Jedes Unternehmen, das Kundendaten sammelt, braucht eine Datenschutzrichtlinie. Das gilt für Website-Betreiber, App-Besitzer und alle, die dazwischen liegen.
Eine Datenschutzerklärung ist gesetzlich vorgeschrieben und zeigt den Verbrauchern, dass Sie ehrlich über Ihre Datenverarbeitungsaktivitäten sind.
Um die Erstellung einer dieser wichtigen Unternehmensrichtlinien zu vereinfachen, habe ich die ultimative Checkliste für Datenschutzrichtlinien erstellt, in der erklärt wird, was in eine Datenschutzrichtlinie gehört, welche Gesetze sie vorschreiben, wo sie zu veröffentlichen sind und vieles mehr.
- Checkliste für den Datenschutz
- Rechtliche Anforderungen an Datenschutzrichtlinien
- Anforderungen an den Datenschutz erklärt
- Tipps zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen
- Strafen für die Nichteinhaltung der Datenschutzgesetze
- Wie Termly Ihrem Unternehmen bei der Erstellung einer Datenschutzrichtlinie hilft
- Zusammenfassung
Checkliste für den Datenschutz
Lesen Sie meine Checkliste für Datenschutzrichtlinien durch, die Details zu den gesetzlich vorgeschriebenen Klauseln enthält, die Details, die in diese Klauseln aufgenommen werden müssen, und eine Liste der Datenschutzgesetze, die dies vorschreiben.
Datenschutzklausel | To-do | Erforderlich für die... |
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Rechtliche Anforderungen an Datenschutzrichtlinien
In der nächsten Tabelle finden Sie die spezifischen Anforderungen an die Datenschutzpolitik, die in den verschiedenen Datenschutzgesetzen festgelegt sind und sich auf Ihr Unternehmen auswirken können.
Datenschutzgesetz | Anforderungen an die Datenschutzpolitik |
🇪🇺 Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) |
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🇬🇧 Das Datenschutzgesetz(UK DSGVO) |
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🇺🇸 Geändertes kalifornisches Gesetz zum Schutz der Privatsphäre von Verbrauchern(CCPA/CPRA) |
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🇺🇸 Kalifornisches Gesetz zum Schutz der Privatsphäre im Internet(CalOPPA) |
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🇺🇸 Virginia Verbraucherdatenschutzgesetz(VCDPA) |
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🇺🇸 Connecticut-Datenschutzgesetz(CTDPA) |
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🇺🇸 Colorado Datenschutzgesetz(CPA) |
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🇺🇸 Gesetz zum Schutz der Privatsphäre von Kindern im Internet(COPPA) |
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🇨🇦 Gesetz zum Schutz persönlicher Daten und elektronischer Dokumente(PIPEDA) |
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🇦🇺 Australisches Datenschutzgesetz von 1988 |
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🇳🇿 Neuseeländisches Datenschutzgesetz von 2020 |
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🇿🇦 Südafrikas Gesetz zum Schutz persönlicher Informationen(PoPIA) |
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Anforderungen an den Datenschutz erklärt
Im Folgenden erkläre ich ausführlicher, was in die erforderlichen Klauseln aufgenommen werden sollte, die ich in der obigen Checkliste für die Datenschutzpolitik aufgeführt habe.
Erhebung persönlicher Daten
Jedes Datenschutzgesetz gibt dem Einzelnen das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten über ihn erhoben oder verarbeitet werden, was diese Klausel zu einer der wichtigsten in Ihrer Datenschutzerklärung macht.
Um diese Gesetze einzuhalten, müssen Sie alle Kategorien personenbezogener Daten, die Sie sammeln, klar auflisten, einschließlich sensibler personenbezogener Daten, die nach Gesetzen wie dem DSGVO, dem CCPA und dem VCDPA strengeren Richtlinien unterliegen.
Die genaue Definition des Begriffs "personenbezogene Daten" variiert zwar je nach Gesetzgebung, aber in der Regel handelt es sich um alle Informationen, die direkt oder indirekt mit einer Person oder einem Haushalt in Verbindung gebracht werden können.
Neben den Daten , die Sie sammeln, müssen Sie auch angeben, welche Daten Sie sammeln:
- Warum Sie die Daten erheben, einschließlich der Rechtsgrundlage, wenn Sie Gesetze wie das EU-Recht einhalten müssen DSGVO
- Wie Sie die personenbezogenen Daten erheben - Sie können die Informationen beispielsweise freiwillig von den Nutzern erheben, über Webformulare, indem Sie Cookies auf den Browsern der Nutzer platzieren, oder wenn sie sich für Konten anmelden oder Einkäufe tätigen, usw.
- Was Sie mit den Daten tun, z. B. sie für Marketing- oder Forschungszwecke verwenden, um die Nutzererfahrung auf Ihrer Website zu verbessern oder um Verbrauchern gezielte Werbung und spezifischere Produktempfehlungen zu geben.
Viele Unternehmen stellen diese Informationen in Tabellen oder Aufzählungen in ihren Datenschutzrichtlinien dar, wobei die Überschriften für die einzelnen rechtlichen Anforderungen stehen, wie z. B. der Musik-Streaming-Dienst Spotify, den Sie im folgenden Screenshot sehen können.
Verkauf oder Weitergabe von persönlichen Daten
Wenn Sie die von Ihnen gesammelten personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben oder verkaufen, müssen Sie dies in Ihrer Datenschutzrichtlinie angeben, wie es in Gesetzen wie dem DSGVO, dem CCPA und anderen vorgeschrieben ist.
Dazu müssen Sie auch alle Kategorien von Dritten auflisten, mit denen Sie Informationen austauschen oder an die Sie die Daten direkt verkaufen.
Für die Formatierung können Sie eine Tabelle oder eine Aufzählung verwenden, so wie Spotify diese Klausel in seinen Datenschutzrichtlinien schreibt, wie im folgenden Screenshot gezeigt.
Datenschutzrechte für Verbraucher
Mehrere Datenschutzgesetze verlangen, dass Sie in Ihrer Datenschutzrichtlinie die Rechte von Einzelpersonen aufführen und Anweisungen für die Durchsetzung dieser Rechte geben, was durch spezielle Klauseln für die verschiedenen Gesetze, die für Ihr Unternehmen gelten, erreicht werden kann.
Wenn Sie z. B. sowohl unter das VCDPA als auch unter das geänderte CCPA fallen, sollten Sie eine Klausel über die Rechte der Nutzer in Virginia und eine weitere über die Rechte der Nutzer in Kalifornien aufstellen.
Das Einzelhandelsunternehmen Target tut dies in seiner Datenschutzrichtlinie, wie im folgenden Screenshot zu sehen ist.
Weiter geht es mit den Rechten der Einwohner von Virginia.
Stellen Sie sicher, dass Sie sich an die Vorgaben aller Gesetze halten, die für Ihr Unternehmen gelten, sei es ein "Do Not Sell or Share My Personal Information"-Link, wie er vom CCPA beschrieben wird, oder ein allgemeinesDSAR- oder SAR-Formular (Data Subject Access Request), wie es für DSGVO empfohlen wird.
Internationale Datenübertragungen
Wenn Sie personenbezogene Daten von Nutzern übermitteln, die in einem anderen Land leben als dem, in dem Ihr Unternehmen ansässig ist, können Sie internationalen Übermittlungsanforderungen unterliegen, insbesondere den Anforderungen der DSGVO und der britischen DSGVO.
Wenn ein Angemessenheitsbeschluss vorliegt, kann der internationale Datentransfer aus einem EU-/EWR-Staat ohne weitere Genehmigungen oder Bewertungen erfolgen ( DSGVO).
Liegt jedoch keine Entscheidung vor, wie im Falle der USA, müssen Sie sicherstellen, dass die internationale Übermittlung alle in Kapitel 5, Artikel 44-50 der Verordnung genannten Anforderungen erfüllt.
Sie müssen auch eine Klausel in Ihre Datenschutzrichtlinie aufnehmen, in der Sie erklären, ob und wohin Sie die Daten übermitteln und welche Schutzvorkehrungen getroffen werden, um zu gewährleisten, dass die Daten angemessen geschützt werden und dass die Betroffenen ihre Rechte wahrnehmen können.
Lesen Sie unten, wie die Internetsuchmaschine Google in ihren Datenschutzbestimmungen über internationale Datenübertragungen schreibt.
Grenzen der Datenspeicherung
Gesetze wie das DSGVO, das kanadische PIPEDA und andere schreiben vor, dass Sie personenbezogene Daten nur so lange aufbewahren dürfen, wie es für die von Ihnen in Ihrer Datenschutzrichtlinie genannten Zwecke erforderlich ist. Sie müssen aber auch in einer Klausel innerhalb der Richtlinie Ihr Verfahren zur Datenbeschränkung beschreiben.
Wenn der Zweck der Sammlung personenbezogener Daten kein klares Ende oder eine zeitliche Begrenzung hat, erklären Sie, wie Sie feststellen werden, wann Sie Ihr Ziel erreicht haben und die Informationen nicht länger aufbewahren müssen.
Im Folgenden sehen Sie, wie Google die Datenbeschränkungsklausel in seinen Datenschutzbestimmungen formuliert.
Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten
Datenschutzgesetze wie das DSGVO und das CCPA ziehen Unternehmen zur Verantwortung, wenn personenbezogene Daten verletzt werden oder durchsickern. Sie müssen in einer Klausel in Ihrer Datenschutzrichtlinie erklären, welche Sicherheitsmaßnahmen Sie ergriffen haben, um diese Art von Cyberkriminalität oder Fehler zu verhindern.
Das könnten Sie in Betracht ziehen:
- Anonymisierung der Daten
- Verschlüsselung der Daten
- Pseudonymisierung der Daten
Diese Klausel kann kurz und bündig sein, aber sie ist rechtlich notwendig. Nachstehend finden Sie ein gutes Beispiel dafür, wie die Supermarkt- und Gemischtwarenhandelskette Woolworths den Sicherheitsteil ihrer Datenschutzrichtlinie formuliert.
Aktualisierungen der Datenschutzrichtlinie
Rechtlich gesehen muss Ihre Datenschutzrichtlinie immer auf dem neuesten Stand sein. Fügen Sie daher eine Klausel ein, in der Sie erklären, wann Sie Änderungen an der Richtlinie vornehmen, warum diese Änderungen notwendig sein könnten und wie Sie Ihre Nutzer auf dem Laufenden halten.
Nach dem geänderten CCPA müssen Sie Ihre Datenschutzrichtlinie mindestens einmal alle 12 Monate aktualisieren.
Viele dieser Gesetze, darunter DSGVO und das VCDPA, besagen jedoch, dass Sie personenbezogene Daten nur auf der Grundlage dessen verwenden dürfen, was Sie in Ihrer Datenschutzrichtlinie festgelegt haben. Sie müssen also auch Ihre Richtlinie aktualisieren, Ihre Nutzer informieren und manchmal sogar deren Zustimmung erneut einholen, wenn Sie Ihre Datenerhebungs- und -verarbeitungsaktivitäten ändern wollen.
Ein hervorragendes Beispiel für diese Art von Klausel aus der Datenschutzrichtlinie von Woolworths finden Sie in der nachstehenden Abbildung.
Denken Sie daran, dass dies ein lebendiges Dokument ist. Es sollte sich so oft ändern, wie Sie es brauchen.
Stellen Sie einfach sicher, dass Sie Ihre Kunden jedes Mal ordnungsgemäß informieren, das Datum der letzten Aktualisierung auf Ihrer Police festhalten und Ihren Nutzern mitteilen, was genau an Ihrer Police anders ist.
Einreichen von Reklamationen
Gesetze wie das DSGVO, das PoPIA und andere geben Einzelpersonen das Recht, Beschwerden einzureichen, wenn sie der Meinung sind, dass Sie ihre Datenschutzrechte verletzen.
Sie müssen eine Klausel in Ihre Datenschutzrichtlinie aufnehmen, in der Sie dieses Recht erläutern und die richtigen Kontaktinformationen gemäß dem geltenden Recht angeben.
Wenn Sie unter mehrere Gesetze fallen, sollten Sie in Erwägung ziehen, für jede relevante Regulierungs- oder Aufsichtsbehörde eine eigene Klausel zu verwenden, damit Ihre Nutzer an diesen Standorten leicht die richtigen Kontaktinformationen finden können.
Wie Woolworths das macht, können Sie in der unten stehenden Datenschutzerklärung nachlesen.
Zum Vergleich: Die beliebte südafrikanische Lebensmittelkette Shoprite geht in ihren Datenschutzrichtlinien wie folgt vor, um die Anforderungen von PoPIA zu erfüllen (siehe Screenshot unten).
Folgenabschätzungen für die Datenverarbeitung (DPIAs)
Wenn Sie beabsichtigen, bestimmte Arten von Verarbeitungen durchzuführen, die ein "hohes Risiko" für Ihre Verbraucher bergen, sind Sie nach den Datenschutzgesetzen, einschließlich DSGVO und dem CTDPA, verpflichtet, eine Datenschutzfolgenabschätzung durchzuführen, und Sie sollten diesen Prozess in einer Klausel in Ihrer Datenschutzrichtlinie erläutern, um Ihre Verbraucher angemessen zu informieren.
Sie müssen erklären, dass Sie eine angemessene Datenschutzfolgenabschätzung durchgeführt haben, um die mit der Verarbeitung verbundenen Risiken zu bewerten und geeignete Schutzmaßnahmen für Ihre Nutzer zu ermitteln.
Ihre Nutzer haben auch das Recht, die Verwendung ihrer sensiblen persönlichen Daten einzuschränken, also geben Sie ihnen eine Möglichkeit, ihre Rechte in Bezug auf diese Informationen wahrzunehmen.
Unten sehen Sie, wie die Hochschulgruppe Study.Iceland diese Klausel in ihrer Datenschutzrichtlinie handhabt.
Kontaktinformationen des Unternehmens
Mehrere Datenschutzgesetze schreiben vor, dass Sie in Ihren Datenschutzrichtlinien geeignete Kontaktinformationen angeben müssen, damit Ihre Nutzer eine Beschwerde einreichen, Fragen stellen oder die Wahrnehmung ihrer Rechte auf Zugang, Änderung oder Löschung ihrer Daten verlangen können.
Wenn Sie einen Datenschutzbeauftragten ernannt haben, müssen Sie ihn gemäß DSGVO auch benennen und seine Kontaktdaten angeben.
Gemäß Gesetzen wie COPPA, das Minderjährige schützt, müssen Sie in Ihrer Datenschutzrichtlinie korrekte Kontaktinformationen angeben, damit die Erziehungsberechtigten die Datenschutzrechte ihrer Kinder schützen können.
Unten sehen Sie ein Beispiel dafür, wo das Kaufhaus Harrods seine Kontaktdaten in seiner Datenschutzrichtlinie angibt.
10 Tipps zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen
Da es bei der Erstellung einer Datenschutzrichtlinie darauf ankommt, rechtliche Anforderungen, notwendige Klauseln und vieles mehr zu berücksichtigen, habe ich einige Tipps zusammengestellt, die Ihrem Unternehmen helfen sollen, die Vorschriften einfach einzuhalten.
Tipp 1: Eine Datenschutzrichtlinie unterscheidet sich von den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, und Sie brauchen beide, weil sie unterschiedliche Aufgaben erfüllen. Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen schützen Ihr Unternehmen, und bestimmte Klauseln und Haftungsausschlüsse gehören dort hinein, im Gegensatz zu Ihren Datenschutzbestimmungen.
Tipp 2: Führen Sie ein Datenschutz-Audit Ihrer Website oder App durch, bevor Sie Ihre Datenschutzrichtlinie erstellen, um sicherzustellen, dass Sie alle Daten kennen, die Sie verarbeiten, und wissen, wo diese Datenerfassung stattfindet.
Tipp 3: Verwenden Sie in Ihren Datenschutzrichtlinien nur leicht verständliche Formulierungen, damit sie für möglichst viele Menschen zugänglich sind, und vermeiden Sie Rechtssprache und Fachjargon.
Tipp 4 : Um sicherzustellen, dass Ihre Verbraucher leichten Zugang zu den relevanten rechtlichen Richtlinien haben, sollten Sie in Ihren Datenschutzhinweis Links zu diesen anderen Dokumenten aufnehmen, einschließlich Ihrer Cookie-Richtlinie und Ihrer Nutzungsbedingungen (und umgekehrt).
Tipp 5: Stellen Sie eine Datenschutzrichtlinie auf Ihre Website, auch wenn Sie keine Daten erheben oder unter Datenschutzgesetze fallen. Die Leute erwarten eine solche Erklärung und könnten annehmen, dass Ihre Website nicht vertrauenswürdig ist, wenn sie sie nicht finden können.
Tipp 6: Planen Sie, Ihre Datenschutzrichtlinien an mehreren Stellen zu veröffentlichen, z. B. in der Fußzeile Ihrer Website und an oder vor den Stellen, an denen Daten erfasst werden, wie z. B. auf Zahlungsbildschirmen oder Seiten zur Erstellung neuer Benutzerkonten.
Tipp 7: Sie sollten auch ein Verfahren für die Aktualisierung Ihrer Datenschutzpolitik einrichten. Sie sollten dieses Dokument alle paar Monate überprüfen und es anpassen, wenn sich Ihre Datenschutzprotokolle ändern.
Tipp 8: Sie können zwar eine Datenschutzerklärung selbst verfassen, aber versuchen Sie es mit einem Datenschutzerklärung Generator oder mit einem kostenlosen Datenschutzerklärung vorlage zu beginnen, um sich einen Vorsprung zu verschaffen - wenn Sie einen Generator wie unseren verwenden, übernimmt er natürlich die ganze Arbeit für Sie.
Tipp 9: Lügen Sie nicht über Ihre Datenverarbeitungsaktivitäten und versuchen Sie nicht, diese zu umgehen, denn das ist ein wichtiger Punkt, den Sie in Ihrer Datenschutzrichtlinie vermeiden sollten. Wenn Sie erwischt werden, könnten die schlechte Presse und möglicherweise hohe Geldstrafen für Gesetzesverstöße Ihrem Unternehmen schaden.
Tipp 10: Datenschutzrichtlinien, Datenschutzhinweise und Datenschutzvereinbarungen beziehen sich alle auf dieselbe Sache, also nennen Sie sie, wie Sie wollen. Achten Sie nur darauf, dass für Ihre Kunden klar ersichtlich ist, dass es sich um das Dokument handelt, in dem Ihre Datenverarbeitungsaktivitäten erläutert werden.
Glauben Sie mir, ich habe schon vielen Unternehmen und Marketingagenturen bei der Erstellung von Datenschutzrichtlinien geholfen, und wenn Sie diese Tipps befolgen, wird der gesamte Prozess für Sie einfacher.
Strafen für die Nichteinhaltung der Datenschutzgesetze
Ich habe bereits erwähnt, dass Verstöße gegen die Datenschutzgesetze zu hohen Geldstrafen und einer großen öffentlichen Aufmerksamkeit führen können - hier lasse ich meinen Worten Taten folgen.
Lesen Sie in der nachstehenden Tabelle die finanziellen Folgen von Verstößen gegen die Datenschutzgesetze und -vorschriften, die ich in der Checkliste für den Datenschutz erwähnt habe.
Datenschutzgesetz | Strafen für Verstöße gegen das Gesetz |
Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) |
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Das Datenschutzgesetz(UK DSGVO) |
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Geändertes kalifornisches Gesetz zum Schutz der Privatsphäre von Verbrauchern(CCPA/CPRA) |
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Kalifornisches Gesetz zum Schutz der Privatsphäre im Internet(CalOPPA) |
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Virginia Verbraucherdatenschutzgesetz(VCDPA) |
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Connecticut-Datenschutzgesetz(CTDPA) |
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Colorado Datenschutzgesetz(CPA) |
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Gesetz zum Schutz der Privatsphäre von Kindern im Internet (COPPA) |
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Gesetz zum Schutz persönlicher Daten und elektronischer Dokumente(PIPEDA) |
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Australisches Datenschutzgesetz von 1988 |
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Neuseelands Datenschutzgesetz von 2020 |
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Südafrikas Gesetz zum Schutz persönlicher Informationen(PoPIA) |
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Je nach Größe Ihres Unternehmens kann eine auch nur versehentliche Nichteinhaltung dieser Vorschriften zu Geldstrafen führen, die so hoch sind, dass Ihr Unternehmen untergehen kann.
Sie würden aber nicht nur Geld verlieren, sondern auch mit öffentlichen Reaktionen rechnen müssen, die für Ihre Marke ebenso schädlich sind wie eine Geldstrafe.
Schauen Sie sich diese Datenschutzstatistiken an, die zeigen, dass Kunden nicht davor zurückschrecken, ihre Beziehung zu Ihnen zu beenden, wenn Sie ihre persönlichen Daten nicht mit Respekt behandeln:
- 63 % der Internetnutzer sind der Meinung, dass die meisten Unternehmen nicht transparent darüber sind, wie ihre Daten verwendet werden, und 48 % haben aufgrund von Datenschutzbedenken schon einmal bei einem Unternehmen eingekauft.(Tableau)
- 33 % der Nutzer haben ihre Beziehungen zu Unternehmen wegen ihrer Daten gekündigt. Sie verließen Social-Media-Unternehmen, Internetanbieter, Einzelhändler, Kreditkartenanbieter und Banken oder Finanzinstitute.(Cisco)
Die Konsequenzen sind es einfach nicht wert. Binden Sie mehr Kunden und vermeiden Sie Geldstrafen und schlechte Presse, indem Sie eine ehrliche, konforme Datenschutzrichtlinie auf Ihrer Plattform veröffentlichen.
Wie Termly Ihrem Unternehmen bei der Erstellung einer Datenschutzrichtlinie hilft
Inzwischen habe ich Sie hoffentlich davon überzeugt, wie wichtig Datenschutzrichtlinien für online tätige Unternehmen sind.
Aber keine Sorge, Sie müssen nicht selbst eine erstellen - Termly kann Ihnen die Arbeit abnehmen, wenn Sie unsere Datenschutzerklärung Generator oder unsere kostenlose Vorlage verwenden.
Termly's Datenschutzerklärung Generator
Lassen Sie mich kurz über Termly's prahlen. Datenschutzerklärung Generator - Es ist ziemlich großartig.
Unser Team aktualisiert sie, wenn neue Verordnungen in Kraft treten (oder wenn alte geändert werden).
Wann immer dies geschieht, erhalten unsere Kunden eine E-Mail mit Anweisungen, wenn etwas erforderlich ist, um die Einhaltung der einschlägigen Datenschutzgesetze zu gewährleisten.
Sie beantworten einfach Fragen zu Ihrem Unternehmen, und das Programm erstellt auf der Grundlage Ihrer Antworten eine konforme Richtlinie, die Sie auf Ihrer Website oder App veröffentlichen können.
Unten sehen Sie einen Screenshot davon.
TermlyVorlagen für Datenschutzrichtlinien
Neben unserem Generator bieten wir auch ein Datenschutzerklärung vorlage an, den Sie an jede erdenkliche Geschäftsanforderung anpassen können.
Vorlagen erfordern mehr Arbeit, da Sie die leeren Abschnitte manuell mit Details über Ihr Unternehmen ausfüllen müssen. Aber sie sind bereits für Sie formatiert und enthalten Klauseln, die den Datenschutzgesetzen entsprechen, die ich in diesem Leitfaden behandelt habe.
Unten sehen Sie einen Screenshot, der zeigt, wie es aussieht.
Sehen Sie sich diese umfangreiche Tabelle mit Leitfäden und Vorlagen an, auf die Sie sich je nach Branche, verwendeter Plattform oder den für Ihr Unternehmen relevanten Gesetzen verlassen können.
Zusammenfassung
Datenschutzrichtlinien sind wichtige Dokumente, die Unternehmen dabei helfen, die geltenden Gesetze einzuhalten und Vertrauen zu schaffen, indem sie die Nutzer darüber informieren, was Sie mit ihren persönlichen Daten tun.
Wenn Sie meine Checkliste für Datenschutzrichtlinien und die oben genannten Tipps befolgen, können Sie eine rechtskonforme, umfassende Datenschutzrichtlinie für Ihr Unternehmen erstellen.
Machen Sie es sich einfacher, indem Sie Termly's Datenschutzerklärung Generator nutzen, um Ihre Police in wenigen Minuten fertig zu haben.