verbessern und gleichzeitig Ihre Kunden zu schützen.
Kommunizieren Sie effektiv mit den Datenschutzbeauftragten in Ihrem Team, damit alle auf derselben Seite stehen.
5. Nicht ordnungsgemäße Kontrolle des Zugangs zu personenbezogenen Daten
Ein weiteres wichtiges Thema bei der Implementierung von Datenschutzprotokollen ist die Kontrolle darüber, wer Zugriff auf die Daten hat.
Wenn Ihr Unternehmen keine angemessenen Kontrollen einführt, sind die Daten Ihrer Kunden und Mitarbeiter dem Risiko eines unbefugten Zugriffs ausgesetzt, z. B. durch eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, was zu finanziellen und Reputationsverlusten führt.
Heutzutage verwenden die Menschen häufig vernetzte Geräte wie Laptops und Smartphones oder integrieren externe Software in die Systeme eines Unternehmens.
Außerdem verlassen sich immer mehr Haushalte auf Geräte, die mit dem Internet der Dinge (IoT) verbunden sind, wie intelligente Kühlschränke, Alexa- und Google Home-Geräte.
Diese Technik macht es schwieriger, effiziente Zugangskontrollen einzurichten, die den Datenschutz gewährleisten.
Wie können Sie dieses Problem verhindern?
Um den Zugriff auf die von Ihrem Unternehmen gesammelten personenbezogenen Daten besser kontrollieren zu können, sollten Sie festlegen, wer intern auf die Daten zugreifen darf, und die Tools bestimmen, die Sie zur Speicherung der Daten verwenden.
Denken Sie auch an physische Aufbewahrungsorte, wie z. B. Aktenschränke.
Richten Sie Zugangskontrollen ein, die eine Authentifizierung und Autorisierung der Benutzer umfassen, unabhängig davon, ob es sich um Ihre Mitarbeiter oder externe Dritte handelt.
Achten Sie darauf, dass Sie je nach Rolle, Standort, Gerät usw. die richtige Zugriffsstufe gewähren.
6. Nicht ordnungsgemäßer Umgang mit der zunehmenden Verfügbarkeit von Daten
Laut einer Studie von Statista wird die Gesamtmenge der weltweit erstellten, erfassten, kopierten und verbrauchten Daten im Jahr 2020 64,2 Zettabyte erreichen.
Da Cloud-Speicher billiger wird und die Rechenleistung steigt, können sich Unternehmen zunehmend auf Daten verlassen. Diese Abhängigkeit erfordert jedoch eine sorgfältige IT-Planung, insbesondere wenn sich die IT-Landschaft durch Änderungen wie das VMware-Lizenzierungsmodell weiterentwickelt, so dass Unternehmen ihre Infrastruktur- und Datenmanagementstrategien neu bewerten müssen.
Auf den ersten Blick könnte man annehmen, dass die zunehmende Verfügbarkeit von Daten nur eine gute Sache ist, aber die Verwaltung riesiger Mengen persönlicher Daten kann ernsthafte Probleme mit dem Datenschutz verursachen.
In den meisten Datenschutzgesetzen ist beispielsweise festgelegt, dass Einrichtungen keine personenbezogenen Daten um ihrer selbst willen sammeln dürfen. Sie müssen einen Zweck und eine rechtmäßige Grundlage für die Erhebung und Verwendung der Informationen haben.
Wer Daten hortet, geht das Risiko ein, bei Nichteinhaltung der Vorschriften mit schweren Sanktionen belegt zu werden.
Außerdem bedeuten größere Datenbestände ein erhöhtes Sicherheitsrisiko.
Unternehmen, die einen Ozean von Daten verwalten, haben möglicherweise Schwierigkeiten, diese vor unrechtmäßigem Zugriff zu schützen, da es an der Oberfläche noch mehr Angriffsflächen für Cyberkriminelle gibt.
Wie können Sie dieses Problem verhindern?
Unternehmen müssen sich auf solide Sicherheitspraktiken, die Sensibilisierung ihrer Mitarbeiter und ihre Bereitschaft verlassen, um die Herausforderung des zunehmenden Datenzugriffs zu bewältigen.
Das bedeutet, dass wir nur Daten sammeln, die für Ihre allgemeinen Zwecke erforderlich sind, und keine Daten horten.
Sie sollten sich aber auch die Zeit nehmen, Ihr gesamtes Team zu schulen, damit alle wissen, was Ihre Datenverarbeitungsaktivitäten sind und was erlaubt (und was nicht erlaubt) ist.
Es ist empfehlenswert, dass alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens geschult werden, sowohl in Bezug auf Cybersicherheit als auch auf Datenschutzrisiken.
Die Schulung Ihrer Mitarbeiter über die besten Datenschutz- und Sicherheitspraktiken kann viel dazu beitragen, eine Datenkultur aufzubauen, die Vorfälle verhindern kann.
Außerdem helfen Ihnen die Tools dabei, die Sicherheits- und Datenrisiken auf Ihrer Website zu verstehen, um den Zustand Ihrer Website zu kontrollieren.
7. Nicht Schritt halten mit der Verbreitung von vernetzten Geräten
Da Fernarbeit in den letzten Jahren zur Norm geworden ist, ist die Sicherung von Daten über eine wachsende Anzahl von Geräten zu einer größeren Herausforderung geworden.
Unternehmen müssen nicht nur die Anzahl der am Arbeitsplatz bereitgestellten Geräte (Laptops, Smartphones, Tablets) berücksichtigen, sondern auch die eigenen Geräte ihrer Mitarbeiter in ihre Pläne einbeziehen.
Das IoT spielt auch eine wesentliche Rolle bei der zunehmenden Zahl von Geräten, die auf Daten zugreifen, sie senden und empfangen können. Mit dem Wachstum des IoT steigt mit der Menge der von diesen Geräten erzeugten Daten auch das Risiko von Datenschutzproblemen.
Die von IoT-Geräten gesammelten Daten stammen in der Regel von Sensoren, wie Mikrofonen, Kameras oder Thermometern.
Solche Daten können manchmal sehr persönlich sein, was ein Unternehmen vor die Herausforderung stellt, diese Daten zu schützen.
Wie können Sie dieses Problem verhindern?
Die einzige Möglichkeit, Cyberrisiken vorzubeugen, besteht darin, Ihr Team zu schulen und in Ihrem Budget Raum für die Priorisierung der Cybersicherheit zu schaffen.
Da mit dem IoT verbundene Geräte keine Antivirensoftware ausführen oder Datenprotokolle zur Überwachung und Erkennung abnormaler Verhaltensweisen erstellen können, sind sie ein ideales Ziel für Cyberangriffe.
Die Sicherheitseinschränkungen dieser Geräte bedeuten jedoch leider, dass typische Cybersicherheitstechniken nicht anwendbar sind.
Eine Option, die Ihnen bei der Bekämpfung von IoT-Sicherheitsbeschränkungen helfen kann, ist die Verwendung von Transparenz-Tools zur Identifizierung exponierter Anmeldeinformationen, die dazu beitragen können, die Risiken eines Oberflächenangriffs zu mindern und die Ausweitung von Berechtigungen im Active Directory (AD) zu verhindern.
Die Umsetzung solcher Sicherheitsmaßnahmen könnte dazu beitragen, einen Angreifer zu enttarnen, der versucht, falsche Anmeldeinformationen auf einem Scheinsystem zu verwenden, das als ein anderes System erscheint.
Stellen Sie sicher, dass Sie ein Team oder eine Ressource haben, die Ihr Unternehmen bei der Bewältigung dieser IoT-Sicherheitsrisiken unterstützt.
8. Nicht Schritt halten mit der rasanten Entwicklung der Technologie
In den letzten Jahren haben neue Technologien wie künstliche Intelligenz, das Internet der Dinge (IoT) und Online-Tracking wie Pixels und Fingerabdrucktechniken dazu geführt, dass es für Unternehmen immer komplexer wird, wie sie personenbezogene Daten schützen können.
Diese Technologien können den Unternehmen zwar einen besseren Einblick verschaffen, doch ist es schwierig zu verstehen, wie sie funktionieren - insbesondere für Unternehmen, die versuchen, personenbezogene Daten zu schützen.
Die Integration mit den internen Systemen eines Unternehmens ist weit verbreitet.
Die Gewährung des Zugangs für Dritte, manchmal ohne das volle Wissen des Unternehmens, kann sich als echte Bedrohung erweisen.
So wurde beispielsweise im Jahr 2022 festgestellt, dass einige US-Websites für Steuererklärungen persönliche Daten von Steuerzahlern über das Meta-Pixel an Facebook übermittelten, angeblich ohne deren Wissen.
Die Entwicklung geeigneter Sicherheitsprotokolle muss mit der Geschwindigkeit der technologischen Entwicklung Schritt halten. Andernfalls werden die Risiken für die Privatsphäre weiter zunehmen.
Wie können Sie dieses Problem verhindern?
Um mit der rasanten Entwicklung der Technologie Schritt zu halten, sollten Sie neue Funktionen oder Ressourcen nur nach gründlicher Prüfung verwenden.
Nehmen Sie sich die Zeit, die Systeme, die Sie integrieren möchten, gründlich zu untersuchen, und lassen Sie Ihr Datenschutzteam oder einen Anwalt überprüfen, ob alles mit den geltenden Gesetzen vereinbar ist.
Denken Sie daran, die damit verbundenen Risiken abzuwägen, indem Sie den potenziellen Nutzen und Schaden für die Privatsphäre der Nutzer abwägen.
Berücksichtigen Sie, welche Arten von Daten Sie sammeln, wie viele es sind und wie Ihre Sicherheitsmaßnahmen mögliche Risiken mindern können.
9. Menschliche Fehler und unzureichend geschulte Mitarbeiter
Ein weiteres häufiges Datenschutzproblem, mit dem Unternehmen konfrontiert sind, sind menschliche Fehler, die in der Regel auf eine unzureichende Schulung ihrer Mitarbeiter zurückzuführen sind.
Folgende Sicherheitsrisiken erhöhen das Risiko für Ihr Unternehmen, Opfer von Internetkriminalität zu werden:
- Unzureichend vorbereitete Mitarbeiter verstehen möglicherweise die Feinheiten der Datenschutzgesetze nicht, was zu unangemessenem Datenzugriff, -nutzung oder -löschung führt.
- Jemand in Ihrem Unternehmen verwendet schwache Kennwörter, fällt auf einen Phishing-Betrug herein oder weiß nicht, wie man unsichere Links in E-Mails erkennt.
Wie können Sie dieses Problem verhindern?
Schulung aller Teammitglieder in Fragen des Datenschutzes und der Cybersicherheit, um menschliche Fehler zu vermeiden.
Von Online-Schulungsplattformen bis hin zu Datenschutzberatern gibt es eine Vielzahl von Optionen, die jedem Unternehmensbudget und jedem individuellen Bedarf gerecht werden.
Es ist auch eine bewährte Praxis, Sicherungs- und Wiederherstellungspläne zu erstellen, damit Sie über effiziente Systeme verfügen, um mit menschlichen Fehlern umzugehen, falls sie auftreten.
Was ist Datenschutz?
Eine einfache Definition des Datenschutzes bezieht sich auf die Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten von Einzelpersonen in einer Weise, die ihre Rechte respektiert und ihre Daten sicher hält.
Es ist ein Balanceakt.
Viele Unternehmen sind auf die Zusammenstellung und Nutzung digitaler Informationen angewiesen, aber diese Informationen sind für den Einzelnen persönlich.
Unternehmen müssen die folgenden Datenschutztechniken anwenden, um ihren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen und das Vertrauen der Verbraucher zu gewinnen:
- Befolgen Sie die Verpflichtungen aller Datenschutzgesetze, die für Ihr Unternehmen gelten.
- Bestimmen Sie alle persönlichen Informationen, die Ihre Website oder App von Nutzern sammelt.
- Stellen Sie eine Datenschutzrichtlinie auf, in der Sie erklären, welche Daten Sie sammeln, warum, ob Sie diese an Dritte weitergeben oder verkaufen, welche Rechte die Nutzer haben und wie sie diese Rechte wahrnehmen können.
- Stellen Sie eine Cookie-Richtlinie auf, in der alle von Ihrer Website verwendeten Internet-Cookies und die Kontrollmöglichkeiten des Einzelnen erläutert werden, in der Regel durch ein Zustimmungsbanner.
- Erstellung, Umsetzung und Pflege geeigneter physischer, administrativer und technischer Sicherheitsprotokolle zum Schutz der Daten vor unberechtigtem Zugriff.
Wenn Sie wollen, dass die Erhebung personenbezogener Daten Ihrem Unternehmen und den Verbrauchern zugute kommt, müssen Sie intelligente Datenschutzverfahren in allen Bereichen Ihres Unternehmens einführen, vom Budget bis zur Schulung der Mitarbeiter und darüber hinaus.
Tipps zur Vermeidung von Datenschutzproblemen
Nach der Lektüre der neun häufigsten Datenschutzprobleme, mit denen Unternehmen konfrontiert werden, finden Sie hier eine kurze Zusammenfassung unserer besten Tipps, die Ihrem Unternehmen helfen, diese Probleme zu vermeiden:
- Wissen, welche Gesetze für Ihr Unternehmen gelten: Datenschutzgesetze machen Sie selbst dann finanziell haftbar, wenn Sie sie versehentlich verletzen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie alle für Ihr Unternehmen geltenden Gesetze genau kennen.
- Schaffen Sie Platz in Ihrem Budget: In unserer modernen digitalen Landschaft ist es unerlässlich, bei der Planung Ihres Budgets die Anforderungen an Datenschutz und Cybersicherheit zu berücksichtigen. Andernfalls könnte Sie ein Cyberangriff oder eine Strafe wegen eines Gesetzesverstoßes viel mehr kosten.
- Denken Sie daran, dass der Datenschutzbeauftragte zu Ihrem Team gehört: Bauen Sie eine kooperative Beziehung zwischen Ihrem Unternehmen und Ihrem Datenschutzteam auf, damit alle zusammenarbeiten. Offene Kommunikationskanäle sind der Schlüssel zum Erfolg.
- Sammeln Sie nur personenbezogene Daten, die Sie wirklich benötigen: Das Horten großer Mengen unnötiger Daten setzt Sie dem Risiko von Cyberangriffen aus und könnte je nach den für Sie geltenden Gesetzen illegal sein.
- Seien Sie klug im Umgang mit sich schnell entwickelnden Technologien: Neue Technologien sind zwar aufregend, doch sollten Sie sie mit Bedacht einsetzen. Denken Sie daran, sich über die Vor- und Nachteile zu informieren, und verwenden Sie nur Software, der Sie vertrauen können.
- Schulen Sie jeden Mitarbeiter, auch sich selbst: Wissen ist Macht. Um menschliche Fehler zu minimieren, sollten Sie sicherstellen, dass jeder in Ihrem Unternehmen entsprechend geschult ist, auch die Administratoren.
Wie kann Termly Ihnen helfen, Probleme mit dem Datenschutz zu vermeiden?
Termly hilft Unternehmen, gängige Datenschutzprobleme kostengünstig und effizient zu lösen.
Unser Rechtsteam und unsere Datenschutzexperten prüfen alle unsere Compliance-Lösungen. Außerdem aktualisieren wir unsere Richtliniengeneratoren regelmäßig, um neuen oder sich ändernden Datenschutzgesetzen Rechnung zu tragen.
Wir können vielleicht nicht Ihr gesamtes Personal schulen, aber wir können Ihnen eine konforme Datenschutzerklärung Generator anbieten, die die notwendigen Anforderungen erfüllt, die in Gesetzen wie dem DSGVO, dem California Consumer Protection Act(CCPA) und anderen festgelegt sind.
Wir bieten auch eine Consent Management Platform (CMP) mit einem cookie consent , einem Einstellungszentrum und einemDSAR-Formular (Data Subject Access Request).
Sie können das Zustimmungsbanner so konfigurieren, dass es den Opt-in- oder Opt-out-Anforderungen verschiedener Regionen weltweit entspricht, z. B. Kalifornien und Europa.
Zusammenfassung
Unternehmen, die dem Datenschutz jetzt Priorität einräumen, schaffen die Voraussetzungen für ihren künftigen Erfolg.
Wenn Sie wissen, welche allgemeinen Datenschutzbedenken und -probleme zu vermeiden sind, können Sie Ihren Ansatz optimieren und die Risiken minimieren.
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist zwar ein wesentlicher Bestandteil, aber nur ein Teil der Verantwortung von Unternehmen im Bereich des Datenschutzes.
Sie müssen auch über ein angemessenes Budget verfügen, um Datenschutzprobleme zu vermeiden, wirksame interne Systeme zu schaffen und sich über neue und sich ändernde bewährte Verfahren auf dem Laufenden zu halten.
